In der modernen Arbeitswelt gibt es einen eindeutigen Trend zum "Open Space Büro" (zu deutsch: "offenes Büro")– und das nicht ohne Grund. Denn das offene Bürokonzept bietet viele Vorteile, von verbesserter Kommunikation bis hin zu erhöhter Flexibilität. 

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In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige über das Open Space Büro, von den Vor- und Nachteilen bis hin zu den besten Strategien, um den Raum optimal zu nutzen und gleichzeitig die Produktivität zu erhöhen.

Open Space Büro Definition: Was ist das Open Space Büro?

Das Open Space Büro ist ein moderner Arbeitsplatz ohne die traditionellen Wände und Einzelbüros. Stattdessen gibt es im offenen Bürokonzept große Räume, in denen alle MitarbeiterInnen zusammenarbeiten. Die Idee dahinter ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern, kreative Ideen sprudeln zu lassen und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

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In einem Open Space Büro sitzt du nicht mehr alleine in deinem kleinen, abgetrennten Büro, sondern teilst den Raum mit deinem Team. Kurze Wege für schnelle Absprachen, keine störenden Türen und eine lockere, dynamische Atmosphäre – das ist die Essenz eines Open Space Büros. 

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Prinzipiell könnte man das Open Space Büro auch als Großraumbüro bezeichnen. Dieser Begriff hat jedoch eine negative Konnotation, die viele ArbeitnehmerInnen mit zu hoher Lautstärke und viel Stress verbinden. Doch in der heutigen Zeit muss das nicht sein – denn aus den Nachteilen, die das Großraumbüro früher mit sich brachte, haben Unternehmen gelernt. Das moderne Open Space Büro überzeugt durch Zusammenarbeit, Kreativität und Respekt für alle MitarbeiterInnen.

Was sind die Open Space Büro Vor und Nachteile?

Wie bei allen Konzepten gibt es auch beim Open Space Büro Vor- und Nachteile, die du beachten solltest, um das Beste aus dieser Arbeitsumgebung herauszuholen.

Vorteile vom Open Space Büro

Einer der größten Vorteile eines Open Space Büros ist die verbesserte Kommunikation. Ohne Wände und Türen können sich MitarbeiterInnen leichter austauschen und spontane Gespräche führen. Das fördert neben der Zusammenarbeit auch den kreativen Austausch von Ideen, die für jedes erfolgreiche Unternehmen essentiell sind. 

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Die offene Struktur ermöglicht es, dass Informationen schneller und effektiver fließen. So steigern Open Space Büros die Effizienz und verhelfen deinem Team zu schnelleren Problemlösungen.

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Ein weiterer Vorteil ist das stärkere Gemeinschaftsgefühl. In einem offenen Büro fühlen sich die MitarbeiterInnen oft mehr als Teil eines Teams, als wenn jeder in seinem eigenen Büro sitzt. Die gemeinsame Nutzung des Raums fördert das Miteinander und sorgt für eine positive Arbeitsatmosphäre. Praktisch ist außerdem, dass die Führungskräfte in einem Open Space Büro präsenter und zugänglicher sind, was die Hierarchien abbaut und eine offene Kommunikation auf Augenhöhe fördert.

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Darüber hinaus ermöglicht ein Open Space Büro die flexible Nutzung der zur Verfügung stehenden Fläche. Ohne feste Wände können Arbeitsbereiche leicht umgestaltet und an die aktuellen Bedürfnisse deiner Teams angepasst werden. 

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Nicht zuletzt gelingt es vielen Unternehmen, durch Open Space Büros Geld zu sparen. Wenn deine Angestellten alternierender Telearbeit nachgehen oder Desk Sharing betreiben, braucht ihr deutlich weniger Platz – durch das offene Bürokonzept gelingt es, leere Räume zu vermeiden und Miet- und Betriebskosten zu reduzieren.

Nachteile vom Open Space Büro

Allerdings gibt es auch Herausforderungen, die mit einem Open Space Büro einhergehen. Denn man muss zugeben, dass das Konzept nicht für alle Branchen und Teams geeignet ist. Für Personalabteilungen, bei denen Datenschutz und Vertraulichkeit oberste Priorität sind, sind Einzelbüros zum Beispiel eine bessere Wahl.

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Aber auch für Teams, in denen viel gesprochen wird – zum Beispiel im telefonischen Kundenservice – haben Open Space Büros nicht nur Vorteile. Denn zweifelsohne ist der Lärmpegel in Open Space Büros das Problem Nummer 1. Ohne schalldämmende Wände kann es schnell laut werden, was die Konzentration beeinträchtigt, die Produktivität senkt und den Stress erhöht. 

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In einem offenen Büro ist es außerdem schwierig, vertrauliche Gespräche zu führen. Das führt nicht selten dazu, dass sich MitarbeiterInnen beobachtet fühlen und weniger frei in ihrem Denken und Handeln sind – umso wichtiger ist es, auch private Rückzugsorte zu schaffen.

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Zudem kann die offene Struktur Ablenkungen fördern. Ständige Bewegung und Gespräche im Raum sorgen für weniger Aufmerksamkeit und erfordern ein hohes Maß an Selbstdisziplin, um die Arbeit nicht schleifen zu lassen.

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All diesen Herausforderungen kann man jedoch relativ einfach entgegenwirken, indem man aktiv Strategien entwickelt, sodass sich die Angestellten trotz der offenen Umgebung konzentrieren können.

Welche Regeln sollte es im Open Space Büro geben?

Ein Open Space Büro kann eine wahre Wohlfühloase sein – allerdings nur, wenn alle ein paar einfache Regeln befolgen. Damit das offene Bürokonzept für alle angenehm und produktiv ist, gibt es ein paar bewährte Tipps und Tricks:

• Clean Desk Policy: Ein aufgeräumter Schreibtisch sieht nicht nur gut aus, sondern hilft auch, konzentriert zu arbeiten. Gerade beim Desk Sharing ist eine transparente Clean Desk Policy unerlässlich. So bleibt der Arbeitsplatz sauber, einladend und hygienisch – für dich und alle anderen.

• Lautstärke im Griff behalten: Der Lärmpegel ist die größte Herausforderung im offenen Bürokonzept. Umso wichtiger ist es, Telefonate und Gespräche auf einem angemessenen Lautstärkeniveau zu halten und für längere Diskussionen Besprechungsräume oder Rückzugsbereiche zu nutzen. Alternativ könnten Unternehmen Telefonboxen aufstellen, in die sich Mitarbeitende für ungestörte Gespräche zurückziehen können.

• Gerüche im Zaum halten: Niemand möchte die Pizza oder den Döner des Kollegen riechen. Genauso gilt: Deo ist gut, aber übertreiben sollte man es nicht. Gerade in großen Büros ist die Belüftung oft nicht ganz einfach – ein angenehmes Raumklima ist daher nur möglich, wenn alle aufeinander achten.

• Kommunikation und Meetings: Nutze die offenen Flächen für kurze, spontane Besprechungen und kreative Brainstormings mit KollegInnen, aber ziehe dich für längere Meetings oder vertrauliche Gespräche in Besprechungsräume oder Rückzugsräume zurück. So bleibt die offene Fläche ruhig und produktiv.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Ein Open Space Büro lebt von Flexibilität. Sei offen für Veränderungen und Anpassungen, denn manchmal sind Umstrukturierungen nötig, um den Raum optimal zu nutzen.

Welche Services gibt es in Open Space Büros?

Wenn du überlegst, dein Unternehmen in ein Open Space Büro zu verwandeln oder in einen Raum mit offenem Bürokonzept zu ziehen, sind einige Aspekte unerlässlich, um das Beste aus dieser Arbeitsumgebung herauszuholen. Ein gut ausgestattetes Open Space Büro bietet zahlreiche Annehmlichkeiten, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern.

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• Konferenz- und Besprechungsräume: Auch in einem offenen Büro oder einem Gemeinschaftsbüro sind private Besprechungsräume unverzichtbar. Diese Räume sollten mit moderner Konferenztechnik ausgestattet sein und genügend Platz für Meetings, Brainstorming-Sessions und vertrauliche Gespräche bieten. 

• Rückzugsbereiche: Neben den offenen Arbeitsbereichen und privaten Konferenzräumen sollten auch kleinere Rückzugsbereiche vorhanden sein. So haben deine MitarbeiterInnen die Möglichkeit, sich zeitweise zurückzuziehen, vertrauliche Telefonate zu führen oder in Ruhe zu arbeiten. Diese Bereiche lassen sich zum Beispiel durch schalldichte Kabinen, Ruhezonen oder kleine Lounges realisieren.

• Gemeinsame Küchen- und Pausenbereiche: Socializing ist wichtig, sollte aber nicht unbedingt im offenen Arbeitsbereich passieren. Daher ist ein einladender Küchen- und Pausenbereich, ausgestattet mit Kaffeeautomaten, Kühlschränken und Mikrowellen, ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Open Space Büros. Hier können sich deine Teammitglieder ungestört entspannen, austauschen und neue Energie tanken.

• Schließfächer: Auch Schließfächer sind im Open Space Büro unerlässlich, da sie deine MitarbeiterInnen einen sicheren Ort für persönliche Gegenstände benötigen. Sie helfen außerdem, Arbeitsplätze aufgeräumt zu halten und unterstützen so die Clean Desk Policy. Nicht zuletzt führt ein Gefühl von Sicherheit und Privatsphäre zu einer entspannteren Arbeitsatmosphäre.

Ist Desk Sharing sinnvoll für Open Space Büros?

Keine Frage: Desk Sharing und Open Space Büros gehen einwandfrei Hand in Hand. Denn durch das Teilen von Schreibtischen kannst du die Raumnutzung optimieren: Wenn niemand einen festen Schreibtisch hat, können deine Teammitglieder ihre Arbeitsplätze flexibel nutzen, was zu einer maximierten Auslastung führt. Das ist nicht nur effizient, sondern auch kostensparend – und zum Glück gibt es Desk Sharing Softwares wie Flexopus, die dir bei der Organisation helfen.

Für das leichtere Organisieren des Open Space Büros: Flexopus

Wenn du dein Open Space Büro wirklich effizient nutzen möchtest, ist die Desk Sharing Software Flexopus genau das Richtige für dich. Flexopus hilft dir im Handumdrehen, dein Open Space Büro perfekt zu organisieren. 

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Mit dieser Software können deine MitarbeiterInnen ganz einfach ihre Arbeitsplätze online buchen, was die tägliche Suche nach einem freien Tisch überflüssig macht. Flexopus macht aus planlosem Chaos reibungslose Abläufe. Doch mit der Desk-Sharing-Plattform können deine Teammitglieder nicht nur ihren eigenen Schreibtisch buchen, sondern auch Besprechungsräume und sogar Parkplätze reservieren. 

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Darüber hinaus hilft dir Flexopus, den Überblick zu behalten – dank dem Live-Belegungsplan. Du siehst jederzeit, wer wann wo sitzt, und kannst so Meetings und Zusammenarbeit effizienter planen. 

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Außerdem bekommst du durch Flexopus wertvolle Daten und Analysen zur Raumauslastung. So kannst du in Zukunft bessere Entscheidungen treffen, die Bürofläche effizienter auslasten und eventuell sogar Mietkosten sparen. Denn Flexopus unterstützt dich dabei, die vorhandenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen, ohne den Komfort deiner MitarbeiterInnen zu beeinträchtigen.

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Mit Flexopus schaffst du eine moderne, flexible und effiziente Arbeitsumgebung, die sowohl für dein Unternehmen als auch für deine Angestellten zahlreiche Vorteile bietet. Probier es aus und erlebe, wie einfach und effektiv die Verwaltung eines Open Space Büros sein kann!

Zusammenfassung

Das Open Space Büro bietet zweifelsohne eine dynamische Arbeitsumgebung, die die Kommunikation und Zusammenarbeit fördert. Es ist jedoch wichtig, die Herausforderungen wie Lärm und fehlende Privatsphäre durch klare Regeln und geeignete Tools wie die Desk-Sharing-Software von Flexopus zu managen. 

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Mit einer ausgewogenen Planung und einem Fokus auf die Bedürfnisse deiner MitarbeiterInnen kann ein Open Space Büro zu einer inspirierenden und produktiven Arbeitsumgebung werden, die Innovation und Teamarbeit fördert.