Questions fréquemment posées (FAQ)

Contrairement aux lieux de travail assignés de façon permanente, les lieux de travail flexibles ne sont pas utilisés par une seule personne, mais sont disponibles pour de nombreuses personnes, dans certains cas pour tous les employés. En fonction de leur poste, les employés peuvent décider de manière flexible à quel bureau ils souhaitent travailler : à un endroit dans un bureau décloisonné, à un bureau individuel ou à une table dotée d'un équipement spécial. Le système de réservation sur le lieu de travail Flexopus garantit une réservation ordonnée via une application.

Partage de bureau (également connu sous le nom de « hot desking », « bureau partagé, »bureau flexible») est un concept d'organisation du lieu de travail dans lequel les tâches ne sont attribuées à personne. Les bureaux sont mis gratuitement à la disposition de tous. Le partage de bureau est souvent introduit en conjonction avec le travail à domicile afin de mieux utiliser les lieux de travail au bureau. Les logiciels de partage de bureaux, tels que Flexopus, sont souvent utilisés pour gérer les bureaux partagés.

Flexopus, une application de partage de bureau qui a remporté le German Design Award, permet de réserver facilement et rapidement des lieux de travail flexibles, des salles de réunion et des places de parking. Les utilisateurs de l'application réservent leurs ressources en trois étapes seulement : 1. Sélectionnez une période 2. Sélectionnez un lieu ou un étage 3. Sélectionnez et réservez un lieu de travail. En option, vous pouvez également filtrer par caractéristiques de l'équipement et par favoris.

En plus de la réservation bureaux partagés l'application de réservation Flexopus Workplace vous permet-elle également de réserver ? Salles de réunion et places de parking. Des services de restauration ou de conciergerie peuvent également être commandés. La connexion et l'enregistrement des visiteurs peuvent également être gérés avec Flexopus. En principe, avec Flexopus, toute ressource liée au lieu de travail peut être affichée visuellement et rendue réservable de manière flexible.

Flexopus peut être facilement intégré au calendrier Microsoft Outlook via une confirmation de réservation par e-mail et un fichier .ics joint. Par conséquent, chaque réservation est automatiquement transférée dans le calendrier personnel. Outre le calendrier Microsoft Outlook, les réservations Flexopus .ics peuvent également être intégrées à toutes les autres applications de calendrier populaires telles que le calendrier Google ou Apple. En plus des confirmations de réservation, vous pouvez également utiliser notre module Microsoft Outlook installer. Notre plug-in Microsoft Outlook est également officiellement répertorié en tant que complément Microsoft Outlook : Boutique de plugins Outlook.

À quelle époque le bureau était-il occupé ou peu fréquenté ? Grâce aux fonctions Smart Analytics de Flexopus, vous pouvez analyser l'utilisation de l'ensemble de votre bâtiment et des étages jusqu'à chaque poste de travail en quelques clics, identifier le surpeuplement ou la sous-occupation à un stade précoce et prendre les mesures appropriées. Les données peuvent simplement être exportées ou via le API REST être ensuite traité automatiquement par Flexopus.

Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi pendant nos heures normales de bureau par e-mail à info@flexopus.com, par téléphone au +49 711 342 085 05, via le formulaire de contact ou sur nos réseaux sociaux Instagram, ou LinkedIn. Notre équipe vous recontactera dans les meilleurs délais. Vous pouvez également prenez rendez-vous directement avec nous. Alternativement, en prenant rendez-vous, vous pouvez également nous contacter à notre siège social à Stuttgart visite en personne.

Si vous découvrez un bogue dans notre logiciel, vous pouvez le faire directement sur support@flexopus.com rapport. Nos experts informatiques aborderont ensuite cette question le plus rapidement possible, examineront et résoudront le problème et vous contacteront si vous avez des questions.

Si vous optez pour l'un de nos deux forfaits en libre-service Flexopus Starter ou Flexopus Business, vous pouvez directement inscrivez-vous en ligne et lancez-vous. Au cours du processus d'inscription, vous fournissez toutes les informations pertinentes concernant votre entreprise. Vous avez également besoin d'un plan de vos bureaux et des informations de votre carte de crédit à portée de main.

Si vous êtes intéressé par notre offre Flexopus Enterprise, veuillez prendre rendez-vous avec notre équipe commerciale. Vous y recevrez d'abord des conseils personnalisés et vous serez informé à l'avance des informations dont nous avons besoin de votre part. Une fois que nous disposons de toutes les informations, il ne nous faut que quelques jours ouvrables pour configurer votre instance individuelle et la mettre en service.

Avec Flexopus, vous pouvez choisir entre des cartes standard ou premium.

Remarque importante : pour une qualité constante et une expérience utilisateur irréprochable dans Flexopus, nous vous recommandons de toujours créer les cartes premium une seule fois.

Les cartes standard sont des fichiers image que vous téléchargez directement dans le logiciel et que vous y marquez des objets réservables à l'aide de l'éditeur de cartes Flexopus. Les modifications des cartes peuvent également être apportées entièrement par vous-même et en quelques clics à l'aide de l'éditeur de cartes intégré.

Les cartes premium sont des graphiques vectoriels créés par notre équipe de graphistes expérimentés sur la base des données soumises moyennant des frais. Vous pouvez modifier vous-même les cartes premium à l'aide de l'éditeur de cartes Flexopus. Pour les clients du package Enterprise, nous répondons également aux demandes de modification, en fonction du niveau de support.

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Dans les packages Flexopus Starter et Flexopus Business, l'intégration s'effectue exclusivement en libre-service. Cela signifie que les entreprises s'enregistrent en ligne et peuvent démarrer immédiatement après une configuration réussie. Au cours du processus d'inscription, vous fournissez des informations sur l'entreprise. Vous pouvez également effectuer tous les réglages nécessaires et télécharger des cartes numériques standard depuis votre bureau directement vers Flexopus. Si des cartes premium sont requises, elles peuvent être commandées immédiatement après l'enregistrement. Vous recevrez les fichiers vectoriels créés par des professionnels et stockés directement dans le système dans un délai maximum de 5 jours ouvrables. Centre d'aide Flexopus (également connu sous le nom de manuel en ligne) vous aide également à configurer Flexopus grâce à de nombreux articles. Il existe également du matériel d'information et de formation pour les administrateurs et les utilisateurs finaux.

Dans le package Flexopus Enterprise, vous serez assisté par un responsable des comptes clés personnel tout au long du processus d'intégration. Une fois que notre équipe aura reçu toutes les informations pertinentes de votre part pour démarrer avec Flexopus, nous configurerons votre instance Flexopus individuelle pour vous en quelques jours ouvrables. Une fois la configuration initiale réussie, vous recevrez un lien pour accepter le logiciel et une introduction (formation administrative) au système via notre compte clé. Nous sommes également personnellement disponibles pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir par la suite. En outre, tous les clients du package Enterprise disposent également du Centre d'aide Flexopus disponible gratuitement.

Flexopus est un logiciel évolutif qui évolue avec votre entreprise.

Dans les packages Flexopus Starter et Flexopuss Business, vous pouvez ajouter des ressources supplémentaires via l'éditeur de cartes. Les ressources supplémentaires sont (selon le mode de facturation sélectionné) : chaque année ou mensuel) facturé en supplément.

Dans le package Flexopus Enterprise, vous pouvez également simplement ajouter des ressources supplémentaires à tout moment à l'aide de l'éditeur de cartes. Vous pouvez également simplement contacter notre équipe de service Flexopus et nous effectuerons un changement de carte pour vous ou en créerons une autre carte premium. Dans le package Enterprise, il n'existe que le mode de facturation annuel, dans lequel les coûts supplémentaires encourus sont recalculés dans un relevé final à la fin de la période de facturation.

Oui, il existe une version de démonstration de Flexopus. N'hésitez pas à nous contacter à ce sujet.

Avec l'authentification unique via Google ou Microsoft, les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un nouveau compte utilisateur. Au lieu de cela, les données sont transférées directement vers le logiciel de gestion de l'espace de travail Flexopus lorsque vous vous connectez pour la première fois via une interface SAML2 ou OAuth2.0. Cela signifie que les utilisateurs n'ont pas besoin d'être invités individuellement à Flexopus. Si l'entreprise a établi un lien vers Google ou Microsoft, les utilisateurs se déconnectent également de Flexopus à l'aide des informations de connexion personnelles de Google ou Microsoft qu'ils connaissent. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans le centre d'aide de Flexopus dans la section intégrations.

Outre le nom et l'adresse e-mail, d'autres attributs tels que les titres de poste ou les affiliations aux services peuvent également être synchronisés avec Flexopus en temps réel grâce à SAML2. Cela présente l'avantage que les données de vos employés ne doivent être gérées qu'à un seul endroit (l'Active Directory de l'entreprise). Outre l'authentification SSO SAML2, le logiciel de gestion de l'espace de travail Flexopus propose également une interface API SCIM pour la synchronisation des utilisateurs et des groupes.

Oui La plateforme de gestion de l'espace de travail Flexopus prend en charge de nombreux autres fournisseurs d'identité (IdP) en termes d'authentification unique (SSO). Avec le SSO, les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un nouveau compte utilisateur, mais peuvent se connecter à Flexopus à l'aide de leurs informations de connexion connues de l'IdP utilisé par l'entreprise. Les protocoles SAML2 et SCIM ont été implémentés de manière générique, ce qui nous permet de prendre en charge d'autres IdP en plus de Google et Microsoft. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans le centre d'aide Flexopus à l'adresse intégrations.

Flexopus est hébergé par notre partenaire d'hébergement Hetzner Online GmbH hébergés sur nos propres serveurs dédiés exclusivement en Allemagne (Nuremberg et Falkenstein). Hetzner et Flexopus sont tous deux certifiés selon la norme ISO 27001 et répondent donc à toutes les normes de sécurité de l'information. Utilisations de Flexopus AUCUN Amazon Web Services (AWS) WS et AUCUN Infrastructure cloud de Google ou Microsoft. Cela signifie que nous avons toujours le contrôle total des données, de l'infrastructure et de l'application. En savoir plus sur la protection et la sécurité des données ici.

L'application de gestion de l'espace de travail Flexopus est soumise aux exigences du RGPD et a été développée ou est en cours de développement dans le cadre de cette disposition et selon les concepts de « confidentialité par défaut » et de « confidentialité dès la conception » et prend donc en compte la protection des données du début à la fin. Flexopus, par exemple, propose des paramètres de protection des données et de confidentialité complets et configurables individuellement. Par exemple, l'anonymisation des données personnelles de réservation peut être configurée individuellement et des routines de suppression automatisées peuvent être créées. En outre, les données personnelles de l'application utilisateur peuvent être complètement anonymisées sur demande. Flexopus fournit l'infrastructure d'hébergement dans une infrastructure de serveur dédiée chez notre partenaire d'hébergement Hetzner Online GmbH prêt en Allemagne. Hetzner est l'un des principaux fournisseurs de serveurs et d'hébergement en Allemagne et, tout comme Flexopus lui-même, certifie ISO 27001. Apprenez ici en savoir plus sur la protection complète des données de Flexopus.

Le logiciel de gestion de l'espace de travail Flexopus a été développé dès le départ en tant qu'application réactive et mobile. D'un point de vue purement technique, Flexopus est donc une application Web dite progressive (PWA). De plus, FlexOpus peut être utilisé comme application native pour Android et iOS via Google Play Store et à propos de App Store d'Apple être installé. Flexopus est également disponible en tant qu'application Microsoft Teams officiellement publiée et peut être utilisée directement depuis Microsoft bibliothèque d'applications Teams peut être installé en quelques secondes.

Grâce à l'application moderne et entièrement réactive, Flexopus peut être utilisé sur n'importe quel appareil doté d'un navigateur moderne et d'une connexion Internet. Qu'il s'agisse d'un smartphone, d'une tablette, d'un ordinateur portable ou d'un ordinateur de bureau, Flexopus peut être utilisé rapidement et parfaitement n'importe où. De plus, l'application utilisateur du logiciel de gestion de l'espace de travail Flexopus conformément aux WCAG est sans obstacle.

Avec Flexopus Cloud, vous pouvez profiter de notre service complet en toute sérénité. Dans la version cloud, nous nous occupons de l'hébergement, de l'exploitation, de la maintenance et de toutes les mises à jour de sécurité et de version pertinentes pour vous. Il n'est pas nécessaire de l'installer de votre côté. Cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et d'utiliser vos capacités là où elles sont réellement nécessaires.

Grâce à la version cloud, la plateforme de gestion de l'espace de travail Flexopus peut être utilisée dans n'importe quelle entreprise, quelle que soit sa propre infrastructure informatique. Pour utiliser Flexopus, il vous suffit d'un navigateur moderne et d'une connexion Internet. Pour la configuration, nous avons également besoin de plans d'étage de votre bureau avec les ressources répertoriées.

Chez Flexopus, nous nous concentrons sur le développement de logiciels aussi simples, puissants et faciles à utiliser que possible. Nous ne croyons pas aux solutions matérielles telles que les détecteurs de mouvement, car elles sont généralement très coûteuses et sujettes à des erreurs. Elles sont également fréquemment évaluées de manière critique par les comités d'entreprise et les professionnels de la protection des données en raison d'une surveillance excessive des employés. Bien que les capteurs permettent de mesurer l'occupation des sièges, ils n'offrent pas de solution pour le partage de bureau, car les sièges doivent être réservés à l'avance. Comme bonne alternative, nous vous recommandons notre Codes QR, qui peut être utilisé pour des réservations ponctuelles sur place ou pour l'arrivée/le départ.

Les frais de licence mensuels sont calculés en fonction du nombre de ressources affichées dans Flexopus. Un objet est un lieu de travail, une salle de réunion ou un parking. Contrairement à de nombreux concurrents sur le marché, le nombre d'utilisateurs n'est pas important pour nous. En principe, le partage de bureau nécessite qu'il y ait plus de salariés que de lieux de travail disponibles, c'est pourquoi la mesure « ressource » est nettement plus intéressante en termes de prix pour la grande majorité des entreprises que la facturation par utilisateur.

Flexopus propose trois forfaits. Flexopus Starter et Flexopus Business peuvent être achetés en tant que forfaits en libre-service directement sur notre site web à prix fixe être réservé. Les coûts de Flexopus Enterprise peuvent varier en fonction du nombre de ressources, des niveaux de service et des modules supplémentaires souhaités. Pour ce faire, veuillez contacter notre l'équipe des ventes sur.

Certains de nos clients réduisent manifestement leurs coûts fixes grâce à Flexopus en réduisant (de manière significative) leur espace de bureau tout en maintenant la même taille de personnel. En moyenne, il y a deux employés par lieu de travail, ce qui permet d'optimiser l'utilisation des locaux. Le potentiel d'économies est très souvent nettement supérieur aux coûts de licence des logiciels de partage de bureau. L'introduction du partage de bureau en association avec Flexopus constitue donc un investissement rentable dans presque tous les cas.

Le partage de bureau avec Flexopus, c'est grâce à notre module de gestion des bâtiments, possible à la fois pour une petite entreprise de 10 employés et pour des entreprises de plusieurs milliers d'employés, indépendamment de leur taille et de leur secteur d'activité. Nos forfaits en libre-service Flexopus Starter et Flexopus Business conviennent aux entreprises comptant jusqu'à 100 postes de travail et peuvent être réservés directement via notre site Web. Flexopus Enterprise convient aux grandes entreprises et organisations. Dans la plupart des cas, il est possible d'analyser rapidement ensemble lors d'un entretien personnel si le concept de lieux de travail flexibles est également pertinent pour votre entreprise. Contacter n'hésitez pas à nous contacter à tout moment.