La gestión de visitantes va más allá del saludo e incluye la preinscripción, la invitación, el registro, la verificación y el registro de los visitantes, incluidos los registros de entrada y salida, así como la gestión de los documentos necesarios para cumplir con las políticas de seguridad y privacidad. Controla todo el proceso, desde la invitación hasta la aprobación, y sirve como herramienta administrativa y de control. Flexopus es una de las soluciones de software líderes para la gestión moderna de visitantes.

Además del registro de visitantes en línea, una aplicación de gestión de visitantes como Flexopus también debería incluir una invitación inteligente (para completar los datos personales, confirmar la información de protección de datos, información sobre la hora de la visita, la ruta o las opciones de aparcamiento), una bienvenida digital moderna en la recepción y una función de entrada y salida perfecta. Según el propósito, los datos deben documentarse individualmente de acuerdo con las normas de protección de datos.

Un buen sistema de gestión de visitantes debe describir el proceso desde la invitación de un huésped a la recepción y la salida de una manera fácil de usar y que se explique por sí misma. Debe ofrecer muchos ajustes individuales para poder representar mejor los procesos individuales. Preste especial atención a la configuración de privacidad y protección de datos, así como a la ubicación de almacenamiento de los datos.

La gestión de visitantes es una herramienta importante para la seguridad de la información y los visitantes.

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‍Seguridad de la información: Los visitantes deben conocer y cumplir las directrices de la empresa, como prohibir las grabaciones de vídeo o restringir el acceso a áreas sensibles. Las certificaciones como la ISO27001 o la TISAX pueden requerir dichos procesos para garantizar la protección de la información.

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Seguridad de los visitantes: La gestión eficiente de los visitantes también contribuye a la protección contra incendios. En caso de emergencia, es útil tener lista una lista completa de las personas evacuadas. Además, los planes de evacuación y las instrucciones de seguridad se pueden integrar en el registro de visitantes.

Las empresas certificadas según la norma internacional ISO/IEC 27001 o TISAX confirman que han implementado un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI). La documentación de los visitantes externos en una oficina o en las instalaciones de la empresa suele ser un requisito de las normas para cumplir con las normas de seguridad. Con un software de gestión de visitantes como Flexopus, los visitantes pueden documentarse digitalmente y almacenarse de forma compatible durante el tiempo que exija su SGSI.

Algunos documentos deben estar firmados por los visitantes, otros simplemente deben leerse. Los siguientes documentos se utilizan con frecuencia para un proceso eficaz de gestión de visitantes. Con el registro digital de visitantes de Flexopus, todos estos y más documentos pueden confirmarse o firmarse con antelación por correo electrónico, o bien in situ a través de un quiosco en la recepción.

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Declaración de privacidad: Según el GDPR, los visitantes deben estar informados sobre el procesamiento de sus datos personales, incluidos el propósito, la duración, los derechos y las personas responsables del procesamiento de datos, así como los derechos de retirada.

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Política de visitantes: Una política que establece las reglas de conducta al visitar una oficina, como la prohibición de las grabaciones de fotos y vídeos o el acceso a áreas seguras.

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Instrucciones de seguridad: Información sobre seguridad contra incendios, prevención de accidentes y plan de evacuación.

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Acuerdo de confidencialidad: Para proteger la información confidencial, ya que los visitantes podrían acceder a información confidencial o escuchar a escondidas las conversaciones