El cambio a formas de trabajo híbridas es imparable. Las empresas que se posicionan como un entorno de trabajo híbrido suelen esperar que el trabajo híbrido se produzca por sí solo. La mayoría de las empresas no parecen darse cuenta de que la gestión del cambio es absolutamente necesaria para implementar con éxito los modelos de trabajo híbridos.

La comunicación del cambio es crucial para una introducción exitosa a la obra de hibrido

Los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas en lo que respecta al trabajo híbrido radican en la coordinación, la programación y la necesidad de crear un incentivo para que los empleados acudan a la oficina. Algunos empleados se sienten motivados de forma extrínseca y disfrutan de la interacción social con sus compañeros, mientras que otros están motivados intrínsecamente y trabajan de forma más productiva desde casa.

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Sin embargo, para ambos tipos de empleados, es importante saber dónde están sus compañeros de equipo y cuál es la mejor manera de comunicarse entre sí para que las reuniones y la colaboración sean eficaces. Por lo tanto, el futuro del trabajo híbrido requiere una comunicación de gestión del cambio claramente estructurada para abordar con éxito este desafío, por ejemplo:

1. Mantén siempre a los equipos actualizados

En tiempos de cambio, como la transición a un lugar de trabajo híbrido, la comunicación entre los Gerentes y su equipo desempeña un papel decisivo para que los empleados se sientan comprometidos e involucrados o no.

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Es importante informar periódicamente a los equipos sobre las nuevas estrategias de trabajo. La comunicación dirigida y periódica sobre cambios en la intranet, en las wikis internas, en los boletines informativos, en los periódicos de los empleados, en los folletos o en los avisos permite un intercambio de información adaptado al grupo objetivo.

2. Defina los días de asistencia

En lugar de dejar la asistencia exclusivamente en manos de los empleados, las empresas deberían introducir directrices. Por ejemplo, se pueden introducir días presenciales, en los que los equipos o las personas deben estar presentes en la oficina en días específicos de la semana. Sin embargo, los supervisores también pueden fijar de manera más flexible los días de trabajo en casa y determinar únicamente el número de días de asistencia.

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En los equipos en los que la tutoría y la colaboración son particularmente importantes, los supervisores pueden exigir que ciertos empleados estén presentes en la oficina con más frecuencia. Por ejemplo, las personas que ocupan puestos subalternos suelen beneficiar más de las conversaciones personales con sus colegas en puestos directivos. Por otro lado, los equipos que trabajan de forma más independiente pueden tener más flexibilidad en lo que respecta al lugar de trabajo de sus miembros.

3. Establecer Reglas

Cuando se utiliza el escritorio compartido en las empresas, es importante introducir reglas y directrices claras para garantizar un flujo de trabajo fluido y organizado. Por ejemplo, no cabe duda de que se debe implementar una política de Escritorio limpio para garantizar que los lugares de trabajo queden limpios y ordenados después de su uso. Esto no solo contribuye a la seguridad de la información confidencial, sino que también facilita la organización de la información por parte de los empleados posteriores. Los objetos personales pueden guardarse en los Casilleros, por ejemplo.

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Además, el uso de disposiciones personales o de propiedad de la empresa en el lugar de trabajo debe definirse con precisión para tener en cuenta los aspectos de protección y seguridad de los datos. El cumplimiento de estas normas puede ayudar a que los Escritorios compartidos trabajen de manera eficiente y productiva, al tiempo que crea un entorno de trabajo armonioso y ordenado para todos los empleados.

4. Defina las Herramientas de Comunicación

Una parte importante de la comunicación para el cambio es crear pautas de comunicación claras con las horas de trabajo principales para el equipo, registrándolas en un documento con los estándares del equipo. Junto con el Equipo, puedes determinar qué medios de comunicación (correo electrónico, Slack, MS Teams, etc.) son los más adecuados para fines específicos. Esto mejora la colaboración y reduce la sensación de agobio que puede surgir cuando los medios de comunicación virtuales se utilizan de forma inapropiada.

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Además, la urgencia debe rebajarse según el canal. Por ejemplo, el correo electrónico podría usarse para consultas menos urgentes, los chats para preguntas a lo largo del día y las llamadas telefónicas para problemas inmediatos. Esto puede parecer táctico, pero es de suma importancia hacer que la comunicación sea eficiente y específica.

5. Ofrezca de oficina en casa

El equipo de oficina doméstica adecuado puede marcar una diferencia significativa para los empleados. Cosas como un escritorio con altura ajustable, un monitor, el acceso a micrófonos y altavoces de alta calidad y la iluminación adecuada son fundamentales.

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Los Gerentes deben garantizar de manera proactiva que los trabajadores cuenten con el equipo necesario para garantizar una comunicación fluida y las mismas condiciones que en la oficina.

6. Personalice el equipo de escritorio de la oficina

Cuando se trabaja de forma híbrida, es de gran importancia cumplir con diferentes departamentos con diferentes requisitos. Los diseñadores gráficos, por ejemplo, necesitan monitores con ciertos requisitos técnicos, por lo que estos deben tenerse en cuenta y marcarse en consecuencia a la hora de configurarlos.

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Es posible que otros empleados necesiten equipo técnico adicional, como una estación de carga o un monitor doble. Al ofrecer una variedad de opciones de escritorio, las empresas pueden garantizar que sus empleados se sientan cómodos y puedan rendir al máximo, sin importar dónde trabajen.

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Esto también promueve la satisfacción y la retención de los empleados, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en la cultura corporativa y el éxito del modelo de trabajo híbrido.

7. Aprende en el software para compartir escritorios

Las Herramientas para compartir escritorios son una medida de comunicación de cambio extremadamente útil cuando se pasa al trabajo híbrido, ya que ayudan a las empresas a superar los desafíos de los modelos de trabajo flexibles.

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Las Herramientas, como Flexopus, Permiten a los Empleados reservan sus estaciones de trabajo de forma fácil y sencilla, independientemente de si vienen a la oficina o quieren trabajar desde casa. Una herramienta para compartir Escritorios como Flexopus también evita las reservas dobles, lo que evita el caos en el lugar de trabajo. Al gestionar y organizar de forma centralizada las Reservas de Escritorio, se consigue una utilización óptima del espacio, lo que se traduce en un uso eficiente del espacio de oficina.

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Además, el software para compartir escritorios permite una comunicación clara entre los empleados, ya que pueden ver qué colegas están en la oficina en qué día. Esto propone la colaboración y permite un entorno de trabajo fluido, incluso cuando los empleados trabajan en diferentes ubicaciones. La flexibilidad y la eficiencia que ofrecen estas herramientas las convieras en una parte indispensable del mundo laboral híbrido.

8. Expresa tu agradecimiento

Los empleados que trabajan desde casa suelen tener menos contacto con sus superiores. En consecuencia, a menudo faltan el reconocimiento y las palabras de elogio, lo que puede tener un impacto negativo en la ética laboral. Por lo tanto, es más importante expresar regularmente su aprecio por el desempeño laboral a pesar de la distancia digital. Esto se puede hacer muy bien por medio de videoconferencias o teléfonos personales.

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También Valdría la pena considera la posibilidad de planificar un «taller» anual en el que los trabajadores viajen al extranjero para trabajar juntos y, al mismo tiempo, fortalecer los lazos de equipo.

Conclusión

Gracias al equilibrio adecuado entre el trabajo personal y virtual y a las sólidas conexiones sociales entre los compañeros, el trabajo híbrido puede proporcionar a los empleados la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal deseados sin sacrificar la productividad, la colaboración o la cultura ativa. La clave para ello son una comunicación consciente y bien pensada para lograr cambios, así como un software adecuado para compartir territorios. El simple hecho de explicar que «Ahora somos una empresa híbrida», sin estructuras claras, puede llevar a la quiebra.