Excellent logiciel de gestion des visiteurs

Flexopus simplifie l’enregistrement moderne des visiteurs. Les employés peuvent inscrire et documenter les visiteurs externes facilement via l’application.

Excellent logiciel de gestion des visiteurs
Gestion numérique des visiteurs

Comment fonctionne la gestion des visiteurs avec Flexopus ?

Remplacez l'enregistrement par un stylo et du papier par un système numérique qui automatise presque complètement la gestion de vos visiteurs. Les visiteurs sont enregistrés par les employés sur le PC, par les invités eux-mêmes par e-mail ou sur place à la réception sur une tablette. Tout est numérique, rapidement et efficacement.
Inviter des visiteurs
Inviter des visiteurs

vérification des visiteurs
vérification des visiteurs

enregistrement
enregistrement

Vérifier
Vérifier

Qu'est-ce qu'une application de gestion des visiteurs ?

Logiciel de gestion des visiteurs
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Êtes-vous intéressé ou avez-vous des questions?

Markus Merkle
Directeur des ventes
Enregistrement moderne des visiteurs pour les entreprises

Enregistrer les visiteurs à l'avance

Enregistrez simplement vos invités avant leur visite à l'aide de l'application Flexopus pour permettre un processus d'enregistrement rapide et fluide sur place et réduire les temps d'attente à la réception. En même temps, vous savez toujours qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise, garantissant ainsi une sécurité accrue de l'entreprise.

Enregistrement moderne des visiteurs pour les entreprises

Enregistrer les visiteurs à l'avance

Enregistrez simplement vos invités avant leur visite à l'aide de l'application Flexopus pour permettre un processus d'enregistrement rapide et fluide sur place et réduire les temps d'attente à la réception. En même temps, vous savez toujours qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise, garantissant ainsi une sécurité accrue de l'entreprise.

Gestion des invitations numériques par e-mail

invitation en ligne pour les visiteurs

Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail. Les visiteurs ont la possibilité de vérifier leurs données personnelles en ligne et de les compléter si nécessaire. Vous pouvez également fournir à l'avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela vous permet de vérifier numériquement à l'avance l'identité de vos visiteurs et ainsi d'accélérer le processus d'enregistrement à leur arrivée à la porte.

Gestion des invitations numériques par e-mail

invitation en ligne pour les visiteurs

Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail. Les visiteurs ont la possibilité de vérifier leurs données personnelles en ligne et de les compléter si nécessaire. Vous pouvez également fournir à l'avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela vous permet de vérifier numériquement à l'avance l'identité de vos visiteurs et ainsi d'accélérer le processus d'enregistrement à leur arrivée à la porte.

Collecter des données sur les visiteurs sur le site

Admission des visiteurs sur place avec borne kiosque

Optimisez l'entrée des visiteurs grâce à une vérification sur place sur un terminal de kiosque. Ceux qui n’ont pas encore complété leurs données de visiteur au préalable par e-mail peuvent facilement vérifier, compléter et confirmer leurs données à l’aide d’une tablette tactile. Des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent également être signés.

Collecter des données sur les visiteurs sur le site

Admission des visiteurs sur place avec borne kiosque

Optimisez l'entrée des visiteurs grâce à une vérification sur place sur un terminal de kiosque. Ceux qui n’ont pas encore complété leurs données de visiteur au préalable par e-mail peuvent facilement vérifier, compléter et confirmer leurs données à l’aide d’une tablette tactile. Des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent également être signés.

Options flexibles pour l'ENREGISTREMENT des visiteurs

Personnalisez votre logiciel de gestion des visiteurs !

Dans le logiciel de gestion des visiteurs de Flexopus, vous pouvez configurer individuellement les données que les visiteurs doivent remplir pour terminer la vérification. Téléchargez vos propres documents pour vérification et protégez les données des visiteurs avec des paramètres d'anonymisation et de confidentialité appropriés.
Sélectionnez les champs d'inscription
Configurez les attributs de profil que vous souhaitez interroger lors de la vérification des visiteurs.
fournir des documents
Fournissez les documents importants et définissez ceux que les visiteurs doivent accepter.
paramètres de confidentialité
Protégez la confidentialité de vos visiteurs en anonymisant les données personnelles.
Logiciel de gestion des visiteurs avec workflow de signature

Signature numérique pour les documents

Les visiteurs peuvent facilement signer et accepter numériquement les documents de l’entreprise. Les documents seront envoyés avec le courriel d'invitation ou pourront être consultés et signés sur place sur une tablette kiosque. Exemples : politiques de l’entreprise ou des visiteurs, instructions, déclarations de confidentialité, accords de confidentialité.

Logiciel de gestion des visiteurs avec workflow de signature

Signature numérique pour les documents

Les visiteurs peuvent facilement signer et accepter numériquement les documents de l’entreprise. Les documents seront envoyés avec le courriel d'invitation ou pourront être consultés et signés sur place sur une tablette kiosque. Exemples : politiques de l’entreprise ou des visiteurs, instructions, déclarations de confidentialité, accords de confidentialité.

logiciel de gestion des visiteurs avec processus d'enregistrement

Enregistrez simplement les visiteurs

En tant que réceptionniste ou responsable de bureau, vous pouvez enregistrer les visiteurs ou éventuellement déléguer le processus d'enregistrement aux personnes qui ont initialement invité l'invité. L'enregistrement s'effectue toujours de manière numérique dans Flexopus par une personne interne dès que la vérification du visiteur - par email ou à la borne visiteur - est terminée.

logiciel de gestion des visiteurs avec processus d'enregistrement

Enregistrez simplement les visiteurs

En tant que réceptionniste ou responsable de bureau, vous pouvez enregistrer les visiteurs ou éventuellement déléguer le processus d'enregistrement aux personnes qui ont initialement invité l'invité. L'enregistrement s'effectue toujours de manière numérique dans Flexopus par une personne interne dès que la vérification du visiteur - par email ou à la borne visiteur - est terminée.

carnet de visite pour administrateurs

Liste numérique des visiteurs

Dans Flexopus, les administrateurs ont un aperçu complet de toutes les invitations des visiteurs et peuvent voir quels invités sont actuellement présents au bureau. Alors que les utilisateurs normaux ne voient que les visiteurs qu'ils ont eux-mêmes invités, les administrateurs ont également la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.

carnet de visite pour administrateurs

Liste numérique des visiteurs

Dans Flexopus, les administrateurs ont un aperçu complet de toutes les invitations des visiteurs et peuvent voir quels invités sont actuellement présents au bureau. Alors que les utilisateurs normaux ne voient que les visiteurs qu'ils ont eux-mêmes invités, les administrateurs ont également la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.

Gérez les visiteurs de manière efficace et sécurisée

Quels sont les avantages d'une application de gestion des visiteurs ?

L'application de gestion des visiteurs Flexopus offre de nombreux avantages utiles aux petites comme aux grandes entreprises. Le système des visiteurs optimise non seulement l'organisation et la sécurité des visites, mais contribue également à une perception positive de l'entreprise.
Gestion efficace des visiteurs
Gestion efficace des visiteurs

Expérience de visite professionnelle
Expérience de visite professionnelle

données de visite en un coup d'œil
données de visite en un coup d'œil


Traiter les données des visiteurs en toute sécurité conformément au RGPD
Traiter les données des visiteurs en toute sécurité conformément au RGPD

Gestion de plusieurs sites
Gestion de plusieurs sites

liste de collection de protection incendie
liste de collection de protection incendie

Questions fréquemment posées sur le système de gestion des visiteurs

Questions et réponses sur la gestion des visiteurs

Qu'est-ce que la gestion des visiteurs ?

Quelles fonctionnalités doit avoir une application de gestion des visiteurs ?

Comment reconnaître un bon système d’enregistrement des visiteurs ?

Comment la gestion numérique des visiteurs garantit-elle une plus grande sécurité ?

Comment documenter les visiteurs conformément à la norme ISO 27001 / TISAX ?

Quels documents les visiteurs doivent-ils signer ?

CONTACT

Qu'est-ce que tu attends ?

Nous serons heureux de vous conseiller sur votre solution de gestion du lieu de travail et de travailler ensemble pour trouver la solution parfaite pour vous.
Nous mettons notre solution à disposition des entreprises de toutes tailles. Nous serions heureux de vous faire une offre individuelle.