En el mundo laboral moderno, hay una clara tendencia hacia una «oficina de espacio abierto», y no sin razón. Esto se debe a que el concepto de oficina abierta ofrece muchas ventajas, desde una mejor comunicación hasta una mayor flexibilidad.

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En este artículo, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre la oficina en espacios abiertos, desde los pros y los contras hasta las mejores estrategias para aprovechar al máximo el espacio y aumentar la productividad.

Definición de oficina de espacio abierto: ¿Qué es la oficina de espacio abierto?

La oficina de espacio abierto es un lugar de trabajo moderno, sin las paredes tradicionales ni las oficinas individuales. En cambio, el concepto de oficina abierta ofrece salas grandes en las que todos los empleados trabajan juntos. La idea detrás de esto es promover la comunicación y la colaboración, permitir que fluyan las ideas creativas y fortalecer el sentido de comunidad.

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En una oficina de espacio abierto, ya no te sientas solo en tu oficina pequeña e independiente, sino que compartes el espacio con tu equipo. Distancias cortas para arreglos rápidos, sin puertas molestas y un ambiente relajado y dinámico: esa es la esencia de una oficina de espacio abierto.

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En principio, la oficina de espacio abierto también podría describirse como una oficina de planta abierta. Sin embargo, este término tiene una connotación negativa, que muchos trabajadores asocian con el exceso de volumen y estrés. Pero este no tiene por qué ser el caso hoy en día, porque las empresas han aprendido de las desventajas que solían conllevar las oficinas de planta abierta. La moderna oficina de espacio abierto se destaca por fomentar la cooperación, la creatividad y el respeto hacia todos los empleados.

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¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las oficinas de espacio abierto?

Como ocurre con todos los conceptos, hay ventajas y desventajas de una oficina de espacio abierto que debes considerar para aprovechar al máximo este entorno de trabajo.

Beneficios de una oficina de espacio abierto

Uno de los mayores beneficios de una oficina de espacio abierto es la mejora de la comunicación. Sin paredes ni puertas, los empleados pueden intercambiar ideas y mantener conversaciones espontáneas con mayor facilidad. Además de la colaboración, esto también promueve el intercambio creativo de ideas, que son esenciales para el éxito de toda empresa.

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La estructura abierta permite que la información fluya de forma más rápida y eficaz. Así es como las oficinas de espacios abiertos aumentan la eficiencia y ayudan a su equipo a resolver los problemas más rápido.

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Otra ventaja es un mayor sentido de comunidad. En una oficina abierta, los empleados suelen sentirse más parte de un equipo que cuando todos están sentados en su propia oficina. El uso compartido del espacio promueve la cooperación y crea un ambiente de trabajo positivo. También es práctico que los directivos estén más presentes y sean más accesibles en una oficina de espacio abierto, lo que rompe las jerarquías y promueve la comunicación abierta en igualdad de condiciones.

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Además, una oficina de espacio abierto permite un uso flexible del espacio disponible. Sin paredes fijas, los espacios de trabajo se pueden rediseñar y adaptar fácilmente a las necesidades actuales de sus equipos.

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Por último, pero no por ello menos importante, muchas empresas logran ahorrar dinero a través de oficinas de espacios abiertos. Cuando sus empleados alternan entre teletrabajo y escritorio compartido, necesita mucho menos espacio: el concepto de oficina abierta permite evitar los espacios vacíos y reducir los costos de alquiler y operación.

Desventajas de una oficina de espacio abierto

Sin embargo, también existen desafíos asociados con una oficina de espacio abierto. Porque hay que admitir que el concepto no es adecuado para todas las industrias y equipos. Las oficinas individuales, por ejemplo, son una mejor opción para los departamentos de recursos humanos donde la protección de los datos y la confidencialidad son las principales prioridades.

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Pero incluso para los equipos en los que se habla mucho (por ejemplo, en el servicio de atención al cliente telefónico), las oficinas de espacio abierto no solo tienen ventajas. Porque el nivel de ruido en las oficinas en espacios abiertos es, sin duda, el problema número uno. Sin paredes insonorizadas, el ruido puede aumentar rápidamente, lo que perjudica la concentración, reduce la productividad y aumenta el estrés.

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En una oficina abierta, también es difícil mantener conversaciones confidenciales. Esto a menudo hace que los empleados se sientan vigilados y tengan menos libertad para pensar y actuar, por lo que es aún más importante crear retiros privados.

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La estructura abierta también puede fomentar las distracciones. El movimiento y las conversaciones constantes en la sala significan menos atención y requieren un alto nivel de autodisciplina para no perder el trabajo.

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Sin embargo, es relativamente fácil contrarrestar todos estos desafíos mediante el desarrollo activo de estrategias para que los empleados puedan concentrarse a pesar del entorno abierto.

¿Qué reglas debe haber en una oficina de espacio abierto?

Una oficina de espacio abierto puede ser un verdadero oasis de bienestar, pero solo si todos siguen unas simples reglas. Para que el concepto de oficina abierta sea agradable y productivo para todos, existen algunos consejos y trucos comprobados:

• Política de escritorio limpio: Un escritorio ordenado no solo se ve bien, sino que también te ayuda a concentrarte en tu trabajo. Especialmente cuando se trata de compartir escritorio, una política de escritorio limpio es esencial y transparente. Esto mantiene el lugar de trabajo limpio, acogedor e higiénico, para ti y para todos los demás.

• Mantén el volumen bajo control: Los niveles de ruido son el mayor desafío en un concepto de oficina abierta. Por lo tanto, es aún más importante mantener las llamadas telefónicas y las conversaciones a un nivel de volumen adecuado y utilizar las salas de reuniones o las áreas de retiro para discusiones más largas. Como alternativa, las empresas podrían establecer cabinas telefónicas a las que los empleados pudieran acudir para realizar llamadas ininterrumpidas.

• Mantenga los olores bajo control: Nadie quiere oler la pizza o el kebab de sus colegas. Lo mismo se aplica: el desodorante es bueno, pero no debes exagerar. La ventilación suele ser difícil, especialmente en oficinas grandes, por lo que un ambiente agradable solo es posible si todos se prestan atención unos a otros.

• Comunicación y reuniones: Utilice los espacios abiertos para reuniones breves y espontáneas y para intercambiar ideas creativas con sus colegas, pero retírese a las salas de reuniones o retiros para reuniones más largas o conversaciones confidenciales. De este modo, el área abierta se mantiene tranquila y productiva.

• Flexibilidad y adaptabilidad: Una oficina de espacio abierto depende de la flexibilidad. Esté abierto a los cambios y ajustes, porque a veces es necesaria una reestructuración para aprovechar al máximo el espacio.

¿Qué servicios están disponibles en las oficinas de espacios abiertos?

Si estás pensando en convertir tu empresa en una oficina de espacio abierto o en mudarte a un espacio con un concepto de oficina abierta, hay algunos aspectos que son esenciales para aprovechar al máximo este entorno de trabajo. Una oficina de espacio abierto bien equipada ofrece numerosas comodidades que facilitan el trabajo diario y aumentan la productividad.

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• Salas de conferencias y reuniones: Incluso en una oficina abierta o en una oficina comunitaria, las salas de reuniones privadas son imprescindibles. Estas salas deben estar equipadas con tecnología moderna para conferencias y ofrecer suficiente espacio para reuniones, sesiones de intercambio de ideas y conversaciones confidenciales.

• Áreas de retiro: Además de las áreas de trabajo abiertas y las salas de conferencias privadas, también debería haber áreas de retiro más pequeñas. Esto brinda a sus empleados la oportunidad de retirarse temporalmente, hacer llamadas telefónicas confidenciales o trabajar en paz. Estas áreas se pueden crear, por ejemplo, con cabinas insonorizadas, áreas de relajación o pequeños salones.

• Cocina común y áreas de descanso: La socialización es importante, pero no debería ocurrir necesariamente en un espacio de trabajo abierto. Por lo tanto, una cocina acogedora y un área de descanso, equipados con máquinas de café, refrigeradores y microondas, son una parte importante del éxito de una oficina de espacio abierto. Aquí, los miembros de su equipo pueden relajarse, intercambiar ideas y recargar las pilas sin ser molestados.

• Casilleros: Los casilleros también son esenciales en una oficina de espacio abierto, ya que sus empleados necesitan un lugar seguro para guardar sus pertenencias personales. También ayudan a mantener ordenados los lugares de trabajo y, por lo tanto, respaldan la política de escritorio limpio. Por último, pero no por ello menos importante, la sensación de seguridad y privacidad conduce a un ambiente de trabajo más relajado.

¿Tiene sentido compartir el escritorio para las oficinas de espacios abiertos?

No hay duda al respecto: el escritorio compartido y las oficinas de espacios abiertos van perfectamente de la mano. Porque al compartir escritorios, puedes optimizar el uso del espacio: si nadie tiene un escritorio fijo, los miembros de tu equipo pueden usar sus estaciones de trabajo de manera flexible, lo que se traduce en una utilización máxima. Esto no solo es eficiente, sino que también ahorra dinero. Afortunadamente, existen softwares para compartir escritorios, como Flexopus, que le ayudan a organizarse.

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Para una organización más sencilla de oficinas en espacios abiertos: Flexopus

Si realmente quieres usar tu oficina de espacio abierto de manera eficiente, el software para compartir escritorios Flexopus es justo lo que necesitas. Flexopus le ayuda a organizar perfectamente su oficina de espacio abierto en muy poco tiempo.

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Con este software, sus empleados pueden fácilmente reservar puestos de trabajo en línea, lo que hace que la búsqueda diaria de una mesa libre sea innecesaria. Flexopus convierte el caos fortuito en procesos fluidos. Pero con la plataforma para compartir escritorios, los miembros de su equipo no solo pueden reservar su propio escritorio, sino también reservar salas de reuniones e incluso plazas de aparcamiento.

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Flexopus también le ayuda a llevar un registro de las cosas, gracias al plan de ocupación en vivo. Siempre puede ver quién está sentado, dónde y cuándo, para planificar las reuniones y la colaboración de manera más eficiente.

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Con Flexopus, también obtendrás datos y análisis valiosos sobre la utilización del espacio. De esta manera, puede tomar mejores decisiones en el futuro, utilizar el espacio de oficina de manera más eficiente y, posiblemente, incluso ahorrar en los costos de alquiler. Porque Flexopus le ayuda a hacer el mejor uso posible de los recursos disponibles sin sacrificar la comodidad de sus empleados.

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Con Flexopus, crea un entorno de trabajo moderno, flexible y eficiente que ofrece numerosos beneficios tanto para su empresa como para sus empleados. ¡Pruébalo y experimenta lo fácil y eficaz que puede ser administrar una oficina de espacio abierto!

Sinopsis

La oficina de espacio abierto, sin duda, ofrece un entorno de trabajo dinámico que promueve la comunicación y la colaboración. Sin embargo, es importante gestionar desafíos como el ruido y la falta de privacidad mediante reglas claras y herramientas adecuadas, como el software para compartir escritorios de Flexopus.

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Con una planificación equilibrada y un enfoque en las necesidades de sus empleados, una oficina de espacio abierto puede convertirse en un entorno de trabajo inspirador y productivo que promueva la innovación y el trabajo en equipo.