Flexible Arbeitsplätze werden im Gegensatz zu fest zugeteilten Arbeitsplätzen nicht nur von einer Person genutzt, sondern stehen für viele, teilweise für alle Mitarbeitenden zur Verfügung. MitarbeiterInnnen können je nach Tätigkeit flexibel entscheiden, an welchem Schreibtisch sie arbeiten möchten - an einem Platz im Großraumbüro, einem Schreibtisch im Einzelbüro oder an einem Tisch mit spezieller Ausstattung. Das Arbeitsplatzbuchungssystem Flexopus stellt dabei eine geordnete Reservierung per App sicher.

Desk Sharing (auch “Hot Desking”, “Shared Desk”, “Flexible Office” genannt) ist ein Konzept der Arbeitsplatzorganisation, bei dem Arbeitsplätze keiner Personen zugeordnet sind. Die Schreibtische werden allen frei zur Verfügung gestellt. Oft wird Desk Sharing in Verbindung mit Homeoffice eingeführt, um die Arbeitsplätze im Büro besser auszulasten. Für die Verwaltung von Shared Desks wird häufig eine Desk Sharing Software, wie Flexopus, eingesetzt.

Flexopus, eine mit dem German Design Award ausgezeichnete Desk Sharing App, ermöglicht eine spielend einfache und schnelle Buchung von flexiblen Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen. Nutzer der App tätigen die Buchung ihrer Ressourcen in nur drei Schritten: 1. Zeitraum wählen 2. Standort bzw. Etage auswählen 3. Arbeitsplatz auswählen und buchen. Optional kann nach zudem nach Ausstattungsmerkmalen und Favoriten gefiltert werden.

Neben der Buchung von Shared Desks ermöglicht die Arbeitsplatz-Buchungsapp Flexopus ebenfalls die Reservierung von Meetingräumen und Parkplätzen. Weiter können Leistungen von Catering- oder Hausmeister-Dienstleistungen geordert werden. Auch die Anmeldung bzw. Registrierung von Besuchern kann mit Flexopus gemanaged werden. Prinzipiell kann mit Flexopus jede Ressource rund um den Arbeitsplatz visuell dargestellt und flexibel buchbar gemacht werden.

Flexopus kann per E-Mail-Buchungsbestätigung und angehängter .ics-Datei problemlos in den Kalender von Microsoft Outlook integriert werden. Dadurch wird jede Buchung automatisch in den persönlichen Kalender übertragen. Neben dem Microsoft Outlook Kalender können die Flexopus .ics Buchungen auch in alle weiteren beliebten Kalender Applikationen wie der Google oder Apple Kalender integriert werden. Über die Buchungsbestätigungen hinaus können Sie auch unser Microsoft Outlook Plugin installieren. Unser Microsoft Outlook Plugin ist auch offiziell als Microsoft Outlook Add-in gelistet: Outlook Plugin Store

Wann war wie viel oder wenig im Büro los? Dank den Smart Analytics Funktionen von Flexopus können Sie die Auslastung Ihres gesamten Gebäude und Etagen bis hin zu einzelnen Arbeitsplätzen mit nur wenigen Klicks analysieren, Über- oder Unterbelegung frühzeitig erkennen und die geeigneten Maßnahmen einleiten. Die Daten können einfach exportiert oder über die REST-API von Flexopus automatisiert weiterverarbeitet werden.

Sie erreichen uns von Montag bis Freitag während unserer regulären Bürozeiten per E-Mail unter info@flexopus.com, per Telefon unter der Nummer +49 711 342 085 05, per Kontaktformular oder auf unseren Social-Media-Kanälen Instagram, oder LinkedIn. Unser Team wird sich dann schnellstmöglich bei Ihnen melden. Sie können auch direkt einen Termin bei uns buchen. Alternativ können Sie uns auch, nach eine Terminvereinbarung, in unserem Headquarter in Stuttgart persönlich besuchen.

Sollten Sie einen Fehler Bug in unserer Software entdecken, können Sie diesen direkt unter support@flexopus.com melden. Unsere IT-Experten werden sich dem dann schnellstmöglich annehmen, den Sachverhalt prüfen bzw. lösen und bei Rückfragen mit Ihnen in Verbindung setzen.

Sofern Sie sich für eines unserer beiden Self-Service-Pakete Flexopus Starter oder Flexopus Business entscheiden, können Sie sich direkt online registrieren und loslegen. Während des Registrierungsprozesses hinterlegen Sie alle relevanten Angaben zu Ihrem Unternehmen. Weiter benötigen Sie einen Gebäudeplan von Ihren Büros sowie Ihre Kreditkartendaten zur Hand.

Sollten Sie Interesse an unserem Paket Flexopus Enterprise haben, vereinbaren Sie bitte einen Termin bei unserem Sales-Team. Dort werden Sie zunächst persönlich beraten und es wird Ihnen mitgeteilt, welche Informationen wir vorab von Ihnen benötigen. Liegen uns alle Informationen vor, dauert es nur wenige Arbeitstage, bis wir ihre individuelle Instanz aufgesetzt und in Betrieb genommen haben.

Bei Flexopus können Sie sich zwischen Standard- oder Premiumkarten entscheiden. 

Wichtiger Hinweis: Für eine konsistente Qualität und eine einwandfreie User Experience in Flexopus, empfehlen wir immer die Premiumkarten initial einmalig erstellen zu lassen.

Standardkarten sind beliebige Bilddateien, die Sie selbst direkt in der Software hochladen und mit dem Flexopus Karteneditor buchbare Objekte darin markieren. Änderungen an den Karten können ebenfalls mit dem integrierten Karteneditor komplett selbst und mit wenigen Klicks eingepflegt werden.

Premiumkarten sind vektorbasierte Grafiken, die von unserem Team erfahrener Grafikdesigner anhand der eingesendeten Daten gegen eine Gebühr erstellt werden. Änderungen an den Premiumkarten können mit dem Flexopus Karteneditor von Ihnen selbst vorgenommen werden. Für Kunden im Paket Enterprise unterstützen wir je nach Support-Level zudem bei Änderungswünschen.

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Im Paket Flexopus Starter und Flexopus Business findet das Onboarding ausschließlich im Self-Service statt. Das heißt: Unternehmen registrieren sich online und können nach erfolgter Konfiguration sofort starten. Während des Registrierungsprozesses geben Sie Informationen zum Unternehmen an. Weiter nehmen Sie alle relevanten Einstellungen vor und laden digitale Standardkarten von Ihrem Büro direkt in Flexopus hoch. Sollten Premiumkarten gewünscht sein, können diese direkt nach der Registrierung bestellt werden. Sie erhalten die professionell erstellten Vektordateien innerhalb von max. 5 Werktagen direkt im System hinterlegt. Das Flexopus Hilfezentrum (auch Online-Handbuch genannt) unterstützt Sie zudem mit vielen Artikeln bei der Einrichtung von Flexopus. Weiter gibt es dort auch Informationen und Schulungsmaterial für Admins und Endnutzer.

Im Paket Flexopus Enterprise werden Sie während des gesamten Onboarding-Prozesses von einem persönlichen Key Account Manager betreut. Nachdem unser Team alle relevanten Informationen für den Start mit Flexopus von Ihnen erhalten hat, setzen wir Ihre individuelle Flexopus Instanz innerhalb weniger Werktage für Sie auf. Nach erfolgreicher Erstkonfiguration erhalten Sie einen Link zur Abnahme der Software sowie eine Einführung (Admin-Schulung) in das System durch unseren Key Account. Ebenso stehen wir Ihnen bei allen Fragen im Nachgang persönlich zur Verfügung. Darüber hinaus steht auch allen Kunden des Enterprise-Pakets das Flexopus Hilfezentrum zur freien Verfügung.

Flexopus ist eine skalierbare Software, die zusammen mit Ihrem Unternehmen wächst. 

Im Paket Flexopus Starter und Flexopuss Business können Sie weitere Ressourcen über den Karteneditor hinzufügen. Die zusätzlichen Ressourcen werden (je nach gewähltem Abrechnungsmodus - jährlich oder monatlich) zusätzlich in Rechnung gestellt.

Im Flexopus Enterprise Paket können Sie ebenso jederzeit einfach weitere Ressourcen über den Karteneditor hinzufügen. Sie können auch einfach auf unser Flexopus Service-Team zukommen und wir führen eine Kartenänderung für Sie durch oder erstellen eine zusätzliche Premiumkarte. Im Enterprise-Paket gibt es nur den jährlichen Abrechnungsmodus, bei dem zum Ende der Abrechnungsperiode die zusätzlich entstandenen Kosten in einer Schlussabrechnung nachberechnet werden.

Ja, es gibt eine Demo Version von Flexopus. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf.

Mittels Single Sign-on via Google oder Microsoft müssen sich Nutzende kein neues Benutzerkonto erstellen. Die Daten werden stattdessen beim ersten Login über eine SAML2 oder OAuth2.0 Schnittstelle, direkt in die Workplace Management Software Flexopus übertragen. Die BenutzerInnen müssen so nicht einzeln bei Flexopus eingeladen werden. Sofern das Unternehmen die Verknüpfung zu Google oder Microsoft hergestellt hat, melden sich die Nutzer mit den ihnen bekannten persönlichen Google bzw. Microsoft Zugangsdaten auch bei Flexopus aus. Mehr dazu finden Sie im Flexopus Hilfezentrum im Bereich Integrationen.

Neben dem Namen und der E-Mail-Adresse können dank SAML2 auch weitere Attribute wie Stellenbezeichnungen oder Abteilungszugehörigkeiten in Echtzeit mit Flexopus synchronisiert werden. Das bietet den Vorteil, dass die Daten Ihrer Mitarbeitenden nur an einem Ort (dem Active Directory des Unternehmens) verwaltet werden müssen. Über die SAML2 SSO Authentication hinaus bietet die Workplace Management Software Flexopus auch eine SCIM API Schnittstelle für Benutzer- und Gruppensynchronisierung an.

Ja. Die Workplace Management Plattform Flexopus unterstützt zahlreiche andere Identity Provider (IdP) in Bezug auf Single-Sign-On (SSO). Mittels SSO müssen sich Nutzende kein neues Benutzerkonto erstellen, sondern können sich bei Flexopus mit ihren bekannten Zugangsdaten des vom Unternehmen genutzten IdPs anmelden. Die SAML2 und SCIM Protokolle wurden generisch umgesetzt, somit können wir neben Google und Microsoft auch andere IdPs unterstützen. Mehr zum Thema finden Sie im Flexopus Hilfe-Zentrum unter Integrationen.

Flexopus wird bei unserem Hosting-Partner Hetzner Online GmbH auf eigenen dedizierten Servern ausschließlich in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein) gehostet. Sowohl Hetzner als auch Flexopus sind nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt somit sämtliche Standards der Informationssicherheit. Flexopus nutzt KEIN Amazon Web Services (AWS)WS und KEINE Google oder Microsoft Cloud Infrastruktur. Somit haben wir stets die volle Kontrolle über die Daten, die Infrastruktur und die Anwendung. Mehr zum Thema Datenschutz und Datensicherheit erfahren Sie hier.

Die Workplace Management App Flexopus wird unterliegt den Anforderungen der DSGVO und wurde bzw. wird unter dieser Maßgabe sowie nach den Konzepten von "Privacy by default" und "Privacy by desgin" entwickelt und denkt Datenschutz somit von Anfang bis Ende mit. So bietet Flexopus beispielsweise umfangreiche, individuell konfigurierbare Datenschutz- und Privatsphäre-Einstellungen. Beispielsweise lässt sich die Anonymisierung von personenbezogenen Buchungsdaten individuell konfigurieren sowie automatisierte Löschroutinen erstellen. Außerdem können personenbezogene Daten in der Nutzer-App auf Wunsch vollständig anonymisiert werden. Flexopus stellt die Hosting Infrastruktur in einer dedizierten Serverinfrastruktur bei unserem Hosting-Partner Hetzner Online GmbH in Deutschland bereit. Hetzner ist ein führender Server- und Hostinganbieter aus Deutschland und genau wie Flexopus selbst ISO 27001 zertifiziert. Erfahren Sie hier mehr über den umfangreichen Datenschutz bei Flexopus.

Die Workplace Management Software Flexopus wurde von Anfang an als responsive und mobile Anwendung entwickelt. Flexopus ist daher rein technisch gesehen eine sogenannte Progressive Web Application (PWA). Darüber hinaus kann FLexopus als native Android und iOS App über Google PlayStore und über den Apple AppStore installiert werden. Weiter ist Flexopus als offiziell freigegebene Microsoft Teams Anwendung verfügbar und kann direkt aus der Microsoft Teams App Library in wenigen Sekunden installiert werden.

Dank der modernen, voll responsiven Anwendung kann Flexopus auf jedem Endgerät mit einem modernen Browser und einer Internetverbindung verwendet werden. Egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC, Flexopus lässt sich überall schnell und einwandfrei bedienen. Darüber hinaus ist die Nutzer-Anwendung der Workplace Management Software Flexopus nach WCAG barrierefrei.

Mit der Flexopus Cloud genießen Sie unseren Rundum-sorglos-Service. In der Cloud-Version übernehmen wir das Hosting, den Betrieb, die Wartung sowie alle relevanten Sicherheits- und Versionsupdates für Sie. Eine Installation Ihrerseits ist nicht notwendig. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren und Ihre Kapazitäten dort einsetzen, wo Sie tatsächlich gebraucht werden.

Die Workplace Management Plattform Flexopus kann dank der Cloud-Version in jedem Unternehmen unabhängig der eigenen IT-Infrastruktur verwendet werden. Alles, was Sie für die Nutzung von Flexopus benötigen, ist einen modernen Brwoser und eine Internetverbindung. Für das Setup benötigen wir zudem Grundriss-Karten Ihres Büros mit eingezeichneten Ressourcen.

Wir bei Flexopus konzentrieren uns darauf, eine möglichst schlanke, leistungsstarke und leicht zu bedienende Software zu entwickeln. Wir glauben nicht an Hardwarelösungen wie Bewegungssensoren, da diese meist sehr teuer und fehleranfällig sind und zudem auch häufig wegen einer zu umfangreichen Kontrolle der Mitarbeitenden von Betriebsräten und Datenschützern kritisch bewertet werden. Die Sensoren helfen zwar die Belegung der Plätze zu messen, bieten allerdings keine Lösung für Desk Sharing, da die Plätze im Vorfeld gebucht werden müssen. Als eine gute Alternative empfehlen wir unsere QR-Codes, die für ad-hoc Buchungen vor Ort oder für einen Check-In/Check-Out verwendet werden können.

Die monatlichen Lizenzgebühren berechnen sich anhand der Anzahl der in Flexopus abgebildeten Ressourcen. Ein Objekt ist ein Arbeitsplatz, ein Meetingraum oder ein Parkplatz. Im Gegensatz zu vielen Marktbegleitern ist für uns die Anzahl der Nutzer irrelevant. Desk-Sharing setzt vom Prinzip her voraus, dass es mehr Mitarbeitende als verfügbare Arbeitsplätze gibt, daher ist die Messgröße „Ressource“ für die allermeisten Unternehmen preislich deutlich attraktiver als eine Abrechnung nach Nutzern. 

Flexopus bietet drei Pakete an. Flexopus Starter und Flexopus Business können als Self-Service-Pakete direkt auf unserer Webseite zu fixen Preisen gebucht werden. Die Kosten für Flexopus Enterprise können je nach Anzahl der Ressourcen, Servicelevel und gewünschten Zusatzmodulen variieren. Nehmen Sie hierfür bitte Kontakt mit unserem Sales-Team auf.

Einige unserer Kunden sparen mit Flexopus nachweislich Fixkosten ein, indem sie ihre Büroflächen bei gleichbleibender Belegschaftsgröße (deutlich) verkleinert haben. Auf einen Arbeitsplatz kommen so im Schnitt zwei Mitarbeitende, was die Auslastung der Räume optimieren kann. Das Einsparungspotenzial liegt sehr häufig deutlich über den Lizenzkosten der Desk Sharing Software. Somit ist die Einführung von Desk Sharing in Verbindung mit Flexopus in nahezu allen Fällen eine sich lohnende Investition.

Desk Sharing mit Flexopus ist, dank unserem Gebäudemanagement Modul, sowohl bei einem kleinen Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden als auch bei Konzernen mit mehreren Tausend Mitarbeitenden unabhängig der Größe und der Branche möglich. Unsere Self-Service-Pakete Flexopus Starter und Flexopus Business eigenen sich für Unternehmen mit bis zu 100 Arbeitsplätzen und können direkt über unsere Webseite gebucht werden. Für größere Unternehmen und Organisationen eignet sich Flexopus Enterprise. Meist kann im persönlichen Gespräch gemeinsam sehr schnell analysiert werden, ob das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze auch für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Kontaktieren Sie uns dazu gerne jederzeit.