¿Cómo se puede organizar eficientemente la gestión del escritorio?

En una época en la que la flexibilidad y la eficiencia son cruciales para el éxito de su negocio, una gestión de escritorio experta es esencial. Favorece la integración fluida del trabajo presencial y remoto, minimiza las vacantes y, por tanto, contribuye a un entorno de trabajo productivo y satisfactorio. 

Pero ¿cómo se puede implementar exactamente la gestión del escritorio de manera eficiente en su empresa? En este artículo, le brindamos valiosos consejos sobre cómo garantizar que todo funcione sin problemas en el lugar de trabajo híbrido.

¿Qué es la gestión de puestos de trabajo? 

La gestión del escritorio desempeña un papel central en el mundo laboral actual. Pero ¿qué significa exactamente gestión de escritorio? Se trata de la gestión, reserva y asignación eficaz de puestos de trabajo, especialmente en entornos de oficina donde los empleados ya no están en la oficina todos los días. La gestión de escritorios garantiza que el uso compartido de escritorios funcione sin problemas en su empresa, lo que significa que cada empleado tiene una estación de trabajo cuando está en la oficina. 

Al hacer una reserva, puede garantizar que el escritorio reservado satisfaga las necesidades individuales del miembro del equipo. Al mismo tiempo, el Desk Sharing es una forma ideal de aprovechar al máximo el espacio de oficina disponible.

Un ejemplo muestra exactamente cómo funciona esto: imagina que tu empresa utiliza un modelo de trabajo híbrido , en el que los equipos están parte del tiempo en la oficina, pero pasan la otra parte de su semana laboral en la oficina en casa . Digamos que su empresa tiene 100 estaciones de trabajo, pero solo 60 empleados están en la oficina en un día determinado. 

En lugar de dejar escritorios para 40 personas sin usar, la gestión de escritorios permite a los empleados reservar estaciones de trabajo de forma flexible y según sea necesario, evitando así oficinas vacías. Esto conduce a un uso más eficiente del espacio y ahorra costos a largo plazo: por ejemplo, de electricidad, alquiler de espacio no utilizado y más muebles de oficina de los necesarios: desmaterialización es la palabra clave aquí.

Pero la gestión del escritorio es más que una mera solución técnica para el trabajo híbrido. Porque contribuye significativamente a la productividad y satisfacción de tus equipos al crear un ambiente de trabajo que satisface tanto las necesidades de tus empleados como los requerimientos de tu empresa. En un mundo laboral en el que se requiere agilidad y flexibilidad, una gestión de escritorio bien pensada no solo es práctica, sino esencial.

¿Cómo puedes organizar la gestión del escritorio de manera eficiente?

Si bien el trabajo híbrido conlleva muchas ventajas – desde horarios de trabajo más flexibles hasta un mejor equilibrio entre vida laboral y personal – el Desk Sharing también plantea nuevos desafíos para la organización de los puestos de trabajo. 

La gestión del escritorio juega un papel crucial en el éxito: después de todo, ¿quién quiere llegar a la oficina por la mañana solo para descubrir que no hay un puesto de trabajo adecuado disponible? Para evitar este tipo de frustraciones, conviene pensar en cómo organizar la gestión del trabajo en el escritorio de la empresa. Para ayudarte tenemos los siguientes consejos para ti:

Crea un concepto de escritorio compartido

La base de una gestión eficiente de los escritorios en un modelo de trabajo híbrido es un concepto de uso compartido de escritorios bien pensado. Comienza con un análisis exhaustivo de las necesidades de sus empleados y los requisitos específicos de las diferentes áreas de trabajo, especialmente en las oficinas de espacio abierto. 

En un modelo de trabajo híbrido donde los miembros de su equipo trabajan parte en la oficina y parte de forma remota, no todos necesitarán un escritorio fijo todos los días. El objetivo de compartir escritorios es hacer un uso óptimo de los recursos disponibles y evitar vacantes.

Para desarrollar un concepto adecuado, debes plantearte las siguientes preguntas: 

• ¿Cuántos empleados necesitan una estación de trabajo en la oficina al mismo tiempo? 
• ¿Hay equipos que necesitan trabajar juntos físicamente de forma regular? 
• ¿Qué puestos de trabajo son adecuados para tareas creativas, cuáles para trabajo concentrado? 

Al responder estas preguntas, puede crear zonas de trabajo que satisfagan diferentes necesidades, desde un refugio tranquilo hasta un área de equipo comunicativa. También es importante que el concepto sea lo suficientemente flexible para responder a cambios futuros.

Establecer reglas claras

Un concepto exitoso de compartir escritorio depende de reglas claras y transparentes. Porque la flexibilidad sólo es una ventaja si todos los involucrados saben dónde se encuentran. 

Una de las reglas más importantes en la gestión de escritorios es la Política de escritorio limpio. Esto significa que cada empleado deja su puesto de trabajo al final de la jornada laboral de tal forma que pueda ser utilizado fácilmente por otra persona. Esto significa: sin pertenencias personales, sin documentos dispersos, sólo una mesa ordenada. Esto garantiza el orden, garantiza la protección de datos y, al mismo tiempo, facilita la transición entre diferentes empleados.

Al mismo tiempo, se deberían establecer normas claras de reserva de escritorios. ¿Con cuánta antelación se puede reservar una estación de trabajo? ¿Existen límites de tiempo para su uso? ¿Cómo gestionan las ausencias, es decir, las estaciones de trabajo reservadas pero sin usar? 

Un acuerdo justo y transparente garantiza que todos los miembros del equipo tengan las mismas oportunidades y se eviten malentendidos. La comunicación es clave aquí: asegúrese de que todos los empleados conozcan y comprendan las reglas.

Adaptar la oficina al nuevo sistema

Incluso el mejor concepto con las reglas más claras no es suficiente si la infraestructura de la oficina no coopera. El trabajo híbrido trae consigo varias características especiales que también deben reflejarse en el diseño de la oficina. 

Por ello, es recomendable crear distintas zonas, como salas tranquilas donde los empleados puedan trabajar en tareas concentradas sin ser molestados o cabinas telefónicas para conversaciones confidenciales. Estos retiros son especialmente importantes porque no todos los lugares de trabajo son adecuados para todas las tareas.

La ergonomía de los puestos de trabajo es igual de importante cuando varias personas comparten un escritorio. Sillas ergonómicas, escritorios con altura regulable y suficiente luz natural son solo algunos de los elementos que garantizan el bienestar y la productividad de tus empleados. 

Recuerde: un entorno de trabajo agradable no solo promueve la salud, sino también la satisfacción de sus empleados, y esto, en última instancia, tiene un efecto positivo en el ambiente de trabajo general y, por último pero no menos importante, en el éxito de su empresa.

Introducción de una aplicación de gestión de escritorios

Si desea aprovechar al máximo el uso compartido de escritorios en su empresa, no puede evitar el uso de un software de gestión de escritorios. Una aplicación de este tipo permite a los empleados reservar cómodamente su espacio de trabajo con antelación, ya sea desde la oficina o desde casa. Esto les da la seguridad de saber que tienen un lugar donde trabajar cuando llegan a la oficina y también les ayuda a gestionar mejor las necesidades de espacio de trabajo.

Pero los beneficios de una aplicación de gestión de escritorio van aún más allá. No se deben subestimar los valiosos datos que proporciona la herramienta: descubrirá qué lugares de trabajo son especialmente populares, en qué momentos su oficina está completamente utilizada y cuándo hay más vacantes. Esta información le ayudará a mejorar continuamente el concepto de compartir escritorio e identificar el potencial de ahorro.

Las aplicaciones de gestión de escritorios también promueven la transparencia dentro del equipo: todos pueden ver quién está en la oficina y cuándo, y qué asientos están libres. Esto crea confianza y facilita la coordinación dentro del equipo.

En resumen: la aplicación adecuada optimiza la utilización de recursos, aumenta la satisfacción de los empleados y contribuye a la eficiencia de todo el modelo de trabajo híbrido. Pero encontrar el software de gestión de escritorio perfecto para su empresa a menudo no es tan fácil. Desde la pandemia, la selección de sistemas de reserva se ha vuelto tan amplia que es fácil perder la cuenta.

Antes de decidirte por una herramienta para compartir escritorio, primero debes analizar cuidadosamente tus necesidades y requisitos específicos. Pregúntate cosas como "¿Cuántos miembros del equipo trabajan habitualmente en la oficina?" o "¿Qué funciones adicionales necesitamos?". Porque además de la reserva de salas, muchas herramientas también ofrecen integraciones prácticas con los sistemas existentes. 

Por supuesto, también es importante garantizar una interfaz fácil de usar para que todos los empleados puedan utilizar la aplicación fácilmente, sin importar dónde se encuentren. Los estándares de seguridad y protección de datos también son criterios cruciales en los que no se debe escatimar, especialmente si su empresa procesa datos sensibles. Afortunadamente, existe una solución que combina todos estos criterios:

Flexopus: probablemente el software de gestión de escritorios más intuitivo

Con Flexopus, compartir escritorios se convierte en un juego de niños: sus empleados pueden reservar de forma fácil y cómoda sus estaciones de trabajo en la oficina a través de la aplicación intuitiva, ya sea por un día o por más tiempo. La reserva de plazas de aparcamiento y salas de reuniones, así como la organización de diferentes edificios, tampoco es ya un problema. 

Pero Flexopus va más allá de simplemente compartir escritorios: se integra perfectamente en sus sistemas existentes y le ayuda a organizar la oficina de manera eficiente. Flexopus también tiene valor estratégico. Gracias a los análisis e informes exhaustivos , obtendrá conocimientos profundos sobre la utilización de la oficina y podrá hacer que la gestión de su espacio sea más eficiente. 

Esto significa: menos vacantes, empleados más satisfechos y un ROI significativamente mejor para su empresa. Con Flexopus, usted elige una herramienta que satisface los requisitos modernos de los modelos de trabajo híbridos y al mismo tiempo está preparada para el futuro. Este software de gestión de escritorio es la solución ideal para las empresas que quieren adaptarse a los nuevos tiempos y dar forma activamente al futuro del trabajo.

Resumen

Una gestión de escritorio bien pensada es la clave para un modelo de trabajo híbrido exitoso. Con un concepto claro de compartir escritorios, reglas establecidas, un diseño de oficina personalizado y el software adecuado, las empresas no solo pueden optimizar la utilización de su espacio de trabajo, sino también aumentar la satisfacción y la productividad de los empleados. 

La flexibilidad, la transparencia y la eficiencia son los pilares fundamentales, y con una herramienta de gestión de escritorios como Flexopus, puedes dominar fácilmente esta forma de trabajar orientada al futuro.