Termini come condivisione della scrivania, New Work e collaborazione sono ormai entrati da tempo nel lavoro quotidiano di molte persone. A causa della pandemia del coronavirus e del suo immenso impatto sul mondo del lavoro, le aziende moderne difficilmente possono evitare un modello di lavoro ibrido. Ciò offre ai dipendenti la possibilità di alternare il lavoro da casa con la permanenza in ufficio. I risultati di uno studio Appinio del 2022 mostrano che questo modello continuerà a dimostrarsi valido anche in futuro: il 65% dei dipendenti ha indicato il lavoro ibrido come modello di orario di lavoro preferito.

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È evidente che la tendenza della condivisione della scrivania è destinata a durare. Ciò ha senso non solo dal punto di vista del dipendente, perché la condivisione della scrivania non solo fa risparmiare sui costi aziendali, ma aiuta anche ad aumentare la produttività e a rendere le aziende più attraenti. Come possiamo quindi garantire che venga raggiunta una mescola equilibrata di luoghi di lavoro occupati, utilizzo degli spazi e dipendenti che lavorano da casa? La risposta sta nel calcolare correttamente la cosiddetta quota di condivisione della scrivania.

Cos'è una quota di condivisione della scrivania?

La quota di condivisione della scrivania è il numero di postazioni di lavoro disponibili nel tuo ufficio in relazione al numero di dipendenti. L'obiettivo è solitamente quello di realizzare un'area di lavoro più piccola con meno tavoli disponibili rispetto ai dipendenti presenti. L’idea di base è che normalmente si può presumere che una parte dei dipendenti lavorerà sempre da casa o su postazioni di lavoro mobili. Se la quota della condivisione della scrivania viene utilizzata in modo sensato si ottengono gli effetti desiderati, come ad esempio il risparmio sui costi grazie a superfici più piccole e la conseguente riduzione dei costi di affitto e riscaldamento.

Rapporto di condivisione della scrivania: le proporzioni contano

Ora che i termini sono chiari, è importante scoprire quali requisiti devono essere soddisfatti per poter calcolare la quota perfetta di condivisione della scrivania: il rapporto di condivisione della scrivania fornisce informazioni esattamente su questo. Risulta dai punti già menzionati sopra e costituisce il requisito fondamentale per determinare la quota di condivisione della scrivania.

Il giusto spazio per l’ufficio

Pensare di intraprendere il lavoro ibrido ed utilizzare i servizi associati per la tua azienda è il primo passo. Ora che hai già affrontato tutto questo, il passo successivo è quello di affrontare uno dei maggiori fattori di costo: lo spazio d'ufficio in affitto. Uno dei concetti base della condivisione della scrivania è ridurre lo spazio utilizzabile.

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È meglio cercare un immobile in affitto adatto che soddisfi i requisiti ma che sia più piccolo dell'immobile utilizzato finora. La natura dei locali gioca qui un ruolo estremamente importante. Ad esempio, le grandi superfici sono ideali per attirare in ufficio molti tavoli e quindi molti dipendenti. Nella maggior parte dei casi questo scenario ha senso solo se la tua azienda ha già raggiunto dimensioni superiori alla media. Se si hanno a disposizione solo pochi tavoli su una vasta area, si ha subito la sensazione di lavorare da soli e i vantaggi della condivisione di idee in un ambiente d'ufficio non sono più disponibili.

 La composizione del gruppo

Il prossimo passo logico è determinare la dimensione del gruppo dei dipendenti presenti in ufficio in relazione allo spazio dell'ufficio. Quanti dipendenti devono essere sempre presenti in ufficio? Chi può utilizzare in modo efficiente l’orario di lavoro da casa? Quali aree dell’azienda sono difficili e quali sono facili da separare le une dalle altre? Ci sono nuovi genitori che sarebbero felici di vedere un aumento dell’orario di lavoro da casa? Solo avendo una visione d'insieme dei dipendenti essenziali in ufficio puoi offrire ad altri la possibilità di lavorare da casa o l'offerta Workation e sfruttare tutto il potenziale del Condivisione della scrivania.

Panoramica sull'utilizzo dello spazio ufficio

Calcolare il numero dei dipendenti presenti in ufficio può essere utile anche sapere quanti giorni i dipendenti sono effettivamente presenti in media. Dopotutto, tutti si ammalano, vanno in vacanza o vanno in viaggio d'affari. Dall'introduzione regolare di concetti di orario di lavoro ibrido si può quindi affermare che i dipendenti non sono presenti in ufficio in media per più della metà della settimana. In media, i dipendenti lavorano da remoto per 1,5 giorni, sono malati per 0,3 giorni, 0,6 giorni in ferie e 0,1 giorni in viaggio d’affari. Ciò si traduce in tempi di presenza fisica non superiori a 2,5 giorni a settimana.

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Calcolare la quota di condivisione della scrivania: ecco come fare!

 Ora che sei a conoscenza di tutte le condizioni generali, passiamo al calcolo della quota della condivisione della scrivania. La formula del preventivo la condivisione della scrivania in sé è molto semplice da implementare; a condizione che tu abbia avuto successo nella pianificazione precedente fino a questo punto.

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Per poter calcolare facilmente la quota di condivisione della scrivania è importante capire cosa significa effettivamente:

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Un rapporto maggiore di 1 indica che ci sono più dipendenti che scrivanie. Ciò significa che non tutti i dipendenti possono avere una scrivania quando vengono in ufficio. Questo scenario è comune negli ambienti in cui prevalgono la condivisione della scrivania e l’orario di lavoro flessibile.

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 ‍Un rapporto pari a 1 significa che esiste una scrivania per ogni dipendente. Questo è lo standard negli uffici tradizionali, poiché a ogni dipendente viene assegnata una scrivania.

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Un rapporto inferiore a 1 indica che ci sono più scrivanie che dipendenti. Questo è un segnale che c’è un eccesso di capacità e che lo spazio non viene utilizzato completamente.

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In sintesi si può quindi affermare che nel caso della condivisione della scrivania un tasso di condivisione della scrivania maggiore di 1 è ottimale.

Calcolo di esempio

Se un ufficio ha 100 dipendenti e 70 scrivanie, il tasso di condivisione della scrivania verrebbe calcolato come segue: 100 dipendenti divisi per 70 tavoli danno come risultato un tasso di condivisione della scrivania di 1,43. Nella pianificazione si dovrebbero quindi considerare 1,43 dipendenti per tavolo.

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Flexopus: la soluzione di condivisione della scrivania

Dopo aver calcolato la quota perfetta di condivisione della scrivania, hai bisogno di uno strumento semplice e facile da usare, che i tuoi dipendenti apprezzeranno e che riunisca tutte le funzionalità immaginabili sotto lo stesso tetto: Flexopus. ‍

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Che si tratti della prenotazione del posto di lavoro, del parcheggio o della sala riunioni, con Flexopus hai tutte le possibilità. Anche se hai ancora difficoltà a compiere il passo verso un ambiente di lavoro ibrido, Flexopus ti aiuterà sotto forma di workshop e supporterà tu e la tua azienda nel calcolo del rapporto ottimale di condivisione della scrivania. ‍

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A proposito: Flexopus può essere perfettamente integrato nel tuo ecosistema esistente. Con molte pratiche opzioni di integrazione come Outlook, Google Workspace o Microsoft Teams, la soglia per la condivisione della scrivania non è mai stata così bassa. Allora mettiti subito in contatto con noi prenotando una consulenza e immergiti nel mondo del New Work.

Sinossi

Se ora riassumi i punti più importanti, puoi creare una checklist che ti prepara perfettamente per il tuo percorso di condivisione della scrivania:

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Quota di condivisione della scrivania: rapporto tra posti di lavoro disponibili e numero di dipendenti.

• Obiettivo: Meno tavoli rispetto ai dipendenti (condivisione della scrivania, ufficio a casa).
• Vantaggi: riduzione dei costi grazie a superfici più piccole.

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 Rapporto di condivisione della scrivania: percentuale di dipendenti rispetto ai tavoli

• Rapporto > 1: più dipendenti che tavoli (comune con i modelli di lavoro flessibili).
• Rapporto = 1: Un tavolo per dipendente (ufficio tradizionale).
• Rapporto < 1: più tavoli che dipendenti (capacità in eccesso).

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  Requisiti per la condivisione della scrivania:

• Spazio ufficio ottimale: cerca oggetti più piccoli e adatti.
• Composizione del gruppo: determinare chi deve essere regolarmente in ufficio e chi può lavorare in modo flessibile.

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 Calcolo della tariffa di condivisione della scrivania:

• Formula: numero di dipendenti/numero di tavoli.
• Esempio: 100 dipendenti/70 tavoli = tasso di condivisione della scrivania pari a 1,43.