Gastenboeking en bezoekersbeheer
Beheer eenvoudig externe bezoeken in uw flexibele werkomgeving met Flexopus gastenboeking. Medewerkers die gasten of externen verwachten, kunnen zelfstandig en op een gepersonaliseerde manier werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen voor derden reserveren.
Maak een boeking voor gasten
Reserveringen of boekingen van werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen voor gasten kunnen door iedere medewerker worden aangemaakt. Gasten ontvangen dan een persoonlijke e-mailuitnodiging met informatie over het boekingstijdstip, de beschrijving van de accommodatie en de plattegrond.
Maak tijdelijke gebruikersprofielen
Externe medewerkers zoals freelancers die al langer bij het bedrijf werken, kunnen een tijdelijk gebruikersprofiel met een vervaldatum ontvangen. Met het tijdelijke gebruikersprofiel kunnen tijdens de geldigheidsperiode reguliere boekingen worden gemaakt. Tijdelijke gebruikersprofielen kunnen alleen door beheerders worden aangemaakt.
Overzicht van gastenboekingen
In het admin gedeelte zijn alle boekingen te bekijken via de boekingsgeschiedenis. Gastenboekingen worden speciaal gemarkeerd zodat beheerders te allen tijde een overzicht hebben van de gemaakte gastenboekingen in Flexopus.
Ad-hoc boeking van kamers
Vergaderruimtes en telefooncellen kunnen ter plaatse op de display worden gereserveerd, zelfs door gasten. Kamerboekingen worden in het systeem vastgelegd, tenzij er sprake is van conflicten of andere reserveringen. Lees meer over onze digital signage-displayoplossing en de Microsoft Exchange Online-verbinding.
.svg)
Boek een demogesprek!
Bent u geïnteresseerd of heeft u vragen?
Hoe werkt het boeken van gasten?
Het enige dat u nodig heeft om gasten te boeken in Flexopus is naam, e-mailadres en eventueel de reden van bezoek. Nadat deze informatie is ingevoerd, hoeft u alleen nog maar het betreffende object te selecteren en wordt de externe persoon per e-mail op de hoogte gesteld van de boeking.
Specifieke gebruiksscenario's voor gastenboekingen zijn divers. Hieronder hebben we enkele van de meest voorkomende gebruiksscenario’s opgesomd. In principe kunt u de functie precies gebruiken zoals uw interne bedrijfsvereisten dit vereisen.
- Workshops met klanten
U wilt graag een workshop met klanten op kantoor organiseren. Met gastenboeking reserveert u geschikte objecten voor uw klanten en kunnen uw collega's op de live kaart zien in welk deel van het kantoor de workshop plaatsvindt. - Sollicitanten & Voorbeeldwerk
Naast klanten zijn sollicitanten ook altijd te gast op het bedrijf. Om er zeker van te zijn dat er een werkplek beschikbaar is voor proefwerk, kan deze vooraf gereserveerd worden. - Freelancers & Overige externe medewerkers
In agile bedrijven komt het vaak voor dat freelancers of andere externe medewerkers op projectmatige basis en voor een bepaalde tijd in het bedrijf zijn beperkte tijd. Ook hier kan het nodig zijn om specifieke werkplekken te reserveren via gastenboeking.
Deurborden voor kamerbezetting
