Condivisione delle scrivanie e comitato aziendale: cosa considerare?

La condivisione della scrivania è sulla bocca di tutti in questo momento. Ciò potrebbe non sorprendere più di tanto, poiché i vantaggi sono evidenti: maggiore flessibilità, risparmi sui costi di affitto ed energetici, uffici meno sovraffollati e dipendenti palesemente più soddisfatti sono solo alcuni dei motivi per cui molte aziende e organizzazioni puntano ora sul concetto di postazione condivisa e sul New Work. 

Tuttavia, è altrettanto chiaro che un cambiamento culturale di questo tipo non può essere adottato senza tutta una serie di regole. A seconda delle dimensioni dell'azienda, qui si combinano molti fattori importanti a cui le aziende devono prestare attenzione. A questo livello è essenziale la condivisione dei compiti da parte del comitato aziendale.

Riassumiamo brevemente come possono presentarsi la condivisione del desk, i comitati aziendali e la co-determinazione del comitato aziendale nella condivisione del desk:

• In generale, il comitato aziendale non può impedire la decisione se la vostra azienda introduca o meno la condivisione della scrivania (sentenza del Tribunale federale del lavoro del 17 novembre 2021 (caso n. 7 ABR 18/20)
• Tuttavia, il comitato aziendale può avere una grande influenza sulla natura della procedura e sui cambiamenti associati.
• Le questioni relative alla tutela della salute, come postazioni di lavoro ergonomiche, scrivanie in piedi, schermi separati e dispositivi di input, rientrano nella competenza del comitato aziendale.
• Le norme igieniche per la condivisione di un posto di lavoro dovrebbero essere applicate come linea guida
• La protezione dei dati deve essere garantita sul posto di lavoro
• Gli accordi di lavoro esistenti devono essere mantenuti o modificati

Condivisione del desk e co-determinazione del comitato aziendale

Come già accennato all'inizio, ci sono alcuni punti in cui il comitato aziendale può avere diritto di co-determinazione nelle scrivanie condivise. Per entrare un po' più nel dettaglio, vale la pena esaminare più approfonditamente i singoli punti. È anche chiaro che non tutto ciò che potrebbe dare fastidio ai dipendenti è un motivo per cui il consiglio aziendale dovrebbe avere voce in capitolo sulla condivisione della scrivania. 

Tutela dei dipendenti

La tutela dei dipendenti è una delle preoccupazioni principali del consiglio aziendale quando si introduce la condivisione della scrivania. Il comitato aziendale deve garantire che le condizioni di lavoro continuino a rispettare i requisiti di legge e che la salute e il benessere dei dipendenti non siano compromessi. Ciò include in particolare i seguenti aspetti:

1. Ergonomia: Anche con la condivisione della scrivania, le postazioni di lavoro devono essere progettate ergonomicamente per evitare problemi di salute. Il comitato aziendale può esigere che i dipendenti abbiano accesso a sedie, tavoli e schermi ergonomicamente adatti.

2. Esigenze personali: La condivisione della scrivania implica che i dipendenti non hanno più un posto di lavoro fisso. Il comitato aziendale deve garantire che vengano prese in considerazione le esigenze individuali, come ad esempio attrezzature di lavoro speciali o adattamenti personali.

3. Protezione dei dati: Quando si condivide la scrivania, c'è il rischio che i dati personali sensibili rimangano non protetti. Il comitato aziendale deve garantire che siano adottate misure di protezione dei dati sufficienti a proteggere la riservatezza dei dipendenti.

Precauzioni di sicurezza

Anche le precauzioni di sicurezza svolgono un ruolo importante quando si introduce la condivisione della scrivania. Il comitato aziendale è responsabile di garantire che gli standard di sicurezza continuino a essere rispettati all'interno dell'azienda. Ciò include:

• Controlli di accesso: Poiché i dipendenti utilizzano postazioni di lavoro diverse, il comitato aziendale deve garantire che persone non autorizzate non abbiano accesso alle postazioni di lavoro e alle informazioni sensibili in esse archiviate.

• Sicurezza informatica: A causa della flessibilità degli spazi di lavoro, la sicurezza informatica può essere compromessa, ad esempio a causa di computer non protetti o cavi esposti. Il comitato aziendale deve garantire che vengano adottate misure per ridurre al minimo tali rischi, ad esempio mediante l'uso di reti criptate o l'obbligo di bloccare sempre i computer quando non sono in uso.

• Sicurezza sul posto di lavoro: Poiché la condivisione della scrivania può comportare la riorganizzazione quotidiana delle postazioni di lavoro, il comitato aziendale deve garantire che ciò non comporti rischi per la sicurezza, ad esempio a causa di cavi mal posati o attrezzature di lavoro utilizzate in modo improprio.

Influenza del comitato aziendale sulla scrivania condivisa 

Il consiglio di fabbrica ha un diritto di cogestione sull'introduzione del desk sharing ai sensi dell'articolo 87, comma 1, numeri 1 e 7 della legge sulla costituzione dell'impresa (BetrVG). Da un punto di vista legale, prima che la condivisione delle scrivanie possa essere approvata dal consiglio aziendale, è necessario tenere conto di una serie di aspetti. 

• Codeterminazione nell'introduzione: Il consiglio d'azienda ha il diritto di contribuire a definire l'introduzione della condivisione della scrivania. Può stabilire condizioni e norme per garantire che gli interessi dei dipendenti siano tutelati. 

• Partecipazione alla progettazione: Il comitato aziendale può influenzare la progettazione concreta del modello di condivisione delle scrivanie, ad esempio stabilendo regole per l'uso delle postazioni di lavoro, sistemi di prenotazione o misure per evitare conflitti tra dipendenti.

• Monitoraggio dell'attuazione: Anche dopo l'introduzione della condivisione della scrivania, il comitato aziendale ha il diritto e il dovere di monitorare il rispetto degli accordi presi e, se necessario, di richiedere modifiche qualora sorgessero problemi per i dipendenti.

In sintesi, il comitato aziendale svolge un ruolo cruciale nell'introduzione della condivisione della scrivania per garantire che sia garantita la tutela dei dipendenti, che siano adottate misure di sicurezza e che gli interessi della forza lavoro siano pienamente tenuti in considerazione.

Flexopus: la soluzione sicura per la tua azienda

Ora che abbiamo stabilito che il comitato aziendale ha un'influenza significativa sull'introduzione della condivisione della scrivania in azienda, è giunto il momento di implementare una soluzione software sicura e di facile utilizzo. Ciò non solo semplifica la transizione alla condivisione della scrivania per tutti i dipendenti, ma garantisce anche che i processi funzionino e vengano registrati digitalmente. 

È estremamente importante avere al proprio fianco un fornitore in cui protezione dei dati, facilità d'uso e accessibilità vadano di pari passo: Flexopus - La soluzione per la condivisione della scrivania!

Flexopus è soggetta a rigide normative, ha sede in Germania ed è essa stessa una convinta sostenitrice della protezione dei dati. Per questo motivo, i comitati aziendali di tutto il Paese si affidano a Flexopus e il software è utilizzato in molti settori della vita pubblica, nelle infrastrutture critiche e all'interno di grandi aziende quotate al DAX.

Grazie alla possibilità di assegnare le caratteristiche delle apparecchiature per oggetto, a tutti i dipendenti è garantito l'accesso a tavoli regolabili in altezza, doppi monitor o altri ausili per il lavoro quotidiano, eliminando così i conflitti su chi necessita di quali caratteristiche delle apparecchiature in quale luogo.

Inoltre, Flexopus offre una serie di funzionalità in materia di privacy, protezione dei dati e test che soddisfano sia il consiglio d'azienda che il team dirigenziale quando si tratta di condivisione della scrivania.

Impostazioni sulla privacy

• Controllo completo sui propri dati: Gli utenti possono configurare impostazioni dettagliate sulla privacy.
• Opzioni di controllo: Gli utenti decidono quali informazioni (ad esempio disponibilità, posizione) sono visibili agli altri.
• Personalizzazione: Regolazione individuale della visibilità delle prenotazioni e dei dati personali.

La protezione dei dati è la nostra massima priorità

• Minimizzazione dei dati: Raccolta dei soli dati necessari per ridurre al minimo i rischi per la protezione dei dati.
• Anonimizzazione e pseudonimizzazione: Protezione dei dati personali mediante l'anonimizzazione ove possibile.
• Elaborazione sicura dei dati: Trasmissioni crittografate e procedure di archiviazione sicura per impedire l'accesso non autorizzato.

ISO 27001 - Certificazione

• Gestione del rischio: Identificazione, valutazione e minimizzazione continue dei rischi per la sicurezza.
• Monitoraggio e miglioramento sistematici: Revisione e adeguamento regolari delle misure di sicurezza.
• Creare fiducia: ISO 27001 come caratteristica di qualità e prova di fiducia per le aziende.

Revisioni regolari 

• Revisione della conformità: Garantire la conformità con la norma ISO 27001 e i requisiti legali sulla protezione dei dati.
• Identificazione delle vulnerabilità: Rilevamento precoce e correzione di potenziali rischi per la sicurezza.
• Miglioramento continuo: Utilizzo dei risultati di audit per ottimizzare processi e tecnologie.

Flexopus è caratterizzato da una serie di funzionalità avanzate di sicurezza e protezione dei dati che garantiscono la tutela della privacy degli utenti, la gestione sicura dei dati personali e la conformità agli standard internazionali. Grazie a impostazioni di privacy estese, un approccio rispettoso della protezione dei dati, una certificazione ISO 27001 e audit regolari, Flexopus garantisce che le aziende ricevano una soluzione sicura e conforme alla protezione dei dati per la condivisione della scrivania e l'organizzazione dell'ufficio. Queste caratteristiche rendono Flexopus una scelta affidabile per le aziende che richiedono i massimi livelli di sicurezza e protezione dei dati.

Riepilogo

La condivisione della scrivania offre molti vantaggi alle aziende, come flessibilità e risparmio sui costi, ma richiede anche un'attenta pianificazione e la considerazione degli interessi dei dipendenti. Il comitato aziendale svolge un ruolo importante nell'introduzione e nella progettazione del modello di condivisione della scrivania, in particolare negli ambiti della tutela della salute, dell'ergonomia, della protezione dei dati e delle misure di sicurezza.

Il comitato aziendale da solo non può impedire l'introduzione della condivisione delle postazioni di lavoro, ma può influire notevolmente sulla sua progettazione, ad esempio stabilendo regole e monitorandone l'attuazione. L'attenzione si concentra su temi quali postazioni di lavoro ergonomiche, sicurezza informatica, controlli di accesso e rispetto delle norme igieniche e di protezione dei dati.

Il software per postazioni di lavoro condivise Flexopusoffre una soluzione sicura e conforme alla protezione dei dati per la condivisione della postazione di lavoro. È caratterizzato da impostazioni complete sulla privacy, un approccio favorevole alla protezione dei dati, certificazione ISO 27001 e audit regolari, che lo rendono una scelta affidabile per le aziende che attribuiscono grande valore alla sicurezza e alla tutela dei dipendenti.