termen zoals het delen van bureaus, Nieuw werk en coworking hebben al lang hun weg gevonden naar het dagelijkse werk van veel mensen. Sinds de coronapandemie en de enorme impact ervan op de arbeidswereld kunnen moderne bedrijven een hybride werkmodel nauwelijks vermijden. Dit geeft werknemers de mogelijkheid om te schakelen tussen thuiswerken en op kantoor zijn. De resultaten van een Appinio-onderzoek uit 2022 tonen aan dat dit model zich ook in de toekomst zal blijven bewijzen: 65% van de werknemers daar noemde hybride werken als hun favoriete werktijdmodel.

‍

Het is dus duidelijk dat de trend van Bureaus delen Hij is hier om te blijven. Dit is trouwens niet alleen logisch vanuit het oogpunt van een werknemer, omdat het delen van een bureau niet alleen uw bedrijfskosten bespaart, maar ook helpt om de productiviteit te verhogen en bedrijven aantrekkelijker te maken. Dus hoe kunnen we ervoor zorgen dat er een evenwichtige mix van bezette werkplekken, kamergebruik en thuiswerkende werknemers wordt bereikt? Het antwoord ligt in de juiste berekening van het zogenaamde quotum voor het delen van bureaus.

Wat is een quotum voor het delen van bureaus?

Het percentage voor het delen van bureaus is het aantal beschikbare werkplekken in uw kantoorruimte in verhouding tot het aantal werknemers. Het doel is meestal om een kleinere werkruimte te bereiken met minder beschikbare tafels dan de aanwezige werknemers. Het basisidee hierbij is dat normaal gesproken kan worden aangenomen dat een deel van de werknemers altijd thuis of op mobiele werkplekken zal werken. Als het tarief voor het delen van bureaus daarom verstandig wordt gebruikt, treden de gewenste effecten op, zoals kostenbesparingen door kleinere kantoorruimte en de daaruit voortvloeiende lagere huur- en verwarmingskosten.

De ratio voor het delen van bureaus — het zijn de verhoudingen die er toe doen

Nu de voorwaarden duidelijk zijn, is het natuurlijk belangrijk om te weten aan welke vereisten moet worden voldaan, zodat u uw perfecte quotum voor het delen van bureaus kunt berekenen — de ratio voor het delen van bureaus geeft informatie. Dit vloeit voort uit de hierboven genoemde punten en is de basisvereiste voor het bepalen van het quotum voor het delen van bureaus.

De juiste kantoorruimte

Om erover na te denken om naar binnen te gaan hybride werk Aan de slag gaan en gebruik maken van de bijbehorende voorzieningen voor uw bedrijf is de eerste stap. Nu je dit al hebt meegemaakt, is de volgende stap het nemen van een van de grootste kostenfactoren: de gehuurde kantoorruimte. Een van de basisconcepten van het delen van bureaus is het verminderen van de bruikbare ruimte.

‍

U kunt het beste op zoek gaan naar een geschikte huurwoning die aan de eisen voldoet, maar kleiner is dan de woning die u tot nu toe hebt gebruikt. De aard van het pand speelt hierbij een uiterst belangrijke rol. Grote oppervlakken zijn bijvoorbeeld ideaal om veel tafels en dus veel werknemers naar kantoor te lokken. In de meeste gevallen is dit scenario alleen zinvol als uw bedrijf al een bovengemiddelde omvang heeft bereikt. Als je maar een paar tafels beschikbaar hebt op een groot oppervlak, krijg je al snel het gevoel dat je alleen werkt en zijn de voordelen van het delen van ideeën in de kantooromgeving niet langer beschikbaar.

De samenstelling van het team

De volgende logische stap is het bepalen van de teamgrootte van de medewerkers die op kantoor aanwezig zijn in relatie tot de kantoorruimte. Hoeveel werknemers moeten er altijd op kantoor zijn? Wie kan de kantooruren thuis efficiënt gebruiken? Welke onderdelen van het bedrijf zijn moeilijk en welke zijn makkelijk van elkaar te scheiden? Zijn er nieuwe ouders die graag meer thuiswerken? Alleen als je een overzicht hebt van de medewerkers die essentieel zijn op kantoor, kun je anderen de mogelijkheid geven om thuis te werken of Workation het volledige potentieel van desk sharing aanbieden en benutten.

Overzicht van het gebruik van kantoorruimte

Bij het berekenen van het aantal werknemers dat op kantoor aanwezig is, kan het ook helpen om te weten hoeveel dagen werknemers gemiddeld daadwerkelijk aanwezig zijn. Iedereen wordt immers ziek, gaat op vakantie of gaat op zakenreis. Sinds de reguliere introductie van hybride werktijdconcepten kan daarom worden gesteld dat werknemers gemiddeld niet meer dan de helft van de week op kantoor aanwezig zijn. Werknemers werken gemiddeld 1,5 dag op afstand, zijn 0,3 dagen ziek, 0,6 dagen op vakantie en 0,1 dag op zakenreis. Aanwezigheidstijden van niet meer dan 2,5 dagen per week blijven dan van kracht.

‍

Quotum voor het delen van bureaus berekenen: zo doe je dat!

Nu u op de hoogte bent van alle algemene voorwaarden, gaan we verder met het berekenen van het percentage voor het delen van bureaus. De offerteformule voor het delen van bureaus zelf is heel eenvoudig te implementeren; op voorwaarde dat je tot nu toe geslaagd bent in de vorige planning.

‍

Om uw quotum voor het delen van bureaus eenvoudig te kunnen berekenen, is het belangrijk om te begrijpen wat dit eigenlijk betekent:

‍

Een ratio groter dan 1 geeft aan dat er meer werknemers zijn dan bureaus. Dit betekent dat niet elke werknemer een bureau kan hebben als ze naar kantoor komen. Dit scenario komt vaak voor in omgevingen waar het delen van bureaus en flexibele werktijden de overhand hebben.

‍

Een verhouding van 1 betekent dat er voor elke medewerker een bureau is. Dit is standaard in traditionele kantoren, omdat elke medewerker een toegewezen bureau heeft.

‍

Een ratio van minder dan 1 geeft aan dat er meer bureaus zijn dan werknemers. Dit is een signaal dat er overcapaciteit is en dat de ruimte niet volledig wordt benut.

‍

Samenvattend kan dus worden gesteld dat in het geval van Het delen van bureaus een percentage van meer dan 1 voor het delen van bureaus is optimaal.

Voorbeeldberekening

Als een kantoor 100 werknemers en 70 bureaus heeft, wordt het percentage bureaudeling als volgt berekend: 100 werknemers gedeeld door 70 tabellen resulteert in een percentage bureaudeling van 1,43. 1,43 werknemers per tafel zouden daarom in aanmerking moeten worden genomen bij de planning.

‍

Flexopus - De oplossing voor het delen van bureaus

Als u eenmaal uw perfecte quotum voor het delen van bureaus hebt berekend, hebt u een eenvoudige en gebruiksvriendelijke tool nodig die uw medewerkers graag gebruiken en waarin u alle denkbare functies onder één dak hebt gecombineerd: Flexopus.

‍

Ongeacht of Werkplek boeken, Parkeren boeken of Vergaderruimte boeken - Met Flexopus staan alle opties voor u open. Zelfs als de stap naar een hybride werkwereld nog steeds moeilijk voor u is, helpt Flexopus u in de vorm van workshops en helpt u en uw bedrijf bij het berekenen van het optimale quotum voor het delen van bureaus.

‍

Overigens: Flexopus kan naadloos worden geïntegreerd in uw bestaande ecosysteem. Met veel praktische integratiemogelijkheden zoals Outlook, Google Workspace of Microsoft Teams is de drempel voor het delen van bureaus lager dan ooit. Regel daarom een Afspraak voor consultatie en duik in de wereld van New Work.

Synopsis

Als je nu de belangrijkste punten samenvat, kun je een checklist maken waarmee je perfect bent voorbereid op je reis naar desk sharing:

‍

Quota voor het delen van bureaus: verhouding tussen beschikbare banen en het aantal werknemers.

‍

• Doelstelling: Minder tafels dan werknemers (gedeelde bureaus, thuiskantoor).
• voordelen: Kostenbesparing door kleinere kantoorruimte.

‍

Ratio voor het delen van bureaus: Percentage werknemers ten opzichte van tafels

‍

• Verhouding > 1: Meer werknemers dan tafels (gebruikelijk bij flexibele werkmodellen).
• Verhouding = 1: Eén tafel per werknemer (traditioneel kantoor).
• Verhouding < 1: Meer tafels dan werknemers (overcapaciteit).

‍

Vereisten voor het delen van bureaus:

‍

• Optimale kantoorruimte: Zoek naar kleinere, geschikte objecten.
• Samenstelling van het team: Bepaal wie regelmatig op kantoor moet zijn en wie flexibel kan werken.

‍

Berekening van het tarief voor het delen van bureaus:

‍

• Formule: Aantal medewerkers/aantal tafels.
• voorbeeld: 100 werknemers/70 tafels = een gedeeld bureau van 1,43.