Desk sharing and the works council: What should you keep in mind?

Desk sharing is currently on everyone's lips. This is hardly surprising, as the benefits are obvious: more flexibility, savings on rent and energy costs, less crowded offices, and demonstrably happier employees are just a few of the reasons why many companies and organizations are now opting for the shared desk concept and New Work.

However, it is also clear that a cultural change of this kind cannot be adopted without a whole range of regulations. Depending on the size of the company, many important factors come into play that businesses must pay attention to. The works council's co-determination regarding desk sharing is essential at this level.

We have summarized how desk sharing, the works council, and the works council's co-determination in desk sharing can look:

• In general, the works council cannot prevent the decision to introduce desk sharing in your company (Federal Labour Court decision of November 17, 2021 (Az. 7 ABR 18/20))
• However, the works council can have a major influence on the nature of the procedure and the associated changes
• Health and safety topics such as ergonomic workstations, standing desks, separate screens, and input devices fall under the works council's remit
• Hygiene regulations for sharing a workstation should be applied as a guideline
• Data protection must be guaranteed at the workstations
• Existing works agreements must be reviewed and, if necessary, adjusted or supplemented by a specific desk sharing works agreement

Works council co-determination in desk sharing

As mentioned at the beginning, there are several points where the works council can have co-determination rights regarding shared desks. To go into a bit more detail, it is worth examining the individual points more closely. It is also clear that not everything that might bother employees is a reason for the works council's co-determination in desk sharing. Desk sharing co-determination plays a central role here, as it regulates how the new workplace model is designed and implemented.

Protection of employees

The protection of employees is a central concern for the works council when introducing desk sharing. The works council must ensure that working conditions continue to meet legal requirements and that the health and well-being of employees are not compromised. This includes the following aspects in particular:

1. Ergonomics: Even with desk sharing, workstations must be ergonomically designed to avoid health problems. The works council can demand that employees have access to ergonomically suitable chairs, desks, and screens.

2. Personal needs: Desk sharing means that employees no longer have a fixed workstation. The works council must ensure that individual needs, such as special work equipment or personal adjustments, are taken into account.

3. Data protection: With desk sharing, there is a risk that sensitive personal data may remain unprotected. The works council must ensure that sufficient data protection measures are in place to maintain employee confidentiality.

Safety precautions

Safety precautions also play an important role in the introduction of desk sharing. The works council has the task of ensuring that safety standards in the company continue to be met. This includes:

• Access controls: Since employees use different workstations, the works council must ensure that unauthorized persons do not have access to the workstations and the sensitive information stored there.

• IT security: Flexible workstations can jeopardize IT security, for example through unsecured computers or exposed cables. The works council must ensure that measures are taken to minimize such risks, such as using encrypted networks or requiring computers to be locked whenever they are not in use.

• Workplace safety: Since desk sharing can lead to workstations being set up anew every day, the works council must ensure that this does not lead to safety risks, for example through poorly laid cables or improperly used work equipment.

Influence of the works council on shared desks

Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und 7 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Desk Sharing. Aus rechtlicher Perspektive müssen also einige Dinge beachtet werden, bevor Desk Sharing vom Betriebsrat freigegeben werden kann. Die Desk Sharing Mitbestimmung regelt, wie der Betriebsrat bei der Einführung und Ausgestaltung beteiligt wird und umfasst sowohl organisatorische als auch gesundheitliche und datenschutzrelevante Aspekte. 

• Mitbestimmung bei der Einführung: Der Betriebsrat hat das Recht, die Einführung von Desk Sharing mitzugestalten. Er kann Bedingungen und Regelungen festlegen, die sicherstellen, dass die Interessen der Mitarbeitenden gewahrt bleiben. 

• Beteiligung an der Ausgestaltung: Der Betriebsrat kann Einfluss auf die konkrete Ausgestaltung des Desk Sharing-Modells nehmen, z.B. durch Festlegung von Regeln zur Nutzung der Arbeitsplätze, Reservierungssystemen oder Maßnahmen zur Vermeidung von Konflikten zwischen den Mitarbeitenden.

• Überwachung der Umsetzung: Auch nach der Einführung von Desk Sharing hat der Betriebsrat das Recht und die Pflicht, die Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen zu verlangen, wenn sich Probleme für die Mitarbeitenden ergeben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Betriebsrat bei der Einführung von Desk Sharing eine entscheidende Rolle spielt, um sicherzustellen, dass der Schutz der Mitarbeitenden gewährleistet ist, Sicherheitsvorkehrungen getroffen und die Interessen der Belegschaft umfassend berücksichtigt werden.

Desk Sharing Betriebsvereinbarung

Bei der Einführung von Desk Sharing spielt nicht nur die Mitbestimmung des Betriebsrats eine wichtige Rolle – häufig wird auch eine Betriebsvereinbarung zum Desk Sharing abgeschlossen. Sie schafft klare Desk Sharing Regeln, sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass die Interessen der Mitarbeitenden umfassend berücksichtigt werden.

Eine Desk Sharing Betriebsvereinbarung legt verbindlich fest, wie das Shared-Desk-Modell im Unternehmen umgesetzt wird und welche organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen gelten. Typische Inhalte einer solchen Vereinbarung sind:

• Nutzungsregeln für Arbeitsplätze, Buchungsprozesse und Bürobereiche
• Ergonomische und gesundheitliche Standards, die trotz wechselnder Arbeitsplätze eingehalten werden müssen
• Datenschutz- und IT-Sicherheitsmaßnahmen, inklusive Clean-Desk-Policy
• Hygiene- und Sicherheitsvorgaben, um Risiken beim Arbeitsplatzwechsel zu minimieren
• Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse einzelner Mitarbeitender
• Verfahren zur Konfliktlösung sowie regelmäßige Überprüfung der Vereinbarung

Eine gut ausgearbeitete Desk Sharing Betriebsvereinbarung unterstützt Arbeitgeber und Betriebsrat dabei, das neue Arbeitsplatzmodell rechtssicher, fair und nachvollziehbar zu gestalten. Sie bietet Orientierung, schützt die Belegschaft und erleichtert die Einführung sowie die spätere Nutzung des Desk Sharing im Alltag.

Flexopus: Die sichere Lösung für Ihr Unternehmen

Nachdem wir nun festgestellt haben, dass der Betriebsrat einen großen Einfluss auf die Einführung von Desk Sharing im Unternehmen besitzt, gilt es nun eine sichere und einfach zu nutzende Softwarelösung zu implementieren. Das erleichtert nicht nur allen Angestellten die Umstellung auf Desk Sharing, sondern sorgt ebenfalls dafür, dass Prozesse digital funktionieren und festgehalten werden. 

Hierbei ist es überaus wichtig einen Anbieter an der Seite zu haben, bei dem Datenschutz, einfache Nutzbarkeit und Barrierefreiheit Hand in Hand gehen: Flexopus - Die Workplace Management Software

Flexopus unterliegt strengen Vorschriften, ist in Deutschland gehostet und selbst großer Verfechter des Datenschutzes. Aus diesem Grund vertrauen Betriebsräte landesweit auf Flexopus und die Software findet Anwendung in vielen Bereichen des öffentlichen Lebens, der kritischen Infrastruktur und innerhalb großer DAX-notierter Unternehmen.

Mit der Möglichkeit, Ausstattungsmerkmale pro Objekt zu vergeben, ist allen Mitarbeitenden der Zugang zu höhenverstellbaren Tischen, dual-Monitoren oder anderweitigen Hilfen im Arbeitsalltag garantiert und es entstehen keine Konflikte mehr, wer welche Ausstattungsmerkmale an welchem Platz braucht.

Des weiteren bietet Flexopus in den Punkten Privatsphäre, Datenschutz und Testings einige Features, die beim Desk Sharing Betriebsrat und Chefetage gleichermaßen zufriendestellt.

Privatsphäre Einstellungen

• Umfassende Kontrolle über eigene Daten: Nutzende können detaillierte Privatsphäre-Einstellungen vornehmen.
• Kontrollmöglichkeiten: Nutzende entscheiden, welche Informationen (z.B. Verfügbarkeiten, Standort) für andere sichtbar sind.
• Anpassbarkeit: Individuelle Anpassung der Sichtbarkeit von Buchungen und personenbezogenen Daten.

Datenschutz genießt höchste Priorität

• Datenminimierung: Erfassung nur notwendiger Daten, um Datenschutzrisiken zu minimieren.
• Anonymisierung und Pseudonymisierung: Schutz personenbezogener Daten durch Anonymisierung, wo möglich.
• Sichere Datenverarbeitung: Verschlüsselte Übertragungen und sichere Speicherverfahren zur Verhinderung unbefugten Zugriffs.

ISO 27001 - Zertifizierung

• Risikomanagement: Kontinuierliche Identifikation, Bewertung und Minimierung von Sicherheitsrisiken.
• Systematische Überwachung und Verbesserung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen.
• Vertrauensbildung: ISO 27001 als Qualitätsmerkmal und Vertrauensbeweis für Unternehmen.

Regelmäßige Audits 

• Überprüfung der Compliance: Sicherstellung der Einhaltung von ISO 27001 und gesetzlichen Datenschutzvorgaben.
• Identifikation von Schwachstellen: Frühzeitige Erkennung und Behebung potenzieller Sicherheitsrisiken.
• Kontinuierliche Verbesserung: Nutzung der Auditergebnisse zur Optimierung von Prozessen und Technologien.

Flexopus zeichnet sich also durch eine Vielzahl von fortschrittlichen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen aus, die den Schutz der Privatsphäre der Nutzenden, den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung internationaler Standards gewährleisten. Mit umfangreichen Privatsphäre-Einstellungen, einem datenschutzfreundlichen Ansatz, einer ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßigen Audits stellt Flexopus sicher, dass Unternehmen eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für Desk Sharing und Büroorganisation erhalten. Diese Merkmale machen Flexopus zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen, die höchste Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz stellen.

Flexopus offers much more than traditional desk sharing software: With the room booking system and parking space booking system, meeting rooms and company parking spaces can be managed easily and based on specific rules. The asset management software supports digital inventory management, while the visitor management software and the catering module simplify the organization of guests and office services. All modules are combined into a central workplace management software that prioritizes data protection, security, and individual access rights.

Zusammenfassung

Desk Sharing bringt Unternehmen viele Vorteile, wie Flexibilität und Kosteneinsparungen, erfordert aber auch eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung der Mitarbeitendeninteressen. Der Betriebsrat hat eine wichtige Rolle bei der Einführung und Ausgestaltung des Desk Sharing-Modells, insbesondere in den Bereichen Gesundheitsschutz, Ergonomie, Datenschutz und Sicherheitsvorkehrungen.

Der Betriebsrat alleine kann die Einführung von Desk Sharing nicht verhindern, hat aber erheblichen Einfluss auf die Ausgestaltung, etwa durch Festlegung von Regeln und Überwachung der Umsetzung. Themen wie ergonomische Arbeitsplätze, IT-Sicherheit, Zugangskontrollen und die Einhaltung von Hygiene- und Datenschutzvorgaben stehen dabei im Fokus.

Eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für Desk Sharing bietet die Shared Desk Software Flexopus. Diese zeichnet sich durch umfassende Privatsphäre-Einstellungen, einen datenschutzfreundlichen Ansatz, ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßige Audits aus, was sie zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen macht, die hohen Wert auf Sicherheit und den Schutz der Mitarbeitenden legen.