Als het gaat om het delen van bureaus, zijn er vanuit arbeidsrechtelijk oogpunt enkele belangrijke punten waar bedrijven rekening mee moeten houden om juridische problemen te vermijden en tegelijkertijd het comfort en de rechten van werknemers te behouden.

‍

Desk sharing is een flexibele en moderne oplossing die voor veel bedrijven een meerwaarde biedt, maar alleen als deze correct wordt geïmplementeerd. Laten we eens nader bekijken wat vanuit arbeidsrechtelijk perspectief relevant is als het gaat om desk sharing in uw bedrijf.

Definitie van het delen van bureaus

In een tijd waarin hybride werkmodellen steeds populairder worden en veel bedrijven hun kantoorruimte efficiënter willen gebruiken, wint Bureaus delen steeds belangrijker. Maar waar gaat dit precies over?

‍

Desk sharing is een concept van de moderne arbeidswereld waarin werknemers geen vast bureau op kantoor hebben, maar werkplekken delen als dat nodig is. Zeker als je medewerkers deels op kantoor werken, maar ook op een paar dagen in Kantoor aan huis are, desk sharing is een ideale oplossing.

‍

Maar dat betekent niet noodzakelijk dat werknemers die op een bepaalde dag op kantoor willen werken, spontaan een beschikbare plek moeten kiezen. Door hulpmiddelen voor bureaubeheer te gebruiken, zoals Flexopus kunt u het delen van bureaus in uw bedrijf optimaliseren — omdat uw medewerkers zo vooraf werkplekken kunnen reserveren, wat zorgt voor een efficiënte organisatie op kantoor.

‍

Als werkplekconcept is het delen van bureaus met name nuttig in bedrijven met flexibele werkmodellen of een hoog niveau van projectwerk. Maar bedrijven die zich in een groeifase bevinden en waarvan het aantal werknemers snel toeneemt, hebben ook baat bij het delen van bureaus. Hierdoor kun je namelijk flexibel inspelen op de toenemende vraag naar banen zonder dat je meteen grote investeringen hoeft te doen of meer ruimte hoeft te huren.

‍

Desk sharing draagt echter niet alleen bij aan een efficiënter gebruik van kantoorruimte, maar bevordert ook samenwerking en creatieve uitwisseling. Als je gebruik wilt maken van moderne manieren van werken en optimaal gebruik wilt maken van je middelen, is desk sharing zeker het overwegen waard.

Cultuurverandering door het delen van bureaus

Het lijdt geen twijfel dat het delen van een bureau een frisse wind brengt in de bedrijfscultuur. Wanneer vaste werkplekken worden ingeruild voor flexibele plekken, betekent dit meer dan alleen een verandering in de kantoorstructuur. Het bevordert de samenwerking, omdat je teamleden elke dag nieuwe collega's naast zich hebben en daardoor makkelijker ideeën kunnen uitwisselen.

‍

Vooral in Kantoren in de open ruimte Werkplekken kunnen zich ideaal aanpassen aan de respectieve taken door bureaus te delen: creatieve projecten worden aangepakt in geschikte vergaderruimten, terwijl geconcentreerd wordt gewerkt in stille zones.

‍

Voor bedrijven die vertrouwen op flexibiliteit, innovatie en een open werksfeer is het delen van bureaus een uitstekende optie. Het creëert ruimte voor flexibiliteit en dynamiek, bevordert interdisciplinaire uitwisseling en laat werknemers zien dat hun behoeften en werkmethoden serieus worden genomen. Dit zorgt voor een motiverende en levendige bedrijfscultuur waarin nieuwe ideeën en samenwerkingen kunnen ontstaan.

Desk sharing in het arbeidsrecht: waar moet je op letten

Zoals eerder vermeld, is flexibiliteit van het grootste belang als het gaat om het delen van bureaus, maar juist deze flexibiliteit brengt ook bijzondere uitdagingen met zich mee die je niet mag negeren. Er zijn echter enkele aspecten van het arbeidsrecht die u helpen om desk sharing in uw bedrijf op een wettelijk conforme manier te implementeren.

‍

De sleutel is om niets aan het toeval over te laten en in plaats daarvan te zorgen voor een naadloze organisatie. Het klinkt in eerste instantie ingewikkeld, maar dankzij een paar eenvoudige regels is het makkelijker dan je zou denken:

Ergonomische werkplek

Luid Sectie 3a van de arbeidsverordening (ArbStättV) werkplekken moeten zodanig worden gestructureerd dat een gezondheidsrisico voor werknemers wordt vermeden. Of uw werknemers nu dagelijks van baan veranderen of niet, als werkgever blijft u verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat elke werkplek ergonomisch is ontworpen.

‍

Dit is niet altijd gemakkelijk, vooral niet in de context van het delen van bureaus, waarbij werkstations flexibel worden gebruikt door meerdere teamleden. Het is daarom des te belangrijker om te zorgen voor in hoogte verstelbare tafels, ergonomische stoelen en zachte verlichting. Zorg ervoor dat uw werknemers voldoende ruimte hebben en hun werkomgeving kunnen aanpassen aan gezondheidsproblemen voorkomen.

Participatie van de ondernemingsraad

In Duitsland is de deelname van de ondernemingsraad een doorslaggevende factor bij belangrijke veranderingen, zoals de invoering van desk sharing. Want de ondernemingsraad heeft luid Artikel 87, lid 1, BetrVG Het recht om inspraak te hebben in de organisatie van werkplekken en werktijden — het is echter niet helemaal duidelijk of dit recht ook van toepassing is op het delen van bureaus.

‍

Als je het zekere voor het onzekere wilt nemen, is het toch aan te raden om in een vroeg stadium de dialoog aan te gaan met je ondernemingsraad en een oplossing te vinden waarbij alle betrokken partijen betrokken zijn. Want door open communicatie en vertrouwen creëer je een hybride werkomgeving, waarin het delen van bureaus succesvol kan worden geïntegreerd.

Privacy en gegevensbeveiliging

Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging spelen ook een centrale rol bij het delen van bureaus. Als bedrijf moet het ervoor zorgen dat de vertrouwelijkheid en integriteit van gevoelige gegevens te allen tijde wordt gehandhaafd, zelfs als uw werknemers hun taken en arbeidsmiddelen flexibel delen.

‍

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) bent u verplicht om persoonsgegevens zodanig te verwerken en op te slaan dat deze beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang. Een belangrijke vereiste van de GDPR is dan ook om technische en organisatorische maatregelen te nemen om de gegevensbescherming te waarborgen.

‍

Bewustmaking van uw medewerkers is essentieel om dit te garanderen. Zorg daarom voor regelmatige training om ervoor te zorgen dat alle werknemers zich bewust zijn van de risico's en wat ze moeten doen om aan de wettelijke vereisten te voldoen.

Clean Desk-beleid

Voor bedrijven met modellen voor het delen van bureaus is een Clean Desk-beleid essentieel. Zo'n beleid zorgt ervoor dat elk teamlid na elk gebruik zijn bureau opgeruimd achterlaat en dat alle documenten veilig worden vergrendeld. Want een schone werkplek verkleint het risico dat vertrouwelijke informatie verloren gaat of in verkeerde handen valt.

‍

Een goed doordacht clean desk-beleid is niet alleen een kwestie van orde, maar een centraal element van gegevensbescherming en naleving van wettelijke vereisten. Door ervoor te zorgen dat gevoelige informatie altijd veilig wordt bewaard, beschermt u uw bedrijf tegen mogelijke juridische gevolgen en versterkt u het vertrouwen van uw klanten en werknemers.

Flexopus: veilig en volgens de wet in het hybride arbeidsleven

In een tijd waarin gegevensbescherming en naleving van de wet niet onderhandelbaar zijn, biedt Flexopus precies wat moderne bedrijven nodig hebben: veiligheid en vertrouwen. Maar Flexopus is niet zomaar Software voor het delen van bureaus — het is een oplossing die speciaal is ontwikkeld voor de vereisten van het hybride arbeidsleven.

‍

Met Flexopus kunnen uw teams Werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen boeken. Maar dat niet alleen, want een ander hoogtepunt van Flexopus is de mogelijkheid om de privacy van uw werknemers te beschermen. Dankzij geavanceerde privacyinstellingen, zoals Echte namen verbergen of individuele privacyinstellingen, behoud de controle over gevoelige informatie.

‍

Naast digitale ondersteuning ondersteunen we je ook door middel van workshops waarin we samen met jou op maat gemaakte concepten ontwikkelen voor de introductie van desk sharing. Deze workshops helpen u om Flexopus optimaal te integreren in uw dagelijkse bedrijfsvoering en om uw medewerkers bewust te maken van het veilige gebruik van de nieuwe technologie.

‍

Flexopus, gemaakt en gehost in Duitsland, voldoet aan de strenge eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en is gecertificeerd volgens ISO 27001. Deze certificering wordt regelmatig gecontroleerd om ervoor te zorgen dat Flexopus altijd voldoet aan de nieuwste normen en de hoge eisen van onze klanten — zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over gegevensbescherming.

‍

Bovendien trainen we onze medewerkers voortdurend, zodat uitgebreide gegevensbescherming niet alleen op papier is vastgelegd, maar bij elke stap.

‍

Met Flexopus kiest u voor een oplossing voor het delen van bureaus die voldoet aan de arbeidswetgeving en die veiligheid, efficiëntie en gegevensbescherming combineert — voor een hybride werkomgeving waarop u kunt vertrouwen.

Conclusie over het delen van bureaus in het arbeidsrecht

Desk sharing kan een aanwinst zijn voor uw bedrijf, maar alleen als er bij de invoering rekening wordt gehouden met alle aspecten van het arbeidsrecht. Van ergonomisch ontwerp en gegevensbeschermingsmaatregelen tot de naleving van de bepalingen inzake arbeidsovereenkomsten — zorgvuldige planning en de betrokkenheid van alle betrokken partijen zijn de sleutel tot een succesvol en wettelijk conform concept voor het delen van bureaus.