In der sich schnell entwickelnden Umgebung moderner Arbeitsplätze steht Flexopus an vorderster Front, wenn es um innovative Lösungen für Unternehmen geht, die ihre Abläufe optimieren wollen. Eine dieser Innovationen ist die Implementierung vom sogenannten Desk Sharing, einem Konzept, das in vielen Branchen zunehmend an Bedeutung gewinnt. Dieser Blogbeitrag erklärt warum einheitliche Desk Sharing Regeln und eine Desk Sharing Etiquette für den Erfolg von hybrider Arbeit unerlässlich sind.

Flexopus: Die führende Desk Sharing Software im DACH-Raum 

Desk Sharing ist eine Abkehr von traditionellen, festen Arbeitsplätzen hin zu einem gemeinsam genutzten Arbeitsplatzmodell. Damit aber kein Chaos bei der täglichen Arbeitsplatzfindung entsteht, kommt Desk Sharing Software ins Spiel. Flexopus ist eine solche Buchungssoftware für flexible Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze. Die NutzerInnen entscheiden über eine mobile oder Desktop-App, wann und wo sie sitzen, Besprechungen abhalten oder parken möchten. Damit ist eine geordnete Suche nach dem optimalen Arbeitsplatz gewährleistet, und Mitarbeitende vermeiden Konflikte um Sitzplätze.

Warum sind einheitliche Desk Sharing Regeln wichtig?

Einheitliche Shared Desk Regeln innerhalb eines flexiblen Platzsystems sind nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern von grundlegender Bedeutung für dessen Wirksamkeit. Gründe hierfür sind unter anderem:

1. Minimierung von Konflikten

Klare und einheitliche Regeln reduzieren Missverständnisse und Konflikte, die sonst aufgrund unterschiedlicher Interpretationen oder Anwendungen entstehen könnten. Mit passender Shared Desk Software wie Flexopus, wird sichergestellt, dass jede/r Mitarbeitende die gleiche Voraussetzung hat einen Tisch zu buchen. 

2. Vermeidung von Ungerechtigkeit und Diskriminierung

Einheitliche Shared Desk Regeln stellen sicher, dass alle MitarbeiterInnen die gleichen Chancen auf Zugang zu Ressourcen und Arbeitsplätzen haben. Dies minimiert den Eindruck von Bevorzugung oder Diskriminierung und fördert ein faires Arbeitsumfeld bei dem Mitarbeitende gleichermaßen geschätzt werden. 

3. Stärkung der Unternehmenskultur und des Teamzusammenhalts

Wie eben beschrieben, schaffen einheitliche Regeln gleiche Ausgangsbedingungen. Somit wird das Gefühl der Einheit und des gemeinsamen Ziels der Teammitglieder gestärkt. Wenn sich alle an dieselben Regeln halten, entsteht eine Kultur der Zusammenarbeit auf Augenhöhe und des gegenseitigen Respekts.

4. Keine Ausnahme für TeamleiterInnen 

TeamleiterInnen können mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie sich an die gleichen Regeln halten, wie ihre Teammitglieder. So nehmen immer häufiger auch Vorgesetzte am Flex Office Prinzip teil und haben kein dediziertes Büro mehr. Dies fördert nicht nur die Fairness, sondern auch die Führung durch gutes Beispiel.

Desk Sharing Regeln Beispiele

Nachdem die Bedeutung einer gut durchdachten Desk Sharing Policy geklärt ist, ist es nun an der Zeit, entsprechende Richtlinien einzuführen. Abhängig von der Unternehmensstruktur kann auch eine Einbindung des Betriebsrats erforderlich sein. Während Sie natürlich Ihre eigenen Shared-Desk-Regeln erstellen können, haben wir im Folgenden die gängigsten Regelungen zusammengestellt:

1. Ordnung halten 

Eine sogenannte “Clean-Desk-Policy” ist bei einem Shared Desk extrem wichtig. Denn nur durch klare Vorgaben zum Aufräumen und Säubern des Arbeitsplatzes kann ein reibungsloser Wechsel zwischen verschiedenen Nutzern ermöglicht werden. Dies trägt nicht nur zur Produktivität, sondern auch zur Sicherheit, Datenschutz und einem angenehmen Arbeitsklima bei. Bei der Einführung von Desk Sharing sollte diese Regel klar kommuniziert und gegebenenfalls kontrolliert werden.

2. Büroprozesse digitalisieren

Um die Ordnung an einem geteilten Arbeitsplatz zu erleichtern, empfiehlt es sich, Büros so weit wie möglich zu digitalisieren. Denn digitale Prozesse reduzieren physische Unordnung, fördern einen reibungslosen Informationsfluss und tragen zur flexiblen Nutzung von Arbeitsplätzen bei. Ohne Papierakten und Aktenordner benötigen Mitarbeiter lediglich ein Laptop und IT-Equipment, um den Arbeitsalltag zu bewältigen. Dies ermöglicht ein einfacheres und schnelleres Wechseln von Arbeitsplätzen. Zu einem digitalen Büro gehören aber auch Cloud-Lösungen und Kollaborationstools wie z. B. Microsoft Teams um die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und deren Arbeitsabläufe zu vereinfachen. 

3. Büromaterialien stellen

Um den geteilten Arbeitsplatz effizienter zu gestalten und sicherzustellen, dass MitarbeiterInnen nicht täglich ihre eigenen Büromaterialien mitbringen müssen, ist es empfehlenswert, dass Unternehmen alle benötigten Büromaterialien bereitstellen. Dies schließt Schreibutensilien, Notizblöcke, Büroklammern und andere grundlegende Büroausstattungen ein. Durch die zentrale Bereitstellung dieser Materialien wird nicht nur die Organisation erleichtert, sondern stellt auch sicher, dass jeder Mitarbeitende die notwendigen Ressourcen hat, um effektiv zu arbeiten. 

4. Organisation der Arbeitsplätze klären 

Unternehmen mit einer beträchtlichen Mitarbeiteranzahl oder zahlreichen Büroräumen benötigen ein effizientes System zur Verwaltung der gemeinsam genutzten Arbeitsplätze um Chaos zu vermeiden. Wie bereits erwähnt, kann hier eine Desk Sharing Software äußerst hilfreich sein. MitarbeiterInnen können mit der Software bequem ihren Arbeitsplatz auswählen, Kollegen finden und Besprechungsräume buchen. Eine strukturierte Organisation zur Arbeitsplatzsuche trägt natürlich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

Herausforderungen von Desk Sharing Regeln 

Obwohl die Vorteile einheitlicher Desk Sharing Regeln auf der Hand liegen, kann deren Umsetzung auf den Widerstand von MitarbeiterInnen oder Abteilungen stoßen, die an hierarchische Arbeitsstrukturen gewöhnt sind. Um diese Herausforderungen zu überwinden, sollten Unternehmen:

• Schulen und sensibilisieren: Bieten Sie Schulungen an, um die MitarbeiterInnen mit dem neuen System und seinen Vorteilen vertraut zu machen. Change Kommunikation ist das A und O bei der Einführung eines Flex Offices.
• Bedenken ansprechen: Hören Sie sich die Bedenken der MitarbeiterInnen und bieten Sie Lösungen an, die auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind.
• Regeln wirksam kommunizieren: Vermitteln Sie klar und deutlich die Gründe einheitliche Regeln und betonen Sie deren Vorteile für alle MitarbeiterInnen. Stellen Sie sicher, dass sich alle MitarbeiterInnen, einschließlich der TeamleiterInnen, an dieselben Regeln halten, um die Glaubwürdigkeit zu wahren.

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Flexopus: Ihr Partner zur Implementierung einheitlicher Desk Sharing Regeln

Mit Flexopus können Unternehmen und Organisationen, die Desk Sharing betreiben, über fest zugewiesene Adminberechtigungen genaue Rollen verteilen und somit ihre ganz eigenen Regeln innerhalb der App durchsetzen.

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Egal ob es um die betrieblich gewünschten Bürozeiten, Kostenstellen oder um sog. Homezones geht, in denen nur vordefinierte Nutzende Buchungen tätigen können - mit Flexopus haben Sie die volle Kontrolle über die Desk Sharing Regeln, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen sollen. Auch die praktische Check-In Funktion kann dazu führen, dass Mitarbeitende das neu etablierte Konzept ernst nehmen und Buchungen nicht verstreichen lassen.

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Auch das weitläufige Rechte- und Rollenmanagement innerhalb der Software sorgen explizit dafür, dass nur Personen Zugang zu Regeländerungen haben können, die seitens der Verantwortlichen dazu befähigt wurden.

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Fazit: Sind einheitliche Desk Sharing Regeln wirklich wichtig?

Flexopus weiß, dass der Arbeitsplatz der Zukunft innovative Ansätze erfordert, und eine einheitliche Desk Sharing Policy sind ein Muss für dieses Konzept. Während sich Unternehmen weiterentwickeln, wird das Engagement für gerechte und einheitliche Regeln ein wesentlicher Faktor für ihren Erfolg und die Zufriedenheit ihrer MitarbeiterInnen bleiben. Die Einführung von Desk Sharing mit einheitlichen Regeln ist daher nicht nur eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit für ein dynamisches und effizientes Arbeitsplatz-Ökosystem.