La pandemia de la COVID-19 ha demostrado que una gran parte del trabajo también se puede realizar desde casa. Encuestas recientes confirman que la mayoría de los empleados desean trabajar desde casa, al menos en parte, en el futuro. Por lo tanto, las empresas necesitan nuevos conceptos de oficina. Porque cuando los empleados solo trabajan en la oficina durante dos o cuatro días, ya no necesitan su propio escritorio: compartir escritorio es el lema para aprovechar al máximo los lugares de trabajo que solo se utilizan parcialmente y, en última instancia, reducir los costos fijos o rediseñar el espacio de oficina.

Escritorio compartido, ¿qué es eso de todos modos?

El escritorio compartido, también conocido como escritorio compartido, describe una forma de organizar los lugares de trabajo. En lugar de un lugar de trabajo fijo, los empleados tienen los llamados «lugares de trabajo flexibles». Los escritorios se comparten y se ocupan según sea necesario.

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Para garantizar que esto no acabe en caos, se necesita una cosa por encima de todo: los procesos. El software para compartir escritorios puede ayudar y facilitar el cambio de tu propio escritorio a uno compartido. Al elegir un software para compartir escritorios, se deben tener en cuenta los cinco puntos siguientes:

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1. El software debe ser utilizado por todos los empleados intuitivamente utilizable ser.
2. El software también debe estar activado dispositivos móviles ser utilizable.
3. El software debe ofrecer opciones de personalización.
4. El software debe garantizar la seguridad de los datos.
5. El software debe ofrecer opciones de análisis.

Usabilidad intuitiva

Para que los empleados acepten el nuevo concepto de escritorio compartido, es importante que no tengan que trabajar más. Por lo tanto, el software para compartir escritorios debe ser fácil, comprensible e intuitivo de usar. Las representaciones gráficas en forma de planos de sitios digitales ayudan a ello. El lugar de trabajo flexible debería poder reservarse con el menor número de clics posible, preferiblemente desde cualquier dispositivo.

Aplicación optimizada para dispositivos móviles

No es raro que un empleado se olvide de reservar un trabajo. Por lo general, esto solo se nota en el tren o in situ de la empresa. Hoy en día, todo el mundo tiene un teléfono inteligente en el bolsillo. Por lo tanto, es aún más importante que la aplicación para compartir escritorio también funcione como una aplicación en teléfonos inteligentes o tabletas, además de la reserva tradicional a través de un portátil o un PC de escritorio.

Opciones para personalizar

Las empresas son individuales y, por lo tanto, también tienen requisitos individuales para su sistema de reservas para lugares de trabajo flexibles. Para poder implementarlos, a la hora de elegir un software para compartir escritorios, hay que tener cuidado de garantizar que los ajustes básicos, como los períodos máximos de reserva, los horarios de apertura de los edificios de oficinas o la gestión de las funciones, puedan definirse en consecuencia.

Seguridad de datos

El software para compartir escritorios necesariamente recopila datos personales sobre los empleados. Por lo tanto, es fundamental garantizar que se gestionen de conformidad con el RGPD y que los datos estén protegidos contra la manipulación, el acceso no autorizado o el acceso por parte de terceros. Pregúntele a su proveedor de escritorios compartidos sobre el contrato de procesamiento de pedidos y la ubicación del servidor (por ejemplo, hospedado en Alemania).

Características analíticas

Para, en última instancia, ahorrar costos fijos o rediseñar el espacio de oficina a través de espacios de trabajo flexibles, el software para compartir escritorios no solo debe ser un sistema de reservas, sino que también debe ofrecer opciones de análisis. Porque solo así podrá medir las tasas de utilización e identificar el potencial de ahorro o reestructuración. Uno de los KPI más importantes en este caso es la tasa de utilización de los trabajos individuales.

Flexopus: la solución para compartir escritorios

Flexopus cumple con todos los criterios anteriores para un software de escritorio compartido de primera clase. Nuestra aplicación intuitiva permite a los empleados reservar fácilmente espacios de trabajo flexibles, salas de reuniones y plazas de aparcamiento. También estamos orgullosos de haber ganado el Premio de Diseño Alemán 2024 en la categoría de «Excelentes aplicaciones de diseño de comunicaciones», que subraya la usabilidad y el atractivo diseño de nuestra aplicación. Este premio es un testimonio de nuestro compromiso de ofrecer soluciones no solo ricas en funciones sino también atractivas desde el punto de vista estético. Flexopus también está libre de barreras, de acuerdo con las normas internacionales de las WCAG.