Taux de partage de bureaux : la clé du travail hybride

Le taux de desk sharing est un indicateur clé pour évaluer l'efficacité de l'utilisation des espaces de bureau et le succès du partage de bureaux. Il sert de base aux décisions d'aménagement et à l'optimisation des modèles de travail hybrides.

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Qu'est-ce qu'un taux de partage de bureau ?

Des termes comme le partage de bureau (desk sharing), le New Work et le travail hybride font désormais partie intégrante du quotidien au bureau. Depuis la pandémie de COVID-19, le monde du travail a durablement changé ; de nombreuses entreprises misent aujourd'hui sur des modèles de travail flexibles, permettant aux collaborateurs d'alterner régulièrement entre le télétravail et le bureau. Un indicateur clé dans ce contexte est le taux de partage de bureau. Il est la clé d'un travail hybride réussi.

Le taux de partage de bureau – également appelé ratio de partage de bureau – décrit le rapport entre le nombre de postes de travail (bureaux) disponibles et le nombre de collaborateurs. L'objectif est de créer un environnement de travail plus compact et efficace, où le nombre de bureaux est inférieur au nombre de collaborateurs. L'idée sous-jacente : de nombreux employés travaillent de toute façon régulièrement entélétravail ou en mobilité. Pourquoi alors attribuer systématiquement un poste de travail fixe à chacun ?

Si le taux de partage de bureau est appliqué judicieusement, il offre des avantages tels que :

• Économies de coûts : uneréduction significative des frais de location, d'exploitation et d'énergie
• Meilleure utilisation de l'espace : utilisation plus efficace des surfaces de bureau existantes
• Moins de vacance : évitement des bureaux et des espaces inutilisés.
• Flexibilité accrue : promotion des modèles de travail modernes et satisfaction des employés.

Pourquoi le taux de partage de bureau est-il si important ?

Un taux de partage de bureau optimal peut permettre de réaliser d'importantes économies, notamment sur les loyers, les charges d'exploitation et l'énergie. Mais il ne s'agit pas seulement d'un facteur de coût : c'est un outil de pilotage stratégique pour une gestion efficace des postes de travail, permettant de répondre aux besoins modernes du travail hybride tout en améliorant le taux d'occupation des bureaux.

UneUne étude de l'Institut Fraunhoferpour l'économie du travail et l'organisation (IAO) montre que plus de 60 % des employés interrogés répartissent leur temps de travail de manière quasi égale entre le télétravail et le bureau. Environ 80 % déclarent également que leur productivité a augmenté grâce à la flexibilité acquise.

Cette évolution confirme que le partage de bureau n'est pas seulement une tendance, mais un concept durable, tant sur le plan économique que culturel.

Le partage de bureau est donc pertinent non seulement pour les collaborateurs, mais aussi pour les entreprises qui souhaitent se positionner comme des employeurs modernes tout en réalisant des économies.

Comment calculer le taux de partage de bureau ?

Le taux de partage de bureau indique combien de postes de travail sont disponibles par rapport au nombre pertinent de collaborateurs. Il aide les entreprises à planifier leurs surfaces de bureau de manière réaliste et à éviter les surcapacités.

La formule est la suivante :

Taux de partage de bureau = Nombre de bureaux disponibles / Nombre de collaborateurs concernés × 100

Un exemple :

Une entreprise compte 100 collaborateurs pouvant en principe utiliser un poste de travail au bureau, mais ne met à disposition que 70 bureaux réservables de manière flexible.
70 bureaux / 100 collaborateurs × 100 = 70 % de taux de partage de bureau

Cela signifie que 70 bureaux sont disponibles pour 100 collaborateurs.

Voici comment interpréter le résultat :

Taux = 100 % :
Chaque collaborateur dispose théoriquement de son propre bureau. Cela correspond au modèle de bureau classique avec des postes de travail fixes.

Taux < 100 % :
Il y a moins de bureaux que de collaborateurs. C'est la norme dans le cadre du partage de bureau, du travail hybride et du télétravail.

Taux > 100 % :
Il y a plus de bureaux que de collaborateurs. Cela peut indiquer des surcapacités, des espaces vacants ou des coûts immobiliers inutiles.

Un taux de partage de bureau inférieur à 100 % est généralement judicieux dans les modèles de travail hybrides. Il est toutefois crucial que ce taux corresponde à l'utilisation réelle des bureaux. S'il est fixé trop bas, cela peut entraîner des pénuries, de la frustration ou des situations de réservation confuses lors des journées de forte affluence.

Il est également important de noter que le calcul ne doit pas inclure systématiquement tous les collaborateurs, mais uniquement le groupe d'utilisateurs concerné. Le personnel itinérant, à temps partiel, travaillant en télétravail permanent ou n'ayant pas besoin d'un poste de travail régulier au bureau doit être pris en compte séparément en fonction du concept d'utilisation.

Quelles sont les conditions préalables à un taux de partage de bureau efficace ?

Pour queau flex officefonctionne sans accroc, il faut plus qu'un simple bon ratio. Les trois conditions suivantes sont déterminantes :

1. Votre espace de bureau est-il utilisé de manière judicieuse ?

La première étape consiste à évaluer honnêtement l'espace utilisé. Avec le travail hybride, il apparaît souvent que la totalité de la surface de bureau n'est plus nécessaire. Les grands espaces de bureau avec trop peu de postes occupés semblent vides et peu stimulants.

Posez-vous des questions telles que :

• Y a-t-il des espaces régulièrement inoccupés ?
• La surface locative peut-elle être réduite ?
• L'espace disponible est-il réellement utilisé ?

Une planification de l'espace adaptée est un facteur clé pour optimiser le taux d'occupation des bureaux et réduire les coûts. Les entreprises ne doivent pas seulement prendre en compte le nombre de bureaux disponibles, mais aussi l'utilisation des salles de réunion. Unsystème de réservation de sallespermet de réserver les salles de réunion en fonction des besoins et de mieux comprendre, grâce aux données de réservation, quelles surfaces sont réellement nécessaires.

2. Quelle est la composition de votre équipe ?

Tous les collaborateurs n'ont pas le même rythme de travail. Certaines équipes sont sur place quotidiennement, tandis que d'autres travaillent principalement à distance. Un taux de partage de bureau (desk sharing) efficace dépend fortement du nombre de collaborateurs devant être présents au bureau régulièrement, comme le personnel d'accueil, le support informatique ou certaines équipes de projet.

Prenez en compte les points suivants :

• Qui a besoin d'une présence quotidienne ?
• Quels rôles peuvent être exercés indépendamment du lieu ?
• Existe-t-il des besoins spécifiques (par ex. parents, temps partiel, collaborateurs externes) ?

Ce n'est qu'en déterminant clairement le nombre de postes de travail réellement nécessaires que le taux peut être ajusté de manière pertinente.

3. Quel est le taux de présence réel au bureau ?

Un facteur souvent sous-estimé : la présence réelle au bureau. De nombreuses entreprises planifient au feeling, alors qu'il existe des valeurs empiriques claires. Depuis l'instauration des modèles de travail hybrides, on observe que :
En moyenne, les collaborateurs ne sont au bureau que 2,5 jours par semaine. (Valeurs moyennes : 1,5 jour en télétravail, 0,6 jour de congé, 0,3 jour de maladie, 0,1 jour en déplacement professionnel)

Ces chiffres doivent impérativement être pris en compte lors du calcul du taux, car des hypothèses irréalistes conduisent à une mauvaise planification des surfaces et à de la frustration au sein de l'équipe.

Les fluctuations du taux de présence n'affectent pas seulement le nombre de bureaux nécessaires, mais aussi d'autres ressources comme les places de parking de l'entreprise. Avec unlogiciel de gestion de parkings, les entreprises peuvent adapter de manière flexible les places de stationnement disponibles aux jours de présence réels de leurs collaborateurs. Cela permet d'optimiser l'utilisation des places de parking, tout comme celle des postes de travail.

Comment Flexopus aide-t-il à gérer le taux de partage de bureau ?

Le meilleur taux ne sert à rien si les collaborateurs ne savent pas quand et où ils peuvent travailler. C'est là qu'intervient Flexopus : ce logiciel de gestion de l'espace de travail aide les entreprises à organiser les postes de travail en fonction des besoins et à visualiser de manière transparente le taux d'occupation réel des bureaux.

Flexopuspropose entre autres unsystème de réservation de postes de travail, unsystème de réservation de salles de réunionet unsystème de gestion des places de parkingavec une vue d'ensemble en temps réel des places disponibles. En complément, uneLogiciel de gestion des actifsaide à organiser de manière centralisée les équipements partagés tels que les ordinateurs portables, les moniteurs ou les appareils techniques, et à les attribuer aux collaborateurs selon leurs besoins. Les entreprises peuvent ainsi mettre en œuvre des concepts de travail flexibles sans que chaque personne ait besoin d'un équipement permanent sur un bureau fixe.

De plus, Flexopus accompagne l'introduction et l'optimisation du partage de bureaux (desk sharing) :

• Conseil pour le calcul de votre taux de partage de bureaux idéal
• Ateliers pour la transition vers des modèles hybrides

Flexopus s'intègre parfaitement à votre écosystème existant. Grâce àde nombreuses possibilités d'intégration pratiquescomme Outlook, Google Workspace ou Microsoft Teams, le passage au partage de bureaux n'a jamais été aussi simple. Prenez dès maintenant rendez-vous pour une consultation et plongez dans l'univers du New Work.

Résumé

Le taux de partage de bureaux est bien plus qu'un simple chiffre. C'est un levier essentiel pour réussir la mise en œuvre de modèles de travail modernes. Correctement calculé, il permet d'utiliser efficacement les surfaces de bureau, d'éviter les espaces vacants, d'optimiser l'occupation des locaux et d'offrir simultanément plus de flexibilité aux collaborateurs.

Votre liste de contrôle pour un partage de bureaux réussi :

• Calculer le taux de partage de bureaux : nombre de collaborateurs ÷ nombre de bureaux
• Vérifier la surface : existe-t-il des espaces vacants ou des surcapacités ?
• Analyse de l'équipe : qui est au bureau et quand ?
• Suivi des présences : prendre en compte les temps de présence moyens
• Utiliser la technologie : exploiter Flexopus pour la réservation et la transparence
• Favoriser la culture d'entreprise : instaurer une communication ouverte et des règles flexibles