En una entrevista con la directora de Personas y Cultura, Stefanie Maamer

Gracias por alardear el tiempo. ¿Puede describirnos a usted y a su empresa desde el principio?

Mi nombre es Stefanie Maamer y trabajo en Banauten GmbH como directora de Personas y Cultura. Somos una agencia digital que se fundó hace 6 años y se centra en la implementación de proyectos de redes sociales. En lo que respecta al modelo de trabajo, tenemos un modelo de trabajo híbrido. Esto significa que nuestros empleados trabajan tanto desde casa como in situ en la oficina.

¿Cuánto tiempo llevas usando Flexopus?

Hemos estado usando Flexopus a partir de los principios de 2020.

¿Por qué decidió integrar el software de escritorio compartido en su empresa?

En primer lugar, como agencia digital, estamos muy interesados en las herramientas digitales y nos gustaría estar siempre a la vanguardia de esto para nosotros, pero también para nuestros empleados, en lo que respecta a las nuevas tecnologías y, sobre todo, con herramientas que nos ayuden en nuestro Work diario y nos lo facilite. Flexopus es precisamente una herramienta de este tipo para nosotros.

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Además, hemos crecido significativamente en los últimos años, mucho más rápido que nuestras oficinas. Al principio, Flexopus nos ayudó a gestionar de forma óptima nuestra presencia en la oficina y, en algún momento, también a darnos cuenta de que necesitábamos un área más grande. Ya había mencionado al principio que trabajamos según un modelo híbrido, lo que significa que los compañeros trabajan en parte desde casa y en parte en la oficina, y durante mucho tiempo no teníamos un lugar de trabajo separado para todos, por lo que corría el riesgo de que vinieras a Oficina y no encontraras más espacio después.

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Entre otras cosas, también cambiamos los equipos de proyecto y nos resulta muy útil que los empleados puedan reservar sus asientos para poder sentarse juntos en sus equipos. Además, queríamos facilitar la reserva de nuestras salas de reuniones y plazas de aparcamiento, que pueden reservar tanto los clientes como los empleados.

¿Qué aspectos fueron importantes para usted a la hora de decidirse por un proveedor de software para compartir escritorios y quién participó en el proceso de toma de decisiones?

Por un lado, nos centramos en la usabilidad, en que la herramienta sea fácil de usar y que además tenga un buen aspecto. Por supuesto, también era importante que el esfuerzo de los administradores fuera limitado y también porque fuera fácil de usar.
Otros motivos para nosotros fueron la protección y la seguridad de los datos, que eran un tema importante para nosotros y, en última instancia, el precio también desempeña un papel importante. Nuestra administración y nuestro departamento de TI participan en el proceso de toma de decisiones.

¿Por qué eligió Flexopus?

Nos impresionó la gama perfecta de funciones, la interfaz de usuario sencilla e intuitiva que Flexopus ha desarrollado y alojado en Alemania y, por supuesto, la relación precio-rendimiento.

¿Cuánto tiempo duró el proceso de integración (desde la firma del contrato hasta su uso para todos) y qué desafíos o dificultades encontró al integrar Flexopus?

Después de una buena semana, todo preparado y listo para funcionar. Creo que fuimos de los primeros usuarios de Flexopus y, al principio, no teníamos todas las funciones que están disponibles hoy en un día. El mayor desastre consiste en animar a los empleados a utilizar Flexopus de forma reglamentaria.

¿Cómo abortas la comunicación del cambio?

Al principio, todavía éramos un equipo pequeño y también teníamos un lugar de trabajo separado para cada empleado. En aquella época, no era del todo natural que los empleados reservaran siempre un asiento a través de Flexopus, porque estaba claro que había suficientes plazas. Sin embargo, crecimos con bastante rapidez y ya no había una plaza separada para cada persona. De modo que el equipo integró Flexopus en el flujo de trabajo con bastante rapidez. La reserva de lugar de trabajo ya se ha integrado en el proceso de incorporación. Presentamos Flexopus y es algo natural para todos los que utilizan la herramienta.

¿Cómo ha afectado Flexopus a su forma de trabajar y a su productividad?

Flexopus es especialmente útil para nuestro equipo de proyectos porque pueden sentare todos los días, lo que facilita la coordinación. Además, la reserva de salas de reuniones y plazas de aparcamiento nos ahorra tiempo, ya que la disponibilidad se puede ver en cualquier momento, lo que significa que incluso las reservas de corta duración se puede realizar de forma muy rápida en cualquier momento.

Por otro lado, la pandemia también ha tenido un gran impacto en el uso. Empezamos a usar Flexopus poco antes de la pandemia y, cuando cada día había nuevas normativas, pudimos reaccionar con rapidez y, por ejemplo, activar solo un número determinado de asientos para garantizar la seguridad de nuestros compañeros en todo momento.

¿Qué tan bien funciona la integración del software Flexopus con otras herramientas o sistemas que utiliza en su trabajo diario?

Usamos Flexopus con la integración de Microsoft, lo que significa que podemos reservar todas las reuniones en Outlook directamente para crear una cotización y también usar el inicio de la sesión única, esa función de maravilla.

Por último, ¿Qué recomendaciones harías a otras empresas que estén pensando en compartir escritorio?

Como empresa, podemos recomendar plenamente el uso del escritor y animar a otra empresa para que presente a un profesor como Flexopus. Teniendo en cuenta que Flexopus es especialmente recomendable para las empresas que tienen un modelo de trabajo híbrido, porque, por supuesto, también puede ahorrar espacio de oficina que puede ya no ser necesario. Sin embargo, también vale la pena para las empresas que, por ejemplo, tienen que gestionar muchas salas de reuniones. No deberías tener miedo de compartir el escritorio porque, en mi opinión, tiene muchas más ventajas que desventajas. Y un profesor como Flexopus apoya este principio a la perfección.

Muchísimas gracias por tomare el tiempo.