Déterminer l'espace de bureau optimal par employé n'est pas une tâche facile, mais cela reste crucial pour le bien-être et la productivité de votre équipe. La question est la suivante : de combien d'espace un employé a-t-il réellement besoin pour travailler efficacement et quelles sont les exigences légales qui doivent être respectées ?

Dans cet article, nous examinerons les facteurs à prendre en compte pour créer un environnement de travail confortable et conforme à la loi. Ce faisant, nous examinons les exigences légales minimales et les meilleures pratiques en matière d'aménagement des bureaux.

Qu'est-ce qu'un espace de bureau ?

Par espace de bureau, on entend généralement l'espace utilisé pour travailler dans un bureau. Cependant, cela inclut non seulement les lieux de travail classiques dotés de bureaux et de chaises, mais également une variété d'autres espaces qui rendent possible le travail quotidien dans votre entreprise.

Pensez aux salles de réunion, aux salles de pause, aux zones de réception et même aux couloirs qui relient ces différentes zones. Chacun de ces espaces contribue à créer un environnement de travail productif et agréable et est donc considéré comme un espace de bureau. L'espace de bureau comprend donc bien plus que le lieu de travail direct d'un employé.

Combien d'espace de bureau est requis par employé ?

De nombreux espaces de bureau garantissent bien-être, créativité et productivité. Mais c'est plus facile à dire qu'à faire, car un espace de bureau généreux entraîne des coûts de location et d'exploitation plus élevés et peut-être des dépenses d'ameublement plus importantes. En particulier pour les petites et moyennes entreprises, cette charge financière peut être difficile à gérer, et il est crucial de réduire les coûts.

Bien que les espaces spacieux offrent une plus grande liberté de mouvement, un espace précieux peut rapidement être utilisé de manière inefficace sans une planification bien pensée de l'espace. Les espaces vides et les coins inutilisés constituent un gaspillage de ressources qui ne doit pas être sous-estimé et doit être évité.

Après tout, le bien-être de vos employés joue également un rôle. Bien entendu, vos équipes ont besoin de suffisamment d'espace pour s'épanouir. Mais un bureau surdimensionné peut vite paraître impersonnel et froid. Il s'agit donc de trouver le juste équilibre : suffisamment d'espace pour la créativité et le confort, mais pas au point de paraître vide et morne.

La devise est donc la suivante : maintenez la modération. Une planification des bureaux bien pensée qui répond à la fois aux besoins de vos employés et aux exigences financières et logistiques de votre entreprise est la clé du succès. Cependant, vous ne devez pas ignorer les exigences minimales suivantes :

Espace de bureau par employé : réglementations gouvernementales

La taille minimale des bureaux en Allemagne est réglementée par l'ordonnance sur le lieu de travail (ArbStättV). Cette réglementation garantit que vos lieux de travail sont sûrs et bénéfiques pour la santé de vos employés. Les détails se trouvent dans les règles techniques pour les lieux de travail ASR A1.2 « Dimensions des pièces et zones de mouvement ».

Cette règle fournit des directives spécifiques pour l'espace de bureau par employé :

• Bureaux individuels: Ici, vous devez prévoir au moins 8 à 10 mètres carrés par poste de travail.
• Bureaux à aire ouverte et bureaux à espace ouvert (400 mètres carrés ou plus) : la ligne directrice est de 12 à 15 mètres carrés par poste de travail. N'oubliez pas de prévoir un espace supplémentaire pour les salles de réunion et les zones de détente.

Le fait que l'espace requis par employé dans les bureaux à aire ouverte soit beaucoup plus important que dans les bureaux individuels ou mobiles est dû au fait que les bureaux à aire ouverte nécessitent plus d'espace de circulation. L'augmentation des facteurs perturbateurs devrait également être compensée par l'augmentation de l'espace de bureau par employé.

Quelles que soient les activités de vos équipes et le nombre d'employés travaillant dans un bureau, selon la réglementation, seules les pièces dont la surface au sol offre au moins 8 mètres carrés pour un lieu de travail et au moins 6 mètres carrés pour chaque espace supplémentaire peuvent être utilisées comme espaces de travail.

D'ailleurs, ces valeurs tiennent compte non seulement de l'espace disponible pour un bureau et une chaise, mais également des zones de mouvement et des distances nécessaires à un environnement de travail agréable. La quantité de bureaux est également prise en compte par l'ordonnance sur le lieu de travail :

• jusqu'à 50 m² : au moins 2,50 m
• plus de 50 m² : au moins 2,75 m
• plus de 100 mètres carrés : au moins 3,00 m
• plus de 2000 m² : au moins 3,25 m

Plus le bureau est grand, plus les pièces doivent être hautes.

Mais n'oubliez pas : un bon environnement de travail ne se limite pas à un espace suffisant. Il s'agit d'ergonomie, de liberté de mouvement et de création d'un environnement dans lequel vos employés se sentent à l'aise et peuvent travailler efficacement.

Comment calculer l'espace de bureau moyen par employé

Pour calculer la quantité d'espace de bureau que vous devez louer pour votre équipe, procédez comme suit :

1. Tout d'abord, déterminez le nombre d'employés qui travailleront au bureau. Tenez également compte de la croissance future ou des fluctuations saisonnières qui pourraient nécessiter de l'espace supplémentaire. Les modèles de travail hybrides devraient également être pris en compte ici.
2. Pensez également à votre concept de bureau (bureau flexible, etc.). Un espace de bureau typique varie de 10 à 20 mètres carrés par employé.
3. Envisagez des espaces supplémentaires pour les salles de réunion, les cuisines, les espaces de rangement et autres espaces communs ou spécialisés. Ces zones doivent être ajoutées à la superficie totale.
4. Multipliez le nombre d'employés par la superficie moyenne par employé et ajoutez les zones supplémentaires.

Exemple de calcul

• Disons que vous avez 50 employés.
• La superficie moyenne par employé est de 15 mètres carrés.
• Les espaces supplémentaires (salles de réunion, cuisines, etc.) s'élèvent à un total de 200 mètres carrés.

Calcul :

• Espace de bureau requis = (50 employés × 15 m²) + 200 m²
• Espace de bureau requis = 750 m² +200 m² = 950 m²

Vous devriez donc louer 950 mètres carrés de bureaux pour répondre aux besoins de votre entreprise et de vos employés.

Comment le partage de bureau peut rendre l'espace de bureau plus efficace

Le partage de bureau vous permet de rendre votre espace de bureau nettement plus efficace. Étant donné que les postes de travail ne sont pas assignés en permanence mais sont utilisés de manière flexible par différents employés, il est possible d'utiliser de manière optimale l'espace de bureau existant. Cela permet d'éviter que des postes de travail coûteux restent inutilisés lorsque les employés sont en télétravail, en voyage d'affaires ou en vacances.

Le partage de bureau favorise également la collaboration et la communication au sein de l'équipe, car lorsque vos employés travaillent régulièrement à différents endroits, vous entrez en contact avec différents collègues et différents services. Cela conduit souvent à plus de créativité et d'innovation, car vos équipes échangent des idées et obtiennent de nouvelles perspectives.

Afin de mettre en œuvre efficacement le partage de bureau, une solution logicielle fiable est essentielle. Voici Flexopus dans le jeu. Flexopus est un logiciel de partage de bureau intuitif qui vous aide à organiser de manière optimale votre espace de bureau.

Avec Flexopus, vos employés peuvent réserver des places de manière pratique et facile, que ce soit au bureau, dans les salles de réunion ou même sur les parkings. La plateforme impressionne par un aperçu clair des places disponibles et permet à vos employés de réserver facilement via une application ou un navigateur Web, afin que vous sachiez toujours exactement d'où et quand les membres de votre équipe travaillent.

Un autre avantage de Flexopus est la possibilité d'utiliser l'analyse intelligente de l'espace de bureau pour une évaluation précise. Grâce à ces données, vous pouvez prendre des décisions fondées et, si nécessaire, procéder à des ajustements pour accroître encore l'efficacité et réduire les coûts. De cette façon, vous avez toujours une vue d'ensemble et pouvez vous assurer que votre espace de bureau est utilisé de manière optimale.