Merci d'avoir pris le temps. Pouvez-vous nous décrire vous-même et décrire votre entreprise dès le départ ?

Je m'appelle Stefanie Maamer, je travaille chez Banauten GmbH en tant que responsable des ressources humaines et de la culture. Nous sommes une agence numérique fondée il y a 6 ans et qui se concentre sur la mise en œuvre de projets de réseaux sociaux. En ce qui concerne le modèle de travail, nous avons modèle de travail hybride. Cela signifie que nos employés travaillent à la fois à domicile et sur place au bureau.

Depuis combien de temps utilisez-vous Flexopus ?

Nous utilisons Flexopus depuis le début de l'année 2020.

Pourquoi avez-vous décidé d'intégrer un logiciel de partage de bureau dans votre entreprise ?

Tout d'abord, en tant qu'agence numérique, nous sommes très intéressés par les outils numériques et aimerions toujours être à la pointe en la matière, pour nous-mêmes, mais aussi pour nos employés, lorsqu'il s'agit de nouvelles technologies et, surtout, d'outils qui nous aident dans notre travail quotidien et nous facilitent la tâche. Flexopus est exactement l'un de ces outils pour nous.

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De plus, nous avons connu une croissance significative ces dernières années, bien plus rapidement que nos bureaux. Au début, Flexopus nous a aidés à gérer de manière optimale notre présence au bureau et, à un moment donné, à reconnaître que nous avions besoin d'une plus grande surface. J'avais déjà mentionné au début que nous travaillions selon un modèle hybride, ce qui signifie que les collègues travaillent en partie à domicile et en partie au bureau. Nous n'avions pas de lieu de travail séparé pour chacun pendant longtemps. Il y avait donc un risque que vous veniez au bureau et que vous ne trouviez plus de place par la suite.

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Nous avons également des équipes de projet changeantes, et il est très utile pour nous que les employés puissent réserver des places pour s'asseoir ensemble au sein de leurs équipes. Nous souhaitions également une solution simple pour la réservation de nos salles de réunion et de nos places de parking, pouvant être utilisée aussi bien par les clients que par les employés.

Quels aspects ont été importants pour vous lorsque vous avez choisi un fournisseur de logiciel de partage de bureau et qui a participé au processus de décision ?

D'une part, nous nous sommes concentrés sur la facilité d'utilisation, la facilité d'utilisation de l'outil et son esthétique. Bien entendu, il était également important que les efforts des administrateurs soient limités et aussi parce qu'il était facile à utiliser.

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Les autres raisons pour lesquelles nous avons choisi Flexopus sont la protection et la sécurité des données, qui étaient des priorités pour nous. En fin de compte, le prix a également joué un rôle important dans notre décision.

Pourquoi avez-vous choisi Flexopus ?

Nous avons été impressionnés par la gamme de fonctionnalités parfaitement adaptées à nos besoins, par l'interface utilisateur simple et intuitive, par le fait que Flexopus est développé et hébergé en Allemagne, et bien sûr, par le rapport qualité-prix.

Combien de temps a duré le processus d'intégration (de la conclusion du contrat à l'utilisation pour tous) et quels défis ou difficultés avez-vous rencontrés lors de l'intégration de Flexopus ?

Après une bonne semaine, tout était prêt à démarrer. Je pense que nous avons été parmi les premiers utilisateurs de Flexopus et qu'au tout début, nous ne disposions pas de toutes les fonctionnalités disponibles aujourd'hui. Le plus grand défi était d'encourager les employés à utiliser Flexopus régulièrement.

Comment avez-vous abordé la communication sur le changement ?

Au tout début, nous étions encore une petite équipe et avions également un lieu de travail distinct pour chaque employé. À cette époque, il n'était pas tout à fait naturel pour les employés de toujours réserver une place via Flexopus, car il était clair qu'il y avait suffisamment de places. Cependant, nous avons grandi assez rapidement et il n'y avait plus de place distincte pour chaque personne.

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C'est ainsi que Flexopus a rapidement été intégré au flux de travail de l'équipe. La réservation des espaces de travail est désormais intégrée au processus d'intégration, nous introduisons Flexopus et l'utilisation de cet outil va de soi pour tout le monde.

Comment Flexopus a-t-il influencé votre façon de travailler et votre productivité ?

Flexopus est particulièrement utile pour nos équipes de projet car elles peuvent s'asseoir tous les jours, ce qui facilite la coordination. De plus, la réservation de salles de réunion et de places de parking nous permet de gagner du temps car la disponibilité peut être consultée à tout moment, ce qui signifie que même les réservations de courte durée peuvent être effectuées très rapidement à tout moment.

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D'autre part, la pandémie a également eu un impact majeur sur l'utilisation. Nous avons commencé à utiliser Flexopus peu de temps avant la pandémie et lorsque de nouvelles réglementations sont entrées en vigueur chaque jour, nous avons pu réagir rapidement et, par exemple, n'activer qu'un certain nombre de sièges afin de garantir la sécurité de nos collègues à tout moment.

Dans quelle mesure l'intégration du logiciel Flexopus fonctionne-t-elle avec d'autres outils ou systèmes que vous utilisez dans votre travail quotidien ?

Nous utilisons Flexopus avec l'intégration de Microsoft, ce qui signifie que nous pouvons utiliser des modules complémentaires pour Teams, réserver et utiliser toutes les salles de réunion directement via Outlook lors de la prise de rendez-vous, le tout avec une authentification unique, et cela fonctionne à merveille.

Enfin, quelles recommandations feriez-vous aux autres entreprises qui envisagent le partage de bureau ?

En tant qu'entreprise, nous recommandons vivement le partage de bureau et encourageons d'autres entreprises à adopter un outil tel que Flexopus. Je trouve que Flexopus est particulièrement recommandé pour les entreprises qui ont un modèle de travail hybride, car il permet bien entendu également d'économiser de l'espace de bureau qui n'est peut-être plus nécessaire. Cependant, cela vaut également la peine pour les entreprises qui, par exemple, ont de nombreuses salles de réunion à gérer. Il ne faut pas avoir peur du partage de bureau car, à mon avis, il présente bien plus d'avantages que d'inconvénients. Et un outil comme Flexopus soutient parfaitement ce principe.

Merci beaucoup d'avoir pris le temps.