Beim Desk Sharing gibt es aus arbeitsrechtlicher Sicht einige wichtige Punkte, die Unternehmen beachten sollten, um rechtliche Probleme zu vermeiden und gleichzeitig den Komfort und die Rechte der Mitarbeitenden zu wahren. 

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Desk Sharing ist eine flexible und moderne Lösung, die für viele Unternehmen einen Mehrwert bringt – aber nur, wenn es auch richtig umgesetzt wird. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, was beim Desk Sharing in Ihrem Unternehmen aus arbeitsrechtlicher Sicht relevant ist.

Desk Sharing Definition

In einer Zeit, in der hybride Arbeitsmodelle immer populärer werden und viele Unternehmen ihre Büroflächen effizienter nutzen möchten, gewinnt Desk Sharing zunehmend an Bedeutung. Doch um was genau handelt es sich dabei?

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Desk Sharing ist ein Konzept der modernen Arbeitswelt, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch im Büro haben, sondern sich Arbeitsplätze je nach Bedarf teilen. Gerade wenn Ihre Angestellten teilweise aus dem Büro arbeiten, aber auch an einigen Tagen im Home Office sind, ist Desk Sharing eine ideale Lösung.

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Doch das bedeutet nicht zwingend, dass Mitarbeitende, die an einem bestimmten Tag im Büro arbeiten möchten, spontan einen verfügbaren Platz wählen müssen. Durch den Einsatz von Desk Management Tools wie Flexopus können Sie das Desk Sharing in Ihrem Unternehmen optimieren – denn so ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren, was für eine effiziente Organisation im Office sorgt.

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Als Arbeitsplatzkonzept ist Desk Sharing vor allem in Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen oder einem hohen Maß an Projektarbeit sinnvoll. Doch auch Firmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden und deren Mitarbeiterzahl schnell zunimmt, profitieren von Desk Sharing. Denn so können Sie flexibel auf die steigende Nachfrage nach Arbeitsplätzen reagieren, ohne sofort große Investitionen tätigen oder mehr Fläche anmieten zu müssen. 

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Desk Sharing trägt jedoch nicht nur zur effizienteren Nutzung von Büroflächen bei, sondern fördert gleichzeitig die Zusammenarbeit und den kreativen Austausch. Wenn Sie auf moderne Arbeitsweisen setzen und Ihre Ressourcen optimal einsetzen möchten, ist Desk Sharing definitiv eine Überlegung wert.

Kulturveränderung durch Desk Sharing

Zweifelsohne bringt Desk Sharing frischen Wind in die Unternehmenskultur. Wenn feste Arbeitsplätze gegen flexible Plätze getauscht werden, bedeutet das mehr als nur eine Veränderung der Bürostruktur. Es fördert die Zusammenarbeit, da Ihre Teammitglieder täglich neue Kolleg*innen neben sich haben und so leichter in den Austausch treten können.

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Vor allem in Open Space Offices können sich Arbeitsplätze durch Desk Sharing ideal an die jeweiligen Aufgaben anpassen: Kreative Projekte werden in dafür geeigneten Besprechungsräumen angegangen, konzentrierte Arbeiten werden hingegen in stillen Zonen erledigt.

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Für Unternehmen, die auf Agilität, Innovation und eine offene Arbeitsatmosphäre setzen, ist Desk Sharing eine hervorragende Option. Es schafft Raum für Flexibilität und Dynamik, fördert den interdisziplinären Austausch und zeigt den Mitarbeitenden, dass ihre Bedürfnisse und Arbeitsweisen ernst genommen werden. Das sorgt für eine motivierende und lebendige Unternehmenskultur, in der neue Ideen und Kooperationen sprießen können.

Desk Sharing im Arbeitsrecht: Darauf müssen Sie achten

Wie bereits erwähnt, steht Flexibilität beim Desk Sharing im Vordergrund, aber genau diese Flexibilität bringt auch besondere Herausforderungen mit sich, die Sie nicht außer Acht lassen sollten. Es gibt jedoch einige Aspekte des Arbeitsrechts, die Ihnen dabei helfen, das Desk Sharing in Ihrem Unternehmen rechtskonform umzusetzen. 

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Der Schlüssel ist, nichts dem Zufall zu überlassen und stattdessen für eine lückenlose Organisation zu sorgen. Das hört sich zunächst kompliziert an, ist aber dank ein paar einfachen Regeln einfacher, als Sie vielleicht denken:

Ergonomischer Arbeitsplatz

Laut § 3a der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) müssen Arbeitsplätze so aufgebaut sein, dass eine Gesundheitsgefährdung für die Arbeitnehmenden vermieden wird. Egal, ob Ihre Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz täglich wechseln oder nicht, als Arbeitgeber bleiben Sie dafür verantwortlich, dass jeder Arbeitsplatz ergonomisch gestaltet ist. 

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Besonders im Rahmen von Desk Sharing, wo Arbeitsplätze flexibel von mehreren Teammitgliedern genutzt werden, ist das nicht immer einfach. Umso wichtiger ist es, höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und eine schonende Beleuchtung zur Verfügung zu stellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden ausreichend Platz haben und ihre Arbeitsumgebung individuell anpassen können, um gesundheitlichen Beschwerden vorzubeugen.

Mitbestimmung des Betriebsrats 

In Deutschland ist die Mitbestimmung des Betriebsrats ein entscheidender Faktor bei wichtigen Veränderungen wie der Einführung von Desk Sharing. Denn der Betriebsrat hat laut § 87 Abs. 1 BetrVG das Recht, bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen und Arbeitszeiten mitzureden – ob dieses Recht auch auf Desk Sharing anwendbar ist, ist allerdings nicht ganz klar.

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Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, ist es dennoch ratsam, frühzeitig den Dialog mit Ihrem Betriebsrat zu suchen und eine Lösung zu finden, die alle Beteiligten einbindet. Denn durch offene Kommunikation und Vertrauen schaffen Sie eine hybride Arbeitsumgebung, in der Desk Sharing erfolgreich eingebunden werden kann.

Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz und Datensicherheit spielen beim Desk Sharing ebenfalls eine zentrale Rolle. Als Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Daten jederzeit gewahrt bleiben, auch wenn sich Ihre Mitarbeitenden Arbeitsplätze und Arbeitsmittel flexibel teilen.

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Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Sie dazu verpflichtet, personenbezogene Daten so zu verarbeiten und zu speichern, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Eine wichtige Anforderung der DSGVO ist es dementsprechend, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, die den Datenschutz gewährleisten.

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Um das zu garantieren, ist die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeitenden essenziell. Bieten Sie daher regelmäßige Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Angestellten die Risiken kennen und wissen, wie sie sich verhalten müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. 

Clean Desk Policy

Für Unternehmen mit Desk Sharing Modellen ist eine Clean Desk Policy unerlässlich. Eine solche Richtlinie stellt sicher, dass jedes Teammitglied seinen Schreibtisch nach jedem Gebrauch aufgeräumt verlässt und alle Dokumente sicher verschlossen werden. Denn ein sauberer Arbeitsplatz reduziert die Gefahr, dass vertrauliche Informationen verloren gehen oder in die falschen Hände geraten.

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Eine gut durchdachte Clean Desk Policy ist nämlich nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern ein zentrales Element des Datenschutzes und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Indem Sie dafür sorgen, dass sensible Informationen stets sicher verwahrt werden, schützen Sie Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Konsequenzen und stärken das Vertrauen Ihrer KundInnen und Mitarbeitenden.

Flexopus: Sicher und rechtskonform im hybriden Arbeitsalltag

In einer Zeit, in der Datenschutz und Rechtskonformität nicht verhandelbar sind, bietet Flexopus genau das, was moderne Unternehmen benötigen: Sicherheit und Vertrauen. Doch Flexopus ist nicht einfach irgendeine Desk Sharing Software – es ist eine Lösung, die speziell für die Anforderungen des hybriden Arbeitsalltags entwickelt wurde.

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Mit Flexopus können Ihre Teams Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze buchen. Doch nicht nur das, denn ein weiteres Highlight von Flexopus ist die Möglichkeit, die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden zu schützen. Dank ausgeklügelter Privatsphäre-Einstellungen, wie zum Beispiel das Verbergen von Klarnamen oder individuellen Datenschutzeinstellungen, behalten Sie die Kontrolle über sensible Informationen.

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Neben dem digitalen Support unterstützen wir Sie auch durch Workshops, in denen wir gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte Konzepte für die Einführung von Desk Sharing entwickeln. Diese Workshops helfen Ihnen dabei, Flexopus optimal in Ihren Unternehmensalltag zu integrieren und Ihre Mitarbeitenden für den sicheren Umgang mit der neuen Technologie zu sensibilisieren.

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Made and hosted in Germany, erfüllt Flexopus die strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Diese Zertifizierung wird regelmäßig durch Audits überprüft, um sicherzustellen, dass Flexopus immer die aktuellen Standards und die hohen Ansprüche unserer KundInnen erfüllt – um Datenschutz brauchen Sie sich also keine Sorgen zu machen.

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Ergänzend dazu führen wir kontinuierliche Schulungen für unsere Mitarbeitenden durch, sodass der umfassende Datenschutz nicht nur auf dem Papier, sondern in jedem Handgriff verankert ist.

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Mit Flexopus entscheiden Sie sich für eine Desk Sharing Lösung, die dem Arbeitsrecht gerecht wird und Sicherheit, Effizienz und Datenschutz miteinander vereint – für ein hybrides Arbeitsumfeld, auf das Sie sich verlassen können.

Fazit zum Desk Sharing im Arbeitsrecht

Desk Sharing kann ein Gewinn für Ihr Unternehmen sein – aber nur, wenn es unter Berücksichtigung aller arbeitsrechtlichen Aspekte eingeführt wird. Von der ergonomischen Gestaltung über Datenschutzmaßnahmen bis hin zur Einhaltung arbeitsvertraglicher Bestimmungen – eine sorgfältige Planung und die Einbindung aller Beteiligten sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen und rechtskonformen Desk Sharing Konzept.