In un'intervista con la responsabile del settore People & Culture, Stefanie Maamer

Grazie per aver dedicato del tempo. Puoi descriverci te stesso e la tua azienda fin dall'inizio?

Mi chiamo Stefanie Maamer, lavoro presso Banauten GmbH come responsabile People & Culture. Siamo un'agenzia digitale fondata 6 anni fa e si concentra sull'implementazione di progetti sui social media. Per quanto riguarda il modello di lavoro, abbiamo un modello di lavoro ibrido. Ciò significa che i nostri dipendenti lavorano sia da casa che in sede in ufficio.

Da quanto tempo usi Flexopus?

Utilizziamo Flexopus dall'inizio del 2020.

Perché hai deciso di integrare il software di desk sharing nella tua azienda?

Innanzitutto, come agenzia digitale, siamo molto interessati agli strumenti digitali e vorremmo essere sempre in prima linea per noi stessi, ma anche per i nostri dipendenti, quando si tratta di nuove tecnologie e, soprattutto, con strumenti che ci aiutino nel nostro lavoro quotidiano e ci semplifichino. Flexopus è proprio questo strumento per noi.

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Inoltre, siamo cresciuti notevolmente negli ultimi anni, molto più velocemente dei nostri uffici. All'inizio, Flexopus ci ha aiutato a gestire in modo ottimale la nostra presenza in ufficio e a un certo punto anche a riconoscere che avevamo bisogno di un'area più ampia. Avevo già detto all'inizio che lavoriamo in un modello ibrido, il che significa che i colleghi lavorano in parte da casa e in parte in ufficio e non abbiamo avuto un posto di lavoro separato per tutti per molto tempo, quindi c'era il rischio che venissi in ufficio e non trovassi più spazio dopo.

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Tra le altre cose, abbiamo team di progetto che cambiano spesso, ed è molto utile quando i dipendenti prenotano i posti per sedersi insieme alle loro squadre. Volevamo anche un sistema semplice per la prenotazione delle nostre sale riunioni e dei parcheggi, accessibile sia ai clienti che ai dipendenti.

Quali aspetti sono stati importanti per te nella scelta di un fornitore di software per la condivisione delle scrivanie e chi è stato coinvolto nel processo decisionale?

Da un lato, ci siamo concentrati sull'usabilità, sul fatto che lo strumento sia facile da usare e che abbia anche un bell'aspetto. Naturalmente, era anche importante che lo sforzo per gli amministratori fosse limitato e anche perché era facile da usare.

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Altri motivi importanti per noi erano la protezione e la sicurezza dei dati, questioni fondamentali, e anche il prezzo ha avuto un ruolo nel processo decisionale. La nostra direzione e il reparto IT sono stati coinvolti in questa decisione.

Perché hai scelto Flexopus?

Siamo rimasti colpiti dalla gamma di funzioni perfette per noi, dall'interfaccia utente semplice e intuitiva, dal fatto che Flexopus sia sviluppato e ospitato in Germania, e ovviamente dal rapporto qualità-prezzo.

Quanto è durato il processo di integrazione (dalla conclusione del contratto all'utilizzo per tutti) e quali sfide o difficoltà hai incontrato durante l'integrazione di Flexopus?

Dopo una buona settimana, tutto era pronto e pronto per partire. Penso che siamo stati tra i primi utenti di Flexopus e all'inizio non avevamo tutte le funzionalità disponibili oggi. La sfida più grande è stata incoraggiare i dipendenti a utilizzare Flexopus regolarmente.

Come hai affrontato la comunicazione del cambiamento?

All'inizio eravamo ancora un piccolo team e avevamo anche un posto di lavoro separato per ogni dipendente. A quel tempo, non era del tutto naturale per i dipendenti prenotare sempre un posto tramite Flexopus, perché era chiaro che c'erano abbastanza posti. Tuttavia, siamo cresciuti abbastanza rapidamente e non c'era più un posto separato per ogni persona. È così che il team di Flexopus è stato integrato rapidamente nel nostro flusso di lavoro. La prenotazione del posto di lavoro è stata ora integrata nel processo di onboarding, stiamo introducendo Flexopus ed è ovvio per tutti che lo strumento venga utilizzato.

In che modo Flexopus ha influito sul tuo modo di lavorare e sulla tua produttività?

Flexopus è particolarmente utile per i nostri team di progetto perché possono sedersi ogni giorno, il che facilita il coordinamento. Inoltre, la prenotazione di sale riunioni e parcheggi ci fa risparmiare tempo perché la disponibilità può essere visualizzata in qualsiasi momento, il che significa che anche le prenotazioni a breve termine possono essere effettuate molto rapidamente in qualsiasi momento.

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D'altra parte, anche la pandemia ha avuto un forte impatto sull'utilizzo. Abbiamo iniziato a utilizzare Flexopus poco prima della pandemia e quando ogni giorno c'erano nuove normative, siamo stati in grado di reagire rapidamente e, ad esempio, attivare solo un certo numero di posti in modo da garantire anche la sicurezza dei nostri colleghi in ogni momento.

Quanto funziona l'integrazione del software Flexopus con altri strumenti o sistemi che utilizzi nel tuo lavoro quotidiano?

Utilizziamo Flexopus con l'integrazione di Microsoft, il che ci consente di usare componenti aggiuntivi per i team. Con Flexopus, possiamo prenotare e utilizzare direttamente tutte le sale riunioni durante la pianificazione degli appuntamenti, grazie all'accesso singolo. Funziona perfettamente.

Infine, quali consigli daresti ad altre aziende che stanno considerando il desk sharing?

Come azienda, posso consigliare vivamente la condivisione della scrivania e incoraggiare altre aziende a introdurre uno strumento come Flexopus. Trovo Flexopus particolarmente consigliato per le aziende che hanno un modello di lavoro ibrido, perché ovviamente può anche far risparmiare spazio in ufficio che potrebbe non essere più necessario. Tuttavia, è sicuramente utile anche per le aziende che, ad esempio, hanno molte sale riunioni da gestire. Non dovresti aver paura della condivisione della scrivania perché, a mio avviso, presenta molti più vantaggi che svantaggi. E uno strumento come Flexopus supporta perfettamente questo principio.

Grazie mille per aver dedicato del tempo.