Des termes tels que le partage de bureau, le "New Work" et le coworking se sont depuis longtemps intégrés dans le quotidien professionnel de nombreuses personnes.

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Depuis la pandémie de coronavirus et son immense impact sur le monde du travail, les entreprises modernes peuvent difficilement éviter un modèle de travail hybride. Cela donne aux employés la possibilité de basculer entre le travail à domicile et le travail au bureau. Les résultats d'une étude menée par Appinio en 2022 montrent que ce modèle continuera de faire ses preuves à l'avenir : 65 % des employés ont cité le travail hybride comme leur modèle de temps de travail préféré.

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On peut donc constater que la tendance du partage de bureau est là pour rester. D'ailleurs, cela n'a pas seulement du sens du point de vue des employés, car le partage de bureau permet non seulement de réduire les coûts de votre entreprise, mais contribue également à augmenter la productivité et à rendre les entreprises plus attrayantes. Comment pouvons-nous donc garantir un équilibre entre les lieux de travail occupés, l'utilisation des chambres et les employés travaillant à domicile ? La réponse consiste à calculer correctement ce que l'on appelle le quota de partage de bureau.

Qu'est-ce qu'un quota de partage de bureau ?

Le taux de partage de bureau correspond au nombre de postes de travail disponibles dans votre espace de bureau par rapport au nombre d'employés. L'objectif est généralement d'obtenir un espace de travail plus petit avec moins de tables disponibles que le nombre d'employés présents. L'idée de base est que l'on peut normalement supposer qu'une partie des employés travailleront toujours à domicile ou sur des postes de travail mobiles. Si le tarif de partage de bureau est donc utilisé de manière judicieuse, les effets escomptés se produisent, tels que des économies de coûts grâce à la réduction des espaces de bureaux et à la baisse des loyers et des frais de chauffage qui en résultent.

Taux de partage des bureaux : ce sont les proportions qui comptent

Maintenant que les conditions sont claires, il est bien sûr important de savoir quelles exigences doivent être respectées afin de pouvoir calculer votre quota de partage de bureau idéal. Le ratio de partage de bureau fournit des informations. Il résulte des points déjà mentionnés ci-dessus et constitue la condition de base pour déterminer le quota de partage de bureau.

Le bon espace de bureau

Pour envisager de passer au travail hybride, la première étape consiste à lancer ce modèle et à utiliser les outils adaptés pour votre entreprise. Maintenant que vous êtes déjà passé par là, l'étape suivante consiste à prendre en charge l'un des facteurs de coût les plus importants : l'espace de bureau loué. L'un des concepts de base du partage de bureau est de réduire l'espace utilisable.

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Il est préférable de rechercher un bien locatif adapté qui répond aux exigences mais qui soit plus petit que le bien que vous avez utilisé jusqu'à présent. La nature des locaux joue ici un rôle extrêmement important. Par exemple, les grandes surfaces sont idéales pour attirer de nombreuses tables et donc de nombreux employés au bureau. Dans la plupart des cas, ce scénario n'a de sens que si votre entreprise a déjà atteint une taille supérieure à la moyenne. Si vous ne disposez que de quelques tables sur une grande surface, vous avez rapidement l'impression de travailler seul et les avantages du partage d'idées dans l'environnement de bureau ne sont plus disponibles.

La composition de l'équipe

La prochaine étape logique consiste à déterminer la taille de l'équipe des employés présents au bureau par rapport à l'espace de bureau. Combien d'employés doivent toujours être présents au bureau ? Qui peut utiliser efficacement les heures de bureau à domicile ? Quels domaines de l'entreprise sont difficiles et lesquels sont faciles à séparer les uns des autres ? Y a-t-il de nouveaux parents qui seraient heureux de voir une augmentation des heures de travail à domicile ?Ce n'est qu'une fois que vous aurez une vue d'ensemble des employés essentiels au bureau que vous pourrez offrir aux autres la possibilité de travailler à domicile ou en "workation" et exploiter pleinement le potentiel du partage de bureau.

Vue d'ensemble de l'utilisation de l'espace de bureau

Lors du calcul du nombre d'employés présents au bureau, il peut également être utile de savoir combien de jours les employés sont réellement présents en moyenne. Après tout, tout le monde tombe malade, part en vacances ou en voyage d'affaires. Depuis l'introduction régulière de concepts de temps de travail hybride, on peut donc affirmer que les employés ne sont pas présents au bureau plus de la moitié de la semaine en moyenne. En moyenne, les employés travaillent à distance pendant 1,5 jour, sont malades pendant 0,3 jour, 0,6 jour en vacances et 0,1 jour en voyage d'affaires. Les horaires de présence ne dépassant pas 2,5 jours par semaine sont alors maintenus.

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Calculez le quota de partage de bureau : voici comment !

Maintenant que vous connaissez toutes les conditions générales, passons au calcul du tarif de partage de bureau. La formule de devis de partage de bureau elle-même est très facile à mettre en œuvre, à condition que vous ayez réussi la planification précédente jusqu'à présent.

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Afin de calculer facilement votre quota de partage de bureau, il est important de comprendre ce que cela signifie réellement :

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Un ratio supérieur à 1 indique qu'il y a plus d'employés que de bureaux. Cela signifie que tous les employés ne peuvent pas avoir de bureau s'ils viennent au bureau. Ce scénario est courant dans les environnements où le partage de bureau et les horaires de travail flexibles prévalent.

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Un ratio de 1 signifie qu'il y a un bureau pour chaque employé. C'est la norme dans les bureaux traditionnels, car chaque employé a un bureau qui lui est attribué.

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Un ratio inférieur à 1 indique qu'il y a plus de bureaux que d'employés. Cela indique qu'il existe une surcapacité et que l'espace n'est pas pleinement utilisé.

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En résumé, on peut donc affirmer que, dans le cadre du partage de bureau, un taux de partage supérieur à 1 est optimal.

Exemple de calcul

Si un bureau compte 100 employés et 70 bureaux, le taux de partage de bureau serait calculé comme suit : 100 employés divisés par 70 tables donnent un taux de partage de bureau de 1,43. 1,43 employé par table devrait donc être pris en compte dans la planification.

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Flexopus - La solution de partage de bureau

Une fois que vous avez calculé votre quota idéal de partage de bureau, vous avez besoin d'un outil simple et facile à utiliser que vos employés aiment utiliser et dans lequel vous avez combiné toutes les fonctionnalités imaginables sous un même toit : Flexopus.

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Que ce soit pour la réservation de lieux de travail, de parking ou de salles de réunion - avec Flexopus, toutes ces options sont à votre disposition. Avec Flexopus, toutes les options s'offrent à vous. Même si la transition vers un monde du travail hybride reste difficile pour vous, Flexopus vous aidera sous la forme d'ateliers et vous aidera, ainsi que votre entreprise, à calculer le quota de partage de bureau optimal.

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D'ailleurs : Flexopus peut être intégré de manière fluide à votre écosystème existant. Grâce à de nombreuses options d'intégration pratiques telles qu'Outlook, Google Workspace ou Microsoft Teams, le seuil de partage de bureau n'a jamais été aussi bas. Par conséquent, organisez un rendez-vous de consultation et plongez dans l'univers du New Work.

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Synopsis

Si vous résumez maintenant les points les plus importants, vous pouvez créer une liste de contrôle avec laquelle vous serez parfaitement préparé pour votre transition vers le partage de bureau :

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Quota de partage de bureau: Rapport entre les emplois disponibles et le nombre d'employés.

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• Objectif : Moins de tables que d'employés (partage de bureau, bureau à domicile).
• avantages : Réduction des coûts grâce à la réduction de l'espace de bureau.

Taux de partage des bureaux: Proportion d'employés par table

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• Ratio > 1 : Plus d'employés que de tables (ce qui est courant avec les modèles de travail flexibles).
• Rapport = 1 : Une table par employé (bureau traditionnel).
• Rapport < 1 : Plus de tables que d'employés (capacité excédentaire).

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Exigences relatives au partage de bureau:

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• Espace de bureau optimal : Recherchez des objets plus petits et adaptés.
• Composition de l'équipe : Déterminez qui doit être présent régulièrement au bureau et qui peut travailler de manière flexible.

Calcul du taux de partage de bureau:

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• Formule : Nombre d'employés/nombre de tables.
• exemple : 100 employés/70 tables = taux de partage des bureaux de 1,43.