Ausgezeichnete Besuchermanagement Software
Die Besuchermanagement Software Flexopus unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung einer modernen Besucherregistrierung und -verwaltung. Mitarbeitende können mit der App ganz einfach externe Besucher anmelden und sicher dokumentieren.
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Wie funktioniert das Besuchermanagement mit Flexopus?
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Besucher einladen
Der Gastgeber oder Office-Manager kann Besucher vorab anmelden. Die Einladung wird per Mail verschickt.
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Besucherverifizierung
Besucher können ihre Anmeldedaten vorab online oder vor Ort auf dem Besucher-Kiosk vervollständigen.
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Einchecken
Nach der Verifizierung können Besucher vom Empfangspersonal oder direkt vom Gastgeber eingecheckt werden.
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Auschecken
Beim Verlassen werden Besucher ausgecheckt. Das Besuchsprotokoll wird datenschutzkonform gespeichert.
Was ist eine Besuchermanagement App?
Mit einer Besuchermanagement App können Sie Gäste im Büro papierlos erfassen. Die Software digitalisiert den gesamten Prozess der Besuchsverwaltung – von der Anmeldung, über die Verifizierung bis zum Empfang vor Ort inkl. Protokollierung der Besuche. Fremdpersonal erhält die Einladung per Mail und kann sich vorab verifizieren oder die notwendigen Schritte später vor Ort am Besucher-Kiosk durchführen. Zudem gibt es für den Empfang eine Übersicht aller Besucher in Echtzeit inklusive Statistiken.
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Haben Sie Interesse oder Fragen?
Besucher vorab registrieren
Registrieren Sie Ihre Gäste ganz einfach im Voraus des Besuchs über die Flexopus App, um vor Ort einen schnellen und reibungslosen Check-in-Prozess zu ermöglichen und die Wartezeiten beim Empfang zu verkürzen. Gleichzeitig wissen Sie so jederzeit, wer berechtigt ist, das Büro oder Betriebsgelände zu betreten und sorgen damit für eine erhöhte Unternehmenssicherheit.
Besucher vorab registrieren
Registrieren Sie Ihre Gäste ganz einfach im Voraus des Besuchs über die Flexopus App, um vor Ort einen schnellen und reibungslosen Check-in-Prozess zu ermöglichen und die Wartezeiten beim Empfang zu verkürzen. Gleichzeitig wissen Sie so jederzeit, wer berechtigt ist, das Büro oder Betriebsgelände zu betreten und sorgen damit für eine erhöhte Unternehmenssicherheit.
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Online-Einladung für Besucher
Versenden Sie personalisierte Einladungen per E-Mail an Ihre Gäste. Die Besucher haben die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten online zu überprüfen und ggf. zu ergänzen. Weiter können Sie wichtige Dokumente wie Anfahrtsbeschreibung oder Sicherheitsrichtlinien vorab zur Verfügung stellen. So verifizieren Sie die Identität Ihrer Besucher bereits im Voraus digital und beschleunigen somit den Check-in-Prozess bei der Ankunft an der Pforte.
Online-Einladung für Besucher
Versenden Sie personalisierte Einladungen per E-Mail an Ihre Gäste. Die Besucher haben die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten online zu überprüfen und ggf. zu ergänzen. Weiter können Sie wichtige Dokumente wie Anfahrtsbeschreibung oder Sicherheitsrichtlinien vorab zur Verfügung stellen. So verifizieren Sie die Identität Ihrer Besucher bereits im Voraus digital und beschleunigen somit den Check-in-Prozess bei der Ankunft an der Pforte.
Besuchereinlass vor Ort mit Kiosk-Terminal
Optimieren Sie den Einlass von Besuchern durch eine Verifizierung vor Ort an einem Kiosk-Terminal. Wer nicht bereits vorab per E-Mail seine Besucherdaten vervollständigt hat, kann über ein Touchscreen-Tablet seine Daten mühelos prüfen, ergänzen und bestätigen. Wichtige Dokumente wie Datenschutzerklärung oder Sicherheitshinweise können ebenfalls unterzeichnet werden.
Besuchereinlass vor Ort mit Kiosk-Terminal
Optimieren Sie den Einlass von Besuchern durch eine Verifizierung vor Ort an einem Kiosk-Terminal. Wer nicht bereits vorab per E-Mail seine Besucherdaten vervollständigt hat, kann über ein Touchscreen-Tablet seine Daten mühelos prüfen, ergänzen und bestätigen. Wichtige Dokumente wie Datenschutzerklärung oder Sicherheitshinweise können ebenfalls unterzeichnet werden.
Passen Sie Ihre Besuchermanagement Software an!
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Registrierungsfelder auswählen
Dokumente bereitstellen
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Datenschutzeinstellungen
Digitale Unterschrift für Dokumente
Besucher können Unternehmensdokumente einfach digital unterschreiben und damit akzeptieren. Die Dokumente werden mit der Einladungsmail zugesandt oder können vor Ort an einem Kiosk-Tablet eingesehen und unterzeichnet werden. Beispiele: Firmen- oder Besucherrichtlinie, Unterweisungen, Datenschutzerklärungen, Geheimhaltungsvereinbarungen.
Digitale Unterschrift für Dokumente
Besucher können Unternehmensdokumente einfach digital unterschreiben und damit akzeptieren. Die Dokumente werden mit der Einladungsmail zugesandt oder können vor Ort an einem Kiosk-Tablet eingesehen und unterzeichnet werden. Beispiele: Firmen- oder Besucherrichtlinie, Unterweisungen, Datenschutzerklärungen, Geheimhaltungsvereinbarungen.
Besucher einfach einchecken
Als Rezeptionist oder Office-Manager können Sie Besuchende einchecken oder den Check-in-Prozess optional an die Personen delegieren, die den Gast ursprünglich eingeladen haben. Der Check-in wird stets von einer internen Person digital in Flexopus durchgeführt, sobald die Verifizierung des Besuchers - per Mail oder am Besucher-Kiosk - abgeschlossen ist.
Besucher einfach einchecken
Als Rezeptionist oder Office-Manager können Sie Besuchende einchecken oder den Check-in-Prozess optional an die Personen delegieren, die den Gast ursprünglich eingeladen haben. Der Check-in wird stets von einer internen Person digital in Flexopus durchgeführt, sobald die Verifizierung des Besuchers - per Mail oder am Besucher-Kiosk - abgeschlossen ist.
Digitale Besucherliste
Administratoren haben in Flexopus den vollständigen Überblick über alle Besuchereinladungen und können sehen, welche Gäste sich aktuell im Büro aufhalten. Während normale Benutzer nur ihre selbst eingeladenen Besucher sehen, haben Administratoren zusätzlich die Möglichkeit, Einladungen im Namen von anderen zu erstellen und bestehende Besuche zu bearbeiten.
Digitale Besucherliste
Administratoren haben in Flexopus den vollständigen Überblick über alle Besuchereinladungen und können sehen, welche Gäste sich aktuell im Büro aufhalten. Während normale Benutzer nur ihre selbst eingeladenen Besucher sehen, haben Administratoren zusätzlich die Möglichkeit, Einladungen im Namen von anderen zu erstellen und bestehende Besuche zu bearbeiten.
Was sind die Vorteile einer Besuchermanagement App?
Effizientes Besuchermanagement
Der Einsatz von einer Besuchermanagementsoftware beschleunigt den Prozess. Der Gastgeber erfasst die Basisdaten vom Besucher im Voraus per App. Der Besucher bestätigt seine Daten online oder vor Ort auf einem Tablet in nur wenigen Sekunden. Gestalten Sie den Einlassprozess dank Flexopus digitaler und effizienter.
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Professionelles Besuchererlebnis
Der erste Eindruck ist immer ausschlaggebend, insbesondere bei wichtigen Kunden und Besuchern. Durch den Einsatz einer modernen und professionellen Besuchermanagement Software können Sie einen seriösen Eindruck und ein einmaliges Besuchererlebnis hinterlassen, das auch die Qualität Ihres Unternehmens widerspiegelt.
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Besuchsdaten im Überblick
Unsere Visitor Management Software Flexopus erfasst alle Daten des Besuchs digital: Gastgeber, Name des Besuchers inkl. Kontaktdaten, Zeitraum des Besuchs, Unternehmensangaben sowie bestätigte Unterlagen des Besuchers. Diese Daten können Sie als Administrator einsehen und sich stets einen transparenten Überblick verschaffen.
Besucherdaten sicher nach DSGVO verarbeiten
Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt gespeichert werden. Mit den individuellen Einstellungen für die Datenanonymisierung in Flexopus können Sie die Daten Ihrer Besucher schützen und gemäß Ihrem Zweck rechtzeitig und sicher eine automatische Anonymisierung der Daten vornehmen.
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Mehrere Standorte verwalten
Mit der Workplace Management App Flexopus steuern Sie ihr Besuchermanagement über alle Standorte zentral in einer Software. Office-Manager und Mitarbeitende am Empfang können - je nach Berechtigung - nur die Besucher ihrer oder auch anderer Standorte einsehen, ohne zwingend persönlich vor Ort zu sein.
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Sammelliste für Brandschutz
Mit der Besuchermanagement App Flexopus können Berechtigte im Brandfall eine Liste aller aktiven Besucher am Standort einsehen. Diese Sammelliste hilft, um im Notfall oder im Evakuierungsfall in Echtzeit alle relevanten Informationen zur Hand zu haben und sicherzustellen, dass alle Personen das Büro verlassen haben.
Fragen und Antworten zum Besuchermanagement
Was ist Besuchermanagement?
Besuchermanagement geht über die Begrüßung hinaus und umfasst die Voranmeldung, Einladung, Erfassung, Verifizierung und Protokollierung von Besuchenden inkl. Check-in und Check-out sowie die Verwaltung von erforderlichen Dokumenten zur Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien. Es steuert den gesamten Prozess – von der Einladung bis zur Verabschiedung – und dient als Verwaltungs- und Kontrollinstrument. Eine der führenden Softwarelösungen für modernes Besuchermanagement ist Flexopus.
Welche Funktionen sollte eine Besuchermanagement App haben?
Eine Besuchermanagement-App wie Flexopus sollte neben einer Online-Registrierung von Besuchern auch eine smarte Einladung (zur Vervollständigung persönlicher Daten, der Bestätigung von Datenschutzhinweisen, Informationen zur Uhrzeit des Besuchs, dem Anfahrtsweg oder Parkmöglichkeiten), eine moderne digitale Begrüßung am Empfang sowie eine nahtlose Check-in / Check-out Funktion besitzen. Die Daten sollten dabei individuell - je nach Zweck - datenschutzkonform dokumentiert werden.
Woran erkenne ich ein gutes System zur Besucherregistrierung?
Ein gutes System zum Besuchermanagement sollte den Prozess von der Einladung eines Gastes, über den Empfang bis hin zum Check-out nutzerfreundlich und selbsterklärend abbilden. Es sollte viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten bieten, um individuelle Prozesse bestmöglich abbilden zu können. Achten Sie insbesondere auf die Datenschutz- und Privatsphäre-Einstellungsmöglichkeiten sowie den Speicherort der Daten.
Wie sorgt ein digitales Besuchermanagement für mehr Sicherheit?
Ein Besuchermanagement ist für die Informations- und Besuchersicherheit ein wichtiges Werkzeug.
Informationssicherheit: Besuchende müssen Unternehmensrichtlinien kennen und einhalten, z. B. Verbot von Videoaufnahmen oder Zutrittsbeschränkung zu sensiblen Bereichen. Zertifizierungen wie ISO27001 oder TISAX können solche Prozesse vorschreiben, um den Schutz von Informationen zu gewährleisten.
Besuchersicherheit: Ein effizientes Besuchermanagement unterstützt auch den Brandschutz. Im Notfall hilft es, eine vollständige Liste evakuierter Personen parat zu haben. Zudem können Evakuierungspläne und Sicherheitshinweise können in die Besucherregistrierung integriert werden.
Wie dokumentiere ich Besucher nach ISO 27001 / TISAX rechtskonform?
Unternehmen, die sich nach der internationalen Norm ISO/IEC 27001 oder nach TISAX zertifizieren lassen, bestätigen damit, dass sie ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) implementiert haben. Die Dokumentation von externen Besuchern in einem Büro bzw. auf dem Firmengelände ist in der Regel eine Anforderung der Normen, um Sicherheitsstandard einzuhalten. Mit einer Besuchermanagementsoftware wie Flexopus lassen sich Besucher digital dokumentieren und konform so lange speichern, wie es ihr ISMS vorgibt.
Welche Dokumente sollten Besucher unterschreiben?
Einige Dokumente müssen von Besuchern unterschrieben, andere lediglich zur Kenntnis genommen werden. Für einen effektiven Besuchermanagementprozess sind folgende Dokumente häufig im Einsatz. All diese und noch mehr Dokumente können mit der digitalen Besucherregistrierung von Flexopus bereits vorab per E-Mail bestätigt oder unterschrieben werden, alternativ vor Ort über ein Kiosk-Terminal am Empfang.
Datenschutzerklärung: Gemäß DSGVO müssen Besuchende über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden, einschließlich Zweck, Dauer, Rechte und Verantwortliche der Datenverarbeitung sowie Widerrufsrechte.
Besucherrichtlinie: Eine Richtlinie, die die Verhaltensregeln beim Besuch im Büro festlegt, etwa das Verbot von Foto- und Videoaufnahmen oder den Zugang zu Sicherheitsbereichen.
Sicherheitsanweisungen: Informationen zum Brandschutz, Unfallvermeidung und Evakuierungsplan.
Geheimhaltungsvereinbarung: Zum Schutz sensibler Informationen, da Besuchende möglicherweise Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten oder Gespräche mithören könnten.
Blogbeiträge zur Besucherverwaltung
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