Rechte- und Rollenmanagement
Flexopus bietet ein umfangreiches Rechte- und Rollenmanagement. Je nach Rolle haben die Benutzer unterschiedliche Rechte, die zwischen der einfachen Buchung von Objekten über den Zugriff zum Backend bis hin zu administrativen Aufgaben wie der globalen Verwaltung variieren.
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AdministratorIn
Administratoren verwalten und bewegen sich in Flexopus völlig frei und haben uneingeschränkte Berechtigungen für den Admin-Bereich bzw. das Backend. Hier können BenutzerInnen, Buchungen und Standorte editiert und globale Einstellungen vorgenommen werden. Zudem können andere NutzerInnen mit Rechten ausgestattet werden.
Standort-ManagerIn
Mit dieser Rolle können Standorte inkl. der vorhandenen Buchungen verwaltet und analysiert werden. Standort-ManagerInnen besitzen zudem die Berechtigung, Etagenpläne hinzuzufügen, diese zu bearbeiten und Ausstattungsmerkmale bei Objekten zu hinterlegen.
Gruppen-ManagerIn
Diese Rolle eignet sich ideal für eine Abteilungs- oder Teamleitung oder alternativ für Assistenz- bzw. Sekretariatskräfte. Gruppen-ManagerInnen können Buchungen für zugeteilte Nutzergruppen erstellen und diese verwalten.
Flexopus BenutzerIn
In dieser Rolle können Mitarbeitende Objekte wie Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Parkplätze buchen und haben kein Zugriff auf das Backend. Optional können BenutzerInnen Gästebuchungen für externe Personen vornehmen.
Trennung von administrativen Tätigkeiten
Je nach Unternehmensgröße können sich die Aufgaben im Bereich Arbeitsplatz, Raum- und Gebäudemanagement trennen. Beispielsweise werden die Anbindungen an die zentrale Benutzerdatenbank nicht von derselben Person durchgeführt, wie die Verwaltung von Büros. Wir empfehlen Ihnen, Rechte und Rollen in Flexopus daher wie folgt zu vergeben:
- IT AdministratorInnen: Das initiale Setup der Anwendung und die Einrichtung von Integrationen wird in der Regel von der IT durchgeführt. Da eine unbeschränkte Zugriffsberechtigung für die IT notwendig ist, empfehlen wir die Nutzung des Administrators.
- Facility und Workspace ManagerInnen: Um tägliche Aufgaben bezogen auf Objekte wie Arbeitsplätze, Parkplätze oder Meetingräume durchführen zu können, empfehlen wir Facility- oder Workspace-ManagerInnen die Nutzung der Standort-ManagerInnen oder der AdministratorInnen.
- AssistentInnen und ManagerInnen: Für Mitarbeitende mit Personalverantwortung sowie deren direkte administrative Unterstützung werden in der Regel Berechtigungen benötigt, um Buchungen für andere vorzunehmen. Daher empfehlen wir die Rolle der Gruppen-ManagerInnen.
Gruppenverwaltung mit Flexopus
