Uitstekende software voor bezoekersbeheer

De bezoekersbeheersoftware van Flexopus ondersteunt bedrijven bij de implementatie van moderne bezoekersregistratie en -administratie. Met de app kunnen medewerkers eenvoudig externe bezoekers registreren en veilig documenteren.

Termin vereinbaren Kostenlos registrieren

Digitaal bezoekersbeheer

Hoe werkt bezoekersbeheer met Flexopus?

Vervang de registratie met pen en papier door een digitaal systeem dat je bezoekersbeheer bijna volledig automatiseert. Bezoekers worden door medewerkers geregistreerd op de pc, door de gasten zelf via e-mail of ter plaatse bij de receptie op een tablet. Alles digitaal, snel en efficiënt.

Bezoekers uitnodigen

De gastheer of de officemanager kan bezoekers vooraf registreren. De uitnodiging wordt per e-mail verzonden.

Verificatie van bezoekers

Bezoekers kunnen hun registratiegegevens vooraf online of ter plaatse bij de bezoekerskiosk invullen.

Inchecken

Na verificatie kunnen bezoekers worden ingecheckt door receptionisten of rechtstreeks door de gastheer.

Uitchecken

Bij vertrek worden bezoekers uitgecheckt. Het bezoeklogboek wordt opgeslagen in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming.

Wat is een app voor bezoekersbeheer?

Met een app voor bezoekersbeheer kun je gasten op kantoor papierloos opnemen. De software digitaliseert het volledige bezoekbeheerproces — van registratie en verificatie tot ontvangst ter plaatse, inclusief registratie van bezoeken. Extern personeel ontvangt de uitnodiging per e-mail en kan zich vooraf verifiëren of later ter plaatse bij de bezoekerskiosk de nodige stappen uitvoeren. Er is ook een realtime overzicht van alle bezoekers, inclusief statistieken, voor de receptie.

Buchen Sie einen Demo-Call!

Haben Sie Interesse oder Fragen?

Markus Merkle

Verkoopmanager

Boek nu!

Moderne bezoekersregistratie voor bedrijven

Bezoekers vooraf registreren

Registreer uw gasten eenvoudig voorafgaand aan hun bezoek via de Flexopus-app om een snelle en soepele check-in ter plaatse mogelijk te maken en de wachttijden bij de receptie te verkorten. Tegelijkertijd weet u altijd wie bevoegd is om het kantoor of bedrijfspand te betreden en zorgt u zo voor een verhoogde bedrijfsveiligheid.

Moderne bezoekersregistratie voor bedrijven

Bezoekers vooraf registreren

Beheer van digitale uitnodigingen via e-mail

Online uitnodiging voor bezoekers

E-mail gepersonaliseerde uitnodigingen naar je gasten. Bezoekers hebben de mogelijkheid om hun persoonlijke gegevens online te bekijken en, indien nodig, aan te vullen. U kunt ook vooraf belangrijke documenten aanleveren, zoals aanwijzingen of veiligheidsrichtlijnen. Op deze manier kunt u de identiteit van uw bezoekers vooraf digitaal verifiëren en zo het incheckproces bij aankomst bij de gate versnellen.

Beheer van digitale uitnodigingen via e-mail

Online uitnodiging voor bezoekers

Bezoekersgegevens ter plaatse vastleggen

Bezoekersingang ter plaatse met kioskterminal

Optimaliseer de bezoekersinvoer door verificatie ter plaatse in een kioskterminal. Iedereen die zijn bezoekersgegevens niet vooraf per e-mail heeft ingevuld, kan via een touchscreen-tablet eenvoudig zijn gegevens controleren, aanvullen en bevestigen. Belangrijke documenten zoals een privacybeleid of beveiligingsinformatie kunnen ook worden ondertekend.

Bezoekersgegevens ter plaatse vastleggen

Bezoekersingang ter plaatse met kioskterminal

Flexible Optionen zur BesucherANMELDUNG

Passen Sie Ihre Besuchermanagement Software an!

Konfigurieren Sie in der Besuchermanagement Software von Flexopus individuell, welche Daten die Besucher ausfüllen müssen, um die Verifizierung durchzuführen. Laden Sie Ihre eigenen Dokumente zur Verifizierung hoch und schützen Sie die Daten der Besucher mit entsprechenden Anonymisierungs- und Datenschutzeinstellungen.

Registrierungsfelder auswählen

Konfigurieren Sie die Profilattribute, die Sie während der Verifizierung von Besuchenden abfragen möchten.

Dokumente bereitstellen

Stellen Sie wichtige Dokumente bereit und definieren Sie, welchen davon die Besucher zustimmen müssen.

Datenschutzeinstellungen

Schützen Sie die Privatsphäre Ihrer Besucher durch die Anonymisierung personenbezogener Daten.

Software voor bezoekersbeheer met handtekeningworkflow

Digitale handtekening voor documenten

Bezoekers kunnen bedrijfsdocumenten eenvoudig digitaal ondertekenen en accepteren. De documenten worden samen met de uitnodigingsmail verzonden of kunnen ter plaatse worden bekeken en ondertekend op een kiosktablet. Voorbeelden: bedrijfs- of bezoekersbeleid, instructies, privacyverklaringen, vertrouwelijkheidsovereenkomsten.

Software voor bezoekersbeheer met handtekeningworkflow

Digitale handtekening voor documenten

Software voor bezoekersbeheer met incheckproces

Bezoekers gewoon inchecken

Als receptioniste of officemanager kunt u bezoekers inchecken of optioneel het inchecken delegeren aan de mensen die de gast oorspronkelijk hebben uitgenodigd. De check-in wordt in Flexopus altijd digitaal uitgevoerd door een intern persoon zodra de verificatie van de bezoeker - per e-mail of bij de bezoekerskiosk - is voltooid.

Software voor bezoekersbeheer met incheckproces

Bezoekers gewoon inchecken

Bezoekerslogboek voor beheerders

Digitale bezoekerslijst

In Flexopus hebben beheerders een compleet overzicht van alle uitnodigingen voor bezoekers en kunnen ze zien welke gasten zich momenteel op kantoor bevinden. Terwijl normale gebruikers alleen hun eigen uitgenodigde bezoekers zien, hebben beheerders ook de mogelijkheid om namens anderen uitnodigingen te maken en bestaande bezoeken te bewerken.

Bezoekerslogboek voor beheerders

Digitale bezoekerslijst

Bezoekers efficiënt en veilig beheren

Wat zijn de voordelen van een app voor bezoekersbeheer?

De app voor bezoekersbeheer van Flexopus biedt tal van voordelen die nuttig zijn voor zowel kleine als grote bedrijven. Het bezoekerssysteem optimaliseert niet alleen de organisatie en veiligheid van bezoeken, maar draagt ook bij aan een positieve perceptie van het bedrijf.

Efficiënt bezoekersbeheer

Het gebruik van bezoekersbeheersoftware versnelt het proces. De host verzamelt vooraf de basisgegevens van de bezoeker via een app en de bezoeker bevestigt zijn gegevens online of ter plaatse op een tablet in slechts enkele seconden. Maak het toelatingsproces digitaler en efficiënter dankzij Flexopus.

Professionele bezoekerservaring

De eerste indruk is altijd doorslaggevend, zeker bij belangrijke klanten en bezoekers. Door gebruik te maken van moderne en professionele bezoekersbeheersoftware kunt u een serieuze indruk en een unieke bezoekerservaring achterlaten die ook de kwaliteit van uw bedrijf weerspiegelt.

Overzicht van bezoekgegevens

Onze bezoekersbeheersoftware Flexopus verzamelt digitaal alle gegevens van het bezoek: gastheer, naam van de bezoeker inclusief contactgegevens, bezoekperiode, bedrijfsgegevens en bevestigde documenten van de bezoeker. Als beheerder kunt u deze gegevens bekijken en krijgt u altijd een transparant overzicht.

Bezoekersgegevens veilig verwerken in overeenstemming met de GDPR

Volgens de GDPR mogen persoonsgegevens alleen worden opgeslagen voor een specifiek doel en voor een beperkte periode. Met de individuele instellingen voor gegevensanonimisering in Flexopus kunt u de gegevens van uw bezoekers beschermen en de gegevens automatisch op een tijdige en veilige manier anonimiseren in overeenstemming met uw doel.

Meerdere sites beheren

Met de Flexopus app voor werkplekbeheer kunt u uw bezoekersbeheer op alle locaties centraal beheren in één software. Kantoormanagers en receptiemedewerkers kunnen - afhankelijk van hun toestemming - alleen bezoekers op hun of zelfs andere locaties zien zonder dat ze daar noodzakelijkerwijs persoonlijk aanwezig zijn.

Collectielijst voor brandbeveiliging

Met de app voor bezoekersbeheer van Flexopus kunnen bevoegde personen in geval van brand een lijst bekijken van alle actieve bezoekers op de site. Deze collectielijst helpt om alle relevante informatie in realtime bij de hand te hebben in geval van nood of evacuatie en om ervoor te zorgen dat iedereen het kantoor heeft verlaten.

Veelgestelde vragen over het bezoekersbeheersysteem

Vragen en antwoorden over bezoekersbeheer

Wat is bezoekersbeheer?

Bezoekersbeheer gaat verder dan het begroeten en omvat preregistratie, uitnodiging, registratie, verificatie en registratie van bezoekers, inclusief inchecken en uitchecken, evenals het beheren van de nodige documenten om te voldoen aan het beveiligings- en privacybeleid. Het beheert het hele proces — van uitnodiging tot goedkeuring — en dient als een administratieve en controletool. Flexopus is een van de toonaangevende softwareoplossingen voor modern bezoekersbeheer.

Welke functies moet een app voor bezoekersbeheer hebben?

Naast de online registratie van bezoekers moet een app voor bezoekersbeheer zoals Flexopus ook beschikken over een slimme uitnodiging (om persoonlijke gegevens in te vullen, informatie over gegevensbescherming te bevestigen, informatie over het tijdstip van bezoek, route of parkeeropties), een moderne digitale ontvangst bij de receptie en een naadloze check-in/check-out-functie. Afhankelijk van het doel moeten de gegevens individueel worden gedocumenteerd in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming.

Hoe herken ik een goed systeem voor bezoekersregistratie?

Een goed bezoekersbeheersysteem moet het proces van het uitnodigen van een gast bij de receptie en check-out op een gebruiksvriendelijke en voor zichzelf sprekende manier weergeven. Het moet veel individuele instellingen bieden om individuele processen zo goed mogelijk weer te geven. Let vooral op de instellingen voor gegevensbescherming en privacy, evenals de opslaglocatie van de gegevens.

Hoe zorgt digitaal bezoekersbeheer voor meer veiligheid?

Bezoekersbeheer is een belangrijk hulpmiddel voor informatie- en bezoekersbeveiliging.

‍

‍Informatiebeveiliging: Bezoekers moeten op de hoogte zijn van de bedrijfsrichtlijnen en deze naleven, zoals het verbieden van video-opnamen of het beperken van de toegang tot gevoelige gebieden. Certificeringen zoals ISO27001 of TISAX kunnen dergelijke processen vereisen om de bescherming van informatie te waarborgen.

‍

Veiligheid van bezoekers: Efficiënt bezoekersbeheer ondersteunt ook de brandbeveiliging. In geval van nood helpt het om een volledige lijst van geëvacueerde personen paraat te hebben. Daarnaast kunnen evacuatieplannen en veiligheidsinstructies worden geïntegreerd in de bezoekersregistratie.

Hoe documenteer ik bezoekers legaal in overeenstemming met ISO 27001/TISAX?

Bedrijven die gecertificeerd zijn volgens de internationale norm ISO/IEC 27001 of TISAX bevestigen dat ze een managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISMS) hebben geïmplementeerd. De documentatie van externe bezoekers in een kantoor of bedrijfspand is meestal een vereiste van de normen om te voldoen aan de veiligheidsnormen. Met bezoekersbeheersoftware zoals Flexopus kunnen bezoekers digitaal worden gedocumenteerd en op een conforme manier worden opgeslagen zolang als vereist door hun ISMS.

Welke documenten moeten bezoekers ondertekenen?

Sommige documenten moeten door bezoekers worden ondertekend, andere moeten gewoon worden gelezen. De volgende documenten worden vaak gebruikt voor een effectief bezoekersbeheerproces. Met de digitale bezoekersregistratie van Flexopus kunnen al deze en meer documenten vooraf worden bevestigd of ondertekend per e-mail, of ter plaatse via een kioskterminal bij de receptie.

‍

Privacyverklaring: Volgens de GDPR moeten bezoekers worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonlijke gegevens, met inbegrip van het doel, de duur, de rechten en de personen die verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking, evenals het herroepingsrecht.

‍

Bezoekersbeleid: Een beleid dat de gedragsregels vastlegt bij een bezoek aan een kantoor, zoals het verbod op foto- en video-opnamen of toegang tot beveiligde ruimtes.

‍

Veiligheidsinstructies: Informatie over brandveiligheid, ongevallenpreventie en evacuatieplan.

‍

Vertrouwelijkheidsovereenkomst: Om gevoelige informatie te beschermen, aangezien bezoekers mogelijk toegang kunnen krijgen tot gevoelige informatie of gesprekken kunnen afluisteren

Ontdek meer