En un momento en el que la flexibilidad y la eficiencia son cruciales para el éxito de su empresa, la gestión competente de los escritorios es esencial. Permite la integración perfecta del trabajo remoto y de oficina, minimiza las vacantes y, por lo tanto, contribuye a un entorno de trabajo productivo y satisfactorio.

‍

Pero, ¿cómo se puede implementar exactamente la gestión de escritorios de manera eficiente en su empresa? En este artículo, le daremos valiosos consejos sobre cómo garantizar que todo funcione como un reloj en el lugar de trabajo híbrido.

¿Qué es la administración de escritorios?

La gestión de escritorios desempeña un papel fundamental en el mundo laboral actual. Pero, ¿qué significa exactamente la gestión de escritorios? Implica gestionar, reservar y asignar los lugares de trabajo de forma eficaz, especialmente en entornos de oficina en los que los empleados ya no están en la oficina todos los días. La gestión de escritorios garantiza que el uso compartido de escritorios funcione sin problemas en su empresa, es decir, que todos los empleados encuentren un trabajo cuando están en la oficina.

‍

Al hacer una reserva, puedes garantizar que el mostrador reservado satisfaga las necesidades individuales del miembro del equipo. Al mismo tiempo, el escritorio compartido es una forma ideal de aprovechar al máximo el espacio de oficina disponible.

‍

Un ejemplo muestra exactamente cómo funciona esto: imagine que su empresa depende de un modelo de trabajo híbrido, en el que los equipos están en parte en la oficina, pero la otra parte de su semana laboral la pasan en casa. Supongamos que su empresa tiene 100 estaciones de trabajo, pero solo 60 empleados están en la oficina en un día determinado.

‍

En lugar de dejar innecesariamente escritorios sin usar para 40 personas, la administración de escritorios permite a los empleados reservar lugares de trabajo de manera flexible y según sea necesario, evitando así oficinas vacías. Esto se traduce en un uso más eficiente del espacio y en un ahorro de costes a largo plazo: por ejemplo, en electricidad, alquiler del espacio no utilizado y más mobiliario de oficina del necesario. Desmaterialización es la palabra clave aquí.

‍

Sin embargo, la administración de escritorios es más que una solución técnica para el trabajo híbrido. Porque contribuye de manera significativa a la productividad y mantiene contentos a sus equipos, creando un entorno de trabajo que satisfaga tanto las necesidades de los empleados como los requisitos de su empresa. En un mundo laboral en el que se requieren agilidad y flexibilidad, una gestión de escritorio bien pensada no solo es práctica sino esencial.

¿Cómo puede organizar la administración de escritorios de manera eficiente?

Si bien el trabajo híbrido tiene muchos beneficios, desde horarios de trabajo más flexibles hasta un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, el escritorio compartido también plantea nuevos desafíos para la organización de los lugares de trabajo.

‍

La gestión del escritorio desempeña un papel decisivo en el éxito, porque ¿quién quiere ir a la oficina por la mañana y descubrir que no hay un lugar de trabajo adecuado disponible? Para evitar este tipo de frustraciones, deberías pensar en cómo puedes diseñar la gestión de escritorios en tu empresa. Para ayudarte con esto, tenemos los siguientes consejos para ti:

Crea un concepto de escritorio compartido

La base de una gestión eficiente de escritorios en un modelo de trabajo híbrido es un concepto bien pensado para compartir escritorios. Comienza con un análisis exhaustivo de las necesidades de sus empleados y de los requisitos específicos de las distintas áreas de trabajo, especialmente en oficinas de espacio abierto.

‍

En un modelo de trabajo híbrido, en el que los miembros del equipo trabajan en parte en la oficina y en parte de forma remota, no todos necesitarán un escritorio fijo todos los días. El objetivo de compartir escritorios es hacer un uso óptimo de los recursos existentes y evitar vacantes.

‍

Para desarrollar un concepto adecuado, debe hacerse las siguientes preguntas:

‍

• ¿Cuántos empleados necesitan un lugar de trabajo en la oficina al mismo tiempo?
• ¿Hay equipos que necesitan trabajar juntos físicamente de forma regular?
• ¿Qué lugares de trabajo son adecuados para tareas creativas y cuáles para trabajos concentrados?

‍

Al responder a estas preguntas, puede configurar zonas de trabajo que cumplan con los diversos requisitos, desde un retiro tranquilo hasta un área de equipo comunicativa. También es importante que el concepto sea lo suficientemente flexible como para poder reaccionar ante los cambios futuros.

Establece reglas claras

Un concepto exitoso de escritorio compartido se mantiene o fracasa con reglas claras y transparentes. Porque la flexibilidad solo es una ventaja si todos los involucrados saben cuál es su posición.

‍

Una de las reglas más importantes en la gestión de escritorios es la política de escritorio limpio. Esto significa que cada empleado abandona su lugar de trabajo al final de la jornada laboral de tal manera que otra persona pueda usarlo fácilmente. Esto significa: sin pertenencias personales, sin documentos dispersos, solo una mesa ordenada. Esto garantiza el orden, garantiza la protección de los datos y, al mismo tiempo, facilita el cambio de un empleado a otro.

‍

Al mismo tiempo, se deben establecer reglas de reserva claras para los escritorios. ¿Con cuánta antelación se puede reservar un lugar de trabajo? ¿Hay algún límite de tiempo de uso? ¿Cómo se gestionan las «ausencias», es decir, las estaciones de trabajo reservadas pero no utilizadas?

‍

Una regulación justa y transparente garantiza que todos los miembros del equipo tengan las mismas oportunidades y se eviten los malentendidos. La comunicación es clave en este sentido: asegúrese de que todos los empleados conozcan y comprendan las reglas.

Adaptación de Office al nuevo sistema

Incluso el mejor concepto con las reglas más claras no es suficiente si la infraestructura de la oficina no funciona a la par. Esto se debe a que el trabajo híbrido implica varias características especiales, que también deberían reflejarse en el diseño de la oficina.

‍

Por lo tanto, configure varias áreas, como baños donde los empleados puedan trabajar sin ser molestados en tareas concentradas, o cabinas telefónicas para conversaciones confidenciales. Estos retiros son particularmente importantes porque no todos los lugares de trabajo son adecuados para todas las tareas.

‍

La ergonomía de las estaciones de trabajo es igual de importante cuando varias personas comparten un escritorio. Las sillas ergonómicas, los escritorios con altura ajustable y mucha luz natural son solo algunos de los elementos que hacen que sus empleados se sientan cómodos y productivos.

‍

Recuerde: un entorno de trabajo agradable no solo promueve la salud, sino también la satisfacción de los empleados y, en última instancia, esto tiene un efecto positivo en el ambiente laboral general y, por último, pero no por ello menos importante, en el éxito de su empresa.

Introducción de una aplicación de administración de escritorios

Si desea aprovechar al máximo el uso compartido de escritorios en su empresa, no hay forma de evitar el software de administración de escritorios. Esta aplicación permite a los empleados reservar cómodamente su lugar de trabajo con antelación, ya sea desde la oficina o desde casa. Esto les da la certeza de que tienen un lugar en la oficina cuando llegan y, al mismo tiempo, les ayuda a gestionar mejor los requisitos de su lugar de trabajo.

‍

Pero los beneficios de una aplicación de administración de escritorios van más allá. Porque no hay que subestimar los valiosos datos que proporciona la herramienta: puede averiguar qué lugares de trabajo son especialmente populares, a qué horas su oficina está ocupada y cuándo hay más vacantes. Esta información le ayuda a mejorar continuamente el concepto de escritorio compartido y a identificar el potencial de ahorro.

‍

Las aplicaciones de administración de escritorios también promueven la transparencia dentro del equipo: todos pueden ver quién está en la oficina y cuándo y qué asientos están disponibles. Esto genera confianza y facilita la coordinación dentro del equipo.

‍

En resumen, la aplicación adecuada optimiza el uso de los recursos, aumenta la satisfacción de los empleados y contribuye a la eficiencia de todo el modelo de trabajo híbrido. Sin embargo, encontrar el software de gestión de escritorios perfecto para su empresa no suele ser tan fácil. Porque desde la pandemia, la selección de sistemas de reserva ha sido tan amplia que rápidamente se pierde la noción de las cosas.

‍

Antes de elegir una herramienta para compartir escritorios, primero debes analizar detalladamente tus necesidades y requisitos específicos. Hágase preguntas como: «¿Cuántos miembros del equipo trabajan en la oficina con regularidad? «o «¿Qué funciones adicionales necesitamos?» , porque además de la reserva de habitaciones, muchas herramientas también ofrecen integraciones prácticas en los sistemas existentes.

‍

Por supuesto, también es importante garantizar una interfaz fácil de usar para que todos los empleados puedan utilizar fácilmente la aplicación, sin importar dónde se encuentren. Los estándares de seguridad y la protección de datos también son criterios clave que no debes escatimar, especialmente si tu empresa procesa datos confidenciales. Afortunadamente, existe una solución que combina todos estos criterios:

Flexopus: posiblemente el software de administración de escritorios más intuitivo

Con Flexopus, compartir escritorio es un juego de niños: sus empleados pueden reservar sus estaciones de trabajo en la oficina de forma fácil y cómoda a través de la aplicación intuitiva, ya sea por un día o por un período de tiempo más largo. La reserva de plazas de aparcamiento y salas de reuniones, así como la organización de varios edificios, ya no es un problema.

‍

Pero Flexopus va más allá del simple escritorio compartido: se integra perfectamente con sus sistemas existentes y le ayuda a organizar su oficina de manera eficiente. Flexopus también tiene un valor estratégico. Gracias a los análisis exhaustivos y los informes, se le brinda información detallada sobre el uso de la oficina y se puede hacer que la administración del espacio sea más eficiente.

‍

Esto significa: menos vacantes, empleados más satisfechos y un ROI significativamente mejor para su empresa. Con Flexopus, elige una herramienta que cumple con los requisitos modernos de los modelos de trabajo híbridos y que, además, está preparada para el futuro. Este software de administración de escritorios es la solución ideal para las empresas que desean mantenerse al día y moldear activamente el futuro del trabajo.

Sinopsis

Una gestión de escritorio bien pensada es la clave para un modelo de trabajo híbrido exitoso. Con un concepto claro de escritorio compartido, reglas establecidas, un diseño de oficina adaptado y el software adecuado, las empresas no solo pueden optimizar el uso de su lugar de trabajo, sino también aumentar la satisfacción y la productividad de los empleados.

‍

La flexibilidad, la transparencia y la eficiencia son los pilares de esto, y con una herramienta de gestión de escritorios como Flexopus, puede dominar fácilmente esta innovadora forma de trabajar.