Determinare lo spazio ufficio ottimale per dipendente non è un compito facile, ma è comunque fondamentale per il benessere e la produttività del team. La domanda è: di quanto spazio ha realmente bisogno un dipendente per poter lavorare in modo efficiente e quali requisiti legali devono essere rispettati?

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In questo articolo, vedremo quali fattori dovresti considerare per creare un ambiente di lavoro confortevole e conforme alla legge. Nel fare ciò, diamo un'occhiata ai requisiti legali minimi e alle migliori pratiche per la pianificazione degli uffici.

Che cos'è lo spazio ufficio?

Per spazio ufficio si intende generalmente lo spazio utilizzato per lavorare in un ufficio. Tuttavia, questo include non solo i classici luoghi di lavoro con scrivanie e sedie, ma anche una varietà di altri spazi che rendono possibile il lavoro quotidiano in azienda.

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Pensate alle sale riunioni, alle sale relax, alle aree di ricevimento e persino ai corridoi che collegano queste diverse aree. Ognuno di questi spazi contribuisce a creare un ambiente di lavoro produttivo e piacevole ed è quindi considerato uno spazio ufficio. Lo spazio ufficio è quindi molto più di un semplice posto di lavoro diretto di un dipendente.

Quanto spazio in ufficio è richiesto per dipendente?

L'abbondanza di spazio in ufficio garantisce benessere, creatività e produttività. Ma è più facile a dirsi che a farsi, perché uno spazio ufficio generoso significa costi operativi e di affitto più elevati e possibilmente maggiori spese per l'arredamento. Soprattutto per le piccole e medie imprese, questo onere finanziario è difficile da gestire ed è importante ridurre i costi.

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Sebbene le aree spaziose offrano una maggiore libertà di movimento, lo spazio prezioso può essere utilizzato rapidamente in modo inefficiente senza una pianificazione ben ponderata degli spazi. Gli spazi vuoti e gli angoli inutilizzati sono uno spreco di risorse da non sottovalutare e da evitare.

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Dopotutto, anche il benessere dei tuoi dipendenti ha un ruolo. Ovviamente, i tuoi team hanno bisogno di spazio sufficiente per prosperare. Ma un ufficio di grandi dimensioni può apparire rapidamente impersonale e freddo. Si tratta quindi di trovare il giusto equilibrio: spazio sufficiente per la creatività e il comfort, ma non così tanto da sembrare vuoto e triste.

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Il motto è quindi: mantenere la moderazione. Una pianificazione dell'ufficio ben ponderata che soddisfi sia le esigenze dei dipendenti sia le esigenze finanziarie e logistiche della vostra azienda è la chiave del successo. Tuttavia, non dovreste ignorare i seguenti requisiti minimi:

Spazi a uso ufficio per dipendente: regolamenti governativi

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La dimensione minima degli uffici in Germania è regolata dall'ordinanza sul posto di lavoro (ArbStätTV). Questo regolamento garantisce che i luoghi di lavoro siano sicuri e vantaggiosi per la salute dei dipendenti. I dettagli sono disponibili nelle regole tecniche per i luoghi di lavoro ASR A1.2 «Dimensioni degli ambienti e aree di movimento».

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Questa regola fornisce linee guida specifiche per lo spazio ufficio per dipendente:

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• Uffici individuali: Qui, dovresti pianificare almeno 8-10 metri quadrati per posto di lavoro.
• Uffici open space e uffici di 400 metri quadrati o più: qui, la linea guida è compresa tra 12 e 15 metri quadrati per posto di lavoro. Non dimenticate di pianificare uno spazio aggiuntivo per sale riunioni e aree relax.

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Il fatto che lo spazio richiesto per dipendente negli uffici open space sia molto maggiore rispetto agli uffici individuali o cellulari è dovuto al fatto che gli uffici open space richiedono più spazio per il traffico. L'aumento dei fattori dirompenti dovrebbe inoltre essere compensato da un aumento dello spazio a uso ufficio per dipendente.

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Indipendentemente dall'attività svolta dai team e dal numero di dipendenti che lavorano in un ufficio, secondo il regolamento, possono essere utilizzate come aree di lavoro solo le stanze la cui superficie offra almeno 8 metri quadrati per un posto di lavoro e almeno 6 metri quadrati per ogni spazio aggiuntivo.

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A proposito, questi valori non tengono conto solo dello spazio per scrivania e sedia, ma anche delle aree di movimento e delle distanze necessarie per un piacevole ambiente di lavoro. La quantità di spazio per uffici è presa in considerazione anche dall'ordinanza sul posto di lavoro:

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• fino a 50 m²: almeno 2,50 m
• più di 50 m²: almeno 2,75 m
• più di 100 metri quadrati: almeno 3,00 m
• più di 2000 mq: almeno 3,25 m

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Più grande è l'ufficio, più alte dovrebbero essere le stanze.

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Ma ricorda: un buon ambiente di lavoro è più di uno spazio sufficiente. Si tratta di ergonomia, libertà di movimento e creazione di un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio e possano lavorare in modo efficiente.

Come calcolare lo spazio ufficio medio per dipendente

Per calcolare la quantità di spazio ufficio che devi affittare per il tuo team, segui questi passaggi:

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1. Innanzitutto, determina il numero di dipendenti che lavoreranno in ufficio. Considerate anche la crescita futura o le fluttuazioni stagionali che potrebbero richiedere spazio aggiuntivo. Anche i modelli di lavoro ibridi dovrebbero essere considerati qui.
2. Determina quanto spazio è necessario per dipendente in conformità con l'ordinanza sul posto di lavoro. Considerate anche il vostro concetto di ufficio (ufficio flessibile, ecc.). Uno spazio ufficio tipico varia da 10 a 20 metri quadrati per dipendente.
3. Prendi in considerazione uno spazio aggiuntivo per sale riunioni, cucine, aree di stoccaggio e altri spazi condivisi o specializzati. Queste aree devono essere aggiunte all'area totale.
4. Moltiplica il numero di dipendenti per l'area media per dipendente e aggiungi le aree aggiuntive.

Esempio di calcolo

• Supponiamo che tu abbia 50 dipendenti.
• La superficie media per dipendente è di 15 metri quadrati.
• Le aree aggiuntive (sale riunioni, cucine, ecc.) ammontano a un totale di 200 metri quadrati.

Calcolo:

• Spazio ufficio richiesto = (50 dipendenti × 15 mq) + 200 mq
• Spazio ufficio richiesto = 750 mq +200 mq = 950 mq

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Dovresti quindi affittare 950 metri quadrati di uffici per soddisfare le esigenze della tua azienda e dei tuoi dipendenti.

In che modo la condivisione della scrivania può rendere più efficiente lo spazio in ufficio

La condivisione della scrivania consente di rendere lo spazio dell'ufficio notevolmente più efficiente. Poiché le postazioni di lavoro non sono assegnate in modo permanente ma vengono utilizzate in modo flessibile da diversi dipendenti, è possibile utilizzare in modo ottimale lo spazio ufficio esistente. In questo modo si evita che costosi ambienti di lavoro restino inutilizzati quando i dipendenti sono in ufficio a domicilio, in viaggio d'affari o in vacanza.

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La condivisione della scrivania favorisce anche la collaborazione e la comunicazione in team, perché quando i dipendenti lavorano regolarmente in luoghi diversi, si entra in contatto con colleghi e reparti diversi. Ciò porta spesso a una maggiore creatività e innovazione, poiché i team si scambiano idee e ottengono nuove prospettive.

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Per implementare efficacemente il desk sharing, è essenziale una soluzione software affidabile. Ecco che entra in gioco Flexopus. Flexopus è un software intuitivo per la condivisione della scrivania che ti aiuta a organizzare in modo ottimale lo spazio del tuo ufficio.

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Con Flexopus, i tuoi dipendenti possono prenotare i posti in modo comodo e semplice, sia in ufficio, nelle sale riunioni o persino nei parcheggi. La piattaforma offre una chiara panoramica dei posti disponibili e consente ai dipendenti di prenotare facilmente tramite app o browser web, in modo da sapere sempre esattamente da dove e quando lavorano i membri del team.

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Un altro vantaggio di Flexopus è la possibilità di utilizzare analisi intelligenti dello spazio dell'ufficio per una valutazione precisa.Con questi dati, puoi prendere decisioni fondate e, se necessario, apportare modifiche per aumentare ulteriormente l'efficienza e risparmiare sui costi. In questo modo, hai sempre una visione d'insieme e puoi assicurarti che lo spazio del tuo ufficio venga utilizzato in modo ottimale.