Längst ist Desk Sharing nicht mehr nur ein modernes Konzept, welches Start-Ups oder Unternehmen aus dem Silicon Valley nutzen. Auch deutsche Unternehmen nutzen die Vorteile des Desk Sharing's immer häufiger für sich. Was genau Desk Sharing oder auch Hot Desking auszeichnet, welche Vor- und Nachteile es gibt, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist Desk Sharing?

Mit Desk Sharing wird eine Arbeitsorganisationsform in hybriden Arbeitsmodellen bezeichnet, bei der Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz zugewiesen bekommen, sondern diesen jeden Tag aufs Neue flexibel auswählen. Da in einem modernen Arbeitsumfeld Mitarbeitende immer wieder im Homeoffice arbeiten, auf Reisen sind oder Kundenmeetings haben, sind selten alle Angestellten zugleich im Büro. Die Idee des Shared-Desks beruht daher auf der freien Zuordnung von vorhandenen Arbeitsplätzen.

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Das Konzept beinhaltet die Platzersparnis, wodurch die Flexibilität eines Büros gefördert wird. Durch die freie Platzwahl sollen Eintönigkeit und Gewohnheit vermieden werden. Die tägliche Selbstorganisation hingegen fördert Produktivität und Kreativität, sodass eine höhere Motivation am Arbeitsplatz herrscht.

Die gängigsten Desk Sharing Vor und Nachteile

Verschiedene Unternehmen, ob junge Start-Ups oder Weltkonzerne, praktizieren bereits das Shared-Desk-Prinzip erfolgreich. Ein Flexible Office bringt jedoch nicht nur Desk Sharing Vorteile, sondern auch Desk Sharing Nachteile mit sich. Wir haben die wichtigsten Aspekte gesammelt.

Desk Sharing Vorteile

Flexibilität im Büro

Das Shared-Desk-Konzept ist für eine agile Arbeitsweise optimal geeignet und fördert somit Flexibilität und Kreativität. Die stetige Rotation, die ins Unternehmen kommt, wirkt sich besonders auf die Kreatitvät aus und unterstützt diese durch neue Einflüsse, indem MitarbeiterInnen sich täglich neu begegnen.

Austausch und Informationsfluss

Durch das stetige Wechseln des Arbeitsplatzes, kommen die Mitarbeitenden natürlich auch mit mehr Personen in Kontakt als bei einem festen Arbeitsplatz. So unterhalten sich Kolleginnen und Kollegen auch abteilungsübergreifend, sodass Gespräche über Arbeitsweisen, Herausforderungen und Best Practices entstehen.

Mitarbeitendenzufriedenheit fördern

Die richtige Ausstattung des Büros, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird, hat einen großen Anteil an der Zufriedenheit der Belegschaft. Mit Desk Sharing können Sie zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beitragen, indem alle Räumlichkeiten optimal auf die Arbeitsprozesse ausgerichtet sind.

Kosten sparen

Mit einem Shared Desk Büro können zusätzlich Kosten eingespart werden. Das liegt zum einen daran, dass Unternehmen keine großen Büroflächen mieten müssen und zum anderen benötigen sie nicht genauso viele Arbeitsplätze wie Mitarbeitende, da sich nicht alle Angestellten täglich im Büro befinden. In der Regel sind immer Personen im Homeoffice, auf Dienstreise, im Urlaub oder krank. 

Desk Sharing Nachteile

Innere Unruhe

Für einige kann die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz ein Stressfaktor sein. Vor allem am Anfang, wenn der Prozess neu eingeführt wird. Um die Einführung so angenehm wie möglich zu gestalten, hilft Change Kommunikation sowie eine Testphase, um so eine Gewohnheit bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu schaffen.

Nachlass der Teamdynamik

Obwohl mit einem flexiblen Büro der Austausch abteilungsübergreifend gefördert wird, kann die Dynamik und der Zusammenhalt im eigenen Team nachlassen. Um dem entgegenzuwirken, sollte die eigene Teamdynamik im Auge behalten werden und ggf. Maßnahmen eingeleitet werden, wie z. B. X Mal pro Woche sitzt das Team zusammen.

Zeitaufwand

Natürlich erfordert die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz Zeit. Daher ist ein digitales Tool zum Finden und Buchen des richtigen Arbeitsplatzes meist eine sinnvolle Investition. Zudem muss jedes Mal auf’s Neue Schreibtisch, Stuhl und Laptop eingerichtet und verkabelt werden.

Flexopus - die wohl intuitivste Desk Sharing Software 

In einer Ära, in der die Auswahl des passenden Arbeitsplatzes Zeit beansprucht, präsentiert Flexopus eine lohnende Investition dank seiner digitalen Plattform und nativen App. Die intuitive Desk Sharing Software von Flexopus zeichnet sich durch seine Effizienz und Benutzerfreundlichkeit aus, indem es die Suche und Buchung geeigneter Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze erleichtert. 

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Flexopus bietet auch eine nahtlose Integration mit Microsoft Exchange. Diese Integration ermöglicht eine reibungslose Synchronisation von Arbeitsplatzbuchungen mit den Kalendern der Mitarbeiter und ermöglicht die direkte Buchung von Besprechungsräumen über Outlook. Zusätzlich gibt es auch eine Microsoft Teams Integration, mit der Mitarbeitende die Buchung von Arbeitsplätzen direkt in der vertrauten Microsoft-Infrastruktur tätigen können.

Fazit: Ist Desk Sharing nun sinnvoll?

Da nun die Vor und Nachteile von Desk Sharing bekannt sind, stellt sich die Frage: Ist Desk Sharing nun sinnvoll? Das Arbeitsplatzbuchungskonzept lohnt sich grundsätzlich, wenn die Belegschaft flexibel arbeitet und es viele Kolleginnen und Kollegen gibt, die teilweise aus dem Home Office arbeiten oder oft beim Kunden vor Ort sind. Jedoch muss die Umsetzung richtig erfolgen und erfordert das Engagement aller Beteiligten. Binden Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher in die Entscheidung mit ein. Jeder soll die Möglichkeiten bekommen, seine Meinung, Ideen und Bedenken einzubringen. Sofern es einen Betriebsrat gibt, sollte auch dieser bereits frühzeitig in die Planungen einbezogen werden. Natürlich ist eine Testphase ein sehr geeignetes Modell, um den Entscheidungsprozess voranzutreiben.

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Beachten Sie, dass Desk Sharing ein sehr interaktives Konzept ist, das davon lebt, Menschen bei der Arbeit zusammenzubringen, um die Zusammenarbeit zu fördern. Wird das Prinzip von allen verstanden, ist die Chance groß, dass Produktivität, Zufriedenheit und Zusammenarbeit sich positiv entwickeln. Ein intuitives und einfaches Arbeitsplatzbuchungssystem wie Flexopus legt dabei das Fundament für Ihre erfolgreiche Umsetzung.