In de moderne arbeidswereld is er een duidelijke trend naar een „open ruimtekantoor” — en niet zonder reden. Dit komt omdat het open kantoorconcept veel voordelen biedt, van verbeterde communicatie tot meer flexibiliteit.

‍

In dit artikel leer je alles wat je moet weten over het kantoor in de open ruimte, van de voor- en nadelen tot de beste strategieën om ruimte optimaal te benutten en tegelijkertijd de productiviteit te verhogen.

Definitie van een open ruimtekantoor: Wat is het open space-kantoor?

Het open space office is een moderne werkplek zonder de traditionele muren en individuele kantoren. In plaats daarvan biedt het open kantoorconcept grote kamers waarin alle medewerkers samenwerken. Het idee hierachter is om communicatie en samenwerking te bevorderen, creatieve ideeën te laten stromen en het gemeenschapsgevoel te versterken.

‍

In een open kantoor zit je niet langer alleen in je kleine, aparte kantoor, maar deel je de ruimte met je team. Korte afstanden voor snelle afspraken, geen vervelende deuren en een ontspannen, dynamische sfeer — dat is de essentie van een open kantoor.

‍

In principe kan het kantoor in de open ruimte ook worden omschreven als een open kantoor. Deze term heeft echter een negatieve connotatie, die veel werknemers associëren met overmatig volume en stress. Maar dat hoeft vandaag niet het geval te zijn — omdat bedrijven hebben geleerd van de nadelen die open kantoren vroeger met zich meebrachten. Het moderne open space kantoor maakt indruk door de samenwerking, creativiteit en respect voor alle medewerkers.

Wat zijn de voor- en nadelen van open space office?

Zoals bij alle concepten zijn er voor- en nadelen van een open space office waar je rekening mee moet houden om het meeste uit deze werkomgeving te halen.

Voordelen van een kantoor in de open ruimte

Een van de grootste voordelen van een kantoor in de open ruimte is verbeterde communicatie. Zonder muren en deuren kunnen werknemers gemakkelijker ideeën uitwisselen en spontane gesprekken voeren. Naast samenwerking bevordert dit ook de creatieve uitwisseling van ideeën, die essentieel zijn voor elk succesvol bedrijf.

‍

De open structuur zorgt ervoor dat informatie sneller en effectiever kan stromen. Zo verhogen kantoren in de open ruimte de efficiëntie en helpen ze uw team om problemen sneller op te lossen.

‍

Een ander voordeel is een sterker gemeenschapsgevoel. In een open kantoor voelen werknemers zich vaak meer onderdeel van een team dan wanneer iedereen in zijn eigen kantoor zit. Het gedeelde ruimtegebruik bevordert samenwerking en zorgt voor een positieve werksfeer. Het is ook praktisch dat managers meer aanwezig en toegankelijk zijn in een kantoor in de open ruimte, wat hiërarchieën doorbreekt en open communicatie onder gelijke voorwaarden bevordert.

‍

Bovendien maakt een open kantoor flexibel gebruik van de beschikbare ruimte mogelijk. Zonder vaste muren kunnen werkruimten eenvoudig opnieuw worden ontworpen en aangepast aan de huidige behoeften van uw teams.

‍

Last but not least slagen veel bedrijven erin om geld te besparen via kantoren in de open ruimte. Wanneer uw werknemers afwisselend telewerken opvolgen of Bureaus delen hebt u aanzienlijk minder ruimte nodig — het open kantoorconcept maakt het mogelijk om lege ruimtes te vermijden en de huur- en bedrijfskosten te verlagen.

Nadelen van een kantoor in de open ruimte

Er zijn echter ook uitdagingen verbonden aan een kantoor in de open ruimte. Want je moet toegeven dat het concept niet geschikt is voor alle branches en teams. Individuele kantoren zijn bijvoorbeeld een betere keuze voor HR-afdelingen waar gegevensbescherming en vertrouwelijkheid topprioriteiten zijn.

‍

Maar zelfs voor teams waarin veel wordt gepraat — bijvoorbeeld in de telefonische klantenservice — hebben kantoren in de open ruimte niet alleen voordelen. Omdat het geluidsniveau in kantoren met open ruimten ongetwijfeld het grootste probleem is. Zonder geluiddichte muren kan het snel luid worden, wat de concentratie schaadt, de productiviteit verlaagt en de stress verhoogt.

‍

In een open kantoor is het ook moeilijk om vertrouwelijke gesprekken te voeren. Dit leidt er vaak toe dat werknemers zich bekeken voelen en minder vrij zijn om te denken en te doen, waardoor het des te belangrijker is om ook privéretraites te creëren.

‍

De open structuur kan ook afleiding bevorderen. Constante beweging en gesprekken in de ruimte betekenen minder aandacht en vereisen een hoge mate van zelfdiscipline om het werk niet te laten verdwijnen.

‍

Het is echter relatief eenvoudig om al deze uitdagingen het hoofd te bieden door actief strategieën te ontwikkelen zodat werknemers zich ondanks de open omgeving kunnen concentreren.

Welke regels moeten er zijn in een open ruimtekantoor?

Een kantoor in de open ruimte kan een ware oase van welzijn zijn, maar alleen als iedereen zich aan een paar eenvoudige regels houdt. Om het open kantoorconcept voor iedereen aangenaam en productief te maken, zijn er een paar bewezen tips en trucs:

• Clean Desk-beleid: Een opgeruimd bureau ziet er niet alleen goed uit, maar helpt je ook om je op je werk te concentreren. Vooral als het gaat om het delen van bureaus, een transparante Clean Desk-beleid essentieel. Zo blijft de werkplek schoon, uitnodigend en hygiënisch — voor jou en alle anderen.

• Houd het volume onder controle: Geluidsniveaus zijn de grootste uitdaging in een open kantoorconcept. Het is daarom des te belangrijker om telefoongesprekken en gesprekken op een passend volumeniveau te houden en om vergaderruimten of retraites te gebruiken voor langere discussies. Als alternatief kunnen bedrijven telefooncellen opzetten waar werknemers zich kunnen opnemen voor ononderbroken gesprekken.

• Houd geurtjes onder controle: Niemand wil de pizza of kebab van zijn collega ruiken. Hetzelfde geldt: deodorant is goed, maar je moet het niet overdrijven. Ventilatie is vaak moeilijk, vooral in grote kantoren — een aangenaam binnenklimaat is daarom alleen mogelijk als iedereen op elkaar let.

• Communicatie en vergaderingen: Gebruik de open ruimtes voor korte, spontane vergaderingen en creatieve brainstorms met collega's, maar trek je terug in vergaderzalen of retraitekamers voor langere vergaderingen of vertrouwelijke gesprekken. Zo blijft de open ruimte rustig en productief.

• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Een open kantoor is afhankelijk van flexibiliteit. Sta open voor veranderingen en aanpassingen, want herstructurering is soms nodig om optimaal gebruik te maken van de ruimte.

Welke diensten zijn beschikbaar in kantoren in de open ruimte?

Als je overweegt om van je bedrijf een open kantoor te maken of te verhuizen naar een ruimte met een open kantoorconcept, zijn er een aantal aspecten die essentieel zijn om het meeste uit deze werkomgeving te halen. Een goed uitgerust open kantoor biedt tal van voorzieningen die het dagelijkse werk eenvoudiger maken en de productiviteit verhogen.

‍

• Conferentie- en vergaderzalen: Zelfs in een open kantoor of een gemeenschapskantoor besloten vergaderruimten zijn essentieel. Deze zalen moeten uitgerust zijn met moderne conferentietechnologie en voldoende ruimte bieden voor vergaderingen, brainstormsessies en vertrouwelijke gesprekken.

• Ruimtes voor retraites: Naast open werkruimtes en privéconferentieruimtes moeten er ook kleinere retraites zijn. Dit geeft uw medewerkers de mogelijkheid om zich tijdelijk terug te trekken, vertrouwelijke telefoongesprekken te voeren of in alle rust te werken. Deze ruimtes kunnen bijvoorbeeld worden gecreëerd met geluiddichte cabines, ontspanningsruimtes of kleine lounges.

• Gemeenschappelijke keuken- en pauzeruimtes: Socialiseren is belangrijk, maar dat hoeft niet per se in een open werkruimte te gebeuren. Daarom is een uitnodigende keuken en pauzeruimte, uitgerust met koffiemachines, koelkasten en magnetrons, een belangrijk onderdeel van een succesvol open kantoor. Hier kunnen uw teamleden ongestoord ontspannen, ideeën uitwisselen en hun batterijen opladen.

• kluisjes: Kluisjes zijn ook essentieel in een open kantoorruimte, omdat uw werknemers een veilige plek nodig hebben voor persoonlijke bezittingen. Ze helpen ook om werkplekken netjes te houden en ondersteunen zo het Clean Desk-beleid. Last but not least leidt een gevoel van veiligheid en privacy tot een meer ontspannen werksfeer.

Is het delen van bureaus zinvol voor kantoren in de open ruimte?

Daar bestaat geen twijfel over: Bureaus delen en kantoren in de open ruimte gaan perfect hand in hand. Want door bureaus te delen, kunt u het ruimtegebruik optimaliseren: als niemand een vast bureau heeft, kunnen uw teamleden hun werkplekken flexibel gebruiken, wat resulteert in een maximale benutting. Dit is niet alleen efficiënt, maar bespaart ook geld — en gelukkig is er software voor het delen van bureaus zoals Flexopusdie je helpen om je te organiseren.

Voor een eenvoudigere organisatie van kantoren in de open ruimte: Flexopus

Als u uw kantoor in de open ruimte echt efficiënt wilt gebruiken, is de Flexopus-software voor het delen van bureaus precies wat u zoekt. Flexopus helpt je om je open space kantoor in een mum van tijd perfect te organiseren.

‍

Met deze software kunnen uw medewerkers eenvoudig gebruik maken van hun Online vacatures boeken, wat het dagelijks zoeken naar een vrije tafel overbodig maakt. Flexopus maakt van lukrake chaos soepele processen. Maar met het platform voor het delen van bureaus kunnen uw teamleden niet alleen hun eigen bureau boeken, maar ook vergaderruimten en zelfs parkeerplaatsen reserveren.

‍

Flexopus helpt je ook om alles bij te houden — dankzij Plan voor live bewoning. Je kunt altijd zien wie waar en wanneer zit, zodat je vergaderingen en samenwerking efficiënter kunt plannen.

‍

Met Flexopus krijg je ook waardevolle gegevens en analyses over ruimtegebruik. Op deze manier kunt u in de toekomst betere beslissingen nemen, kantoorruimte efficiënter gebruiken en mogelijk zelfs besparen op huurkosten. Omdat Flexopus u helpt om de beschikbare middelen optimaal te benutten zonder het comfort van uw medewerkers op te offeren.

‍

Met Flexopus creëert u een moderne, flexibele en efficiënte werkomgeving die tal van voordelen biedt voor zowel uw bedrijf als uw werknemers. Probeer het eens en ervaar hoe eenvoudig en effectief het beheren van een open space office kan zijn!

Synopsis

Het open space office biedt ongetwijfeld een dynamische werkomgeving die communicatie en samenwerking bevordert. Het is echter belangrijk om uitdagingen zoals lawaai en gebrek aan privacy het hoofd te bieden door middel van duidelijke regels en geschikte hulpmiddelen, zoals de software voor het delen van bureaus van Flexopus.

‍

Met een evenwichtige planning en een focus op de behoeften van uw medewerkers kan een open kantoor een inspirerende en productieve werkomgeving worden die innovatie en teamwerk bevordert.