La gestione dei visitatori va oltre l'accoglienza e include la preregistrazione, l'invito, la registrazione, la verifica e la registrazione dei visitatori, compresi il check-in e il check-out, nonché la gestione dei documenti necessari per rispettare le politiche di sicurezza e privacy. Controlla l'intero processo, dall'invito all'approvazione, e funge da strumento amministrativo e di controllo. Flexopus è una delle principali soluzioni software per la moderna gestione dei visitatori.

Oltre alla registrazione online dei visitatori, un'app di gestione dei visitatori come Flexopus dovrebbe avere anche un invito intelligente (per completare i dati personali, confermare le informazioni sulla protezione dei dati, informazioni sull'orario della visita, sul percorso o sulle opzioni di parcheggio), un moderno benvenuto digitale alla reception e una funzione di check-in/check-out senza interruzioni. A seconda dello scopo, i dati devono essere documentati individualmente in conformità con le norme sulla protezione dei dati.

Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe descrivere il processo che va dall'invito di un ospite alla reception e al check-out in modo intuitivo e intuitivo. Dovrebbe offrire molte impostazioni individuali per poter rappresentare al meglio i singoli processi. Presta particolare attenzione alle impostazioni di protezione e privacy dei dati, nonché alla posizione di archiviazione dei dati.

La gestione dei visitatori è uno strumento importante per la sicurezza delle informazioni e dei visitatori.

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‍Sicurezza delle informazioni: I visitatori devono conoscere e rispettare le linee guida aziendali, come il divieto di registrazioni video o la limitazione dell'accesso alle aree sensibili. Certificazioni come ISO27001 o TISAX possono richiedere tali processi per garantire la protezione delle informazioni.

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Sicurezza dei visitatori: Una gestione efficiente dei visitatori favorisce anche la protezione antincendio. In caso di emergenza, è utile avere pronto un elenco completo delle persone evacuate. Inoltre, i piani di evacuazione e le istruzioni di sicurezza possono essere integrati nella registrazione dei visitatori.

Le aziende certificate secondo lo standard internazionale ISO/IEC 27001 o TISAX confermano di aver implementato un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS). La documentazione dei visitatori esterni in un ufficio o nei locali aziendali è di solito un requisito delle norme per rispettare gli standard di sicurezza. Con un software di gestione dei visitatori come Flexopus, i visitatori possono essere documentati digitalmente e archiviati in modo conforme per tutto il tempo richiesto dal loro ISMS.

Alcuni documenti devono essere firmati dai visitatori, altri devono semplicemente essere letti. I seguenti documenti vengono spesso utilizzati per un efficace processo di gestione dei visitatori. Con la registrazione digitale dei visitatori di Flexopus, tutti questi e altri documenti possono essere confermati o firmati in anticipo via e-mail o in loco tramite un terminale chiosco alla reception.

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Informativa sulla privacy: Secondo il GDPR, i visitatori devono essere informati sul trattamento dei loro dati personali, compresi lo scopo, la durata, i diritti e le persone responsabili del trattamento dei dati, nonché i diritti di recesso.

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Politica per i visitatori: Una politica che stabilisce le regole di condotta quando si visita un ufficio, come il divieto di registrazioni di foto e video o l'accesso ad aree sicure.

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Istruzioni di sicurezza: Informazioni sulla sicurezza antincendio, sulla prevenzione degli incidenti e sul piano di evacuazione.

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Accordo di riservatezza: Per proteggere le informazioni sensibili, poiché i visitatori potrebbero potenzialmente accedere a informazioni sensibili o intercettare le conversazioni