Nous sommes tous passés par là : Vous commencez dans une nouvelle entreprise et la première chose que l'on vous apprend, c'est comment utiliser les appareils au travail. Souvent, les employeurs fournissent même des ordinateurs portables ou des tablettes que les employés peuvent utiliser et emporter chez eux.

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Mais que se passe-t-il lorsque vous inversez les rôles ? C'est exactement ce que vise le PAP alias Prenez vos Appareils Personnels. Dans ce cas, les employés apportent leur propre matériel technique au travail et l'utilisent comme matériel de travail. Dans cet article, vous apprendrez si le PAP - Prenez vos Appareils Personnels - est intéressant pour votre entreprise, quels sont les avantages et les inconvénients de ce concept et quels sont les défis qui vous attendent sur la voie d'une mise en œuvre réussie du PAP.

Signification de PAP

PAP est un acronyme qui signifie « prenez vos appareils personnels ». Cela permet aux employés d'apporter leurs propres appareils au travail en tant que matériel de travail. Cependant, si ce concept doit être intégré dans votre entreprise, il y a quelques éléments à prendre en compte. De la protection des données à l'accord d'entreprise, il y a quelques obstacles que vous pouvez rencontrer. Toutefois, si vous estimez que le concept est utile pour votre entreprise, les concepts et les lignes directrices de Prenez vos appareils personnels doivent être clairement formulés afin de garder les risques sous contrôle.

Prenez vos appareils personnels : Avantages et inconvénients

Le PAP présente de nombreux avantages pour votre entreprise. En particulier dans les équipes hybrides récemment mises en place, le PAP peut améliorer l'acceptation et accélérer l'introduction du concept de travail hybride. Mais là où il y a de la lumière, il y a toujours de l'ombre, comme on dit. C'est pourquoi nous avons préparé un bref aperçu des avantages et des inconvénients du concept PAP, qui vous permettra de décider plus facilement si vous souhaitez l’introduire dans votre entreprise.

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Avantages

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• Vous ne perdez pas de temps à vous habituer à un nouveau système d'exploitation lorsque vous apportez votre propre appareil mobile au travail.
• Réduction des coûts pour votre entreprise
• Plus de mobilité et de flexibilité pour les employés
• Augmentation de la productivité lorsque vous apportez votre propre appareil
• Mise à jour plus rapide du système d'exploitation
• Le sentiment d'autodétermination augmente car les employés ont plus de contrôle sur leur propre travail lorsqu'ils apportent leurs propres appareils
• Les entreprises participent souvent aux coûts des appareils mobiles, ce qui a un effet positif sur la situation financière des employés

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Inconvénients

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• Sécurité insuffisante des données internes de l'entreprise
• Les données personnelles et internes de l'entreprise sont consultées et stockées sur un appareil privé, ce qui n'est pas conforme au GDPR.
• Il devient plus difficile de séparer la vie professionnelle de la vie privée, ce qui devient une source de stress

Créer un concept 

Si vous décidez d'introduire le PAP dans votre entreprise, vous avez besoin d'un concept. Le concept couvre certains sujets de contenu importants dont vous avez besoin pour mettre en œuvre le Prenez vos appareils personnels en douceur.

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1. Informez vos employés de manière exhaustive sur leurs droits, leurs obligations et les lignes directrices en matière de sécurité dans le contexte du PAP.
2. Veillez à ce que les systèmes d'exploitation et les applications soient régulièrement mis à jour afin de combler les lacunes en matière de sécurité et d'optimiser les performances.
3. Définissez des règles claire s quant aux applications pouvant être utilisées dans l'entreprise afin d'éviter toute violation des droits de licence et de garantir la conformité des logiciels.
4. Utilisez la gestion des appareils mobiles (MDM) ou la gestion de la mobilité d'entreprise (EMM) pour gérer les appareils privés utilisés dans l'entreprise afin de faciliter la sécurité et la gestion.
5. Sensibilisez vos employés à l'importance de la sécurité informatique et formez-les régulièrement aux dernières menaces et mesures de sécurité.

Politique de PAP

L'introduction du PAP doit être soigneusement étudiée, notamment en ce qui concerne l'utilisation de logiciels professionnels. Microsoft Office, par exemple, n'est souvent pas autorisé à être utilisé à des fins commerciales sur des ordinateurs portables privés. La sauvegarde des données sur les appareils privés est également un défi.

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Il est donc conseillé d'élaborer un accord d'exploitation Prenez vos Appareils Personnels spécifique à l'entreprise. Il doit être soigneusement formulé afin de communiquer clairement les changements et de renforcer la sécurité des données. Les experts externes peuvent également aider à créer et à mettre en œuvre une ligne directrice appropriée.

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• Définir des lignes directrices pour les applications acceptables : Définir les sites web, les logiciels et les connexions réseau autorisés.
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité : Déterminer exactement quelles mesures de cybersécurité sont nécessaires sur les appareils pour les protéger des attaques.
• Mettre en place une gestion à distance : Permettre aux administrateurs à distance d'effectuer des mises à jour logicielles et de supprimer des données en cas de perte ou de vol.
• Introduire l'authentification multifactorielle : Utilisez l'authentification multifactorielle pour sécuriser l'accès aux réseaux et aux données de l'entreprise, même en cas de perte de l'appareil.
• VPN : Accès à distance aux données uniquement via un réseau privé virtuel (VPN).
• Applications autorisées : Courrier électronique, calendrier, applications d'actualités et contacts professionnels.
• Interdiction de transmettre et de stocker des contenus illégaux : Empêche l'installation de logiciels malveillants et le vol d'informations sensibles.

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En outre, des pratiques de sécurité de base telles que des mises à jour régulières du système d'exploitation et l'utilisation d'antivirus devraient être mises en œuvre pour garantir l'intégrité des données et la conformité aux exigences légales.

Protection des données du PAP

Le PAP présente des risques pour la confidentialité et la sécurité de l'informatique de l'entreprise, car les données peuvent être stockées et traitées sur des appareils privés difficiles à contrôler. Ces appareils sont utilisés dans des réseaux étrangers et pour des applications privées, c'est pourquoi les utilisateurs doivent se conformer aux directives de sécurité, par exemple ne pas stocker les données de l'entreprise sur des supports de stockage externes. Des logiciels spécialisés peuvent également être installés pour appliquer des politiques de sécurité, exécuter des applications dans des environnements cryptés et verrouiller les interfaces externes. Ces logiciels peuvent à leur tour restreindre l'utilisation privée. Toutefois, les données de l'entreprise doivent être strictement séparées des données privées et le GDPR doit être respecté.

PAP et Flexopus - Faciliter l'adoption du PAP avec Flexopus

PAP et desk sharing vont souvent de pair. Toutefois, comme nous l'avons déjà expliqué, les conditions d'une mise en œuvre réussie du PAP sont souvent soumises aux exigences strictes en matière de sécurité. Flexopus fournit exactement ce dont les employeurs ont besoin pour pouvoir proposer le PAP dans le respect des exigences de sécurité les plus strictes. Flexopus est soumis au GDPR dans toutes ses parties et est également certifié ISO27001. Sous le label « made & hosted in Germany », Flexopus est la solution idéale non seulement pour initier les employés au principe du desk sharing, mais aussi pour permettre la réservation en douceur de bureaux mobiles, de postes de travail et de salles de réunion.

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Flexopus prévoit également de mettre en place prochainement une fonctionnalité offrant aux utilisateurs la possibilité de louer leurs propres casiers. Cela signifie que les objets personnels tels que la souris, le clavier, etc. peuvent rester en toute sécurité dans le bureau en réservant un casier, ce qui limite la vulnérabilité de la technologie à un minimum.

Les collègues qui ne sont au bureau que certains jours ou qui suivent le principe du télétravail alterné peuvent facilement coordonner qui sera où et quand avec l'aide de Prenez vos Appareils Personnels et Flexopus.

Résumé

Le PAP (Prenez vos Appareils Personnels) peut présenter de nombreux avantages, en particulier sur le plan financier, mais il doit être traité avec prudence en ce qui concerne les questions de sécurité. En particulier, les entreprises qui travaillent avec des données très sensibles ou qui appartiennent à des infrastructures critiques devraient s'abstenir d'introduire le PAP pour les raisons mentionnées ci-dessus.

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Les entreprises qui décident de mettre en œuvre le concept « Prenez vos Appareils Personnels » doivent clairement communiquer à leurs employés la manière de procéder sur le plan opérationnel. En particulier, les points suivants : Accord d'entreprise Prenez vos Appareils Personnels, concept et ligne directrice sont très importants.

Lorsque tout le monde respecte les exigences en matière de protection des données et que vous vous êtes assuré que votre entreprise est sûre et sécurisée à l'aide d'un logiciel comme Flexopus, rien ne s'oppose à une intégration réussie du PAP.