Réservation du lieu de travail
Qu'est-ce qu'un lieu de travail flexible ?
Contrairement aux lieux de travail fixes, les lieux de travail flexibles ne sont pas utilisés par une seule personne. Les employés peuvent ainsi décider librement et de manière flexible à quel bureau ils souhaitent travailler chaque jour. Par conséquent, les lieux de travail ne sont plus personnalisés, mais sont partagés par plusieurs personnes, voire par l'ensemble du personnel.
Qu'est-ce que le partage de bureau ou le hot desking ?
Le partage de bureau (également appelé « hot desking », « bureau partagé », « bureau flexible ») est un concept d'organisation du lieu de travail dans lequel les employés peuvent décider librement sur quel lieu de travail ils souhaitent s'asseoir. Le partage de bureau est souvent introduit conjointement avec le télétravail afin de mieux utiliser les lieux de travail ou de réduire la capacité d'espace à long terme. Il est donc courant qu'il y ait moins de lieux de travail que d'employés dans le cadre du partage de bureau.
Qu'est-ce qu'un système de réservation d'espace de travail ?
Grâce à un système de réservation de poste de travail (également appelé « logiciel de partage de bureau »), les employés peuvent réserver des postes de travail flexibles au bureau. Le logiciel de partage de bureau permet d'organiser en douceur des espaces de travail flexibles. Le système indique quels sièges sont disponibles et à quel moment et permet de coordonner les réservations. Le système de réservation des espaces de travail Flexopus prend également en charge l'analyse de l'utilisation des bureaux.
Comment fonctionne le logiciel de partage de bureau Flexopus ?
Flexopus permet de réserver facilement, intuitivement et rapidement des postes de travail flexibles, des salles de réunion et des places de parking en trois étapes seulement :
1. Sélectionnez une période
2. Sélectionnez un lieu ou un étage
3. Sélectionnez un lieu de travail/un livre
Est-il possible de réserver des postes de travail uniquement auprès de Flexopus ?
En plus de la réservation Bureaux partagés Le logiciel de hot desking Flexopus vous permet-il également de réserver salles de réunion et places de parking. En principe, avec Flexopus, n'importe quel objet peut être réservé de manière flexible, à condition qu'il puisse être affiché visuellement.
Est-ce que Flexopus peut être intégré à Microsoft Outlook ?
Oui, Flexopus peut être intégré au calendrier Microsoft Outlook via une confirmation de réservation par e-mail et un fichier .ics joint. Par conséquent, chaque réservation est automatiquement transférée dans le calendrier personnel. Outre le calendrier Microsoft Outlook, les réservations Flexopus .ics peuvent également être intégrées à toutes les autres applications de calendrier populaires telles que le calendrier Google ou Apple.
En plus des confirmations de réservation, vous pouvez également utiliser notre Module Microsoft Outlook installer. Notre plug-in Microsoft Outlook est également officiellement répertorié en tant que complément Microsoft Outlook : Boutique de plugins Outlook
Puis-je mesurer et analyser l'utilisation des bureaux avec Flexopus ?
Grâce à Fonctionnalités d'analyse intelligentes Avec Flexopus, vous pouvez analyser la charge de travail de l'ensemble de votre bureau jusqu'à chaque poste de travail en quelques clics, identifier le surpeuplement ou la sous-occupation à un stade précoce et prendre les mesures appropriées.
Support et contact
Comment puis-je entrer en contact avec Flexopus ?
Vous pouvez nous envoyer un e-mail du lundi au vendredi à info@flexopus.com, par téléphone au numéro +49 711 342 085 05, via le formulaire de contact ou sur nos réseaux sociaux instagram, ou linkedin atteindre. Nos employés vous contacteront ensuite dans les plus brefs délais.
Vous pouvez également Prenez rendez-vous directement avec nous.
Alternativement, vous pouvez également, en prenant rendez-vous, stuttgart visite en personne.
Où puis-je signaler un bogue ?
Si vous découvrez un bogue dans notre logiciel, vous pouvez le trouver sur support@flexopus.com soumettre. Notre service informatique vous contactera dans les plus brefs délais pour résoudre le problème.
Quelles sont les informations nécessaires pour démarrer avec Flexopus ?
Pour commencer à utiliser Flexopus, nous avons besoin que vous nous indiquiez le nombre de postes de travail et d'étages pour lesquels vous souhaitez effectuer des réservations flexibles. Nous avons également besoin des plans de vos locaux commerciaux avec des lieux de travail et des salles de réunion marqués. Enfin et surtout, nous avons besoin de votre logo et du sous-domaine que vous souhaitez. Si toutes les informations sont disponibles, votre instance sera configurée et opérationnelle pour vous en quelques jours ouvrables.
Comment les cartes entrent-elles dans Flexopus et pouvez-vous y apporter des modifications ?
Vos plans seront numérisés par notre équipe de graphistes expérimentés sur la base des données soumises. Cela nous permet de fournir une qualité constante et une expérience utilisateur sans faille dans Flexopus. Les modifications des cartes peuvent être apportées par nous ou par vous-même dans la zone d'administration.
Comment fonctionne le processus d'intégration avec Flexopus ?
Une fois votre instance configurée, vous recevrez un lien vous permettant d'accepter le logiciel et une présentation de la part de nos employés. Nous vous aidons également à introduire la solution Flexopus Hot Desking dans votre entreprise grâce à des modèles de communication sur le changement et à un manuel.
Que se passe-t-il lorsque mon entreprise grandit et que j'ai besoin d'espaces de travail plus flexibles ?
Flexopus est un logiciel évolutif qui évolue avec votre entreprise. Si vous avez besoin de postes de travail ou d'étages supplémentaires, vous pouvez nous contacter à tout moment et nous modifierons la carte pour vous ou créerons un plan d'étage supplémentaire. À la fin de la période de facturation, les frais supplémentaires encourus sont comptabilisés dans un relevé final, similaire à celui des fournisseurs d'électricité ou de gaz.
Existe-t-il une version de démonstration de Flexopus que je peux montrer à mes collègues ?
Oui, il existe une version de démonstration de Flexopus. N'hésitez pas à nous contacter à ce sujet.
Détails techniques
Comment fonctionne l'intégration SSO (Single Sign On) entre Google ou Microsoft et Flexopus ?
Avec l'authentification unique via Google ou Microsoft, les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un nouveau compte utilisateur. Au lieu de cela, les données sont transférées directement vers Flexopus la première fois que vous vous connectez via une interface SAML2 ou OAuth2.0. Cela signifie que les utilisateurs n'ont pas besoin d'être invités individuellement à Flexopus.
Quelles données peuvent être synchronisées depuis Microsoft ADFS ou Microsoft Azure Active Directory vers Flexopus ?
Outre les noms et les adresses e-mail, d'autres attributs tels que les titres de poste ou les affiliations aux services peuvent également être synchronisés avec Flexopus en temps réel grâce à SAML2. Cela présente l'avantage que les données de vos employés ne doivent être gérées qu'à un seul endroit (l'Active Directory de l'entreprise).
À propos de Authentification SSO SAML2 Flexopus propose également une interface API SCIM pour la synchronisation des utilisateurs et des groupes.
Flexopus prend-il également en charge d'autres gestionnaires d'identité (par exemple : Keycloak, Ping Federation, CAS, Shibboleth, Okta, etc.) ?
Oui Flexopus prend en charge de nombreux autres systèmes via SSO. Les protocoles SAML2 et SCIM ont été implémentés de manière générique, nous pouvons donc également prendre en charge d'autres IDP. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance : support@flexopus.com
Où sont hébergées les données Flexopus ?
Flexopus est utilisé par notre fournisseur de services Hetzner Online GmbH organisé exclusivement en Allemagne (Nuremberg et Falkenstein). Hetzner est certifié ISO 27001 et répond donc à toutes les normes de sécurité de l'information. Utilisations de Flexopus AUCUN Infrastructure cloud AWS, Google ou Microsoft, ce qui nous permet d'avoir un contrôle total sur les données, l'infrastructure et les applications.
Comment les données personnelles sont-elles protégées chez Flexopus ?
En savoir plus sur nos normes de sécurité ici.
Flexopus est entièrement conforme au RGPD de l'UE.
Flexopus propose tous les paramètres sur le tableau de bord d'administration : dans la configuration standard de Flexopus, les données de réservation personnelles sont automatiquement anonymisées après 14 jours. En outre, les données personnelles du frontend peuvent également être rendues anonymes sur demande.
Flexopus fournit l'infrastructure d'hébergement dans une infrastructure de serveur dédiée par notre fournisseur de services d'hébergement Hetzner Online GmbH prêt. Hetzner est l'un des principaux fournisseurs de serveurs en Allemagne, certifié ISO 27001 et répond donc à toutes les normes de protection de vos données personnelles.
Est-ce que Flexopus dispose également d'une application mobile ?
Oui, Flexopus le peut Google Play Store Et à travers App Store d'Apple être installé. Outre les boutiques, Flexopus peut également être installé en tant que PWA (Progressive Web Application).
Sur quels appareils Flexopus peut-il être utilisé ?
Grâce à son interface utilisateur moderne et entièrement réactive, Flexopus peut être utilisé sur n'importe quel appareil doté d'un navigateur moderne et d'une connexion Internet. Qu'il s'agisse d'un smartphone, d'une tablette, d'un ordinateur portable ou d'un ordinateur de bureau, Flexopus peut être utilisé rapidement et parfaitement n'importe où.
Est-ce que Flexopus propose également une version sur site ?
Oui, mais uniquement pour les principaux clients comptant plus de 1000 emplois. Nous vous recommandons d'utiliser notre version cloud. Pour plus d'informations, veuillez contacter notre équipe commerciale : info@flexopus.com
Quels sont les avantages d'un logiciel dans le cloud par rapport à une version sur site ?
Avec Flexopus Cloud, vous pouvez profiter de notre service complet en toute sérénité. Dans la version cloud, nous nous occupons de l'hébergement, de l'exploitation, de la maintenance et de toutes les mises à jour de sécurité et de version pertinentes pour vous. Il n'est pas nécessaire de l'installer de votre côté. Cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et d'utiliser vos capacités là où elles sont réellement nécessaires.
Quelles sont les conditions à remplir pour utiliser Flexopus ?
Grâce à la version cloud, Flexopus peut être utilisé dans n'importe quelle entreprise, quelle que soit l'infrastructure informatique. Tout ce dont vous avez besoin pour commencer à utiliser Flexopus, ce sont des plans de votre bureau avec des bureaux dessinés, un fichier vectoriel de votre logo et le sous-domaine de votre choix. Nous ferons le reste pour vous.
Pour connaître les exigences de la variante sur site, veuillez contacter notre service commercial.
Est-ce que Flexopus propose également du matériel tel que des détecteurs de mouvement ?
Chez Flexopus, nous nous concentrons sur le développement de logiciels aussi simples, puissants et faciles à utiliser que possible. Nous croyons pas sur les solutions matérielles telles que les détecteurs de mouvement, car celles-ci sont généralement très coûteuses et sujettes à des erreurs. Bien que les capteurs permettent de mesurer l'occupation des sièges, ils n'offrent pas de solution pour le partage de bureau, car les sièges doivent être réservés à l'avance. Comme bonne alternative, nous vous recommandons notre Codes QR.
Coûts et rentabilité
Combien coûte le logiciel de partage de bureau Flexopus ?
Les coûts de Flexopus sont liés au nombre d'objets (tables, salles de réunion, places de parking) et non au nombre d'utilisateurs. Étant donné que le partage de bureau nécessite plus d'employés que d'emplois disponibles, ce modèle s'avère plus rentable.
Les coûts de Flexopus peuvent varier en fonction de l'emplacement, de la taille de l'entreprise, du niveau de service et des modules supplémentaires souhaités. N'hésitez pas à nous contacter, l'un de nos employés vous fournira des informations détaillées et personnalisées sur les prix : info@flexopus.com
Pouvez-vous économiser sur les coûts fixes avec Flexopus ?
Grâce à Flexopus, certains de nos clients réduisent manifestement leurs coûts fixes en réduisant leur espace de bureau tout en conservant la même taille de personnel. Cela signifie que plusieurs employés travaillent sur le même lieu de travail, ce qui permet d'optimiser l'utilisation des locaux. Le potentiel d'économies est très souvent nettement supérieur aux coûts de licence des logiciels de partage de bureau. L'introduction du partage de bureau en collaboration avec Flexopus constitue donc un investissement rentable.
Pour quelles entreprises (taille) un logiciel de partage de bureau est-il recommandé ?
Le partage de bureau avec Flexopus, c'est grâce à notre Module de gestion des bâtiments, possible à la fois pour une petite entreprise de 10 employés et pour des entreprises de plusieurs milliers d'employés quel que soit le secteur. N'hésitez pas à nous contacter. Lors d'un entretien personnel, nous pouvons analyser conjointement si le concept de lieux de travail flexibles est également pertinent pour votre entreprise.
