In einer Zeit, in der Flexibilität und Effizienz entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens sind, ist gekonntes Desk Management unerlässlich. Es unterstützt die nahtlose Integration von Büro- und Remote-Arbeit, minimiert Leerstand und trägt so zu einer produktiven und zufriedenstellenden Arbeitsumgebung bei. 

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Doch wie genau lässt sich das Desk Management in Ihrem Unternehmen effizient umsetzen? In diesem Artikel geben wir Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass am hybriden Arbeitsplatz alles wie am Schnürchen läuft.

Was ist Desk Management? 

Desk Management spielt in der heutigen Arbeitswelt eine zentrale Rolle. Aber was genau bedeutet Desk Management eigentlich? Es geht dabei um die effektive Verwaltung, Reservierung und Zuweisung von Arbeitsplätzen – und zwar insbesondere in Büroumgebungen, in denen Mitarbeitende nicht mehr täglich im Büro sind. Durch Desk Management wird sichergestellt, dass das Desk Sharing in Ihrem Unternehmen reibungslos funktioniert, also dass jeder Mitarbeitende einen Arbeitsplatz findet, wenn er gerade im Büro ist. 

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Durch die Reservierung können Sie garantieren, dass der gebuchte Schreibtisch den individuellen Bedürfnissen des Teammitglieds entspricht. Gleichzeitig ist Desk Sharing ein idealer Weg, die verfügbare Bürofläche optimal zu nutzen.

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Wie genau das funktioniert, zeigt ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen setzt auf ein hybrides Arbeitsmodell, in dem die Teams teilweise im Büro sind, aber den anderen Teil ihrer Arbeitswoche im Home Office verbringen. Sagen wir, Ihr Unternehmen hat 100 Arbeitsplätze, aber nur 60 Mitarbeitende sind an einem bestimmten Tag im Büro. 

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Statt nun unnötig Schreibtische für 40 Personen ungenutzt zu lassen, ermöglicht Desk Management, dass Mitarbeitende flexibel und nach Bedarf Arbeitsplätze buchen können und so leerstehende Büros vermieden werden. Das führt zu einer effizienteren Raumnutzung und spart auf lange Sicht Kosten: zum Beispiel für Strom, Miete für ungenutzte Flächen und mehr Büromöbel als notwendig – Entmaterialisierung ist hier das Stichwort.

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Doch Desk Management ist mehr als nur eine technische Lösung für hybrides Arbeiten. Denn es trägt maßgeblich zur Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Teams bei, indem es ein Arbeitsumfeld schafft, das sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. In einer Arbeitswelt, in der Agilität und Flexibilität gefragt sind, ist ein durchdachtes Desk Management also nicht nur praktisch, sondern unerlässlich.

Wie kann man Desk Management effizient organisieren?

Zwar bringt hybrides Arbeiten viele Vorteile mit sich – von flexibleren Arbeitszeiten bis hin zu einer besseren Work-Life-Balance – doch Desk Sharing stellt auch neue Herausforderungen an die Organisation von Arbeitsplätzen. 

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Desk Management spielt hierbei eine entscheidende Rolle für den Erfolg – denn wer möchte schon morgens ins Büro kommen, nur um festzustellen, dass kein geeigneter Arbeitsplatz frei ist? Damit es nicht zu solchen Frustrationen kommt, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie das Desk Management in Ihrem Unternehmen gestalten können. Um Ihnen dabei unter die Arme zu greifen, haben wir folgende Tipps für Sie:

Desk Sharing Konzept erstellen

Das Herzstück eines effizienten Desk Managements in einem hybriden Arbeitsmodell ist ein gut durchdachtes Desk Sharing Konzept. Es beginnt mit einer gründlichen Analyse der Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und der spezifischen Anforderungen der verschiedenen Arbeitsbereiche, gerade in Open Space Büros. 

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In einem hybriden Arbeitsmodell, bei dem Ihre Teammitglieder teils im Büro und teils remote arbeiten, wird nicht jeder täglich einen festen Schreibtisch benötigen. Das Ziel des Desk Sharing ist es, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen und Leerstände zu vermeiden.

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Um ein passendes Konzept zu entwickeln, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: 

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• Wie viele Mitarbeitende benötigen gleichzeitig einen Arbeitsplatz im Büro? 
• Gibt es Teams, die regelmäßig physisch zusammenarbeiten müssen? 
• Welche Arbeitsplätze eignen sich für kreative Aufgaben, welche für konzentriertes Arbeiten? 

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Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie Arbeitszonen einrichten, die den unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden – vom ruhigen Rückzugsort bis zum kommunikativen Team-Bereich. Wichtig ist auch, dass das Konzept flexibel genug ist, um auf zukünftige Veränderungen reagieren zu können.

Klare Regeln etablieren

Ein erfolgreiches Desk Sharing Konzept steht und fällt mit klaren, transparenten Regeln. Denn Flexibilität ist nur dann ein Vorteil, wenn alle Beteiligten wissen, woran sie sind. 

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Eine der wichtigsten Regeln beim Desk Management ist die Clean Desk Policy. Die besagt, dass jeder Mitarbeitende seinen Arbeitsplatz am Ende des Arbeitstages so hinterlässt, dass er von jemand anderem problemlos genutzt werden kann. Das bedeutet: Keine persönlichen Gegenstände, keine verstreuten Unterlagen – einfach ein aufgeräumter Tisch. Das sorgt für Ordnung, garantiert Datenschutz und erleichtert gleichzeitig den Wechsel zwischen verschiedenen Mitarbeitenden.

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Gleichzeitig sollten klare Buchungsregeln für Schreibtische etabliert werden. Wie weit im Voraus darf ein Arbeitsplatz reserviert werden? Gibt es Zeitlimits für die Nutzung? Wie gehen Sie mit „No-Shows“ um, also mit reservierten, aber nicht genutzten Arbeitsplätzen? 

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Eine faire und transparente Regelung sorgt dafür, dass alle Teammitglieder die gleichen Chancen haben und Missverständnisse vermieden werden. Kommunikation ist hier der Schlüssel: Stellen Sie sicher, dass alle Angestellten die Regeln kennen und verstehen.

Büro an das neue System anpassen

Selbst das beste Konzept mit den klarsten Regeln reicht nicht aus, wenn die Büroinfrastruktur nicht mitspielt. Denn das hybride Arbeiten bringt verschiedene Besonderheiten mit sich, die sich auch in der Gestaltung des Büros widerspiegeln sollten. 

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Richten Sie also verschiedene Bereiche ein, beispielsweise Ruheräume, in denen Mitarbeitende ungestört an konzentrierten Aufgaben arbeiten können, oder Telefonboxen für vertrauliche Gespräche. Diese Rückzugsorte sind besonders wichtig, da nicht jeder Arbeitsplatz für jede Aufgabe geeignet ist.

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Genauso wichtig ist die Ergonomie der Arbeitsplätze, wenn sich mehrere Personen einen Schreibtisch teilen. Ergonomische Stühle, höhenverstellbare Schreibtische und ausreichend natürliches Licht sind nur einige der Elemente, die für das Wohlbefinden und die Produktivität Ihrer Angestellten sorgen. 

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Denken Sie daran: Ein angenehmes Arbeitsumfeld fördert nicht nur die Gesundheit, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden – und das wirkt sich letztlich positiv auf die gesamte Arbeitsatmosphäre und nicht zuletzt auf den Erfolg Ihres Unternehmens aus.

Einführung einer Desk Management App

Wenn Sie das Beste aus dem Desk Sharing in Ihrem Unternehmen machen möchten, führt an einer Desk Management Software kein Weg vorbei. Eine solche App ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz bequem im Voraus zu buchen, sei es vom Büro aus oder von zu Hause. Das gibt ihnen die Sicherheit, dass sie bei ihrer Ankunft im Büro einen Platz haben und hilft gleichzeitig, den Arbeitsplatzbedarf besser zu steuern.

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Aber die Vorteile einer Desk Management App gehen noch weiter. Denn die wertvollen Daten, die das Tool liefert, sind nicht zu unterschätzen: Sie erfahren, welche Arbeitsplätze besonders beliebt sind, zu welchen Zeiten Ihr Büro ausgelastet ist und wann es die meisten Leerstände gibt. Diese Informationen helfen Ihnen, das Desk Sharing Konzept kontinuierlich zu verbessern und das Potential für Einsparungen zu erkennen.

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Zudem fördern Desk Management Apps die Transparenz im Team: Jeder sieht, wer wann im Büro ist und welche Plätze frei sind. Das schafft Vertrauen und erleichtert die Koordination innerhalb des Teams.

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Kurz gesagt: Die richtige App optimiert die Ressourcennutzung, steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und trägt zur Effizienz des gesamten hybriden Arbeitsmodells bei. Doch eine perfekte Desk Management Software für Ihr Unternehmen zu finden, ist oft gar nicht so einfach. Denn seit der Pandemie ist die Auswahl an Buchungssystemen so groß, dass man schnell den Überblick verliert.

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Bevor Sie sich für ein Desk Sharing Tool entscheiden, sollten Sie zunächst Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen genau analysieren. Stellen Sie sich Fragen wie „Wie viele Teammitglieder arbeiten regelmäßig im Büro?“ oder „Welche zusätzlichen Funktionen benötigen wir?”, denn neben der Raumreservierung bieten viele Tools auch praktische Integrationen in bestehende Systeme. 

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Natürlich ist es auch wichtig, auf eine benutzerfreundliche Oberfläche zu achten, damit die App von allen Mitarbeitenden problemlos genutzt werden kann, egal wo sie sich gerade befinden. Sicherheitsstandards und Datenschutz sind ebenfalls entscheidende Kriterien, an denen Sie nicht sparen sollten – vor allem, wenn in Ihrem Unternehmen sensible Daten verarbeitet werden. Zum Glück gibt es eine Lösung, die all diese Kriterien miteinander verbindet:

Flexopus – die wohl intuitivste Desk Management Software

Mit Flexopus wird Desk Sharing zum Kinderspiel: Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitsplätze im Büro einfach und bequem über die intuitive App reservieren, egal ob für einen Tag oder längerfristig. Auch die Buchung von Parkplätzen und Besprechungsräumen und die Organisation verschiedener Gebäude ist kein Problem mehr. 

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Doch Flexopus geht über das einfache Desk Sharing hinaus: Es integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und unterstützt Sie bei der effizienten Organisation im Büro. Dabei ist Flexopus auch strategisch wertvoll. Dank umfangreicher Analysen und Berichte erhalten Sie tiefe Einblicke in die Büroauslastung und können Ihr Flächenmanagement effizienter gestalten. 

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Das bedeutet: Weniger Leerstand, mehr zufriedene Mitarbeitende und ein deutlich besserer ROI für Ihr Unternehmen. Mit Flexopus entscheiden Sie sich für ein Tool, das den modernen Anforderungen hybrider Arbeitsmodelle gerecht wird und gleichzeitig zukunftssicher ist. Diese Desk Management Software ist die ideale Lösung für Unternehmen, die mit der Zeit gehen und die Zukunft des Arbeitens aktiv mitgestalten wollen.

Zusammenfassung

Ein gut durchdachtes Desk Management ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen hybriden Arbeitsmodell. Mit einem klaren Desk Sharing Konzept, etablierten Regeln, einem angepassten Bürodesign und der richtigen Software können Unternehmen nicht nur ihre Arbeitsplatznutzung optimieren, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter*innen steigern. 

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Flexibilität, Transparenz und Effizienz sind dabei die tragenden Säulen – und mit einem Desk Management Tool wie Flexopus gelingt es Ihnen, diese zukunftsweisende Arbeitsweise problemlos zu meistern.