Die optimale Bürofläche pro Mitarbeiter zu bestimmen, ist keine einfache Aufgabe, aber dennoch entscheidend für das Wohlbefinden und die Produktivität Ihres Teams. Es stellt sich die Frage: Wie viel Raum benötigt ein Mitarbeiter wirklich, um effizient arbeiten zu können, und welche gesetzlichen Vorgaben gibt es zu beachten? 

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In diesem Artikel gehen wir darauf ein, welche Faktoren Sie berücksichtigen sollten, um eine komfortable und gesetzeskonforme Arbeitsumgebung zu schaffen. Dabei werfen wir einen Blick auf die gesetzlichen Mindestanforderungen und die Best Practices für die Büroplanung.

Was versteht man unter Bürofläche?

Unter Bürofläche versteht man im Allgemeinen den Raum, der für die Arbeit in einem Büro genutzt wird. Dazu gehören allerdings nicht nur die klassischen Arbeitsplätze mit Schreibtischen und Stühlen, sondern auch eine Vielzahl weiterer Flächen, die das tägliche Arbeiten in Ihrem Unternehmen möglich machen. 

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Denken Sie an Besprechungsräume, Pausenräume, Empfangsbereiche und sogar die Flure, die diese verschiedenen Bereiche verbinden. Jede dieser Flächen trägt dazu bei, ein produktives und angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und gilt daher als Bürofläche. Die Bürofläche umfasst also weit mehr als nur den direkten Arbeitsplatz eines Mitarbeiters. 

Wie viel Bürofläche wird pro Mitarbeiter benötigt?

Viel Platz im Büro sorgt für Wohlbefinden, Kreativität und Produktivität. Doch das ist leichter gesagt als getan – denn großzügige Büroflächen bedeuten höhere Miet- und Betriebskosten und möglicherweise größere Ausgaben für die Einrichtung. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist diese finanzielle Belastung schwer zu stemmen und es gilt, Kosten zu senken.

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Zwar bieten großzügige Flächen mehr Bewegungsfreiheit, doch ohne eine durchdachte Raumplanung kann wertvolle Fläche schnell ineffizient genutzt werden. Leere Räume und ungenutzte Ecken sind eine nicht zu unterschätzende Verschwendung von Ressourcen, die es zu vermeiden gilt.

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Schließlich spielt auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter eine Rolle. Natürlich brauchen Ihre Teams genügend Platz, um sich zu entfalten. Doch ein überdimensioniertes Büro kann schnell unpersönlich und kalt wirken. Es geht also darum, die richtige Balance zu finden: Genügend Platz für Kreativität und Komfort, aber nicht so viel, dass es leer und trostlos wirkt.

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Die Devise lautet also: Maß halten. Eine gut durchdachte Büroplanung, die sowohl den Bedürfnissen Ihrer Angestellten als auch den finanziellen und logistischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird, ist der Schlüssel zum Erfolg. Dennoch sollten Sie die folgenden Mindestanforderungen nicht außer Acht lassen:

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Bürofläche pro Mitarbeiter: Regierungsvorschriften

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Die Mindestgröße für Büroflächen wird in Deutschland durch die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) geregelt. Diese Verordnung stellt sicher, dass Ihre Arbeitsplätze sicher und gesundheitsfördernd für Ihre Angestellten sind. Die Details finden Sie in den technischen Regeln für Arbeitsstätten ASR A1.2 "Raumabmessungen und Bewegungsflächen".

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Diese Regel nennt konkrete Richtwerte für die Bürofläche pro Mitarbeiter:

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• Einzelbüros: Hier sollten Sie mindestens 8 bis 10 Quadratmeter pro Arbeitsplatz einplanen.
• Großraumbüros und Open Space Offices (400 Quadratmeter oder mehr): Hier liegt der Richtwert bei 12 bis 15 Quadratmetern pro Arbeitsplatz. Vergessen Sie dabei nicht, zusätzliche Flächen für Besprechungsräume und Rückzugsorte einzuplanen.

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Dass der Platzbedarf pro Mitarbeiter in Open Space Büros so viel größer ist als in Einzel- oder Zellenbüros, liegt daran, dass in Großraumbüros mehr Verkehrsflächen notwendig sind. Auch die erhöhten Störfaktoren sollen durch eine größere Bürofläche pro Mitarbeiter ausgeglichen werden.

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Unabhängig davon, welche Tätigkeit Ihre Teams ausführen und wie viele Mitarbeiter in einem Büro arbeiten – als Arbeitsräume dürfen laut der Verordnung nur Räume genutzt werden, deren Grundflächen mindestens 8 Quadratmeter für einen Arbeitsplatz bieten und mindestens 6 Quadratmeter für jeden weiteren Platz.

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Diese Werte berücksichtigen übrigens nicht nur den Raum für Schreibtisch und Stuhl, sondern auch Bewegungsflächen und Abstände, die für eine angenehme Arbeitsumgebung notwendig sind. Auch die Höhe der Büroräumlichkeiten wird von der Arbeitsstättenverordnung berücksichtigt: 

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• bis zu 50 qm: mindestens 2,50 m
• mehr als 50 qm: mindestens 2,75 m
• mehr als 100 qm: mindestens 3,00 m
• mehr als 2000 qm: mindestens 3,25 m

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Je größer das Büro, desto höher sollten also auch die Räume sein. 

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Doch denken Sie daran: Eine gute Arbeitsumgebung ist mehr als nur genügend Platz. Es geht um Ergonomie, Bewegungsfreiheit und die Schaffung eines Umfelds, in dem sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen und effizient arbeiten können.

So rechnet man die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter aus

Um zu berechnen, wie viel Bürofläche Sie für Ihr Team anmieten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

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1. Bestimmen Sie zunächst die Anzahl der Mitarbeiter, die im Büro arbeiten werden. Berücksichtigen Sie auch zukünftiges Wachstum oder saisonale Schwankungen, die zusätzlichen Platzbedarf verursachen könnten. Auch hybride Arbeitsmodelle sollten hier mitbedacht werden.
2. Ermitteln Sie, wie viel Fläche laut Arbeitsstättenverordnung pro Mitarbeiter benötigt wird. Bedenken Sie auch Ihr Bürokonzept (Flex Office etc.). Eine typische Bürofläche liegt im Bereich von 10 bis 20 Quadratmetern pro Mitarbeiter.
3. Berücksichtigen Sie zusätzliche Flächen für Besprechungsräume, Küchen, Lagerbereiche und andere gemeinschaftliche oder spezielle Räume. Diese Flächen sollten zur Gesamtfläche addiert werden.
4. Multiplizieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter mit der durchschnittlichen Fläche pro Mitarbeiter und addieren Sie die zusätzlichen Flächen.

Beispielrechnung

• Angenommen, Sie haben 50 Mitarbeiter.
• Die durchschnittliche Fläche pro Mitarbeiter beträgt 15 Quadratmeter.
• Die zusätzlichen Flächen (Besprechungsräume, Küchen, etc.) betragen insgesamt 200 Quadratmeter.

Berechnung: 

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• Benötigte Bürofläche = (50 Mitarbeiter × 15  qm) + 200 qm
• Benötigte Bürofläche = 750 qm +200 qm = 950 qm

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Sie sollten also 950 Quadratmeter Bürofläche anmieten, um den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten gerecht zu werden.

Wie Desk Sharing Büroflächen effizienter gestalten kann

Desk Sharing ermöglicht es Ihnen, Ihre Büroflächen deutlich effizienter zu gestalten. Indem Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen sind, sondern flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden, gelingt es, die vorhandene Bürofläche optimal auszulasten. So wird vermieden, dass teure Arbeitsplätze ungenutzt bleiben, wenn Mitarbeiter im Home Office, auf Dienstreise oder im Urlaub sind.

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Desk Sharing fördert zudem die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team – denn wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Plätzen arbeiten, kommen Sie mit verschiedenen Kollegen und Abteilungen in Kontakt. Das führt nicht selten zu mehr Kreativität und Innovation, da Ihre Teams sich austauschen und neue Perspektiven bekommen.

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Um Desk Sharing effektiv umzusetzen, ist eine zuverlässige Softwarelösung unerlässlich. Hier kommt Flexopus ins Spiel. Flexopus ist eine intuitive Desk Sharing Software, die Ihnen hilft, Ihre Büroflächen optimal zu organisieren. 

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Mit Flexopus können Ihre Mitarbeiter bequem und einfach Plätze buchen, sei es im Büro, in Besprechungsräumen oder sogar auf Parkplätzen. Die Plattform überzeugt mit einer übersichtlichen Darstellung der verfügbaren Plätze und ermöglicht Ihren Angestellten eine einfache Buchung per App oder Webbrowser – so wissen Sie immer genau, von wo Ihre Teammitglieder wann arbeiten.

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Ein weiterer Vorteil von Flexopus ist die Möglichkeit, die Auslastung der Büroflächen durch Smart Analytics genau zu analysieren. Mit diesen Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um die Effizienz weiter zu steigern und Kosten zu sparen. So behalten Sie stets den Überblick und können sicherstellen, dass Ihre Büroflächen optimal genutzt werden.