Le partage de bureau est sur toutes les lèvres en ce moment. Cela n'est peut-être plus surprenant, car les avantages sont évidents : plus de flexibilité, des économies de location et d'énergie, moins de bureaux surpeuplés et des employés manifestement plus satisfaits ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises et organisations font désormais confiance au concept de bureau partagé et à New Work.

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Cependant, il est également clair qu'un tel changement culturel ne peut être adopté sans toute une série de dispositions. En fonction de la taille de l'entreprise, ici de nombreux facteurs importants ensemble, auxquels les entreprises doivent prêter attention. La participation du comité d'entreprise au partage de bureau est essentielle à ce niveau.

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Résumons brièvement à quoi peuvent ressembler le partage de bureau, le comité d'entreprise et la participation du comité d'entreprise au partage de bureau :

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• En général, le comité d'entreprise ne peut pas empêcher la décision d'introduire ou non le partage de bureau dans votre entreprise
• Cependant, le comité d'entreprise peut avoir une grande influence sur la nature du processus et le changement associé
• Les questions de protection de la santé telles que l'ergonomie des postes de travail, les bureaux debout, les écrans séparés et les dispositifs de saisie relèvent de la compétence du comité d'entreprise
• Les règles d'hygiène relatives au partage d'un lieu de travail doivent être utilisées à titre indicatif
• La protection des données doit être garantie sur les lieux de travail
• Les accords de travail existants doivent être maintenus ou modifiés

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Partage de bureaux et participation au comité d'entreprise

Comme déjà mentionné au début, le comité d'entreprise peut avoir son mot à dire sur certains points dans Shared Desk. Afin de pouvoir entrer un peu plus dans les détails, il est utile d'éclairer les différents points plus en détail. Il est également clair que tout ce qui pourrait perturber les employés n'est pas également une raison pour laquelle le comité d'entreprise participe au partage de bureau.

Protéger les employés

Protéger les employés est une préoccupation centrale du comité d'entreprise lors de l'introduction du partage de bureau. Le comité d'entreprise doit s'assurer que les conditions de travail restent conformes aux exigences légales et que la santé et le bien-être des employés ne sont pas affectés. Cela inclut notamment les aspects suivants :

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1. Ergonomie : Même avec le partage de bureau, les lieux de travail doivent être conçus de manière ergonomique pour éviter les problèmes de santé. Le comité d'entreprise peut exiger que les employés aient accès à des chaises, des tables et des écrans ergonomiques.

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2. Besoins personnels : Le partage de bureau signifie que les employés n'ont plus de poste de travail fixe. Le comité d'entreprise doit veiller à ce que les besoins individuels, tels que les équipements de travail spéciaux ou les ajustements personnels, soient pris en compte.

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3. Protection des données : Avec le partage de bureau, les données personnelles sensibles risquent de ne pas être protégées. Le comité d'entreprise doit s'assurer que des mesures de protection des données suffisantes sont en place pour préserver la confidentialité des employés.

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Sauvegardes

Les mesures de sécurité jouent également un rôle important dans l'introduction du partage de bureau. Le comité d'entreprise a pour mission de veiller à ce que les normes de sécurité continuent d'être respectées dans l'entreprise. Cela inclut :

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• Contrôles d'accès : Étant donné que les employés utilisent des postes de travail différents, le comité d'entreprise doit s'assurer que les personnes non autorisées n'ont pas accès aux postes de travail et aux informations sensibles qui y sont stockées.

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• Sécurité informatique : Les espaces de travail flexibles peuvent compromettre la sécurité informatique, par exemple en raison d'ordinateurs non sécurisés ou de câbles exposés. Le comité d'entreprise doit veiller à ce que des mesures soient prises pour minimiser ces risques, par exemple en utilisant des réseaux cryptés ou en imposant l'obligation de toujours verrouiller les ordinateurs lorsqu'ils ne sont pas utilisés.

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• Sécurité de l'emploi : Étant donné que le partage de bureau peut entraîner l'installation quotidienne de nouveaux postes de travail, le comité d'entreprise doit s'assurer que cela ne présente pas de risques pour la sécurité, par exemple en raison de câbles mal posés ou d'équipements de travail mal utilisés.

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L'influence du comité d'entreprise sur le bureau partagé

Le comité d'entreprise a un droit de participation à l'introduction du partage de bureau. D'un point de vue juridique, il y a donc quelques éléments à prendre en compte avant que le partage de bureau puisse être approuvé par le comité d'entreprise.

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• Participation à l'introduction : Le comité d'entreprise a le droit de contribuer à l'introduction du partage de bureau. Il peut fixer des conditions et des réglementations garantissant la protection des intérêts des employés.

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• Implication dans la conception : Le comité d'entreprise peut influencer la conception spécifique du modèle de partage de bureau, par exemple en définissant des règles pour l'utilisation des postes de travail, des systèmes de réservation ou des mesures visant à éviter les conflits entre les employés.

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• Suivi de la mise en œuvre : Même après l'introduction du partage de bureau, le comité d'entreprise a le droit et le devoir de contrôler le respect des accords conclus et, si nécessaire, d'exiger des ajustements en cas de problèmes pour les employés.

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En résumé, le comité d'entreprise joue un rôle décisif dans l'introduction du partage de bureau afin de garantir la protection des employés, la prise de mesures de sécurité et la prise en compte globale des intérêts du personnel.

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Flexopus : la solution sécurisée pour votre entreprise

Maintenant que nous avons établi que le comité d'entreprise a une influence majeure sur l'introduction du partage de bureau dans l'entreprise, il est temps de mettre en place une solution logicielle sécurisée et facile à utiliser. Cela permet non seulement à tous les employés de passer plus facilement au partage de bureau, mais garantit également que les processus fonctionnent et sont enregistrés numériquement.

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Il est essentiel d'avoir à vos côtés un fournisseur qui garantit la protection des données, la facilité d'utilisation et l'accessibilité : Flexopus – la solution idéale pour le partage de bureau !

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Flexopus est soumis à des réglementations strictes, est hébergé en Allemagne et est lui-même un fervent défenseur de la protection des données. C'est pourquoi les comités d'entreprise de tout le pays font confiance à Flexopus et le logiciel est utilisé dans de nombreux domaines de la vie publique, des infrastructures critiques et au sein de grandes entreprises cotées au DAX.

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Avec la possibilité d'attribuer les caractéristiques de l'équipement par propriété, tous les employés ont la garantie d'avoir accès à des tables réglables en hauteur, à deux écrans ou à d'autres aides dans la vie professionnelle quotidienne et il n'y a plus de conflit quant à savoir qui a besoin de quel équipement et où.

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Flexopus propose également plusieurs fonctionnalités dans les domaines de la confidentialité, de la protection des données et des tests, qui sont tout aussi satisfaisantes pour le comité d'entreprise du partage de bureau que pour le niveau exécutif.

Paramètres de confidentialité

• Contrôle complet de vos propres données : Les utilisateurs peuvent définir des paramètres de confidentialité détaillés.
• Options de contrôle : Les utilisateurs décident quelles informations (par exemple, disponibilité, localisation) sont visibles pour les autres.
• Personnalisabilité : Ajustement individuel de la visibilité des réservations et des données personnelles.

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La protection des données est une priorité absolue

• Minimisation des données : Collecte des seules données nécessaires pour minimiser les risques liés à la protection des données.
• Anonymisation et pseudonymisation : Protéger les données personnelles par le biais de l'anonymisation dans la mesure du possible.
• Traitement sécurisé des données : Transmissions cryptées et méthodes de stockage sécurisées pour empêcher tout accès non autorisé.

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Certification ISO 27001

• Gestion des risques : Identification, évaluation et minimisation continues des risques de sécurité.
• Surveillance et amélioration systématiques : Révision et ajustement réguliers des mesures de sécurité.
• Instaurer la confiance : ISO 27001 en tant que gage de qualité et de confiance pour les entreprises.

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Audits réguliers

• Examen de conformité : Garantir la conformité à la norme ISO 27001 et aux exigences légales en matière de protection des données.
• Identification des points faibles : Identifiez et traitez les risques de sécurité potentiels dès le début.
• Amélioration continue : Utiliser les résultats des audits pour optimiser les processus et les technologies.

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Flexopus se caractérise donc par une variété de fonctionnalités avancées de sécurité et de protection des données qui garantissent la protection de la vie privée des utilisateurs, le traitement sécurisé des données personnelles et le respect des normes internationales. Avec des paramètres de confidentialité étendus, une approche respectueuse de la vie privée, et une certification ISO 27001 validée par des audits réguliers, Flexopus garantit aux entreprises une solution sécurisée et conforme pour le partage et l'organisation des bureaux. Ces caractéristiques font de Flexopus un choix fiable pour les entreprises qui imposent les plus hautes exigences en matière de sécurité et de protection des données.

Synopsis

Le partage de bureau offre de nombreux avantages aux entreprises, tels que la flexibilité et les économies de coûts, mais nécessite également une planification minutieuse et la prise en compte des intérêts des employés. Le comité d'entreprise joue un rôle important dans l'introduction et la conception du modèle de partage de bureau, en particulier dans les domaines de la protection de la santé, de l'ergonomie, de la protection des données et des mesures de sécurité.

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Le comité d'entreprise ne peut à lui seul empêcher l'introduction du partage de bureau, mais il a une influence considérable sur la structure, par exemple en fixant des règles et en surveillant leur mise en œuvre. L'accent est mis sur des sujets tels que l'ergonomie des lieux de travail, la sécurité informatique, les contrôles d'accès et le respect des exigences en matière d'hygiène et de protection des données.

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Flexopus, logiciel de bureau partagé, propose une solution sécurisée et respectueuse de la confidentialité pour le partage de bureau.Cela se caractérise par des paramètres de confidentialité complets, une approche respectueuse de la vie privée, une certification ISO 27001 et des audits réguliers, ce qui en fait un choix fiable pour les entreprises qui accordent une grande importance à la sécurité et à la protection des employés.