La condivisione della scrivania è un argomento di grande attualità. Questo potrebbe non essere più troppo sorprendente, perché i vantaggi sono evidenti: maggiore flessibilità, risparmio sui costi di affitto ed energia, meno uffici sovraffollati e dipendenti chiaramente più soddisfatti sono solo alcuni dei motivi per cui molte aziende e organizzazioni si affidano ora al concetto di scrivania condivisa e al New Work.

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Tuttavia, è anche chiaro che un cambiamento culturale di questo tipo non può essere adottato senza tutta una serie di disposizioni. A seconda delle dimensioni dell'azienda, ci sono molti fattori importanti da considerare ai quali le aziende devono prestare attenzione. La partecipazione al desk sharing da parte del comitato aziendale è essenziale a questo livello.

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Riassumiamo brevemente come può essere il desk sharing, il consiglio aziendale e la partecipazione del consiglio aziendale al desk sharing:

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• In generale, il comitato aziendale non può impedire la decisione se la vostra azienda introduce il desk sharing (decisione del Tribunale federale del lavoro del 17 novembre 2021 (rif. 7 ABR 18/20)
• Tuttavia, il comitato aziendale può avere una grande influenza sulla natura del processo e sul cambiamento associato
• Le questioni relative alla protezione della salute, come i posti di lavoro ergonomici, le scrivanie in piedi, gli schermi separati e i dispositivi di input rientrano nelle competenze del comitato aziendale
• Le norme igieniche per la condivisione del posto di lavoro dovrebbero essere utilizzate come linee guida
• La protezione dei dati deve essere garantita nei luoghi di lavoro
• I contratti di lavoro esistenti devono essere mantenuti o modificati

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Desk sharing Partecipazione al Consiglio di fabbrica

Come già detto all'inizio, ci sono alcuni punti in cui il comitato aziendale può avere voce in capitolo in Shared Desk. Per poter entrare un po' più nel dettaglio, vale la pena illuminare i singoli punti in modo più dettagliato. È anche chiaro che non tutto ciò che potrebbe disturbare i dipendenti è anche un motivo per cui il comitato aziendale partecipa al desk sharing.

Protezione dei dipendenti

Protezione dei dipendenti è una preoccupazione centrale del comitato aziendale quando si introduce il desk sharing. Il comitato aziendale deve garantire che le condizioni di lavoro continuino a soddisfare i requisiti legali e che la salute e il benessere dei dipendenti non siano compromessi. Ciò include in particolare i seguenti aspetti:

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1. Ergonomia: Anche con la condivisione della scrivania, i luoghi di lavoro devono essere progettati ergonomicamente per evitare problemi di salute. Il comitato aziendale può richiedere ai dipendenti di avere accesso a sedie, tavoli e schermi ergonomicamente adeguati.

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2. Esigenze personali: La condivisione della scrivania significa che i dipendenti non hanno più un posto di lavoro fisso. Il comitato aziendale deve garantire che le esigenze individuali, come attrezzature di lavoro speciali o adattamenti personali, siano prese in considerazione.

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3. Protezione dei dati: Con la condivisione della scrivania, c'è il rischio che i dati personali sensibili rimangano non protetti. Il comitato aziendale deve garantire l'adozione di misure di protezione dei dati sufficienti per mantenere la riservatezza dei dipendenti.

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Garanzie

Anche le misure di sicurezza svolgono un ruolo importante nell'introduzione del desk sharing. Il comitato aziendale ha il compito di garantire che gli standard di sicurezza continuino a essere rispettati in azienda. Ciò include:

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• Controlli di accesso: Poiché i dipendenti utilizzano postazioni di lavoro diverse, il comitato aziendale deve garantire che persone non autorizzate non abbiano accesso alle postazioni di lavoro e alle informazioni sensibili ivi archiviate.

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• Sicurezza informatica: I luoghi di lavoro flessibili possono mettere a repentaglio la sicurezza IT, ad esempio a causa di computer non protetti o cavi esposti. Il comitato aziendale deve garantire che vengano adottate misure per ridurre al minimo tali rischi, ad esempio utilizzando reti crittografate o l'obbligo di bloccare sempre i computer quando non vengono utilizzati.

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• Sicurezza sul lavoro: Poiché la condivisione della scrivania può comportare l'installazione di nuove postazioni di lavoro su base giornaliera, il comitato aziendale deve garantire che ciò non comporti rischi per la sicurezza, ad esempio a causa di cavi mal posati o attrezzature di lavoro utilizzate in modo improprio.

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Influenza del consiglio di fabbrica sulla scrivania condivisa

Da un punto di vista legale, ci sono quindi alcuni aspetti da considerare prima che il desk sharing possa essere approvato dal comitato aziendale.

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• Partecipazione all'introduzione: Il comitato aziendale ha il diritto di contribuire a dare forma all'introduzione del desk sharing. Può stabilire condizioni e regolamenti che garantiscano la protezione degli interessi dei dipendenti.

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• Coinvolgimento nella progettazione: Il comitato aziendale può influenzare la progettazione specifica del modello di desk sharing, ad esempio definendo regole per l'uso delle postazioni di lavoro, sistemi di prenotazione o misure per evitare conflitti tra dipendenti.

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• Monitoraggio dell'implementazione: Anche dopo l'introduzione del desk sharing, il comitato aziendale ha il diritto e il dovere di monitorare il rispetto degli accordi presi e, se necessario, di richiedere adeguamenti in caso di problemi per i dipendenti.

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In sintesi, il comitato aziendale svolge un ruolo decisivo nell'introduzione del desk sharing per garantire che i dipendenti siano protetti, siano prese le precauzioni di sicurezza e che gli interessi della forza lavoro siano presi in considerazione in modo completo.

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Flexopus: la soluzione sicura per la tua azienda

Ora che abbiamo stabilito che il comitato aziendale ha una grande influenza sull'introduzione del desk sharing in azienda, è giunto il momento di implementare una soluzione software sicura e facile da usare. Questo non solo rende più facile per tutti i dipendenti passare alla condivisione della scrivania, ma garantisce anche che i processi funzionino e siano registrati digitalmente.

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È estremamente importante avere al proprio fianco un fornitore che vada di pari passo con la protezione dei dati, la facilità d'uso e l'accessibilità: Flexopus - La soluzione per la condivisione della scrivania!

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Flexopus è soggetto a rigide normative, ha sede in Germania ed è esso stesso un grande sostenitore della protezione dei dati. Per questo motivo, i consigli aziendali di tutto il paese si affidano a Flexopus e il software viene utilizzato in molti settori della vita pubblica, nelle infrastrutture critiche e all'interno di grandi società quotate al DAX.

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Con la possibilità di assegnare le caratteristiche delle apparecchiature per proprietà, a tutti i dipendenti è garantito l'accesso a tavoli regolabili in altezza, doppi monitor o altra assistenza nella vita lavorativa quotidiana e non c'è più alcun conflitto su chi ha bisogno di quale attrezzatura e dove.

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Flexopus offre anche diverse funzionalità nei settori della privacy, della protezione dei dati e dei test, che sono ugualmente soddisfacenti per il comitato aziendale di desk sharing e il livello esecutivo.

Impostazioni sulla privacy

• Controllo completo sui tuoi dati: Gli utenti possono configurare impostazioni dettagliate sulla privacy.
• Opzioni di controllo: Gli utenti decidono quali informazioni (ad esempio disponibilità, posizione) sono visibili agli altri.
• Personalizzabilità: Regolazione individuale della visibilità delle prenotazioni e dei dati personali.

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La protezione dei dati è una priorità assoluta

• Riduzione al minimo dei dati: Raccolta dei soli dati necessari per ridurre al minimo i rischi di protezione dei dati.
• Anonimizzazione e pseudonimizzazione: Protezione dei dati personali mediante l'anonimizzazione ove possibile.
• Elaborazione sicura dei dati: Trasmissioni crittografate e metodi di archiviazione sicuri per impedire accessi non autorizzati.

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Certificazione ISO 27001

• Gestione del rischio: Identificazione, valutazione e riduzione al minimo continue dei rischi per la sicurezza.
• Monitoraggio e miglioramento sistematici: Revisione e adeguamento periodici delle misure di sicurezza.
• Costruire la fiducia: ISO 27001 come segno di qualità e fiducia per le aziende.

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Audit regolari

• Revisione della conformità: Garantire la conformità alla ISO 27001 e ai requisiti legali di protezione dei dati.
• Identificazione dei punti deboli: Identifica e affronta tempestivamente i potenziali rischi per la sicurezza.
• Miglioramento continuo: Utilizzo dei risultati degli audit per ottimizzare processi e tecnologie.

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Flexopus è quindi caratterizzato da una serie di funzionalità avanzate di sicurezza e protezione dei dati che garantiscono la protezione della privacy degli utenti, la gestione sicura dei dati personali e la conformità agli standard internazionali. Con ampie impostazioni sulla privacy, un approccio rispettoso della privacy, certificazione ISO 27001 e controlli regolari, Flexopus garantisce alle aziende una soluzione sicura e conforme alle normative sulla privacy per la condivisione della scrivania e l'organizzazione dell'ufficio. Queste caratteristiche rendono Flexopus una scelta affidabile per le aziende che richiedono i massimi requisiti di sicurezza e protezione dei dati.

Sinossi

La condivisione della scrivania offre alle aziende molti vantaggi, come flessibilità e risparmio sui costi, ma richiede anche un'attenta pianificazione e considerazione degli interessi dei dipendenti. Il comitato aziendale svolge un ruolo importante nell'introduzione e nella progettazione del modello di desk sharing, in particolare nei settori della protezione della salute, dell'ergonomia, della protezione dei dati e delle misure di sicurezza.

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Il comitato aziendale da solo non può impedire l'introduzione del desk sharing, ma ha una notevole influenza sulla struttura, ad esempio stabilendo regole e monitorando l'attuazione. L'attenzione si concentra su argomenti come l'ergonomia dei luoghi di lavoro, la sicurezza informatica, i controlli degli accessi e la conformità ai requisiti di igiene e protezione dei dati.

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Il software per la condivisione della scrivania Flexopus offre una soluzione sicura e conforme alle normative sulla privacy. Questo è caratterizzato da impostazioni complete sulla privacy, un approccio rispettoso della privacy, certificazione ISO 27001 e audit regolari, che lo rendono una scelta affidabile per le aziende che attribuiscono grande valore alla sicurezza e alla protezione dei dipendenti.

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