Desk sharing is niet langer alleen een modern concept dat wordt gebruikt door start-ups of bedrijven uit Silicon Valley. Duitse bedrijven maken ook steeds meer gebruik van de voordelen van het delen van bureaus. Wat desk sharing of hotdesking precies onderscheidt, en welke voor- en nadelen er zijn, leest u hieronder.

Wat is het delen van bureaus?

Met Bureaus delen Is een vorm van werkorganisatie die wordt gebruikt in hybride werkmodellen betekent dat werknemers geen vaste baan toegewezen krijgen, maar deze elke dag flexibel selecteren. Aangezien werknemers in een moderne werkomgeving thuis werken, reizen of klantenbijeenkomsten hebben, komt het zelden voor dat alle werknemers tegelijkertijd op kantoor zijn. Het idee van een shared desk is daarom gebaseerd op de gratis toewijzing van bestaande banen.

‍

Het concept omvat ruimtebesparing, wat de flexibiliteit van een kantoor bevordert. De vrije stoelkeuze is bedoeld om eentonigheid en gewoonte te voorkomen. De dagelijkse zelforganisatie bevordert daarentegen de productiviteit en creativiteit, waardoor er meer motivatie op het werk is.

De meest voorkomende voor- en nadelen van het delen van bureaus

Verschillende bedrijven, of het nu gaat om jonge start-ups of internationale bedrijven, passen het shared desk-principe al met succes toe, maar een flexibel kantoor biedt niet alleen voordelen. We hebben de voor- en nadelen verzameld.

Voordelen van het delen van bureaus

Flexibiliteit op kantoor

Het shared desk-concept is bij uitstek geschikt voor een flexibele manier van werken en bevordert zo flexibiliteit en creativiteit. De constante rotatie in het bedrijf heeft een bijzonder effect op de creativiteit en ondersteunt deze door nieuwe invloeden, aangezien werknemers elkaar elke dag opnieuw ontmoeten.

Uitwisseling en informatiestroom

Als gevolg van steeds wisselende banen komen werknemers natuurlijk ook met meer mensen in contact dan bij een vaste baan. Op deze manier praten collega's ook over de verschillende afdelingen heen, zodat er discussies ontstaan over werkmethoden, uitdagingen en best practices.

Medewerkerstevredenheid bevorderen

De juiste apparatuur op kantoor, die voldoet aan de behoeften van werknemers, speelt een grote rol in de tevredenheid van medewerkers. Met desk sharing kun je bijdragen aan de tevredenheid van je medewerkers door alle kamers optimaal af te stemmen op de werkprocessen.

Bespaar kosten

Met een gedeeld bureau kunnen extra kosten worden bespaard. Dit komt enerzijds doordat bedrijven geen grote kantoorruimte hoeven te huren en anderzijds niet zoveel banen nodig hebben als werknemers, aangezien niet alle werknemers elke dag op kantoor zijn. In de regel werken mensen altijd thuis, op zakenreis, op vakantie of ziek.

Nadelen van het delen van bureaus

Innerlijke rusteloosheid

Voor sommigen kan de dagelijkse zoektocht naar een baan een stressfactor zijn. Zeker in het begin, wanneer het proces opnieuw wordt ingevoerd. Om de kennismaking zo aangenaam mogelijk te maken, helpt Communicatie wijzigen evenals een testfase om een gewoonte te creëren bij werknemers.

Vermindering van de teamdynamiek

Hoewel een flexibel kantoor de uitwisseling tussen afdelingen bevordert, kunnen de dynamiek en samenhang binnen het eigen team verzwakken. Om dit tegen te gaan, moet je je eigen teamdynamiek in de gaten houden en, indien nodig, maatregelen Het team zit bijvoorbeeld X keer per week samen.

Bestede tijd

Het vinden van een geschikte baan kost natuurlijk tijd. Daarom is een digitale tool voor het vinden en boeken van de juiste werkplek meestal een verstandige investering. Bovendien moeten het bureau, de stoel en de laptop telkens opnieuw worden ingesteld en bedraad.

Flexopus — misschien wel de meest intuïtieve tool voor het delen van bureaus

In een tijdperk waarin het kiezen van de juiste baan tijd kost, presenteert Flexopus een waardevolle investering dankzij het digitale platform en de native app. De intuïtieve tool voor het delen van bureaus van Flexopus wordt gekenmerkt door zijn Efficiëntie en gebruiksgemak door het zoeken en boeken geschikter te maken werkplekken, vergaderzalen en parkeerplaatsen opgelucht.

‍

Flexopus biedt ook een naadloze integratie met Microsoft Exchange. Deze integratie maakt een soepele synchronisatie van werkplekboekingen met de agenda's van werknemers mogelijk en maakt het mogelijk om vergaderruimten rechtstreeks via Outlook te boeken. Daarnaast is er ook een Microsoft Teams Integratie waarmee werknemers werkstations rechtstreeks binnen de vertrouwde Microsoft-infrastructuur kunnen boeken.

Conclusie: is het nu zinvol om bureaus te delen?

Het concept voor het boeken van werkplekken is over het algemeen de moeite waard wanneer het personeel flexibel werkt en er veel collega's zijn die deels vanuit hun thuiskantoor werken of vaak bij de klant ter plaatse zijn. De uitvoering moet echter correct worden uitgevoerd en vereist de betrokkenheid van alle betrokken partijen. Betrek uw medewerkers daarom bij het besluitvormingsproces. Iedereen moet de mogelijkheid hebben om zijn mening, ideeën en zorgen naar voren te brengen. Als er een ondernemingsraad is, moet deze ook in een vroeg stadium in de planning worden opgenomen. Natuurlijk is een testfase een zeer geschikt model om het besluitvormingsproces vooruit te helpen.

‍

Houd er rekening mee dat het delen van bureaus een zeer interactief concept is dat erop gericht is mensen op het werk bij elkaar te brengen om samenwerking te stimuleren. Als iedereen het principe begrijpt, is de kans groot dat productiviteit, tevredenheid en samenwerking zich positief ontwikkelen. Een intuïtief en eenvoudig boekingssysteem voor werkplekken, zoals Flexopus legt de basis voor een succesvolle implementatie.