Determinar el espacio de oficina óptimo para cada empleado no es una tarea fácil, pero sigue siendo crucial para el bienestar y la productividad de su equipo. La pregunta es: ¿cuánto espacio necesita realmente un empleado para poder trabajar de manera eficiente y qué requisitos legales deben cumplirse?

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En este artículo, analizaremos los factores que debe tener en cuenta para crear un entorno de trabajo cómodo y que cumpla con la ley. Para ello, analizamos los requisitos legales mínimos y las mejores prácticas para la planificación de oficinas.

¿Qué es el espacio de oficina?

Por espacio de oficina se entiende generalmente el espacio que se utiliza para trabajar en una oficina. Sin embargo, esto incluye no solo los lugares de trabajo clásicos con escritorios y sillas, sino también una variedad de otros espacios que hacen posible el trabajo diario en la empresa.

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Piense en las salas de reuniones, las salas de descanso, las áreas de recepción e incluso los pasillos que conectan estas diferentes áreas. Cada uno de estos espacios ayuda a crear un entorno de trabajo productivo y agradable y, por lo tanto, se considera un espacio de oficina. Por lo tanto, el espacio de oficina abarca mucho más que el lugar de trabajo directo de un empleado.

¿Cuánto espacio de oficina se necesita por empleado?

El amplio espacio de oficina garantiza el bienestar, la creatividad y la productividad. Pero es más fácil decirlo que hacerlo, porque un espacio de oficina generoso implica mayores costos de alquiler y operación y, posiblemente, mayores gastos en mobiliario. Especialmente para las pequeñas y medianas empresas, esta carga financiera es difícil de manejar, por lo que es importante reducir los costos.

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Si bien las áreas espaciosas ofrecen más libertad de movimiento, el valioso espacio se puede utilizar rápidamente de manera ineficiente sin una planificación de la habitación bien pensada. Los espacios vacíos y las esquinas sin usar son un desperdicio de recursos que no debe subestimarse y debe evitarse.

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Después de todo, el bienestar de sus empleados también desempeña un papel importante. Por supuesto, sus equipos necesitan suficiente espacio para prosperar. Sin embargo, una oficina demasiado grande puede parecer rápidamente impersonal y fría. Por lo tanto, se trata de encontrar el equilibrio adecuado: espacio suficiente para la creatividad y la comodidad, pero no tanto como para que parezca vacío y aburrido.

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Por lo tanto, el lema es: mantener la moderación. La clave del éxito es una planificación de la oficina bien pensada que satisfaga tanto las necesidades de sus empleados como los requisitos financieros y logísticos de su empresa. Sin embargo, no debes ignorar los siguientes requisitos mínimos:

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Espacio de oficina por empleado: Normativa Gubernamental

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El tamaño mínimo del espacio de oficina en Alemania está regulado por la Ordenanza sobre el lugar de trabajo (ArbStätTV). Este reglamento garantiza que sus lugares de trabajo sean seguros y beneficiosos para la salud de sus empleados. Los detalles se encuentran en la normativa técnica para lugares de trabajo ASR A1.2, titulada «Dimensiones de las habitaciones y áreas de movimiento».

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Esta regla proporciona pautas específicas para el espacio de oficina por empleado:

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• Oficinas individuales: Aquí, debe planificar al menos de 8 a 10 metros cuadrados por lugar de trabajo.
• Oficinas de planta abierta y oficinas de espacio abierto (400 metros cuadrados o más): Aquí, la pauta es de 12 a 15 metros cuadrados por lugar de trabajo. No olvide planificar espacio adicional para salas de reuniones y áreas de descanso.

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El hecho de que el espacio requerido por empleado en las oficinas de espacios abiertos sea mucho mayor que en las oficinas individuales o móviles se debe al hecho de que las oficinas de planta abierta requieren más espacio de tráfico. El aumento de los factores disruptivos también debería compensarse con un mayor espacio de oficina por empleado.

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Independientemente de la actividad que realicen sus equipos y del número de empleados que trabajen en una oficina, de acuerdo con el reglamento, solo pueden usarse como espacios de trabajo las salas cuya superficie ofrezca al menos 8 metros cuadrados para un lugar de trabajo y al menos 6 metros cuadrados para cada espacio adicional.

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Por cierto, estos valores no solo tienen en cuenta el espacio para un escritorio y una silla, sino también las áreas de movimiento y las distancias necesarias para un entorno de trabajo agradable. La Ordenanza sobre el lugar de trabajo también tiene en cuenta la cantidad de espacio de oficina:

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• hasta 50 m²: al menos 2,50 m
• más de 50 m²: al menos 2,75 m
• más de 100 metros cuadrados: al menos 3,00 m
• más de 2000 metros cuadrados: al menos 3,25 m

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Cuanto más grande sea la oficina, más altas deben ser las habitaciones.

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Pero recuerda: un buen ambiente de trabajo es algo más que suficiente espacio. Se trata de la ergonomía, la libertad de movimiento y la creación de un entorno en el que los empleados se sientan cómodos y puedan trabajar de manera eficiente.

Cómo calcular el espacio de oficina promedio por empleado

Para calcular la cantidad de espacio de oficina que necesitas alquilar para tu equipo, sigue estos pasos:

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1. Primero, determine la cantidad de empleados que trabajarán en la oficina. Considera también el crecimiento futuro o las fluctuaciones estacionales que podrían requerir espacio adicional. Dichos modelos de trabajo híbridos deben considerarse aquí.
2. Determine cuánto espacio se requiere por empleado de acuerdo con la Ordenanza sobre el lugar de trabajo. Considera también tu concepto de oficina (oficina flexible, etc.). Un espacio de oficina típico oscila entre 10 y 20 metros cuadrados por empleado.
3. Considere la posibilidad de disponer de espacio adicional para salas de reuniones, cocinas, áreas de almacenamiento y otros espacios compartidos o especializados. Estas áreas deben sumarse al área total.
4. Multiplique el número de empleados por el área promedio por empleado y sume las áreas adicionales.

Ejemplo de cálculo

• Supongamos que tiene 50 empleados.
• El área promedio por empleado es de 15 metros cuadrados.
• Las áreas adicionales (salas de reuniones, cocinas, etc.) suman un total de 200 metros cuadrados.

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Cálculo:

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• Espacio de oficina requerido = (50 empleados × 15 metros cuadrados) + 200 metros cuadrados
• Espacio de oficina requerido = 750 metros cuadrados +200 metros cuadrados = 950 metros cuadrados

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Por lo tanto, debe alquilar 950 metros cuadrados de espacio de oficina para satisfacer las necesidades de su empresa y sus empleados.

Cómo compartir el escritorio puede hacer que el espacio de oficina sea más eficiente

Compartir el escritorio le permite hacer que su espacio de oficina sea significativamente más eficiente. Dado que las estaciones de trabajo no se asignan de forma permanente, sino que diferentes empleados las utilizan de manera flexible, es posible utilizar de manera óptima el espacio de oficina existente.  Esto evita que los costosos lugares de trabajo queden inutilizados cuando los empleados están en la oficina en casa, de viaje de negocios o de vacaciones.

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El escritorio compartido también promueve la colaboración y la comunicación en equipo, ya que cuando tus empleados trabajan regularmente en diferentes lugares, entras en contacto con diferentes colegas y departamentos. Esto a menudo conduce a una mayor creatividad e innovación, ya que tus equipos intercambian ideas y obtienen nuevas perspectivas.

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Para implementar de manera efectiva el uso compartido de escritorios, es esencial contar con una solución de software confiable. ¡Es aquí donde Flexopus entra en juego! Flexopus es un software intuitivo para compartir escritorios que le ayuda a organizar de manera óptima su espacio de oficina.

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Con Flexopus, sus empleados pueden reservar asientos de forma cómoda y sencilla, ya sea en la oficina, en las salas de reuniones o incluso en los estacionamientos. La plataforma impresiona por su visión general clara de las plazas disponibles y permite a tus empleados reservar fácilmente a través de una aplicación o un navegador web, para que siempre sepas exactamente desde dónde trabajan los miembros de tu equipo y cuándo.

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Otra ventaja de Flexopus es la posibilidad de utilizar el espacio de oficina de la siguiente manera: Análisis inteligentes para obtener una evaluación precisa. Con estos datos, puede tomar decisiones bien fundamentadas y, si es necesario, realizar ajustes para aumentar aún más la eficiencia y ahorrar costos. De esta forma, siempre tendrá una visión general y podrá asegurarse de que el espacio de su oficina se utilice de forma óptima.