Arbeitsplatzbuchung
Was ist ein flexibler Arbeitsplatz?
Flexible Arbeitsplätze werden im Gegensatz zu festen Arbeitsplätzen nicht nur von einer Person genutzt. MitarbeiterInnen können demnach frei und jeden Tag flexibel entscheiden, an welchem Schreibtisch sie arbeiten möchten. Arbeitsplätze sind demzufolge nicht mehr personalisiert, sondern werden von mehreren Personen oder sogar der gesamten Belegschaft geteilt.
Was versteht man unter Desk Sharing bzw. Hot Desking?
Desk Sharing (auch “Hot Desking”, “Shared Desk”, “Flexible Office” genannt) ist ein Konzept der Arbeitsplatzorganisation, bei dem MitarbeiterInnen frei entscheiden können, an welchem Arbeitsplatz sie sitzen möchten. Oft wird Desk Sharing in Verbindung mit Home Office eingeführt, um Arbeitsplätze besser auszulasten bzw. um langfristig Raumkapazitäten einzusparen. Daher ist es beim Desk Sharing gängig, dass es weniger Arbeitsplätze als MitarbeiterInnen gibt.
Was ist ein Arbeitsplatz Buchungssystem?
Mit einem Arbeitsplatz Buchungssystem (auch “Desk Sharing Software” genannt) können MitarbeiterInnen im Büro flexible Arbeitsplätze buchen. Eine Desk Sharing Software ermöglicht dabei die reibungslose Organisation von flexiblen Arbeitsplätzen. Das System zeigt an, welche Plätze wann zur Verfügung stehen und hilft bei der Koordinierung der Buchungen. Das Arbeitsplatz Buchungssystem Flexopus unterstützt zudem bei der Analyse der Büroauslastung.
Wie funktioniert die Desk Sharing Software Flexopus?
Flexopus ermöglicht eine spielend einfache, intuitive und schnelle Buchung von flexiblen Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen in nur drei Schritten:
1. Zeitraum wählen
2. Standort bzw. Etage auswählen
3. Arbeitsplatz auswählen / Buchen
Kann man mit Flexopus nur Arbeitsplätze buchen?
Neben der Buchung von Shared Desks ermöglicht die Hot Desking Software Flexopus ebenfalls die Reservierung von Meetingräumen und Parkplätzen. Prinzipiell kann mit Flexopus jedes Objekt flexibel buchbar gemacht werden, sofern es visuell dargestellt werden kann.
Kann Flexopus in Microsoft Outlook integriert werden?
Ja, Flexopus kann per E-Mail-Buchungsbestätigung und angehängter .ics-Datei in den Kalender von Microsoft Outlook integriert werden. Dadurch wird jede Buchung automatisch in den persönlichen Kalender übertragen. Neben dem Microsoft Outlook Kalender können die Flexopus .ics Buchungen auch in alle weiteren beliebten Kalender Applikationen wie der Google oder Apple Kalender integriert werden.
Über die Buchungsbestätigungen hinaus können Sie auch unser Microsoft Outlook Plugin installieren. Unser Microsoft Outlook Plugin ist auch offiziell als Microsoft Outlook Add-in gelistet: Outlook Plugin Store
Kann ich mit Flexopus die Auslastung des Büros messen und analysieren?
Dank den Smart Analytics Funktionen von Flexopus können Sie die Auslastung Ihres gesamten Büros bis hin zu einzelnen Arbeitsplätzen in wenigen Klicks analysieren, Über- oder Unterbelegung frühzeitig erkennen und die geeigneten Maßnahmen einleiten.
Support und Kontakt
Wie kann ich Kontakt zu Flexopus aufnehmen?
Sie können uns von Montag bis Freitag per E-Mail unter info@flexopus.com, per Telefon unter der Nummer +49 711 342 085 05, per Kontaktformular oder auf unseren Social Media Kanälen Instagram, oder LinkedIn erreichen. Unsere MitarbeiterInnen werden sich dann schnellstmöglich bei Ihnen melden.
Sie können auch direkt einen Termin bei uns buchen.
Alternativ können Sie uns auch, nach eine Terminvereinbarung, in Stuttgart persönlich besuchen.
Wo kann ich einen Bug melden?
Sollten Sie einen Bug in unserer Software entdecken, können Sie diesen unter support@flexopus.com einreichen. Unsere IT wird sich dann schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen und das Problem lösen.
Welche Informationen werden für den Start mit Flexopus benötigt?
Für den Start mit Flexopus benötigen wir von Ihnen die Anzahl der Arbeitsplätze sowie der Etagen, die Sie flexibel buchbar machen möchten. Weiterhin benötigen wir die Grundrisse Ihrer Geschäftsräume mit eingezeichneten Arbeitsplätzen und Meetingräumen. Zu guter Letzt benötigen wir noch ihr Logo sowie ihre gewünschte Subdomain. Liegen alle Informationen vor, wird ihre Instanz innerhalb von wenigen Arbeitstagen für Sie aufgesetzt und in Betrieb genommen.
Wie kommen die Karten in Flexopus und kann man daran Änderungen vornehmen?
Die Digitalisierung Ihrer Grundrisse wird von unserem Team erfahrener Grafikdesigner anhand der eingesendeten Daten vorgenommen. So können wir eine konsistente Qualität und eine einwandfreie User Experience in Flexopus ermöglichen. Änderungen an den Karten können entweder von uns durchgeführt werden oder im Admin-Bereich von Ihnen selbst erledigt werden.
Wie läuft der Onboarding Prozess mit Flexopus ab?
Nachdem Ihre Instanz aufgesetzt wurde, erhalten Sie einen Link zur Abnahme der Software sowie eine Einführung durch unsere MitarbeiterInnen. Außerdem unterstützen wir Sie bei der Einführung der Hot Desking Solution Flexopus in Ihrem Unternehmen durch Vorlagen für die Change-Kommunikation sowie einem Handbuch.
Was passiert, wenn mein Unternehmen wächst und ich mehr flexible Arbeitsplätze benötige?
Flexopus ist eine skalierbare Software, die zusammen mit Ihrem Unternehmen wächst. Sollten Sie zusätzliche Arbeitsplätze oder Etagen benötigen, können Sie jederzeit auf uns zukommen und wir führen eine Kartenänderung für Sie durch oder erstellen einen zusätzlichen Grundriss. Zum Ende der Abrechnungsperiode werden die zusätzlich entstandenen Kosten in einer Schlussabrechnung abgegolten - ähnlich wie bei Strom- oder Gasanbietern.
Gibt es eine Demo-Version von Flexopus, die ich meinen KollegInnen zeigen kann?
Ja, es gibt eine Demo Version von Flexopus. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf.
Technische Details
Wie funktioniert die SSO (Single Sign On) Integration zwischen Google oder Microsoft und Flexopus?
Mittels Single Sign-on via Google oder Microsoft müssen sich Nutzende kein neues Benutzerkonto erstellen. Die Daten werden stattdessen beim ersten Login über eine SAML2 oder OAuth2.0 Schnittstelle, direkt in Flexopus übertragen. Die BenutzerInnen müssen so nicht einzeln bei Flexopus eingeladen werden.
Welche Daten können aus Microsoft ADFS oder Microsoft Azure Active Directory mit Flexopus synchronisiert werden?
Neben den Namen und die E-Mail-Adressen können dank SAML2 auch weitere Attribute wie Stellenbezeichnungen oder Abteilungszugehörigkeiten in Echtzeit mit Flexopus synchronisiert werden. Das bietet den Vorteil, dass die Daten Ihrer MitarbeiterInnen nur an einem Ort (dem Active Directory des Unternehmens) verwaltet werden müssen.
Über die SAML2 SSO Authentication hinaus bietet Flexopus auch eine SCIM API Schnittstelle für Benutzer- und Gruppensynchronisierung an.
Unterstützt Flexopus auch andere Identity Managers (z.B.: Keycloak, Ping Federation, CAS, Shibboleth, Okta usw..)?
Ja. Flexopus unterstützt zahlreiche andere Systeme via SSO. Die SAML2 und SCIM Protokolle wurden generisch umgesetzt, somit können wir auch andere iDPs unterstützen. Bei weiteren Fragen nehmen Sie gerne den Kontakt mit unserem Support Team auf: support@flexopus.com
Wo werden die Flexopus Daten gehostet?
Flexopus wird bei unserem Dienstleister Hetzner Online GmbH ausschließlich in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein) gehostet. Hetzner ist ISO 27001 zertifiziert und erfüllt somit sämtliche Standards der Informationssicherheit. Flexopus nutzt KEIN AWS, Google oder Microsoft Cloud Infrastruktur, somit haben wir eine volle Kontrolle über die Daten, Infrastruktur und die Anwendung.
Wie werden personenbezogene Daten bei Flexopus geschützt?
Erfahren Sie mehr über unsere Sicherheitsstandards hier.
Flexopus ist 100% EU DSGVO-konform.
Flexopus bietet sämtliche Einstellungen auf dem Admin Dashboard: Personenbezogene Buchungsdaten werden in der Standardkonfiguration von Flexopus automatisch nach 14 Tagen anonymisiert. Außerdem können personenbezogene Daten im Frontend auf Wunsch ebenfalls anonymisiert werden.
Flexopus stellt die Hosting Infrastruktur in einer dedizierten Server Infrastruktur durch unseren Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH bereit. Hetzner ist ein führender Serveranbieter aus Deutschland, ISO 27001 zertifiziert und erfüllt somit sämtliche Standards zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.
Hat Flexopus auch eine mobile Anwendung?
Ja. Flexopus kann durch Google PlayStore und durch Apple AppStore installiert werden. Über die Stores hinaus kann Flexopus auch als PWA (Progressive Web Application) installiert werden.
Auf welchen Geräten kann Flexopus genutzt werden?
Dank der modernen voll responsiven User Interface kann Flexopus auf jedem Endgerät mit einem modernen Browser und einer Internetverbindung verwendet werden. Egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC, Flexopus lässt sich überall schnell und einwandfrei bedienen.
Bietet Flexopus auch eine On-Premise Variante an?
Ja, aber nur für Großkunden mit über 1000 Arbeitsplätzen. Wir empfehlen die Nutzung unserer Cloud Variante. Für weitere Informationen kontaktieren Sie unser Sales Team: info@flexopus.com
Welche Vorteile bietet eine Software in der Cloud gegenüber einer On-Premises Version?
Mit der Flexopus Cloud genießen Sie unseren Rundum-sorglos-Service. In der Cloudversion übernehmen wir das Hosting, den Betrieb, die Wartung sowie alle relevanten Sicherheits- und Versionsupdates für Sie. Eine Installation Ihrerseits ist nicht notwendig. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren und Ihre Kapazitäten dort einsetzen, wo Sie tatsächlich gebraucht werden.
Welche Voraussetzungen müssen für den Einsatz von Flexopus erfüllt werden?
Flexopus kann dank der Cloud-Version in jedem Unternehmen unabhängig der IT-Infrastruktur verwendet werden. Alles, was Sie für den Start mit Flexopus benötigen, sind Grundrisse Ihres Büros mit eingezeichneten Schreibtischen, eine Vektordatei Ihres Logos sowie Ihre gewünschte Subdomain. Den Rest übernehmen wir für Sie.
Für die Voraussetzungen der On-Premise Variante kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb.
Bietet Flexopus auch Hardware wie Bewegungssensoren an?
Wir bei Flexopus konzentrieren uns darauf, eine möglichst schlanke, leistungsstarke und leicht zu bedienende Software zu entwickeln. Wir glauben nicht an Hardwarelösungen wie Bewegungssensoren, da diese meist sehr teuer und fehleranfällig sind. Die Sensoren helfen zwar die Belegung der Plätze zu messen, bieten allerdings keine Lösung für Desk Sharing, da die Plätze im Vorfeld gebucht werden müssen. Als eine gute Alternative empfehlen wir unsere QR-Codes.
Kosten und Rentabilität
Was kostet die Desk Sharing Software Flexopus?
Die Kosten von Flexopus sind an der Anzahl der Objekte (Tische, Besprechungsräume, Parkplätze) geknüpft und nicht an der Anzahl der Benutzer. Da Desk-Sharing voraussetzt, dass es mehr MitarbeiterInnen als verfügbare Arbeitsplätze gibt, erweist sich dieses Modell als rentabler.
Die Kosten von Flexopus können je nach Standort, Unternehmensgröße, Servicelevel und gewünschten Zusatzmodulen variieren. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf, einer unserer MitarbeiterInnen gibt Ihnen eine genaue und auf Sie zugeschnittene Preisauskunft: info@flexopus.com
Kann man mit Flexopus Fixkosten einsparen?
Einige unserer KundInnen sparen mit Flexopus nachweislich Fixkosten ein, indem sie ihre Büroflächen bei gleichbleibender Belegschaftsgröße verkleinert haben. Auf einen Arbeitsplatz kommen so mehrere Mitarbeitende, was die Auslastung der Räume optimieren kann. Das Einsparungspotenzial liegt sehr häufig deutlich über den Lizenzkosten der Desk Sharing Software. Somit ist die Einführung von Desk Sharing in Verbindung mit Flexopus eine sich lohnende Investition.
Für welche Unternehmen(sgröße) wird eine Desk Sharing Software empfohlen?
Desk Sharing mit Flexopus ist, dank unserem Gebäudemanagement Modul, sowohl bei einem kleinen Unternehmen mit 10 MitarbeiterInnen als auch bei Konzernen mit mehreren Tausend MitarbeiterInnen unabhängig der Branche möglich. Kontaktieren Sie uns gerne. Im persönlichen Gespräch kann gemeinsam analysiert werden, ob das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze auch für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
