Dans le cycle de vie d'un employé, l'onboarding marque le début, tandis que l'offboarding signifie la fin de la relation de travail. L'offboarding est un processus important qui assure une transition en douceur lorsqu'un employé quitte une entreprise, que ce soit à la suite d'un licenciement ou d'un départ à la retraite. Les entreprises ont la dernière chance de faire bonne impression.

Qu'est-ce que l'offboarding ?

L'offboarding désigne le processus formel de gestion du départ d'un employé d'une entreprise. Ce processus comporte plusieurs étapes visant à assurer une transition en douceur et à faire en sorte que l'entreprise et l'employé soient bien préparés au changement. Le terme « offboarding » est dérivé de « boarding », comme dans le cas de « onboarding ». Ce dernier est le processus d'intégration d'un nouvel employé dans l'organisation. Tout comme l'onboarding prépare le terrain pour la réussite d'un nouvel employé, l'offboarding garantit que le départ est traité de manière professionnelle et respectueuse.

Pourquoi l’offboarding professionnel des employés est-il important ?

1. Protéger les intérêts de l'entreprise :

L’offboarding permet de s'assurer que tous les objets appartenant à l'entreprise, tels que les ordinateurs portables, les téléphones ou les cartes d'identité, sont restitués. Cela permet d'éviter toute utilisation abusive des biens de l'entreprise. Il permet également de tenir un inventaire précis des biens de l'entreprise.

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2. Protéger les informations sensibles :

Un débarquement correct protège les données de l'entreprise en veillant à ce que l'accès aux informations sensibles soit bloqué. Il s'agit notamment de modifier les mots de passe et de désactiver les comptes pour empêcher tout accès non autorisé. La propriété intellectuelle et les informations confidentielles de l'entreprise sont ainsi protégées.

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3. Mettre à jour l'accès à la sécurité et les identifiants :

Les mesures de sécurité sont mises à jour pour tenir compte du départ de l'employé. Cela inclut la privation de l'accès aux ressources physiques et numériques. Cela permet de s'assurer que la sécurité de l'entreprise n'est pas mise en danger par les anciens employés.

4. Maintenir des relations positives :

• Fermeture et clarté : Une procédure de licenciement structurée permet de clarifier les raisons du départ et de s'assurer que toutes les parties concernées connaissent exactement les prochaines étapes.
• Laisse la porte ouverte à une future collaboration : L'offboarding professionnel laisse une impression positive et laisse ouverte la possibilité d'une coopération future. Les anciens employés peuvent revenir en tant que nouveaux talents et apporter une expérience précieuse.
• Encourage le bouche-à-oreille positif et les recommandations potentielles : Les anciens employés satisfaits peuvent devenir les défenseurs de l'entreprise et la présenter de manière positive dans leurs réseaux. Ils peuvent également recommander l'entreprise à d'autres personnes talentueuses.

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5. Soutenir les employés restants :

• Réduire l'incertitude et maintenir le moral : Une communication claire pendant l’offboarding réduit l'incertitude parmi les employés restants. Elle permet également de maintenir le moral de l'équipe pendant les transitions.
• Prévenir les interruptions des processus de travail : Une procédure de licenciement sans heurts garantit que les projets et les tâches en cours sont transférés de manière efficace afin d'éviter les interruptions. Cela permet de maintenir la productivité et la continuité des projets.

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6. Conformité et protection juridique :

• Garantir une documentation et une gestion des dossiers adéquates : Une documentation appropriée pendant le débarquement garantit que les documents sont corrects et complets. C'est important pour les références futures et la conformité réglementaire.
• Respecter les exigences légales et réduire le risque de litige : L'offboarding garantit la conformité avec le droit du travail et les politiques de l'entreprise et réduit le risque de litige. Il s'agit notamment de remplir les documents et de se conformer aux obligations légales.

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À quoi ressemble un processus d’offboarding ?

Un processus d’offboarding complet comprend plusieurs étapes importantes pour assurer une transition en douceur tant pour l'employé qui quitte l'entreprise que pour l'entreprise. Le processus commence par une notification officielle de licenciement, suivie d'une documentation complète des procédures et des accords. Une communication efficace est essentielle ; les services et les collègues concernés doivent être informés, et des annonces internes et externes doivent être prévues.

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Le transfert de connaissances est un autre élément important. Il s'agit notamment d'organiser le transfert des responsabilités et d'organiser des entretiens de départ afin de recueillir les commentaires et les idées précieux des employés qui quittent l'entreprise. Les tâches administratives comprennent la restitution des biens de l'entreprise, tels que les ordinateurs portables et les clés, la mise à jour des systèmes et des documents du personnel, ainsi que le traitement des dernières fiches de paie et des avantages sociaux.

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Des mesures de sécurité doivent être prises pour protéger les données et les systèmes de l'entreprise. Il s'agit notamment d'interdire l'accès aux systèmes de l'entreprise, de mettre à jour les mots de passe et d'introduire tous les protocoles de sécurité nécessaires.

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Enfin, il convient de prendre des dispositions pour que les adieux se déroulent de manière positive et respectueuse. Il peut s'agir d'organiser une réunion ou un événement d'adieu, ou encore d'informer le membre de l'équipe sortant des avantages ou de l'aide dont il peut bénéficier après son départ. Cette approche globale permet non seulement d'assurer une transition en douceur, mais aussi de maintenir une relation positive avec l'employé qui quitte l'entreprise et de soutenir le moral des employés restants.

Liste de contrôle pour l’offboarding

Liste de contrôle de l’offboarding pour les RH :

Cette liste de contrôle permet de s'assurer que toutes les tâches administratives et liées à la conformité sont accomplies au cours du processus d'expatriation, depuis la restitution des biens de l'entreprise jusqu'au traitement de la dernière fiche de paie.

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• Préparation de tous les documents requis (lettre de licenciement, formulaires de sortie)
• Planification des entretiens de sortie
• Coordination de la restitution des biens de l'entreprise
• Mise à jour des documents internes et des systèmes RH
• Traitement des derniers bulletins de salaire et des avantages sociaux
• Veiller au respect des exigences légales et des politiques de l'entreprise

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Liste de contrôle des départs pour les managers :

Les managers peuvent utiliser cette liste de contrôle pour assurer une transition en douceur pour les employés qui quittent l'entreprise. Elle couvre le transfert des responsabilités et le transfert des connaissances et garantit que les activités de l'équipe se poursuivent sans heurts.

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• Organiser le transfert des connaissances et des tâches
• Communiquer le départ à l'équipe et aux parties prenantes
• Planifier la redistribution des responsabilités
• Soutenir et guider le membre de l'équipe qui quitte l'entreprise
• Organiser une réunion d'adieu informelle pour répondre aux préoccupations immédiates

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Liste de contrôle pour le membre de l'équipe qui quitte l'entreprise :

Cette liste de contrôle est destinée à guider l'employé tout au long du processus de licenciement. Elle contient les étapes qu'il doit suivre pour redevenir propriétaire de l'entreprise et préparer son départ afin d'assurer une transition en douceur pour toutes les parties concernées.

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• Restitution de tous les biens de l'entreprise
• Achèvement des travaux ou projets en cours
• Participation aux réunions de transfert de connaissances
• Donner un feedback lors de l'entretien de départ
• S'assurer que les coordonnées sont à jour pour les communications futures

Conclusion

L’offboarding est un aspect important du cycle de vie d'un employé qui ne doit pas être négligé. C'est la dernière occasion pour une entreprise de faire bonne impression et de renforcer sa réputation d'employeur attractif. Pour le collègue qui part, des adieux professionnels sont un signe d'appréciation et facilitent la transition pour l'équipe jusqu'à ce que le poste soit pourvu. Un processus d’offboarding bien structuré permet de protéger les intérêts de l'entreprise, de maintenir des relations positives et de soutenir l'équipe restante.