Im Lebenszyklus eines Arbeitnehmers markiert das Onboarding den Anfang, während das Offboarding das Ende des Arbeitsverhältnisses bedeutet. Offboarding ist ein wichtiger Prozess, der einen reibungslosen Übergang gewährleistet, wenn einE MitarbeiterIn ein Unternehmen verlässt, sei es durch Kündigung, Ruhestand oder Entlassung. Unternehmen haben die letzte Gelegenheit, einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Was ist Offboarding?

Offboarding bezeichnet den formalen Prozess des Ausscheidens eines Teammitgliedes aus einem Unternehmen. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen und sowohl das Unternehmen als auch die MitarbeiterInnen gut auf den Wechsel vorzubereiten. Der Begriff "Offboarding" leitet sich von "Boarding" ab, ähnlich wie "Onboarding", dem Prozess der Integration neuer MitarbeiterInnen ins Unternehmen. Während beim Onboarding die Weichen für den Erfolg der neuen MitarbeiterInnen gestellt werden, sorgt das Offboarding dafür, dass das Ausscheiden professionell und respektvoll abgewickelt wird.

Warum ist ein professionelles Offboarding von MitarbeiterInnen wichtig?

1. Schützt die Interessen des Unternehmens:

Das Offboarding stellt sicher, dass alle unternehmenseigenen Gegenstände wie Laptops, Telefone oder Sicherheitsausweise zurückgegeben werden. Dadurch wird ein möglicher Missbrauch von Firmeneigentum verhindert. Außerdem hilft es, ein genaues Inventar des Firmeneigentums zu führen.

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2. Schützt sensible Informationen:

Ein ordnungsgemäßes Offboarding schützt die Unternehmensdaten, indem es sicherstellt, dass der Zugang zu sensiblen Informationen gesperrt wird. Dazu gehören die Änderung von Passwörtern und die Deaktivierung von Konten, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Dadurch werden das geistige Eigentum des Unternehmens und vertrauliche Informationen geschützt.

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3. Aktualisierung des Sicherheitszugangs und der Berechtigungsnachweise:

Die Sicherheitsmaßnahmen werden aktualisiert, um das Ausscheiden des/der MitarbeiterIn zu berücksichtigen. Dazu gehört auch der Entzug des Zugangs zu physischen und digitalen Ressourcen. Damit wird sichergestellt, dass die Sicherheit des Unternehmens nicht durch ehemalige AngestelltInnen gefährdet wird.

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4. Erhält positive Beziehungen aufrecht:

• Lässt die Tür für eine künftige Zusammenarbeit offen: Ein professionelles Offboarding hinterlässt einen positiven Eindruck und hält die Möglichkeit für eine künftige Zusammenarbeit offen. Ehemalige MitarbeiterInnen können als neu eingestellte Talente zurückkehren und wertvolle Erfahrungen mitbringen.
• Fördert positive Mund-zu-Mund-Propaganda und potenzielle Weiterempfehlungen: Zufriedene ehemalige MitarbeiterInnen können zu Fürsprechern des Unternehmens werden und die Firma in ihren Netzwerken positiv darstellen. Sie könnten auch andere talentierte Personen an das Unternehmen verweisen.
• Sorgt für Abschluss und Klarheit: Ein strukturierter Entlassungsprozess schafft Klarheit über die Gründe für das Ausscheiden und stellt sicher, dass alle Beteiligten die nächsten Schritte genau kennen.

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5. Unterstützt verbleibende MitarbeiterInnen:

• Verhindert Unterbrechungen der Arbeitsabläufe: Ein reibungsloser Entlassungsprozess stellt sicher, dass laufende Projekte und Aufgaben effizient übergeben werden, um Unterbrechungen zu vermeiden. Dies trägt zur Aufrechterhaltung von Produktivität und Projektkontinuität bei.
• Verringert die Unsicherheit und erhält die Moral: Eine klare Kommunikation während des Offboarding verringert die Unsicherheit unter den verbleibenden MitarbeiterInnen. Sie beruhigt sie und erhält die Moral des Teams während der Übergänge aufrecht.

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6. Compliance und Rechtsschutz:

• Einhaltung rechtlicher Anforderungen und Verringerung des Risikos von Rechtsstreitigkeiten: Das Offboarding gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien und verringert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten. Dazu gehören auch die Fertigstellung der Unterlagen und die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Aktenführung: Eine ordnungsgemäße Dokumentation während des Offboardings stellt sicher, dass die Unterlagen korrekt und vollständig sind. Dies ist wichtig für künftige Referenzen und die Einhaltung von Rechtsvorschriften.

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Wie sieht ein Offboarding-Prozess aus?

Ein umfassender Offboarding-Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte, um einen reibungslosen Übergang sowohl für den ausscheidenden Beschäftigten als auch für das Unternehmen zu gewährleisten. Der Prozess beginnt mit einer förmlichen Kündigung, gefolgt von einer gründlichen Dokumentation der Abläufe und Vereinbarungen. Eine wirksame Kommunikation ist unerlässlich; die betroffenen Abteilungen und Kollegen müssen informiert werden, und es sollten sowohl interne als auch externe Ankündigungen geplant werden.

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Der Wissenstransfer ist eine weitere wichtige Komponente. Dazu gehören die Organisation der Übergabe von Verantwortlichkeiten und die Durchführung von Austrittsgesprächen, um wertvolles Feedback und Erkenntnisse von den ausscheidenden MitarbeiterInnen zu sammeln. Zu den administrativen Aufgaben gehören die Rückgabe von Firmeneigentum wie Laptops und Schlüsseln, die Aktualisierung der Personalsysteme und -unterlagen sowie die Bearbeitung der letzten Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen.

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Es müssen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um die Daten und Systeme des Unternehmens zu schützen. Dazu gehören der Entzug des Zugangs zu Unternehmenssystemen, die Aktualisierung von Passwörtern und die Einführung aller erforderlichen Sicherheitsprotokolle.

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Schließlich sollten Abschiedsvereinbarungen getroffen werden, um einen positiven und respektvollen Abschied zu gewährleisten. Dazu könnte die Planung eines Abschiedstreffens oder einer Abschiedsveranstaltung gehören sowie die Information des ausscheidenden Teammitgliedes über Leistungen oder Unterstützung nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Dieser umfassende Ansatz sorgt nicht nur für einen reibungslosen Übergang, sondern auch für eine positive Beziehung zum ausscheidenden Beschäftigten und unterstützt die Moral der verbleibenden MitarbeiterInnen.

Offboarding-Checkliste

Offboarding Checkliste für die Personalabteilung: 

Diese Checkliste stellt sicher, dass alle administrativen und Compliance-bezogenen Aufgaben während des Offboarding-Prozesses erledigt werden, von der Rückgabe von Unternehmensvermögen bis zur Bearbeitung der letzten Gehaltsabrechnung.

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• Vorbereitung aller erforderlichen Unterlagen (Kündigungsschreiben, Austrittsformulare)
• Planung der Austrittsgespräche
• Koordinierung der Rückgabe von Firmeneigentum
• Aktualisierung der internen Unterlagen und HR-Systeme
• Bearbeitung der letzten Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen
• Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der Unternehmensrichtlinien

Offboarding Checkliste für Führungskräfte: 

Manager können diese Checkliste verwenden, um einen reibungslosen Übergang für ausscheidende MitarbeiterInnen zu ermöglichen. Sie deckt die Übergabe von Zuständigkeiten und den Wissenstransfer ab und stellt sicher, dass der Betrieb im Team nahtlos weiterläuft.

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• Organisieren Sie den Wissenstransfer und die Übergabe der Aufgaben
• Kommunikation des Ausscheidens an das Team und die Beteiligten
• Planen Sie die Neuverteilung der Verantwortlichkeiten
• Unterstützung und Anleitung für das ausscheidende Teammitglied
• Führen Sie eine informelle Abschiedsbesprechung durch, um unmittelbare Anliegen anzusprechen

Offboarding Checkliste für das Teammitglied, das die Firma verlässt: 

Diese Checkliste soll den/die ArbeitnehmerIn durch den Entlassungsprozess führen. Sie enthält die Schritte, die sie unternehmen müssen, um Firmeneigentum zurückzugeben und sich auf ihr Ausscheiden vorzubereiten, um einen reibungslosen Übergang für alle Beteiligten zu gewährleisten.

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• Rückgabe des gesamten Firmeneigentums
• Erledigung ausstehender Arbeiten oder Projekte
• Teilnahme an Wissenstransfer-Sitzungen
• Geben Sie während des Austrittsgesprächs Feedback
• Sicherstellen, dass die Kontaktdaten für die zukünftige Kommunikation aktuell sind

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Aufräumen der Mitarbeitendenliste leicht gemacht - mit Flexopus

Dank Integrationen und Schnittstellen zu externen Active Directories wie Microsoft Entra ID, fällt die Mitarbeitendenpflege bei Flexopus - der Workplace Management Software kinderleicht.

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Wenn Sie also Mitarbeitende offboarden, können Sie ohne weitere Einstellungen in Flexopus vornehmen zu müssen über Ihre bereits vorhandene Active Directory Software die Mitarbeitendenliste in Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld anpassen und automatisch synchronisieren.

Zusammenfassung

Das Offboarding ist ein wichtiger Aspekt im Lebenszyklus eines Angestellten, der nicht vernachlässigt werden sollte. Es ist die letzte Gelegenheit für ein Unternehmen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und seinen Ruf als attraktiven Arbeitgeber zu festigen. Für den ausscheidenden Kollegen ist eine professionelle Verabschiedung ein Zeichen der Wertschätzung und erleichtert dem Team den Übergang, bis die Stelle neu besetzt ist. Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess trägt dazu bei, die Interessen des Unternehmens zu wahren, positive Beziehungen aufrechtzuerhalten und das verbleibende Team zu unterstützen.