La pandémie de COVID-19 a montré qu'une grande partie du travail peut également être effectuée à domicile. Des enquêtes récentes confirment que la majorité des employés souhaitent travailler à domicile, au moins en partie, à l'avenir. Les entreprises ont donc besoin de nouveaux concepts de bureaux. En effet, lorsque les employés ne travaillent que deux à quatre jours au bureau, ils n'ont plus besoin de leur propre bureau : Le desk sharing est la devise qui permet d'utiliser au mieux les postes de travail qui ne sont que partiellement utilisés et donc de réduire les coûts fixes ou de réaménager l'espace de bureau.

Le desk sharing, c'est quoi au juste ?

Le partage de bureau, également connu sous le nom de "hot desking", décrit un mode d'organisation des lieux de travail. Au lieu d'un lieu de travail fixe, les employés disposent de ce que l'on appelle des "lieux de travail flexibles". Les bureaux sont partagés et occupés selon les besoins.

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Pour que cela ne débouche pas sur le chaos, une chose est nécessaire avant tout : des processus. Les logiciels de partage de bureau peuvent aider et faciliter le passage de votre propre bureau à un bureau partagé. Lors du choix d'un logiciel de partage de bureau, les cinq points suivants doivent être pris en considération :

1. Le logiciel doit être utilisable de manière intuitive pour tous les employés.
2. Le logiciel doit également être utilisable sur les appareils mobiles.
3. Le logiciel doit offrir des options de personnalisation.
4. Le logiciel doit garantir la sécurité des données.
5. Le logiciel doit offrir des options d'analyse.

Une utilisation intuitive

Pour que les employés acceptent le nouveau concept de bureau partagé, il est important qu'ils n'aient pas de travail supplémentaire. Le logiciel de partage de bureau doit donc être facile à utiliser, compréhensible et intuitif. Les représentations graphiques sous forme de plans de situation numériques y contribuent. Le lieu de travail flexible doit pouvoir être réservé en quelques clics, préférablement à partir de n'importe quel appareil.

Application optimisée pour les mobiles

Il n'est pas rare qu'un employé oublie de réserver un emploi. Cela ne se remarque généralement que dans le train ou sur le site de l'entreprise. Aujourd'hui, tout le monde a un smartphone dans sa poche. Il est donc d'autant plus important que l'application de desk sharing fonctionne également comme une application des smartphones ou des tablettes - en plus de la réservation traditionnelle via un ordinateur portable ou de bureau.

Options de personnalisation

Les entreprises sont individuelles et ont donc également des exigences individuelles pour leur système de réservation de postes de travail flexibles. Afin de pouvoir les mettre en œuvre, il convient de veiller, lors du choix du logiciel de desk sharing, à ce que les paramètres de base tels que les périodes maximales de réservation, les heures d'ouverture des bureaux ou la gestion des rôles puissent être définis en conséquence.

Sécurité des données

Les logiciels de desk sharing collectent nécessairement des données personnelles sur les employés. Il est donc essentiel de veiller à ce que celles-ci soient traitées conformément au GDPR et que les données soient protégées contre la manipulation, l'accès non autorisé ou l'accès par des tiers. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur de desk sharing sur le contrat de traitement des commandes et l'emplacement du serveur (par exemple, hébergé en Allemagne).

Fonctions d'analyse

Afin d'économiser des coûts fixes ou de réaménager l'espace de bureau par le biais d'espaces de travail flexibles, le logiciel de partage de bureau ne doit pas seulement être un système de réservation, mais doit également offrir des options d'analyse. Ce n'est qu'à cette condition que vous pourrez mesurer les taux d'utilisation et identifier les économies ou les possibilités de restructuration. L'un des indicateurs clés de performance les plus importants est le taux d'utilisation des différents postes de travail.

Flexopus - La solution de partage de bureau

Flexopus répond à tous les critères d'un logiciel de desk sharing de première classe. Notre application intuitive permet aux employés de réserver facilement des espaces de travail flexibles, des salles de réunion et des places de parking. Nous sommes également fiers d'avoir remporté le German Design Award 2024 dans la catégorie "Excellent Communications Design Apps", qui souligne la facilité d'utilisation et le design attrayant de notre application. Ce prix témoigne de notre engagement à fournir des solutions non seulement riches en fonctionnalités mais aussi esthétiquement attrayantes. Flexopus est également accessible aux personnes à mobilité réduite, conformément aux normes internationales WCAG.