Begriffe wie Desk Sharing, New Work und Coworking haben längst Einzug in den Arbeitsalltag vieler Menschen gehalten. Seit der Corona-Pandemie und ihren immensen Auswirkungen auf die Arbeitswelt kommen modern geführte Unternehmen kaum noch um ein hybrides Arbeitsmodell herum. Hierbei haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, zwischen Homeoffice und Präsenz im Büro zu wechseln. Dass sich dieses Modell auch in Zukunft bewähren wird, zeigen die Ergebnisse einer Studie von Appinio aus dem Jahre 2022: 65% der Arbeitnehmenden gaben dort hybrides Arbeiten als ihr präferiertes Arbeitszeitmodell an.

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Man kann also erkennen, dass der Trend des Desk Sharing gekommen ist, um zu bleiben. Das ergibt im Übrigen nicht nur aus Arbeitnehmendensicht Sinn, denn Desk Sharing spart Ihrem Unternehmen nicht nur Kosten, sondern trägt auch dazu bei, dass die Produktivität steigt und Unternehmen attraktiver werden. Wie kann also dafür gesorgt werden, dass eine ausgewogene Mischung aus belegten Arbeitsplätzen, Raumauslastung und Mitarbeitenden im Homeoffice erreicht wird? Die Antwort liegt in der korrekten Berechnung der sogenannten Desk Sharing Quote. 

Was ist eine Desk Sharing Quote?

Als Desk Sharing Quote wird die Anzahl an verfügbaren Arbeitsplätzen auf Ihrer Bürofläche in Relation zur Mitarbeitendenzahl bezeichnet. Das Ziel ist normalerweise, eine kleinere Arbeitsfläche mit weniger verfügbaren Tischen als anwesende Mitarbeitende zu erreichen. Der Grundgedanke ist hierbei, dass im Normalfall davon ausgegangen werden kann, dass sich ein Anteil an Mitarbeitenden immer entweder im Homeoffice oder an mobilen Arbeitsplätzen befinden wird. Wird die Desk Sharing Quote also sinnvoll angewandt, treten die erwünschten Effekte wie bspw. Kostenersparnisse durch kleinere Büroflächen und eine daraus resultierende geringere Miete und Heizkosten ein.

Desk Sharing Ratio - auf die Proportionen kommt es an

Nun, da die Begrifflichkeiten klar sind, ist es natürlich wichtig zu wissen, welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, damit Sie Ihre perfekte Desk Sharing Quote berechnen können - die Desk Sharing Ratio gibt Aufschluss. Sie ergibt sich aus den oben bereits genannten Punkten und ist die Grundvoraussetzung für das Ermitteln der Desk Sharing Quote. 

Die richtige Bürofläche

Sich zu überlegen, ins hybride Arbeiten einzusteigen und die damit einhergehenden Annehmlichkeiten für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen, ist der erste Schritt. Nachdem Sie diesen bereits gegangen sind, können Sie sich im nächsten Schritt einem der wohl größten Kostenfaktoren annehmen: der gemieteten Bürofläche. Einer der Grundgedanken des Desk Sharing ist die Verkleinerung der nutzbaren Fläche. 

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Suchen Sie am besten nach einem für Sie geeigneten Mietobjekt, das den Anforderungen genügt, aber kleiner als das bisher genutzte Objekt ist. Die Beschaffenheit der Räumlichkeiten spielt hierbei eine überaus wichtige Rolle. So sind zum Beispiel große Flächen prädestiniert dafür, viele Tische und somit auch viele Mitarbeitende ins Büro zu locken. Dieses Szenario ergibt in den meisten Fällen nur dann Sinn, wenn Ihr Unternehmen bereits eine überdurchschnittliche Größe erreicht hat. Stellt man auf einer großen Fläche nur wenige Tische zur Verfügung, entsteht schnell das Gefühl für sich alleine zu arbeiten und die Vorteile des gemeinsamen Austauschs in der Office-Umgebung sind nicht mehr gegeben.

Die Zusammensetzung des Teams

Der nächste logische Schritt ist, die Teamgröße der im Büro anwesenden Mitarbeitenden in Relation zur Bürofläche festzulegen. Wie viele Mitarbeitende müssen immer im Büro sein? Wer kann Homeoffice-Zeiten effizient für sich nutzen? Welche Unternehmensbereiche sind nur schwer, welche leicht voneinander zu trennen? Gibt es frischgebackene Elternteile, die sich über ein erhöhtes Aufkommen an Homeoffice-Arbeitszeiten freuen würden? Erst wenn Sie sich einen Überblick über die im Büro unabdingbaren Mitarbeitenden verschafft haben, können Sie anderen die Optionen auf Homeoffice oder Workation bieten und das volle Potenzial des Desk Sharing nutzen.

Die Auslastung der Bürofläche im Überblick

Es kann bei der Berechnung der im Office anwesenden Mitarbeitenden zusätzlich helfen, sich bewusst zu machen, wie viele Tage die Mitarbeitenden im Schnitt tatsächlich anwesend sind. Schließlich wird jedeR mal krank, ist im Urlaub oder befindet sich auf Geschäftsreisen. Seit der regelmäßigen Einführung hybrider Arbeitszeitkonzepte kann man also festhalten, dass Mitarbeitende durchschnittlich nicht mehr als die Hälfte der Woche in Präsenz im Büro sind. Im Schnitt sind Mitarbeitende somit 1,5 Tage remote beschäftigt, 0,3 Tage krank, 0,6 Tage im Urlaub und 0,1 Tage auf Geschäftsreisen. Übrig bleiben dann Anwesenheitszeiten von nicht mehr als 2,5 Tagen pro Woche. 

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Desk Sharing Quote berechnen: So geht's!

Da Sie sich nun über alle Rahmenbedingungen im Klaren sind, kommen wir nun zur Berechnung der Desk Sharing Quote. Die Desk Sharing Quote Formel ist an sich sehr einfach umzusetzen; vorausgesetzt, die vorangegangene Planung ist Ihnen bis hierhin gelungen. 

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Um Ihre Desk Sharing Quote einfach zu berechnen, ist es wichtig zu verstehen, was diese überhaupt aussagt: 

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Ein Verhältnis größer als 1 zeigt an, dass es mehr MitarbeiterInnen als Schreibtische gibt. Das bedeutet, dass nicht jeder Mitarbeitende einen Schreibtisch haben kann, sollte er ins Büro kommen. Dieses Szenario ist in Umgebungen üblich, in denen Desk Sharing und flexible Arbeitszeiten vorherrschen.

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Ein Verhältnis von 1 bedeutet, dass es für jedeN MitarbeitendeN einen Schreibtisch gibt. Dies ist in traditionellen Büros der Standard, da jedeR Mitarbeitende einen zugewiesenen Schreibtisch hat.

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Ein Verhältnis von weniger als 1 deutet darauf hin, dass es mehr Schreibtische als Mitarbeitende gibt. Das ist ein Signal, dass Überkapazität herrscht und Flächen nicht vollständig genutzt werden.

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Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass im Falle des Desk Sharings eine Desk Sharing Quote von größer als 1 optimal ist.

Desk Sharing Ratio berechnen: Ein Beispiel

Wenn ein Büro 100 Mitarbeitende und 70 Schreibtische hat, würde man die Desk Sharing Quote folgendermaßen berechnen: 100 Mitarbeitende geteilt durch 70 Tische ergibt eine Desk Sharing Quote von 1,43. Pro Tisch wären also 1,43 Mitarbeitende in der Planung zu berücksichtigen.

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Die wohl intuitivste Desk Sharing Software: Flexopus

Wenn Sie ihre perfekte Desk Sharing Rate berechnet haben, benötigen Sie ein unkompliziertes und einfach zu bedienende Desk Sharing Software, das Ihre Mitarbeitenden gerne nutzen und in dem Sie alle denkbaren Features unter einer Haube vereint haben: Flexopus.

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Egal ob Arbeitsplatzbuchung, Parkplatzbuchung oder Besprechungsraumbuchung - mit Flexopus stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen. Selbst wenn Ihnen der Schritt zur hybriden Arbeitswelt bisher noch schwer fällt, greift Flexopus Ihnen in Form von Workshops unter die Arme und unterstützt Sie und Ihren Betrieb dabei, die optimale Desk Sharing Quote zu berechnen.

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Übrigens: Flexopus lässt sich nahtlos in Ihr bereits bestehendes Ökosystem integrieren. Mit vielen praktischen Integrationsmöglichkeiten wie Outlook, Google Workspace oder Microsoft Teams ist die Schwelle zum Desk Sharing so niedrig wie nie. Vereinbaren Sie deshalb gleich einen Beratungstermin und tauchen Sie ein in die Welt des New Work.

Zusammenfassung

Fasst man die wichtigsten Punkte nun zusammen, lässt sich daraus eine Checkliste erstellen, mit der Sie perfekt auf Ihren Weg ins Desk Sharing vorbereitet sind:

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Desk Sharing Quote: Verhältnis der verfügbaren Arbeitsplätze zur Anzahl der Mitarbeitenden.

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• Ziel: Weniger Tische als Mitarbeitende (Desk Sharing, Homeoffice).
• Vorteile: Kostensenkung durch kleinere Büroflächen.

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Desk Sharing Ratio: Proportion von Mitarbeitenden zu Tischen.

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• Verhältnis > 1: Mehr Mitarbeitende als Tische (üblich bei flexiblen Arbeitsmodellen).
• Verhältnis = 1: Ein Tisch pro Mitarbeitendem (traditionelles Büro).
• Verhältnis < 1: Mehr Tische als Mitarbeitende (Überkapazität).

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Voraussetzungen für Desk Sharing:

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• Optimale Bürofläche: Kleinere, geeignete Objekte suchen.
• Teamzusammensetzung: Festlegen, wer regelmäßig im Büro sein muss und wer flexibel arbeiten kann.

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Berechnung der Desk Sharing Rate:

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• Formel: Anzahl Mitarbeitende / Anzahl Tische.
• Beispiel: 100 Mitarbeitende / 70 Tische = Desk Sharing Quote von 1,43.