La condivisione della srivania o hot desking non è più solo un concetto moderno utilizzato da start-up o aziende della Silicon Valley. Le aziende di tutto il mondo sfruttano sempre più i vantaggi dell’hot desking. Continua a leggere per scoprire quali sono esattamente i vantaggi e gli svantaggi dell'hot desking.

Cos'è l'hot desking?

L'hot desking è una forma di organizzazione del lavoro in cui ai dipendenti non viene assegnata una postazione di lavoro fissa, ma ne scelgono una in modo flessibile ogni giorno. In un ambiente di lavoro moderno, i dipendenti spesso lavorano da casa, viaggiano o partecipano alle riunioni dei clienti, quindi è raro che tutti i dipendenti siano in ufficio contemporaneamente.

L'idea delle scrivanie condivise si basa quindi sulla libera assegnazione delle postazioni di lavoro esistenti e il concetto prevede il risparmio di spazio, il che favorisce la flessibilità di un ufficio. La libera scelta dello spazio vuole evitare la monotonia e l'abitudine. L’auto-organizzazione quotidiana, invece, favorisce la produttività e la creatività, con conseguente maggiore motivazione sul posto di lavoro.

Vantaggi e svantaggi comuni dell'hot desking

Diverse aziende, sia giovani start-up o multinazionali, stanno già praticando con successo il principio della scrivania condivisa, ma un ufficio flessibile non ha solo vantaggi. Abbiamo raccolto i vantaggi e gli svantaggi più comuni dell'hot desking.

Vantaggi dell'hot desking

FFlessibilità in ufficio

Il concetto di scrivania condivisa è ideale per un modo di lavorare agile e promuove quindi flessibilità e creatività. La rotazione costante che avviene all'interno dell'azienda ha un impatto particolare sulla creatività e la sostiene attraverso nuove influenze, poiché i dipendenti si incontrano ogni giorno in modo nuovo.

Scambio e flusso di informazioni

Cambiando continuamente scrivania, i dipendenti entrano naturalmente in contatto con più persone rispetto ad un posto di lavoro fisso. I colleghi dialogano tra loro anche tra i reparti, il che porta a discussioni su metodi di lavoro, sfide e migliori pratiche.

Promuovere la soddisfazione dei dipendenti

La giusta attrezzatura per ufficio che soddisfi le esigenze dei dipendenti gioca un ruolo importante nella soddisfazione dei dipendenti. Con la condivisione della scrivania puoi contribuire alla soddisfazione dei tuoi dipendenti allineando in modo ottimale tutti gli spazi ai processi lavorativi.

Risparmia sui costi

Un ufficio con scrivania condivisa può far risparmiare costi aggiuntivi. Ciò è dovuto in parte al fatto che le aziende non devono affittare grandi spazi per uffici e in parte perché non hanno bisogno di tante postazioni di lavoro quanti sono i dipendenti, poiché non tutti i dipendenti sono in ufficio ogni giorno. Ci sono sempre persone che lavorano da casa, in viaggio d'affari, in vacanza o malate. 

Svantaggi dell'hot desking

Tumulto interiore

Per alcuni, la ricerca quotidiana di un lavoro può rappresentare un fattore di stress. Soprattutto all'inizio, quando il processo viene introdotto di recente. Per rendere l'introduzione il più piacevole possibile, un cambiamento nella comunicazione e una fase di test possono aiutare a creare un'abitudine tra i dipendenti.

Riduzione delle dinamiche di gruppo

Sebbene un ufficio flessibile promuova lo scambio interdipartimentale, la dinamica e la coesione all'interno del proprio gruppo possono diminuire. Per contrastare questo fenomeno, i dipendenti dovrebbero tenere d’occhio le dinamiche del proprio gruppo e, se necessario, introdurre misure, come ad esempio riunire il team X volte a settimana.

Requisito di tempo

Naturalmente la ricerca di un posto di lavoro adeguato richiede tempo. Pertanto, uno strumento digitale per trovare e prenotare il posto di lavoro giusto è solitamente un investimento sensato. Inoltre, ogni volta è necessario allestire e cablare una nuova scrivania, una sedia e un laptop.

Flexopus: probabilmente lo strumento di condivisione della scrivania più intuitivo

In un'era in cui la scelta dello spazio di lavoro giusto richiede tempo, Flexopus rappresenta un investimento utile grazie alla sua piattaforma digitale e all'app nativa. L'intuitivo strumento di condivisione delle scrivanie di Flexopus si distingue per la sua efficienza e facilità d'uso poiché semplifica la ricerca e la prenotazione di spazi di lavoro, sale riunioni e parcheggi adeguati.

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Flexopus offre anche una perfetta integrazione con Microsoft Exchange. Questa integrazione consente una sincronizzazione fluida delle prenotazioni dello spazio di lavoro con i calendari dei dipendenti e consente di prenotare le sale riunioni direttamente tramite Outlook. Inoltre esiste anche un'integrazione con Microsoft Teams che consente ai dipendenti di prenotare gli spazi di lavoro direttamente nella familiare infrastruttura Microsoft.

Ha senso l’hot desking?

Il concetto di prenotazione del posto di lavoro è generalmente utile se i collaboratori lavorano in modo flessibile e ci sono molti colleghi che lavorano in parte da casa o sono spesso sul posto con i clienti. Tuttavia, deve essere attuato correttamente e richiede l’impegno di tutti i soggetti coinvolti. A tutti dovrebbe essere consentito di contribuire con le proprie opinioni, idee e preoccupazioni. Se esiste un comitato aziendale, anche questo dovrebbe essere coinvolto nella pianificazione in una fase iniziale.

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Naturalmente, una fase di prova è un modello molto adatto per portare avanti il processo decisionale, ma tieni presente che l’hot desking è un concetto molto interattivo che si basa sul riunire le persone al lavoro per promuovere la collaborazione. Se tutti comprendono il principio, ci sono buone probabilità che la produttività, la soddisfazione e la collaborazione si svilupperanno positivamente. Un sistema di prenotazione del posto di lavoro intuitivo e semplice come Flexopus getta le basi per la tua implementazione di successo.