Le desk sharing ou hot desking n'est plus seulement un concept moderne utilisé par les start-ups ou les entreprises de la Silicon Valley. Les entreprises du monde entier sont de plus en plus nombreuses à profiter des avantages du hot desking. Lisez la suite pour découvrir quels sont exactement les avantages et les inconvénients du hot desking.

Qu'est-ce que le hot desking ?

Le hot desking désigne une forme d'organisation du travail dans laquelle les employés ne se voient pas attribuer un poste de travail fixe, mais en choisissent un de manière flexible chaque jour. Dans un environnement de travail moderne, les employés travaillent souvent à domicile, voyagent ou assistent aux réunions avec des clients, de sorte qu'il est rare que tous les employés soient au bureau en même temps.

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L'idée des bureaux partagés repose donc sur la libre attribution des postes de travail existants, et le concept implique un gain d'espace, ce qui favorise la flexibilité d'un bureau. Le libre choix de l'espace vise à éviter la monotonie et l'habitude. L'auto-organisation quotidienne, quant à elle, favorise la productivité et la créativité, ce qui se traduit par une plus grande motivation sur le lieu de travail.

Avantages et inconvénients courants du hot desking

Plusieurs entreprises, qu'il s'agisse de jeunes start-ups ou d’entreprises mondiales, pratiquent déjà avec succès le principe du bureau partagé, mais un bureau flexible n'a pas que des avantages. Nous avons rassemblé les avantages et les inconvénients les plus courants du hot desking.

Avantages du hot desking

Flexibilité du bureau

Le concept de bureau partagé est parfaitement adapté à un mode de travail agile et favorise donc la flexibilité et la créativité. La rotation constante au sein de l'entreprise a un impact particulier sur la créativité et la soutient par de nouvelles influences, car les employés se rencontrent tous les jours.

Échange et flux d'informations

En changeant constamment de bureau, les employés entrent naturellement en contact avec plus de personnes qu'ils ne le feraient sur un lieu de travail fixe. Les collègues se parlent également entre services, ce qui donne lieu aux discussions sur les méthodes de travail, les défis et les meilleures pratiques.

Promouvoir la satisfaction des employés

Un équipement de bureau adapté aux besoins des employés joue un rôle majeur dans leur satisfaction. Avec le desk sharing, vous pouvez contribuer à la satisfaction de vos employés en alignant de manière optimale tous les espaces sur les processus de travail.

Économiser des coûts

Un bureau partagé permet d'économiser des coûts supplémentaires. D'une part, parce que les entreprises ne doivent pas louer de grands espaces de bureaux et, d'autre part, parce qu'elles n'ont pas besoin d'autant de postes de travail que d'employés, car tous les employés ne sont pas présents au bureau tous les jours. Il y a toujours des personnes qui travaillent à domicile, qui sont en voyage d'affaires, en vacances ou malades.

Inconvénients du hot desking

L'agitation intérieure

Pour certains, la recherche quotidienne d'un emploi peut être un facteur de stress. Surtout au début, lorsque le processus est nouvellement introduit. Afin de rendre l'introduction aussi agréable que possible, une communication sur le changement et une phase de test peuvent aider à créer une habitude parmi les employés.

Diminution de la dynamique d'équipe

Bien qu'un bureau flexible favorise les échanges entre départements, la dynamique et la cohésion au sein de l'équipe peuvent diminuer. Pour y remédier, les employés doivent surveiller la dynamique de leur propre équipe et prendre des mesures si nécessaire, par exemple en faisant en sorte que l'équipe s'assoie ensemble X fois par semaine.

Besoin de temps

La recherche d'un lieu de travail adéquat prend évidemment du temps. C'est pourquoi un outil numérique permettant de trouver et de réserver un lieu de travail adéquat est généralement un investissement judicieux. En outre, un nouveau bureau, une nouvelle chaise et un nouvel ordinateur portable doivent être installés et câblés à chaque fois.

Flexopus - probablement l'outil de partage de bureau le plus intuitif

À une époque où choisir le bon espace de travail prend du temps, Flexopus représente un investissement rentable grâce à sa plateforme numérique et à son application native. L'outil intuitif de partage de bureau de Flexopus se distingue par son efficacité et sa facilité d'utilisation en facilitant la recherche et la réservation d'espaces de travail, de salles de réunion et de places de parking adaptés.

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Flexopus offre également une intégration transparente avec Microsoft Exchange. Cette intégration permet de synchroniser en douceur les réservations d'espaces de travail avec les calendriers des employés et de réserver des salles de réunion directement via Outlook. En outre, il existe également une intégration avec Microsoft Teams qui permet aux employés de réserver des espaces de travail directement dans l'infrastructure familière de Microsoft.

Le hot desking a-t-il un sens ?

Le concept de réservation d'espaces de travail est généralement intéressant si le personnel travaille de manière flexible et si de nombreux collègues travaillent en partie à domicile ou sont souvent sur place avec des clients. Toutefois, il doit être mis en œuvre correctement et nécessite l'engagement de toutes les personnes concernées. Chacun doit être autorisé à donner son avis, ses idées et ses préoccupations. S'il existe un comité d'entreprise, celui-ci doit également être impliqué dans la planification à un stade précoce.

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Bien sûr, une phase de test est un modèle très approprié pour faire avancer le processus de décision, mais gardez à l'esprit que le hot desking est un concept très interactif qui se nourrit du rapprochement des personnes sur le lieu de travail pour promouvoir la collaboration. Si tout le monde comprend le principe, il y a de fortes chances que la productivité, la satisfaction et la collaboration évoluent positivement. Un système de réservation de postes de travail simple et intuitif comme Flexopus constitue la base d'une mise en œuvre réussie.