Conferentiezalen beheren met het Flexopus kamerboekingssysteem
Flexopus is een boekingssysteem voor kamers en maakt het eenvoudig en intuïtief om vergaderruimten te boeken voor samenwerking in slechts enkele stappen. Met Flexopus kunt u uw kamerboeking efficiënter maken dan ooit tevoren.
.webp)
.svg)
Eenvoudig een kamer boeken!
Boekingsweergave en statistieken
De interactieve plattegronden maken het mogelijk om alle bestaande kamerboekingen weer te geven of om direct nieuwe boekingen te maken. Bovendien wordt de minuutbenutting van de afzonderlijke kamers gevisualiseerd in een warmtekaart.
Elektronische deurborden voor vergaderruimten
Met de Flexopus Digital Signage Add-On kunt u elektronische deurborden bedienen om de kamerbezetting in uw vergaderruimten weer te geven. Naast het weergeven van boekingen kunnen spontane ad-hocboekingen voor vergaderruimten ook via kiosksystemen worden gemaakt.
cateringservice
Bestel gemakkelijk koffie en cake voor uw vergaderingen via de cateringservicemodule. De bestellingen zijn eenvoudig te beheren in Flexopus en worden rechtstreeks doorgestuurd naar de verantwoordelijke dienstverlener.
Naadloze integraties
Synchroniseer boekingen voor vergaderruimten van Microsoft of Google met Flexopus. Hiermee kunnen boekingen worden geëvalueerd, op elektronische deurborden worden weergegeven en via Flexopus worden ingecheckt.
Module voor inchecken
Vergaderruimtes zijn vaak gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden alleen online plaats. Met behulp van de incheckmodule kunnen ongebruikte vergaderruimten automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen.
.webp)
.webp)
.svg)
Buchen Sie einen Demo-Call!
Haben Sie Interesse oder Fragen?
Voordelen van het Flexopus kamerboekingssysteem
Kamer boeken in 3 stappen
Een kamer boeken bij Flexopus is eenvoudig en duurt slechts enkele ogenblikken. Selecteer eenvoudig de gewenste periode en locatie en reserveer uw kamer op de kaart vanuit vogelperspectief.
Kamer boeken in 3 stappen
Een kamer boeken bij Flexopus is eenvoudig en duurt slechts enkele ogenblikken. Selecteer eenvoudig de gewenste periode en locatie en reserveer uw kamer op de kaart vanuit vogelperspectief.
Direct een kamer boeken
U kunt eenvoudig ad hoc boekingen maken via de Flexopus-app of rechtstreeks op het elektronische deurbord en ze daar annuleren. Dit verbetert het flexibele gebruik van vergaderruimten verder en optimaliseert het gebruik ervan.
Direct een kamer boeken
U kunt eenvoudig ad hoc boekingen maken via de Flexopus-app of rechtstreeks op het elektronische deurbord en ze daar annuleren. Dit verbetert het flexibele gebruik van vergaderruimten verder en optimaliseert het gebruik ervan.
.png)
Elektronische deurborden
Verbind uw kamerbezettingsplan in Outlook met elektronische deurborden van Flexopus en tover uw kantoor eenvoudig om in een slim kantoor. Met de uitbreidingsmodule voor digital signage kunt u uw werkomgeving efficiënt uitbreiden met digitale deurborden.
Elektronische deurborden
Verbind uw kamerbezettingsplan in Outlook met elektronische deurborden van Flexopus en tover uw kantoor eenvoudig om in een slim kantoor. Met de uitbreidingsmodule voor digital signage kunt u uw werkomgeving efficiënt uitbreiden met digitale deurborden.
Cateringservice
In Flexopus kunnen cateringprocessen efficiënt in kaart worden gebracht. Configureer welke producten beschikbaar zijn voor medewerkers en voer cateringbestellingen rechtstreeks vanuit Flexopus in. Deze bestellingen kunnen vervolgens intern worden doorgestuurd naar de kantine- of kantoordirectie.
Cateringservice
In Flexopus kunnen cateringprocessen efficiënt in kaart worden gebracht. Configureer welke producten beschikbaar zijn voor medewerkers en voer cateringbestellingen rechtstreeks vanuit Flexopus in. Deze bestellingen kunnen vervolgens intern worden doorgestuurd naar de kantine- of kantoordirectie.
Inchecken/uitchecken
Vergaderruimtes zijn vaak gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden alleen online plaats. Met behulp van de incheckmodule kunnen ongebruikte kamers automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen. Dit is mogelijk in Outlook, de Flexopus-app of via QR-code.
Inchecken/uitchecken
Vergaderruimtes zijn vaak gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden alleen online plaats. Met behulp van de incheckmodule kunnen ongebruikte kamers automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen. Dit is mogelijk in Outlook, de Flexopus-app of via QR-code.
Boekingsbeheer als beheerder
Als beheerder hebt u de mogelijkheid om alle boekingen voor vergaderruimten te bekijken, te beheren en te verwijderen. Optioneel kunnen gesynchroniseerde boekingen uit Microsoft Exchange Online en Google Calendar ook rechtstreeks via Flexopus worden verwijderd.
Boekingsbeheer als beheerder
Als beheerder hebt u de mogelijkheid om alle boekingen voor vergaderruimten te bekijken, te beheren en te verwijderen. Optioneel kunnen gesynchroniseerde boekingen uit Microsoft Exchange Online en Google Calendar ook rechtstreeks via Flexopus worden verwijderd.
Gebruik en analyse in één app
Naast het beheer van de operationele ruimten en het boeken van conferentieruimten en andere objecten, kunt u met Flexopus het gebruik van uw vergaderruimten in detail analyseren. Toekomstige beslissingen over de inrichting van gebieden kunnen daarom ook op basis van gegevens worden genomen.
Gebruik en analyse in één app
Naast het beheer van de operationele ruimten en het boeken van conferentieruimten en andere objecten, kunt u met Flexopus het gebruik van uw vergaderruimten in detail analyseren. Toekomstige beslissingen over de inrichting van gebieden kunnen daarom ook op basis van gegevens worden genomen.
Integraties voor het boeken van kamers
%203.png)
Vragen en antwoorden
Hoe werkt het boeken van kamers met Flexopus?
Ja, met Flexopus kunt u terugkerende boekingen aanmaken, bijvoorbeeld voor reguliere vergaderingen. Je kunt de frequentie en de periode van boekingen individueel instellen. Daarnaast kunt u de apparatuur of specifieke vereisten definiëren, zoals de gewenste ruimtegrootte of technische uitrusting. Flexopus informeert u ook over mogelijke conflicten binnen de serie, zodat alternatieve ruimten of tijden snel kunnen worden gevonden.
Wat zijn de voordelen van het boeken van een vergaderruimte bij Flexopus?
Flexopus vereenvoudigt het beheer van vergaderruimten en het boeken van kamers met een intuïtieve gebruikersinterface en realtime synchronisatie, waardoor dubbele boekingen worden voorkomen. Integratie met MS Outlook en andere veelgebruikte agenda's zorgt voor een naadloze workflow, terwijl functies zoals filters op apparatuur of locatie een gerichte selectie mogelijk maken. Flexopus ondersteunt ook hybride werkmodellen door een optimaal ruimtegebruik te bevorderen en waardevolle inzichten te verschaffen in de manier waarop middelen worden gebruikt.
Worden ruimtewijzigingen gesynchroniseerd in Outlook en Flexopus?
Ja, wijzigingen of annuleringen van kamerboekingen worden automatisch gesynchroniseerd tussen Flexopus en Outlook. Op deze manier zijn alle betrokkenen altijd op de hoogte en worden dubbele boekingen voorkomen. Tegelijkertijd wordt de goedgekeurde ruimte onmiddellijk weer als beschikbaar weergegeven, zodat deze door andere collega's kan worden gebruikt. Deze automatische synchronisatie bespaart tijd en vermindert de organisatorische inspanningen aanzienlijk.
Heb ik extra software nodig voor het boeken van kamers in Outlook met Flexopus?
Nee, de integratie vindt plaats via een Outlook-invoegtoepassing, die in uw bedrijf beschikbaar is. Zodra het geïnstalleerd is, kunt u uw vergaderruimten rechtstreeks in uw gebruikelijke Outlook-omgeving boeken zonder dat u extra hulpmiddelen hoeft te installeren. Boekingen worden bidirectioneel gesynchroniseerd met Flexopus om dubbele boekingen te voorkomen.
Kan ik terugkerende boekingen maken voor vergaderruimten?
Ja, met Flexopus kunt u terugkerende boekingen aanmaken, bijvoorbeeld voor reguliere vergaderingen. Je kunt de frequentie en de periode van boekingen individueel instellen, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks. Flexopus zorgt ervoor dat de geselecteerde kamers gereserveerd blijven voor de hele serie en biedt u de mogelijkheid om individuele afspraken binnen de serie naar behoefte aan te passen of te annuleren zonder de volledige boeking te verwijderen.
Blogberichten over het boeken van kamers
.png)
Waar wacht u nog op?
