Desk Sharing ist momentan in aller Munde. Das mag nicht mehr allzu viel Verwunderung hervorrufen, denn die Vorteile liegen auf der Hand: Mehr Flexibilität, Einsparungen bei Miet- und Energiekosten, weniger überfüllte Büros und nachweislich zufriedenere Mitarbeitende sind nur ein paar der Gründe, weshalb viele Unternehmen und Organisationen mittlerweile auf das Shared Desk Konzept und New Work setzen. 

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Klar ist jedoch auch, dass eine Kulturveränderung dieser Art nicht ohne eine ganze Reihe von Bestimmungen verabschiedet werden kann. Je nach Größe des Unternehmens kommen hier viele wichtige Faktoren zusammen, auf die Betriebe zu achten haben. Die Desk Sharing Mitbestimmung des Betriebsrats ist auf dieser Ebene unerlässlich.

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Wie Desk Sharing, Betriebsrat und die Mitbestimmung des Betriebsrats beim Desk Sharing aussehen kann, fassen wir einmal kurz zusammen:

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• Generell kann der Betriebsrat die Entscheidung, ob Ihr Betrieb Desk Sharing einführt, nicht verhindern (Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 17. November 2021 (Az. 7 ABR 18/20)
• Der Betriebsrat kann aber großen Einfluss auf die Art und Weise des Prozederes und der damit einhergehenden Veränderung haben
• Themen aus dem Gesundheitsschutz wie ergonomische Arbeitsplätze, Stehpulte, getrennte Bildschirme und Eingabegeräte fallen in den Aufgabenbereich des Betriebsrats
• Hygienevorschriften für das Teilen eines Arbeitsplatzes sollten als Richtlinie angewendet werden
• Datenschutz muss an den Arbeitsplätzen gewährleistet sein
• Bestehende Betriebsvereinbarungen müssen entweder gewahrt oder abgeändert werden

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Desk Sharing Mitbestimmung des Betriebsrats

Wie bereits eingangs erwähnt, gibt es einige Punkte, in denen der Betriebsrat Mitbestimmung bei Shared Desk haben kann. Um ein bisschen mehr ins Detail gehen zu können, lohnt es sich, die einzelnen Punkte nochmals genauer auszuleuchten. Klar ist außerdem: Nicht alles, was Angestellte stören könnte, ist auch ein Grund für die Mitbestimmung des Betriebsrats beim Desk Sharing. 

Schutz der Mitarbeitenden

Der Schutz der Mitarbeitenden ist ein zentrales Anliegen des Betriebsrats bei der Einführung von Desk Sharing. Der Betriebsrat muss sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen weiterhin den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und die Gesundheit sowie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden nicht beeinträchtigt werden. Dies umfasst insbesondere folgende Aspekte:

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1. Ergonomie: Auch beim Desk Sharing müssen die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet sein, um gesundheitliche Probleme zu vermeiden. Der Betriebsrat kann verlangen, dass die Mitarbeitenden Zugang zu ergonomisch passenden Stühlen, Tischen und Bildschirmen haben.

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2. Persönliche Bedürfnisse: Desk Sharing bedeutet, dass Mitarbeitende nicht mehr über einen festen Arbeitsplatz verfügen. Der Betriebsrat muss sicherstellen, dass individuelle Bedürfnisse, wie z.B. spezielle Arbeitsmittel oder persönliche Anpassungen, berücksichtigt werden.

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3. Datenschutz: Beim Desk Sharing besteht die Gefahr, dass sensible persönliche Daten ungeschützt bleiben. Der Betriebsrat muss hier darauf achten, dass ausreichende Datenschutzmaßnahmen vorhanden sind, um die Vertraulichkeit der Mitarbeitenden zu wahren.

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Sicherheitsvorkehrungen

Sicherheitsvorkehrungen spielen bei der Einführung von Desk Sharing ebenfalls eine wichtige Rolle. Der Betriebsrat hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Sicherheitsstandards im Unternehmen weiterhin eingehalten werden. Dies umfasst:

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• Zugangskontrollen: Da Mitarbeitende unterschiedliche Arbeitsplätze nutzen, muss der Betriebsrat darauf achten, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Arbeitsplätze und die dort gelagerten sensiblen Informationen haben.

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• IT-Sicherheit: Durch die flexiblen Arbeitsplätze kann die IT-Sicherheit gefährdet sein, z.B. durch nicht gesicherte Rechner oder freiliegende Kabel. Der Betriebsrat muss hier sicherstellen, dass Maßnahmen getroffen werden, um solche Risiken zu minimieren, etwa durch den Einsatz verschlüsselter Netzwerke oder die Verpflichtung, Computer immer zu sperren, wenn sie nicht genutzt werden.

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• Arbeitsplatzsicherheit: Da Desk Sharing dazu führen kann, dass Arbeitsplätze täglich neu eingerichtet werden, muss der Betriebsrat sicherstellen, dass dies nicht zu Sicherheitsrisiken führt, beispielsweise durch schlecht verlegte Kabel oder unsachgemäß genutzte Arbeitsgeräte.

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Einfluss des Betriebsrats auf Shared Desk 

Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und 7 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Desk Sharing. Aus rechtlicher Perspektive müssen also einige Dinge beachtet werden, bevor Desk Sharing vom Betriebsrat freigegeben werden kann. 

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• Mitbestimmung bei der Einführung: Der Betriebsrat hat das Recht, die Einführung von Desk Sharing mitzugestalten. Er kann Bedingungen und Regelungen festlegen, die sicherstellen, dass die Interessen der Mitarbeitenden gewahrt bleiben. 

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• Beteiligung an der Ausgestaltung: Der Betriebsrat kann Einfluss auf die konkrete Ausgestaltung des Desk Sharing-Modells nehmen, z.B. durch Festlegung von Regeln zur Nutzung der Arbeitsplätze, Reservierungssystemen oder Maßnahmen zur Vermeidung von Konflikten zwischen den Mitarbeitenden.

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• Überwachung der Umsetzung: Auch nach der Einführung von Desk Sharing hat der Betriebsrat das Recht und die Pflicht, die Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen zu verlangen, wenn sich Probleme für die Mitarbeitenden ergeben.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Betriebsrat bei der Einführung von Desk Sharing eine entscheidende Rolle spielt, um sicherzustellen, dass der Schutz der Mitarbeitenden gewährleistet ist, Sicherheitsvorkehrungen getroffen und die Interessen der Belegschaft umfassend berücksichtigt werden.

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Flexopus: Die sichere Lösung für Ihr Unternehmen

Nachdem wir nun festgestellt haben, dass der Betriebsrat einen großen Einfluss auf die Einführung von Desk Sharing im Unternehmen besitzt, gilt es nun eine sichere und einfach zu nutzende Softwarelösung zu implementieren. Das erleichtert nicht nur allen Angestellten die Umstellung auf Desk Sharing, sondern sorgt ebenfalls dafür, dass Prozesse digital funktionieren und festgehalten werden. 

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Hierbei ist es überaus wichtig einen Anbieter an der Seite zu haben, bei dem Datenschutz, einfache Nutzbarkeit und Barrierefreiheit Hand in Hand gehen: Flexopus - Die Desk Sharing Lösung!

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Flexopus unterliegt strengen Vorschriften, ist in Deutschland gehostet und selbst großer Verfechter des Datenschutzes. Aus diesem Grund vertrauen Betriebsräte landesweit auf Flexopus und die Software findet Anwendung in vielen Bereichen des öffentlichen Lebens, der kritischen Infrastruktur und innerhalb großer DAX-notierter Unternehmen.

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Mit der Möglichkeit, Ausstattungsmerkmale pro Objekt zu vergeben, ist allen Mitarbeitenden der Zugang zu höhenverstellbaren Tischen, dual-Monitoren oder anderweitigen Hilfen im Arbeitsalltag garantiert und es entstehen keine Konflikte mehr, wer welche Ausstattungsmerkmale an welchem Platz braucht.

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Des weiteren bietet Flexopus in den Punkten Privatsphäre, Datenschutz und Testings einige Features, die beim Desk Sharing Betriebsrat und Chefetage gleichermaßen zufriendestellt.

Privatsphäre Einstellungen

• Umfassende Kontrolle über eigene Daten: Nutzende können detaillierte Privatsphäre-Einstellungen vornehmen.
• Kontrollmöglichkeiten: Nutzende entscheiden, welche Informationen (z.B. Verfügbarkeiten, Standort) für andere sichtbar sind.
• Anpassbarkeit: Individuelle Anpassung der Sichtbarkeit von Buchungen und personenbezogenen Daten.

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Datenschutz genießt höchste Priorität

• Datenminimierung: Erfassung nur notwendiger Daten, um Datenschutzrisiken zu minimieren.
• Anonymisierung und Pseudonymisierung: Schutz personenbezogener Daten durch Anonymisierung, wo möglich.
• Sichere Datenverarbeitung: Verschlüsselte Übertragungen und sichere Speicherverfahren zur Verhinderung unbefugten Zugriffs.

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ISO 27001 - Zertifizierung

• Risikomanagement: Kontinuierliche Identifikation, Bewertung und Minimierung von Sicherheitsrisiken.
• Systematische Überwachung und Verbesserung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen.
• Vertrauensbildung: ISO 27001 als Qualitätsmerkmal und Vertrauensbeweis für Unternehmen.

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Regelmäßige Audits 

• Überprüfung der Compliance: Sicherstellung der Einhaltung von ISO 27001 und gesetzlichen Datenschutzvorgaben.
• Identifikation von Schwachstellen: Frühzeitige Erkennung und Behebung potenzieller Sicherheitsrisiken.
• Kontinuierliche Verbesserung: Nutzung der Auditergebnisse zur Optimierung von Prozessen und Technologien.

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Flexopus zeichnet sich also durch eine Vielzahl von fortschrittlichen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen aus, die den Schutz der Privatsphäre der Nutzenden, den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung internationaler Standards gewährleisten. Mit umfangreichen Privatsphäre-Einstellungen, einem datenschutzfreundlichen Ansatz, einer ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßigen Audits stellt Flexopus sicher, dass Unternehmen eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für Desk Sharing und Büroorganisation erhalten. Diese Merkmale machen Flexopus zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen, die höchste Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz stellen.

Zusammenfassung

Desk Sharing bringt Unternehmen viele Vorteile, wie Flexibilität und Kosteneinsparungen, erfordert aber auch eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung der Mitarbeitendeninteressen. Der Betriebsrat hat eine wichtige Rolle bei der Einführung und Ausgestaltung des Desk Sharing-Modells, insbesondere in den Bereichen Gesundheitsschutz, Ergonomie, Datenschutz und Sicherheitsvorkehrungen.

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Der Betriebsrat alleine kann die Einführung von Desk Sharing nicht verhindern, hat aber erheblichen Einfluss auf die Ausgestaltung, etwa durch Festlegung von Regeln und Überwachung der Umsetzung. Themen wie ergonomische Arbeitsplätze, IT-Sicherheit, Zugangskontrollen und die Einhaltung von Hygiene- und Datenschutzvorgaben stehen dabei im Fokus.

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Eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für Desk Sharing bietet die Shared Desk Software Flexopus. Diese zeichnet sich durch umfassende Privatsphäre-Einstellungen, einen datenschutzfreundlichen Ansatz, ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßige Audits aus, was sie zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen macht, die hohen Wert auf Sicherheit und den Schutz der Mitarbeitenden legen.

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