La gestion des visiteurs va au-delà de l'accueil et comprend la pré-inscription, l'invitation, l'enregistrement, la vérification et l'enregistrement des visiteurs, y compris l'enregistrement et le départ, ainsi que la gestion des documents nécessaires pour se conformer aux politiques de sécurité et de confidentialité. Il contrôle l'ensemble du processus, de l'invitation à l'approbation, et sert d'outil administratif et de contrôle. Flexopus est l'une des principales solutions logicielles pour la gestion moderne des visiteurs.

Outre l'enregistrement en ligne des visiteurs, une application de gestion des visiteurs telle que Flexopus doit également comporter une invitation intelligente (pour compléter les données personnelles, confirmer les informations relatives à la protection des données, les informations sur l'heure de la visite, l'itinéraire ou les options de stationnement), un accueil numérique moderne à la réception et une fonction d'enregistrement et de départ fluide. En fonction de l'objectif, les données doivent être documentées individuellement conformément aux réglementations en matière de protection des données.

Un bon système de gestion des visiteurs doit décrire le processus qui va de l'invitation d'un client à la réception et au départ d'une manière conviviale et explicite. Il doit proposer de nombreux paramètres individuels afin de pouvoir représenter au mieux les processus individuels. Portez une attention particulière aux paramètres de protection des données et de confidentialité ainsi qu'à l'emplacement de stockage des données.

La gestion des visiteurs est un outil important pour l'information et la sécurité des visiteurs.

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‍Sécurité de l'information : Les visiteurs doivent connaître et respecter les directives de l'entreprise, telles que l'interdiction des enregistrements vidéo ou la restriction de l'accès aux zones sensibles. Des certifications telles que ISO27001 ou TISAX peuvent nécessiter de tels processus pour garantir la protection des informations.

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Sécurité des visiteurs : Une gestion efficace des visiteurs contribue également à la protection contre les incendies. En cas d'urgence, il est utile de disposer d'une liste complète des personnes évacuées. De plus, des plans d'évacuation et des consignes de sécurité peuvent être intégrés à l'enregistrement des visiteurs.

Les entreprises certifiées selon la norme internationale ISO/IEC 27001 ou TISAX confirment avoir mis en place un système de gestion de la sécurité de l'information (ISMS). La documentation des visiteurs externes dans un bureau ou dans les locaux de l'entreprise est généralement une exigence des normes afin de se conformer aux normes de sécurité. Avec un logiciel de gestion des visiteurs tel que Flexopus, les visiteurs peuvent être documentés numériquement et stockés de manière conforme aussi longtemps que l'exige leur ISMS.

Certains documents doivent être signés par les visiteurs, d'autres doivent simplement être lus. Les documents suivants sont fréquemment utilisés pour un processus de gestion des visiteurs efficace. Grâce à l'enregistrement numérique des visiteurs de Flexopus, tous ces documents et bien d'autres peuvent être confirmés ou signés à l'avance par e-mail, ou sur place via une borne kiosque à la réception.

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Déclaration de confidentialité : Selon le RGPD, les visiteurs doivent être informés du traitement de leurs données personnelles, y compris de l'objectif, de la durée, des droits et des personnes responsables du traitement des données, ainsi que des droits de retrait.

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Politique relative aux visiteurs : Une politique qui définit les règles de conduite lors de la visite d'un bureau, telles que l'interdiction d'enregistrer des photos et des vidéos ou d'accéder à des zones sécurisées.

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Consignes de sécurité : Informations sur la sécurité incendie, la prévention des accidents et le plan d'évacuation.

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Accord de confidentialité : Pour protéger les informations sensibles, car les visiteurs pourraient avoir accès à des informations sensibles ou espionner les conversations