La pandemia di COVID-19 ha dimostrato che gran parte del lavoro può essere svolto anche da casa. Recenti sondaggi confermano che la maggior parte dei dipendenti vorrebbe lavorare da casa, almeno in parte, in futuro. Le aziende hanno quindi bisogno di nuovi concetti di ufficio. Perché se i dipendenti lavorano in ufficio solo per due o quattro giorni, non hanno più bisogno della propria scrivania: il desk sharing è il motto per sfruttare al meglio le postazioni di lavoro utilizzate solo parzialmente e quindi, in ultima analisi, ridurre i costi fissi o riprogettare gli spazi d'ufficio.

La condivisione della scrivania, che cos'è comunque?

Il desk sharing, noto anche come hot desking, descrive un modo di organizzare i luoghi di lavoro. Invece di un posto di lavoro fisso, i dipendenti hanno i cosiddetti ˮposti di lavoro flessibiliˮ. Le scrivanie vengono condivise e occupate secondo necessità.

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Per evitare che tutto questo finisca nel caos, serve soprattutto una cosa: i processi. Il software di condivisione della scrivania può aiutare e rendere più semplice il passaggio dalla propria scrivania a una scrivania condivisa. Quando si sceglie un software per la condivisione della scrivania, è necessario considerare i seguenti cinque punti:

1. Il software deve essere utilizzato in modo intuitivo da tutti i dipendenti.
2. Il software deve essere utilizzabile anche su dispositivi mobili.
3.  Il software deve offrire opzioni di personalizzazione.
4. Il software deve garantire la sicurezza dei dati.
5. Il software deve offrire opzioni di analisi.

Usabilità intuitiva

Affinché i dipendenti accettino il nuovo concetto di scrivania condivisa, è importante che di conseguenza non abbiano alcun lavoro aggiuntivo. Il software di condivisione della scrivania deve quindi essere facile, comprensibile e intuitivo da utilizzare. Le rappresentazioni grafiche sotto forma di planimetrie digitali aiutano in questo senso. Il posto di lavoro flessibile dovrebbe poter essere prenotato con il minor numero di clic possibile, preferibilmente da qualsiasi dispositivo.

Applicazione ottimizzata per dispositivi mobili

Non è raro che un dipendente dimentichi di prenotare un lavoro. Di solito se ne accorge solo sul treno o sul posto in azienda. Ai nostri giorni tutti hanno uno smartphone in tasca. È quindi ancora più importante che l'applicazione per la condivisione delle scrivanie funzioni anche come app su smartphone o tablet, oltre alla prenotazione tradizionale tramite laptop o PC desktop.

Opzioni per personalizzare

Le aziende sono individuali e quindi hanno requisiti individuali anche per il loro sistema di prenotazione per posti di lavoro flessibili. Affinché questi possano essere implementati, quando si sceglie un software di condivisione della scrivania è necessario fare attenzione a garantire che le impostazioni di base come i periodi massimi di prenotazione, gli orari di apertura degli uffici o la gestione dei ruoli possano essere definiti di conseguenza.

La sicurezza dei dati

Il software di condivisione della scrivania raccoglie necessariamente dati personali sui dipendenti. È quindi fondamentale garantire che questi siano gestiti in conformità al GDPR e che i dati siano protetti da manipolazioni, accessi non autorizzati o da parte di terzi. Chiedi al tuo fornitore di condivisione della scrivania informazioni sul contratto di elaborazione degli ordini e sull'ubicazione del server (ad esempio ospitato in Germania).

Caratteristiche analitiche

Per poter infine risparmiare sui costi fissi o riprogettare lo spazio ufficio attraverso spazi di lavoro flessibili, il software di condivisione della scrivania non deve essere solo un sistema di prenotazione, ma deve anche offrire opzioni di analisi. Perché solo così è possibile misurare i tassi di utilizzo e identificare il potenziale di risparmio o di ristrutturazione. Uno dei KPI più importanti in questo caso è il tasso di utilizzo dei singoli posti di lavoro.

Flexopus - La soluzione di condivisione della scrivania

Flexopus soddisfa tutti i criteri sopra indicati per un software di condivisione della scrivania di prima classe. La nostra applicazione intuitiva consente ai dipendenti di prenotare facilmente spazi di lavoro flessibili, sale riunioni e parcheggi. Siamo inoltre orgogliosi di aver vinto il German Design Award 2024 nella categoria ˮExcellent Communications Design Appsˮ, che sottolinea l’usabilità e il design accattivante della nostra app. Questo premio testimonia il nostro impegno nel fornire soluzioni non solo ricche di funzionalità ma anche esteticamente accattivanti. Flexopus è inoltre privo di barriere secondo gli standard internazionali WCAG.