Le passage au travail hybride est ici pour rester. Les entreprises qui se positionnent comme des environnements de travail hybrides s'attendent souvent à ce que le travail hybride se fasse tout seul. La plupart des entreprises ne semblent pas réaliser que la gestion du changement est absolument nécessaire pour mettre en œuvre avec succès des modèles de travail hybrides.

La communication sur le changement est cruciale pour une introduction réussie du travail hybride

Les plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées avec le travail hybride sont la coordination, la programmation et la nécessité d'inciter les employés à venir au bureau. Certains employés sont motivés de manière extrinsèque et apprécient les interactions sociales avec leurs collègues, tandis que d'autres sont motivés de manière intrinsèque et travaillent de manière plus productive depuis leur domicile.

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Mais pour les deux types d'employés, il est important de savoir où se trouvent leurs coéquipiers et comment communiquer au mieux entre eux pour permettre des réunions et une collaboration efficaces. L'avenir du travail hybride exige donc des communications clairement structurées en matière de gestion du changement pour relever ce défi avec succès :

1. Toujours tenir les équipes au courant

Dans les périodes de changement, comme la transition vers un lieu de travail hybride, la communication sur le changement entre les dirigeants et leur équipe joue un rôle essentiel dans le fait que les employés se sentent ou non engagés et impliqués.

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Il est important d'informer régulièrement les équipes sur les stratégies de New Work. Une communication ciblée et régulière sur l'intranet, les wikis internes, les bulletins d'information, les journaux d'entreprise, les brochures ou les tableaux d'affichage permet d'échanger des informations d'une manière adaptée au groupe cible.

2. Déterminer les jours de présence

Au lieu de laisser l'assiduité entièrement à la charge des employés, les entreprises devraient mettre en place des lignes directrices. Par exemple, des jours de présence peuvent être instaurés, au cours desquels les équipes ou les individus doivent être présents au bureau certains jours de la semaine. Toutefois, les superviseurs peuvent également laisser les jours de télétravail flexibles et ne déterminer que le nombre de jours de présence.

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Dans les équipes où le mentorat et la collaboration sont particulièrement importants, les superviseurs peuvent demander à certains employés d'être présents au bureau plus fréquemment. Par exemple, les personnes occupant des postes subalternes bénéficient souvent davantage de réunions en face à face avec des collègues occupant des postes de direction. D'autre part, les équipes qui travaillent de manière plus indépendante peuvent disposer d'une plus grande flexibilité en ce qui concerne le lieu de travail de leurs membres.

3. Établir des règles

Lors de l'utilisation du desk sharing dans les entreprises, il est important de mettre en place des règles et des lignes directrices claires afin de garantir un flux de travail fluide et organisé. Une politique de nettoyage des bureaux, par exemple, doit absolument être mise en œuvre pour s'assurer que les postes de travail sont laissés propres et bien rangés après utilisation. Cela permet non seulement de sécuriser les informations confidentielles, mais aussi de faciliter l'organisation pour les employés suivants. Les objets personnels peuvent être rangés dans des casiers, par exemple.

4. Déterminer les outils de communication

Une partie importante de la communication sur le changement consiste à créer des lignes directrices claires en matière de communication, avec des heures de travail essentielles pour l'équipe, en les consignant dans un document sur les normes de l'équipe. Avec l'équipe, vous pouvez déterminer quels outils de communication (courriel, Slack, MS Teams, etc.) conviennent le mieux aux fins spécifiques. Cela améliorera la collaboration et réduira le sentiment d'accablement qui peut survenir lorsque les outils de communication virtuels sont utilisés de manière inappropriée.

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En outre, l'urgence doit être classée par canal. Par exemple, les courriels pourraient être utilisés pour les demandes moins urgentes, les chats pour les questions posées tout au long de la journée et les appels téléphoniques pour les préoccupations immédiates. Cela peut sembler tactique, mais c'est essentiel pour rendre la communication efficace et ciblée.

5. Fournir un équipement de bureau à domicile

Un équipement de bureau à domicile adapté peut faire une grande différence pour les employés. Des éléments tels qu'un bureau réglable en hauteur, un moniteur, l'accès à des microphones et à des haut-parleurs de haute qualité, ainsi qu'un éclairage adéquat sont essentiels.

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Les responsables doivent veiller de manière proactive à ce que les travailleurs disposent de l'équipement nécessaire pour garantir une communication fluide et les mêmes conditions qu'au bureau.

6. Ajuster l'équipement du bureau

Dans le cadre du travail hybride, il est très important de répondre aux besoins des différents départements. Les graphistes, par exemple, ont besoin d'écrans répondant aux exigences techniques spécifiques, qui doivent être prises en compte lors de l'installation et marquées en conséquence.

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Certains employés peuvent avoir besoin d'équipements techniques supplémentaires, tels qu'une station d'accueil ou un double écran. En offrant une variété d'options de bureau, les entreprises peuvent s'assurer que leurs employés sont à l'aise et capables de donner le meilleur d'eux-mêmes, quel que soit l'endroit où ils travaillent.

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Cela favorise également la satisfaction et la fidélisation des employés, ce qui, à son tour, peut avoir un impact positif sur la culture d'entreprise et le succès du modèle de travail hybride.

7. Investir dans un logiciel de partage de bureau

Les outils de partage de bureau sont une mesure de communication du changement extrêmement utile dans la transition vers le travail hybride, car ils aident les entreprises à relever les défis des modèles de travail flexibles.

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Des outils tels que Flexopus permettent aux employés de réserver facilement leur bureau, s'ils souhaitent venir au bureau ou travailler à domicile. Un outil de partage de bureau comme Flexopus élimine également les doubles réservations, évitant ainsi le chaos sur le lieu de travail. En gérant et en organisant les réservations de bureaux de manière centralisée, on obtient une utilisation optimale de l'espace, ce qui se traduit par une utilisation efficace de l'espace de bureau.

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En outre, le logiciel de partage de bureau permet une communication claire entre les employés, car ils peuvent voir quels collègues sont présents au bureau quel jour. Cela encourage la collaboration et permet un environnement de travail harmonieux, même lorsque les employés se trouvent dans des lieux différents. La flexibilité et l'efficacité de ces outils en font un élément indispensable de l'environnement de travail hybride.

8. Exprimer sa reconnaissance

Normalement, les employés qui travaillent à domicile ont moins de contacts avec leurs supérieurs. Par conséquent, la reconnaissance et les compliments ne se concrétisent pas toujours, ce qui peut avoir un impact négatif sur le moral. Il est donc d'autant plus important d'exprimer régulièrement son appréciation des performances professionnelles malgré la distance numérique. Cela peut très bien se faire par le biais de vidéoconférences ou d'appels téléphoniques personnels.

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Il serait également utile d'envisager l'organisation d'une "workation" annuelle au cours de laquelle les travailleurs se rendent à l'étranger pour travailler ensemble et renforcer en même temps les liens au sein de l'équipe.

Conclusion : La communication sur le changement est-elle importante ?

En trouvant un juste équilibre entre le travail en personne et le travail virtuel, ainsi que des liens sociaux solides entre collègues, le travail hybride peut offrir aux employés la flexibilité et l'équilibre travail-vie privée souhaités, sans compromettre la productivité, la collaboration ou la culture de l'entreprise. Une communication réfléchie et délibérée sur le changement et un logiciel de partage de bureau approprié sont essentiels. Se contenter de déclarer "nous sommes désormais une entreprise hybride" sans structures claires peut conduire à l'échec.

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