Dans le monde du travail moderne, la tendance est clairement à l'open space, et ce n'est pas sans raison. En effet, le concept de l’open space offre de nombreux avantages, qu'il s'agisse d'une meilleure communication ou d'une plus grande flexibilité.

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Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu'il faut savoir sur l’expression open space, les avantages et les inconvénients aux meilleures stratégies pour tirer le meilleur parti de l'espace tout en augmentant la productivité.

Définition du bureau en open space : Qu'est-ce que le bureau en open space ?

Le bureau en open space, que l’on peut traduire par un « bureau en plateau ouvert »,  est un lieu de travail moderne sans les murs traditionnels et les bureaux individuels. Au lieu de cela, le concept de bureau en open space offre de grandes pièces dans lesquelles tous les employés travaillent ensemble. L'idée sous-jacente est de promouvoir la communication et la collaboration, de laisser libre cours aux idées créatives et de renforcer le sentiment d'appartenance à une communauté.

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Dans un bureau en open space, vous n'êtes plus seul dans votre petit bureau séparé, mais vous partagez l'espace avec votre équipe. Les distances courtes pour des arrangements rapides, pas de portes gênantes et une atmosphère détendue et dynamique : telle est l'essence d'un bureau en open space.

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En principe, le bureau en open space pourrait également être décrit comme un bureau à aire ouverte. Toutefois, ce terme a une connotation négative, que de nombreux travailleurs associent à un volume excessif et au stress. Mais ce n'est plus le cas aujourd'hui, car les entreprises ont tiré les leçons des inconvénients que les bureaux à aire ouverte impliquaient auparavant. Le bureau moderne en open space impressionne par sa coopération, sa créativité et son respect de tous les employés.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'open space ?

Comme pour tous les concepts, le bureau en open space présente des avantages et des inconvénients qu'il convient de prendre en compte pour tirer le meilleur parti de cet environnement de travail.

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Avantages d'un bureau en open space

L'un des principaux avantages d'un bureau en open space est l'amélioration de la communication. Sans murs ni portes, les employés peuvent plus facilement échanger des idées et avoir des conversations spontanées. Outre la collaboration, cela favorise également l'échange créatif d'idées, qui sont essentielles pour toute entreprise prospère.

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La structure ouverte permet à l'information de circuler plus rapidement et plus efficacement. C'est ainsi que les bureaux en open space augmentent l'efficacité et aident votre équipe à résoudre les problèmes plus rapidement.

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Un autre avantage est le renforcement du sentiment d'appartenance à une communauté. Dans un bureau ouvert, les employés ont souvent davantage l'impression de faire partie d'une équipe que lorsque chacun est assis dans son propre bureau. L'utilisation partagée de l'espace favorise la coopération et crée une atmosphère de travail positive. Il est également pratique que les cadres soient plus présents et accessibles dans un bureau en open space, ce qui brise les hiérarchies et favorise une communication ouverte sur un pied d'égalité.

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‍En outre, un bureau en open space permet une utilisation flexible de l'espace disponible. Sans murs fixes, les espaces de travail peuvent être facilement réaménagés et adaptés aux besoins actuels de vos équipes.

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Enfin, de nombreuses entreprises parviennent à économiser de l'argent grâce aux bureaux ouverts. Lorsque vos employés pratiquent le télétravail en alternance ou le partage de bureau, vous avez besoin de beaucoup moins d'espace - le concept de bureau ouvert permet d'éviter les espaces vides et de réduire les coûts de location et d'exploitation.

Inconvénients d'un bureau en open space

Cependant, le bureau en open space présente également des inconvénients. Il faut en effet admettre que ce concept ne convient pas à tous les secteurs d'activité et à toutes les équipes. Les bureaux individuels, par exemple, sont un meilleur choix pour les départements des ressources humaines où la protection des données et la confidentialité sont des priorités absolues.

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Mais même pour les équipes où l'on parle beaucoup - par exemple dans le service clientèle par téléphone - les bureaux en open space n'ont pas que des avantages. En effet, le niveau de bruit dans les bureaux en open space est sans aucun doute le problème numéro 1. En l'absence de murs insonorisés, le niveau sonore peut rapidement devenir élevé, ce qui nuit à la concentration, diminue la productivité et augmente le stress.

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Dans un bureau ouvert, il est également difficile d'avoir des conversations confidentielles. Les employés se sentent alors souvent surveillés et moins libres de penser et d'agir - d'où l'importance de créer également des lieux de retraite privés.

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La structure ouverte peut également favoriser les distractions. Les mouvements constants et les conversations dans la pièce réduisent l'attention et exigent un niveau élevé d'autodiscipline pour ne pas laisser le travail s'échapper.

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Cependant, il est relativement facile de contrer tous ces défis en développant activement des stratégies pour que les employés puissent se concentrer malgré l'environnement ouvert.

Quelles sont les règles à respecter dans un bureau en open space ?

Un bureau en open space peut être une véritable oasis de bien-être, à condition que chacun respecte quelques règles simples. Pour que le concept de bureau ouvert soit agréable et productif pour tous, il existe quelques conseils et astuces qui ont fait leurs preuves :

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• Politique du bureau propre : Un bureau bien rangé n'est pas seulement agréable à regarder, il vous aide aussi à vous concentrer sur votre travail. Une politique de bureau propre est essentielle, surtout en cas de partage de bureau. Cela permet de garder le lieu de travail propre, accueillant et hygiénique - pour vous et pour tous les autres.
• Contrôlez le volume sonore : Le niveau de bruit est le plus grand défi dans un concept de bureau ouvert. Il est donc d'autant plus important de maintenir les appels téléphoniques et les conversations à un niveau sonore approprié et d'utiliser les salles de réunion ou les zones de retrait pour les discussions plus longues. Les entreprises peuvent également installer des cabines téléphoniques dans lesquelles les employés peuvent se retirer pour passer des appels ininterrompus.
• Contrôlez les odeurs : Personne n'a envie de sentir la pizza ou le kebab de son collègue. Il en va de même pour les odeurs : Le déodorant, c'est bien, mais il ne faut pas en abuser. L'aération est souvent difficile, surtout dans les grands bureaux - un climat ambiant agréable n'est donc possible que si chacun fait attention à l'autre.
• Communication et réunions : Utilisez les espaces ouverts pour de courtes réunions spontanées et des séances de réflexion créative avec vos collègues, mais retirez-vous dans les salles de réunion ou les salles de retrait pour des réunions plus longues ou des conversations confidentielles. L'espace ouvert reste ainsi calme et productif.
• Flexibilité et adaptabilité : Un bureau en open space dépend de la flexibilité. Il faut être ouvert aux changements et aux ajustements, car une restructuration est parfois nécessaire pour optimiser l'utilisation de l'espace.

Quels sont les services disponibles dans les bureaux en open space ?

Si vous envisagez de transformer votre entreprise en bureau en open space ou de déménager dans un espace doté d'un concept de bureau ouvert, certains aspects sont essentiels pour tirer le meilleur parti de cet environnement de travail. Un bureau en open space bien équipé offre de nombreuses commodités qui facilitent le travail quotidien et augmentent la productivité.

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• Salles de conférence et de réunion : Même dans un bureau ouvert ou un bureau communautaire, il est essentiel de disposer de salles de réunion privées. Ces salles doivent être équipées d'une technologie de conférence moderne et offrir des espaces suffisants pour les réunions, les séances de brainstorming et les conversations confidentielles.
• Espaces de détente : Outre les espaces de travail ouverts et les salles de réunion privées, il convient de prévoir des espaces de retraite plus petits. Elles permettent à vos employés de se retirer temporairement, de passer des appels téléphoniques confidentiels ou de travailler en toute tranquillité. Ces zones peuvent être créées, par exemple, avec des cabines insonorisées, des espaces de relaxation ou de petits salons.
• Cuisine commune et espaces de pause : La convivialité est importante, mais elle ne doit pas nécessairement avoir lieu dans un espace de travail ouvert. C'est pourquoi une cuisine et un espace de pause accueillants, équipés de machines à café, de réfrigérateurs et de micro-ondes, sont des éléments importants d'un bureau en espace ouvert réussi. Les membres de votre équipe peuvent s'y détendre, échanger des idées et recharger leurs batteries sans être dérangés.
• Casiers : Les casiers sont également essentiels dans un bureau en open space, car vos employés ont besoin d'un endroit sûr pour leurs effets personnels. Ils contribuent également à maintenir l'ordre sur le lieu de travail et soutiennent ainsi la politique du bureau propre. Enfin, un sentiment de sécurité et d'intimité favorise une atmosphère de travail plus détendue.

Le partage de bureau est-il judicieux dans les bureaux en open space ?

Cela ne fait aucun doute : Le desk sharing et les bureaux en open space vont parfaitement de pair. En effet, le partage de bureaux permet d'optimiser l'utilisation de l'espace : Si personne n'a de bureau fixe, les membres de votre équipe peuvent utiliser leur poste de travail de manière flexible, ce qui permet de maximiser l'utilisation de l'espace. C'est non seulement efficace, mais cela permet aussi d'économiser de l'argent - et heureusement, il existe des logiciels de partage de bureaux tels que Flexopus qui vous aident à vous organiser.

Pour faciliter l'organisation des bureaux en open space : Flexopus

Si vous souhaitez vraiment utiliser votre bureau en open space de manière efficace, le logiciel de partage de bureau Flexopus est exactement ce qu'il vous faut. Flexopus vous aide à organiser parfaitement votre bureau en open space en un rien de temps.

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Grâce à ce logiciel, vos collaborateurs peuvent facilement réserver leur poste de travail en ligne, ce qui rend superflue la recherche quotidienne d'une table libre. Flexopus transforme un chaos désordonné en processus fluides. Mais avec la plateforme de partage de bureau, les membres de votre équipe peuvent non seulement réserver leur propre bureau, mais aussi des salles de réunion et même des places de parking.

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Flexopus vous aide également à garder une trace des choses - grâce au plan d'occupation en direct. Vous pouvez toujours voir qui est assis où et quand, ce qui vous permet de planifier plus efficacement les réunions et la collaboration.

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Avec Flexopus, vous obtenez également des données et des analyses précieuses sur l'utilisation de l'espace. Vous pouvez ainsi prendre de meilleures décisions à l'avenir, utiliser l'espace de bureau plus efficacement et peut-être même économiser sur les frais de location. Car Flexopus vous aide à utiliser au mieux les ressources disponibles sans sacrifier le confort de vos employés.

Avec Flexopus, vous créez un environnement de travail moderne, flexible et efficace qui offre de nombreux avantages tant pour votre entreprise que pour vos employés. Essayez-le et découvrez à quel point la gestion d'un bureau en open space peut être simple et efficace !

Conclusion

Le bureau en open space offre sans aucun doute un environnement de travail dynamique qui favorise la communication et la collaboration. Cependant, il est important de gérer les défis tels que le bruit et le manque d'intimité grâce aux règles claires et outils appropriés tels que le logiciel de partage de bureau de Flexopus.

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Avec une planification équilibrée et une attention particulière aux besoins de vos employés, un bureau en open space peut devenir un environnement de travail inspirant et productif qui favorise l'innovation et le travail d'équipe.