Términos como compartir escritorio, trabajo híbrido y coworking se han incorporado hace tiempo al trabajo diario de muchas personas. Desde la pandemia de la corona y su inmenso impacto en el mundo del trabajo, las empresas modernas no pueden evitar un modelo de trabajo híbrido. Esto da a los empleados la opción de cambiar entre trabajar desde casa y estar en la oficina. Los resultados de un estudio de Appinio de 2022 muestran que este modelo seguirá demostrando su eficacia en el futuro: el 65% de los empleados de ese país citaron el trabajo híbrido como su modelo de horario de trabajo preferido.

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Por lo tanto, se puede observar que la tendencia de los escritorios compartidos ha venido para quedarse. Por cierto, esto no solo tiene sentido desde el punto de vista del empleado, ya que compartir el escritorio no solo ahorra costos a la empresa, sino que también ayuda a aumentar la productividad y a hacer que las empresas sean más atractivas. Entonces, ¿cómo podemos garantizar que se logre una combinación equilibrada entre lugares de trabajo ocupados, uso de las habitaciones y empleados que trabajan desde casa? La respuesta está en calcular correctamente la denominada cuota de escritorios compartidos.

¿Qué es una cuota de escritorio compartido?

La tarifa de escritorio compartido es la cantidad de estaciones de trabajo disponibles en su espacio de oficina en relación con la cantidad de empleados. El objetivo suele ser lograr un área de trabajo más pequeña con menos mesas disponibles que los empleados presentes. La idea básica aquí es que normalmente se puede suponer que una parte de los empleados siempre trabajará desde casa o en estaciones de trabajo móviles. Por lo tanto, si la tasa de escritorios compartidos se utiliza con sensatez, se obtienen los efectos deseados, como el ahorro de costes al reducir el espacio de oficina y, por consiguiente, los costes de alquiler y calefacción más bajos.

Proporción de escritorio compartido: lo que importa son las proporciones

Ahora que los términos están claros, por supuesto, es importante saber qué requisitos deben cumplirse para poder calcular la cuota perfecta para compartir escritorio: el ratio de escritorio compartido proporciona información. Es el resultado de los puntos ya mencionados anteriormente y es el requisito básico para determinar la cuota de escritorios compartidos.

El espacio de oficina adecuado

Pensar en entrar en el trabajo híbrido y utilizar los servicios asociados para su empresa es el primer paso. Ahora que ya ha hecho todo esto, el siguiente paso es abordar uno de los factores de costo más importantes: el espacio de oficina alquilado. Uno de los conceptos básicos del escritorio compartido es reducir el espacio utilizable.

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Es mejor buscar una propiedad de alquiler adecuada que cumpla con los requisitos pero que sea más pequeña que la propiedad que ha utilizado hasta ahora. La naturaleza de las instalaciones juega un papel extremadamente importante aquí. Por ejemplo, las áreas grandes son ideales para atraer a muchas mesas y, por lo tanto, a muchos empleados a la oficina. En la mayoría de los casos, este escenario solo tiene sentido si su empresa ya ha alcanzado un tamaño superior a la media. Si solo tiene unas pocas mesas disponibles en un área grande, rápidamente tendrá la sensación de estar trabajando solo y las ventajas de compartir ideas en el entorno de la oficina ya no estarán disponibles.

La composición del equipo

El siguiente paso lógico es determinar el tamaño del equipo de los empleados presentes en la oficina en relación con el espacio de la oficina. ¿Cuántos empleados deben estar siempre en la oficina? ¿Quién puede usar el horario de oficina en casa de manera eficiente? ¿Qué áreas de la empresa son difíciles y cuáles son fáciles de separar unas de otras? ¿Hay padres primerizos a los que les gustaría ver un aumento en las horas de trabajo desde casa? Solo cuando tienes una visión general de los empleados que son imprescindibles en la oficina, puedes ofrecer a los demás la opción de trabajar desde casa o de utilizar todo el potencial de compartir escritorios.

Descripción general de la utilización del espacio de oficina

Al calcular el número de empleados presentes en la oficina, también puede ser útil saber cuántos días están realmente presentes los empleados en promedio. Después de todo, todos se enferman, se van de vacaciones o se van de viaje de negocios. Desde la introducción regular de conceptos de horario de trabajo híbrido, se puede afirmar que los empleados no están presentes en la oficina más de la mitad de la semana en promedio. De media, los empleados trabajan a distancia durante 1,5 días, están enfermos 0,3 días, 0,6 días de vacaciones y 0,1 días en viajes de negocios. Por lo tanto, se mantienen los tiempos de asistencia de no más de 2,5 días por semana.

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Calcule la cuota de escritorio compartido: ¡así es cómo!

Ahora que conoces todas las condiciones generales, pasemos a calcular la tasa de escritorios compartidos. La fórmula de cotización de escritorios compartidos en sí misma es muy fácil de implementar, siempre que haya tenido éxito en la planificación anterior hasta este punto.

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Para poder calcular fácilmente tu cuota de escritorios compartidos, es importante entender lo que realmente significa:

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Una proporción superior a 1 indica que hay más empleados que escritorios. Esto significa que no todos los empleados pueden tener un escritorio si vienen a la oficina. Este escenario es común en entornos en los que prevalecen el escritorio compartido y los horarios de trabajo flexibles.

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Una proporción de 1 significa que hay un escritorio para cada empleado. Esto es normal en las oficinas tradicionales, ya que cada empleado tiene un escritorio asignado.

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Una proporción inferior a 1 indica que hay más escritorios que empleados. Esta es una señal de que hay un exceso de capacidad y de que el espacio no se está utilizando en su totalidad.

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En resumen, se puede afirmar, por lo tanto, que en el caso de los escritorios compartidos, una tasa de uso compartido de escritorio superior a 1 es óptima.

Ejemplo de cálculo

Si una oficina tiene 100 empleados y 70 escritorios, la tasa de escritorios compartidos se calcularía de la siguiente manera: 100 empleados divididos entre 70 tablas dan como resultado una tasa de escritorio compartido de 1,43. Por lo tanto, habría que tener en cuenta 1,43 empleados por mesa en la planificación.

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Flexopus: la solución para compartir escritorios

Una vez que haya calculado su cuota perfecta de escritorios compartidos, necesitará una herramienta sencilla y fácil de usar que sus empleados disfruten utilizando y en la que haya combinado todas las funciones imaginables en un solo lugar: Flexopus.

Independientemente de si se trata de la reserva de un lugar de trabajo, reserva de aparcamiento o reserva de salas de reuniones, con Flexopus tienes todas las opciones disponibles. Aunque el paso hacia un mundo laboral híbrido siga siendo difícil para ti, Flexopus te ayudará en forma de talleres y te apoyará a ti y a tu empresa en el cálculo de la cuota óptima de escritorios compartidos.

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Por cierto: Flexopus se puede integrar perfectamente en su ecosistema actual. Con muchas opciones prácticas de integración, como Outlook, Google Workspace o Microsoft Teams, el umbral para compartir escritorios es más bajo que nunca. Por lo tanto, organice una cita de consulta y sumérjase en el mundo de New Work.

Sinopsis

Si ahora resumes los puntos más importantes, puedes crear una lista de verificación con la que estarás perfectamente preparado para tu viaje hacia el escritorio compartido:

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Cuota de escritorio compartido: Relación entre los puestos de trabajo disponibles y el número de empleados.

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• Objetivo: Menos mesas que empleados (escritorio compartido, oficina en casa).
• ventajas: Reducción de costos gracias a un espacio de oficina más pequeño.

Proporción de escritorio compartido: Proporción de empleados por mesa

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• Proporción > 1: Más empleados que mesas (común en los modelos de trabajo flexibles).
• Proporción = 1: Una mesa por empleado (oficina tradicional).
• Proporción < 1: Más mesas que empleados (exceso de capacidad).

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Requisitos para compartir escritorios:

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• Espacio de oficina óptimo: Busca objetos más pequeños y adecuados.
• Composición del equipo: Determine quién debe estar en la oficina con regularidad y quién puede trabajar de manera flexible.

Cálculo de la tasa de escritorios compartidos:

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• Fórmula: Número de empleados/número de mesas.
• ejemplo: 100 empleados/70 mesas = tasa de escritorios compartidos de 1,43.