Ein Arbeitsplatz Buchungssystem (auch "Desk-Sharing-Software" genannt) wie Flexopus ist eine Software, mit der Mitarbeiter flexibel Schreibtische ihres Unternehmens reservieren können - für die Tage, an denen sie im Büro sind. Das Office ist dabei als digitaler Zwilling visuell abgebildet. Ein Arbeitsplatz Buchungssystem sorgt für eine einfachere Organisation und effiziente Ressourcennutzung in flexiblen Arbeitsmodellen.

Ein Arbeitsplatz Buchungssystem wie Flexopus ermöglicht flexible Arbeitsplatzreservierungen. Es unterstützt flexible Arbeitsmodelle wie Hybrid Work und Desk Sharing. Es reduziert Suchzeiten nach freien Plätzen und sorgt somit für eine abgestimmtes, organisiertes, stressfreies und produktives Zusammenarbeiten im Unternehmen. Ganz nebenbei helfen die Datenanalysen bei der ressourcenschonenden Nutzung von Arbeitsplätzen und Büroflächen.

Ein modernes Arbeitsplatz-Buchungssystem wie Flexopus besitzt eine benutzerfreundliche Oberfläche, für eine selbsterklärende Buchung von Arbeitsplätzen. Wichtige Funktionen sind Benutzergruppen zur Zugriffsverwaltung, eine Check-in/Check-out- sowie Analysefunktion zur Optimierung der Flächennutzung. Eine Übersicht, wer wann im Büro ist sowie Integrationen mit Drittanbietern, darf ebenfalls nicht fehlen. Zudem sind Mehrsprachigkeit, Barrierefreiheit sowie umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten essenziell.

Ein gutes Arbeitsplatz Buchungssystem wie Flexopus zeichnet sich durch hervorragendes Nutzerfeedback auf den gängigen Bewertungsplattformen wie OMR, G2 oder Google aus. Ein Wert von 4,8 Sternen oder besser ist dabei exzellent. Weiter sollte die Arbeitsplatz Buchungssoftware im Hinblick auf Informationssicherheit nach ISO27001 zertifiziert sein, umfangreiche Privatsphäreneinstellungen bieten und bestenfalls die Daten ausschließlich in Deutschland hosten.

Ein gutes Verhältnis von Arbeitsplätzen zu Mitarbeitern in einem Shard-Desk-Modell (auch Desk-Sharing genannt) hängt stark von den Arbeitsgewohnheiten, der Branche und der Unternehmenskultur ab. Während ein Verhältnis von 1:1 als traditionell gilt, ist eine Quote von 1:1,2 bis 1:1,5 moderat. Moderne Unternehmen mit zwei bis drei Homeoffice-Tagen pro Woche haben ingegen ein Verhältnis von 1:2. Das bedeutet: Pro Arbeitsplatz gibt es zwei Mitarbeiter. Mehr zu Desk-Sharing Rate im Flexopus Blog.

Das A & O für die Einführung eines Desk-Sharing-Modells ist eine gute Change-Kommunikation. Binden Sie wichtige Stakeholder wie Teamleiter und Betriebsrat von Anfang an ein. Nehmen Sie Sorgen und Ängste ernst und ermöglichen Sie Beteiligung und Mitgestaltung. Weiter benötigen Sie ein nutzerfreundliches Arbeitsplatzbuchungssystem wie Flexopus, für eine gute Organisation mit klaren Regeln - dann macht der Wechsel sogar Spaß.

Neben der Buchung von Shared Desks ermöglicht die Arbeitsplatz-Buchungsapp Flexopus ebenfalls die Reservierung von Meetingräumen und Parkplätzen. Weiter können Leistungen von Catering- oder Hausmeister-Dienstleistungen geordert werden. Auch die Anmeldung bzw. Registrierung von Besuchern kann mit Flexopus gemanaged werden. Prinzipiell kann mit Flexopus jede Ressource rund um den Arbeitsplatz visuell dargestellt und flexibel buchbar gemacht werden.

Mit der Arbeitsplatz-Buchungssoftware Flexopus können auch Arbeitsplätze für Gäste reserviert werden, vorausgesetzt die Funktion ist entsprechend aktiviert. Mitarbeiter des Unternehmens können dann für externe Gäste Arbeitsplätze buchen. Darüber hinaus bietet Flexopus mit dem Modul “Besuchermanagement” auch eine Registrierungs- und Dokumentationsmöglichkeit für Besucher im Büro inkl. Einbindung des Empfangs bzw. der Pforte.