Il passaggio al lavoro ibrido è destinato a durare. Le aziende che si posizionano come ambienti di lavoro ibridi spesso hanno l’aspettativa che il lavoro ibrido avvenga da solo. La maggior parte delle aziende non sembra rendersi conto che la gestione del cambiamento è assolutamente necessaria per implementare con successo modelli di lavoro ibridi.

La comunicazione del cambiamento è fondamentale per un’introduzione di successo del lavoro ibrido

Le maggiori sfide che le aziende devono affrontare con il lavoro ibrido sono il coordinamento, la programmazione e la necessità di incentivare i dipendenti a entrare in ufficio. Alcuni dipendenti si sentono estrinsecamente motivati e apprezzano l’interazione sociale con i colleghi, mentre altri sono intrinsecamente motivati e lavorano in modo più produttivo da casa.

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Ma per entrambi i tipi di dipendenti è importante sapere dove si trovano i compagni di squadra e come comunicare al meglio tra loro per consentire riunioni e collaborazioni efficaci. Il futuro del lavoro ibrido richiede quindi comunicazioni di gestione del cambiamento chiaramente strutturate per affrontare con successo questa sfida, come ad esempio:

1. Mantenere sempre aggiornati i gruppi

In tempi di cambiamento, come la transizione verso un ambiente di lavoro ibrido, la comunicazione del cambiamento dai capi al proprio gruppo gioca un ruolo fondamentale nel far sì che i dipendenti si sentano o meno coinvolti e coinvolti.

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È importante informare regolarmente i gruppi sulle strategie del Nuovo Lavoro. Una comunicazione mirata e regolare dei cambiamenti nella Intranet, nei wiki interni, nelle newsletter, nei giornali dei dipendenti, nelle opuscoli o nelle bacheche consente uno scambio di informazioni adeguato al gruppo di riferimento.

2. Determinare i giorni di presenza

Invece di lasciare la decisione interamente ai dipendenti, le aziende dovrebbero introdurre delle linee guida. Ad esempio è possibile introdurre giorni di presenza in cui i gruppi o gli individui devono essere presenti in ufficio in determinati giorni della settimana. Tuttavia, i supervisori possono anche lasciare flessibili i giorni di home office e determinare solo il numero di giorni di presenza.

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Nei gruppi in cui il tutoraggio e la collaborazione sono particolarmente importanti, i supervisori possono richiedere ad alcuni dipendenti di essere presenti in ufficio più frequentemente. Ad esempio, le persone in posizioni junior spesso traggono maggiori benefici dagli incontri faccia a faccia con colleghi in posizioni di leadership. D’altra parte, i gruppi che lavorano in modo più indipendente possono avere maggiore flessibilità in termini di dove lavorano i loro membri.

3. Stabilire regole

Quando si utilizza la condivisione della scrivania nelle aziende, è importante implementare regole e linee guida chiare per garantire un flusso di lavoro fluido e organizzato. Una politica di pulizia delle scrivanie, ad esempio, dovrebbe assolutamente essere implementata per garantire che le postazioni di lavoro siano lasciate pulite e ordinate dopo l’uso. Ciò non solo aiuta a mantenere al sicuro le informazioni riservate, ma semplifica anche l'organizzazione per i dipendenti successivi. Gli oggetti personali, ad esempio, potrebbero essere conservati negli armadietti.

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Inoltre, l’utilizzo dei dispositivi personali o di proprietà dell’azienda sul posto di lavoro dovrebbe essere definito con precisione per tenere conto degli aspetti relativi alla protezione ed alla sicurezza dei dati. Il rispetto di queste regole può aiutare il funzionamento della condivisione della scrivania in modo efficiente e produttivo, creando allo stesso tempo un ambiente di lavoro armonioso e ordinato per tutti i dipendenti.

4. Determinare gli strumenti di comunicazione

Una parte importante della comunicazione del cambiamento è creare linee guida di comunicazione chiare con gli orari di lavoro principali del gruppi, registrandoli in un documento sulle norme del gruppo. Insieme al gruppo è possibile determinare quali strumenti di comunicazione (email, Slack, MS Teams, ecc.) sono i migliori per scopi specifici. Ciò migliorerà la collaborazione e ridurrà il senso di sopraffazione che può sorgere quando gli strumenti di comunicazione virtuale vengono utilizzati in modo inappropriato.

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Inoltre, l’urgenza dovrebbe essere graduata per canale. Ad esempio, le email potrebbero essere utilizzate per richieste meno urgenti, le chat per domande durante il giorno e le telefonate per problemi immediati. Questo può sembrare tattico, ma è fondamentale per rendere la comunicazione efficace e mirata.

5. Fornire attrezzature per l'home office

La giusta attrezzatura per lavorare da casa può fare una differenza significativa per i dipendenti. Cose come una scrivania regolabile in altezza, un monitor, l’accesso a microfoni e altoparlanti di alta qualità e un’illuminazione adeguata sono fondamentali.

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I responsabili dovrebbero garantire in modo proattivo che ai lavoratori siano fornite le attrezzature necessarie per garantire una comunicazione fluida e le stesse condizioni dell’ufficio.

6. Regolare l'attrezzatura della scrivania in ufficio

Nel lavoro ibrido è di grande importanza soddisfare diversi reparti con esigenze diverse. I grafici, ad esempio, necessitano di monitor con requisiti tecnici specifici, quindi questi dovrebbero essere considerati durante la configurazione e contrassegnati di conseguenza.

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Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di attrezzature tecniche aggiuntive come una docking station o un doppio monitor. Fornendo una varietà di opzioni di scrivania, le aziende possono garantire che i propri dipendenti si sentano a proprio agio e siano in grado di lavorare al meglio, indipendentemente da dove lavorano.

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Ciò promuove anche la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, che a loro volta possono avere un impatto positivo sulla cultura aziendale e sul successo del modello di lavoro ibrido.

7. Investi in software di condivisione della scrivania

Gli strumenti di condivisione della scrivania rappresentano una misura di comunicazione del cambiamento estremamente utile nella transizione al lavoro ibrido, poiché aiutano le aziende a superare le sfide dei modelli di lavoro flessibili.

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Strumenti come Flexopus consentono ai dipendenti di prenotare facilmente le proprie scrivanie, sia che vogliano venire in ufficio o lavorare da casa. Uno strumento di condivisione della scrivania come Flexopus elimina anche le doppie prenotazioni, prevenendo il caos sul posto di lavoro. Gestendo e organizzando centralmente le prenotazioni delle postazioni, si ottiene un utilizzo ottimale dello spazio, con conseguente utilizzo efficiente dello spazio ufficio.

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Inoltre, i software di condivisione della scrivania consentono una comunicazione chiara tra i dipendenti, poiché possono vedere quali colleghi sono presenti in ufficio e in un determinato giorno. Ciò incoraggia la collaborazione e consente un ambiente di lavoro fluido, anche quando i dipendenti si trovano in luoghi diversi. La flessibilità e l’efficienza offerte da questi strumenti li rendono una parte indispensabile dell’ambiente di lavoro ibrido.

8. Esprimi apprezzamento

Normalmente, i dipendenti che lavorano da casa hanno meno contatti con i loro superiori. Di conseguenza, i riconoscimenti e le parole di elogio spesso non si concretizzano, il che può avere un impatto negativo sul morale. È quindi tanto più importante esprimere regolarmente apprezzamento per le prestazioni lavorative nonostante la distanza digitale. Questo può essere fatto molto bene tramite videoconferenze o telefonate personali.

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Sarebbe opportuno considerare anche la pianificazione di una ˮlavorazioneˮ annuale in cui i dipendenti si recano all’estero per lavorare insieme e allo stesso tempo rafforzare i legami del gruppo.

Conclusione: la comunicazione del cambiamento è importante?

Trovando il giusto equilibrio tra lavoro di persona e virtuale, nonché forti connessioni sociali tra colleghi, il lavoro ibrido può fornire la flessibilità desiderata e l’equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti senza compromettere la produttività, la collaborazione o la cultura aziendale. Sono fondamentali una comunicazione ponderata e deliberata del cambiamento e un software appropriato per la condivisione della scrivania. Dichiarare semplicemente ˮora siamo un’azienda ibridaˮ senza strutture chiare può portare al fallimento.

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