Im Interview mit Head of People & Culture, Stefanie Maamer

Danke, dass Sie sich die Zeit nehmen. Können Sie uns zu Beginn sich selbst und Ihr Unternehmen beschreiben?

Mein Name ist Stefanie Maamer, ich arbeite bei der Banauten GmbH als Head of People & Culture. Wir sind eine Digitalagentur, die vor 6 Jahren gegründet wurde und mit Fokus Social Media Projekte umsetzt. Was das Arbeitsmodell angeht, haben wir ein hybrides Arbeitsmodell. Das heißt, unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten sowohl im Homeoffice als auch vor Ort im Büro.

Wie lange nutzen Sie schon Flexopus?

Wir nutzen Flexopus seit Anfang 2020.

Wieso haben Sie sich dazu entschieden, eine Desk Sharing Software ins Unternehmen zu integrieren?

In erster Linie interessieren wir uns als Digitalagentur sehr für digitale Tools und möchten da auch für uns, aber auch für unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen immer gerne vorne mit dabei sein, was neue Technologien angeht und vor allem auch bei Tools, die uns im Arbeitsalltag weiterhelfen und uns diesen erleichtern. Für uns ist Flexopus genau so ein Tool.

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Zudem sind wir in den letzten Jahren stark gewachsen und das wesentlich schneller als unsere Büroräume es getan haben. Anfangs hat uns Flexopus dabei geholfen, die Anwesenheit im Büro optimal zu steuern und irgendwann auch zu erkennen, dass wir eine größere Fläche brauchen. Ich hatte anfangs bereits erwähnt, dass wir in einem hybriden Modell arbeiten, das heißt, die Kolleginnen und Kollegen arbeiten zum Teil im Homeoffice und zum Teil im Büro und wir hatten längere Zeit nicht für jeden einen eigenen Arbeitsplatz und so bestand die Gefahr, dass man ins Büro kommt und nachher keinen Platz mehr vorfindet.

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Wir haben unter anderem auch wechselnde Projektteams und da ist es für uns sehr hilfreich, wenn sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Plätze buchen können, damit sie in ihren Teams zusammensitzen. Außerdem wollten wir dazu noch eine einfache Buchung unserer Meetingräume und unserer Parkplätze, die sowohl für KundInnen als auch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gebucht werden können.

Welche Aspekte waren Ihnen in der Entscheidung für einen Desk Sharing Software Anbieter wichtig und wer war am Entscheidungsprozess beteiligt?

Im Fokus stand für uns zum einen die Usability, dass das Tool einfach zu bedienen ist und dass es dabei auch noch gut aussieht. Natürlich war es auch wichtig, dass sich der Aufwand für die Admins in Grenzen hält und auch da die Bedienung einfach ist.
Andere Gründe waren für uns der Datenschutz und die Datensicherheit, das war für uns ein wichtiges Thema und letztendlich spielt auch der Preis eine Rolle. Am Entscheidungsprozess beteiligt waren bei uns die Geschäftsführung und die IT.

Wieso haben Sie sich für Flexopus entschieden?

Überzeugt hat uns der für uns perfekt passende Funktionsumfang, die einfache und intuitive Bedienoberfläche, dass Flexopus in Deutschland entwickelt und gehostet wird und natürlich letztendlich auch das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Wie lange hat der Integrationsprozess gedauert (von Vertragsabschluss bis Nutzung für alle) und welche Herausforderungen oder Schwierigkeiten sind Ihnen bei der Integration von Flexopus begegnet?

Nach einer guten Woche war alles eingerichtet und startklar war. Wir haben, glaube ich, mit zu den ersten Nutzern von Flexopus gehört und ganz am Anfang gab es noch nicht alle Features, die es jetzt heute gibt. Die größte Herausforderung lag darin, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ermutigen, Flexopus regelmäßig zu nutzen.

Wie sind Sie die Change Kommunikation angegangen?

Ganz am Anfang waren wir noch ein kleines Team und hatten auch noch für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen eigenen Arbeitsplatz. Zu diese Zeit war es nicht ganz selbstverständlich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich immer über Flexopus einen Platz zu buchen, weil klar war, dass es genügend Plätze gibt. Wir sind jedoch recht schnell gewachsen und es gab nicht mehr für jede Person einen eigenen Platz. So ging es recht schnell, dass Flexopus vom Team in den Arbeits-Workflow integriert wurde. Mittlerweile ist die Arbeitsplatzbuchung im Onboarding-Prozess integriert, wir stellen Flexopus vor und es ist für alle selbstverständlich, dass das Tool genutzt wird.

Wie hat sich Flexopus auf Ihre Arbeitsweise und Produktivität ausgewirkt?

Flexopus ist vor allem für unsere Projektteams sehr sinnvoll, weil sich diese tageweise zusammensetzen können, was Abstimmungen vereinfacht. Außerdem spart uns die Buchung von Besprechungsräumen und Parkplätzen Zeit, weil die Verfügbarkeit jederzeit eingesehen werden kann und so auch kurzfristige Buchungen jederzeit superschnell möglich sind.

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Zum anderen hat auch die Pandemie großen Einfluss auf die Nutzung gehabt. Wir haben schon kurz vor der Pandemie angefangen, Flexopus zu nutzen und als es täglich neue Regelungen gab, konnten wir schnell darauf reagieren und beispielsweise nur eine bestimmte Anzahl an Plätzen freischalten, damit auch die Sicherheit unserer Kolleginnen und Kollegen zu jeder Zeit gewährleistet war.

Wie gut funktioniert die Integration der Flexopus Software mit anderen Tools oder Systemen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag nutzen?

Wir nutzen Flexopus mit der Microsoft Integration, das heißt, wir können mittels des Teams Add-ons Flexopus in Teams nutzen, in Outlook sämtliche Meetingräume direkt bei der Terminerstellung buchen und nutzen zudem Single-Sign-On und das funktioniert wunderbar.

Zu guter Letzt, welche Empfehlungen würden Sie anderen Unternehmen geben, die Desk Sharing in Betracht ziehen?

Wir als Unternehmen können Desk Sharing uneingeschränkt weiterempfehlen und andere Unternehmen dazu ermutigen, ein Tool wie Flexopus einzuführen. Ich finde vor allem Flexopus für Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell haben, sehr empfehlenswert, weil hierdurch natürlich auch Bürofläche eingespart werden kann, die vielleicht nicht mehr gebraucht wird. Es lohnt sich aber durchaus auch für Unternehmen, die zum Beispiel viele Meetingräume zu verwalten haben. Man sollte auf keinen Fall Angst vor Desk Sharing haben, da es aus meiner Sicht deutlich mehr Vor- als Nachteile mit sich bringt. Und ein Tool wie Flexopus unterstützt das Prinzip perfekt.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben.